PEKELILING BENDAHARI BIL, O6 Tarikh : 05 November 2AL4 13 lwuharam 7436 Y. Bhg Dato' I Prof. ltuan/puan, PEKELILING TATACARA PENGURUSAN PUNGUTAN HASIL DAN TERIMAAN KOLEJ T'NIVERSITI INSANIAH 1.O TUJUAN 1.1 PekelilinE ini bertujuan untuk menjelaskan berkenaan tatacara pengurllsan pungutan hasil dan terimaan insaniah. 2.O I-ATAR BELAKANG 2.1 2.2 Pungutan hasil INSANIAH secara umumnya dilaksanakan oleh labatan Bendahari. walau bagaimanapun, didapati terdapat beberapa jabatan dan kulliyyah melaksanakan pungutan hasil tanpa kelulusan dan pemantauan Jabatan Bendahari. Isu pungutan yang dilaksanakan tanpa kelulusan dan pemantauan labatan Bendahari ini telah mendapat perhatian daripada Jawatankuasa Audit dan Jabatan Audit Negara. sehubungan dengan itu tindakan penambahbaikkan hendaklah dilaksanakan segera bagi tujuan memantapkan pengurusan kewangan INSANIAH. 3.0 TERIMAAN WANG 3.1 Kesemua terimaan wang hendaktah ditaksanakan oleh Jabatan Bendahari melainkan diberi kebenaran oteh Bendahari kepada mana-mana Jabatan/PTJ untuk membuat pungutan hasil bagi tujuan tertentu. 3.?_ Kesemua bayaran kepada INSANIAH hendaklah dibuat melalul akaun bank atas nama Kolej Universiti Insaniah, melalui kaunter di Jabatan Bendahari
PEKELTLING BENDAHART BIL" 06/2414 atau kepada pegawai di jabatan/ptj yang dilantik oleh Bendahari secara rasmi teftakluk kepada kelulusan yang diberi sahaja. 3.3 Kesemua terimaan wang hendaklah diperakukan dengan resit rasmi Jabatan Bendahari atau resit sernentara yang dikeluarkan oleh Jabatan Bendahari. Penggunaan resit selain resit rasmi Jabatan Bendahari adalah TIDAK dibenarkan sama-sekali. 4.O PENGESAHAN BAYARAN KEPADA INSANIAH 4.1 4.2 Mana-mana jabatan/ptj atau bahagian yang perlu membuat pengesahan atau meluluskan sesuatu permohonan di mana bayaran perlu dibuat terlebih dahulu kepada INSANIAH maka pengesahan bayaran hendaklah dibuat berdasarkan resit rasmi atau resit sementara yang dikeluarkan olel'r labatan Bendahari. Pegawai yang memberi pengesahan atau kelulusan bertanggungjawab untuk meminta mana-mana pihak untuk rnengemukakan resit bayaran sebagai bukti pembayaran yang telah dibuat kepada INSANIAH. lt'lombor resit hendaklah dicatat oleh pegawai yang memberi kelulusan. 5.O KEBENARAN MEMUNGUT WANG 5.1 Kebenaran untuk memungut wang hendaklah diperolehi daripada Bendahari terlebih dahulu sebelum mana-mana pegawai membuat apa-apa pungutan wang INSANIAH. 5.2 Kebenaran memungut wang kepada jabatan/ptj hanya akan diberikan berkaitan urusan penganjuran kursus atau lain-lain program yang dianjurkan oleh jabatan/ptl yang fikirkan perlu dipungut oleh jabatanlwj lain selain dari Jabatan Bendahari. 5.3 5.4 Permohonan memungut wang hendaklah dikemukakan secara bertulis kepada Bendahari dan pungutan wang hanya boleh dibuat selepas kelulusan diberi. Permohonan memungut wang hendaklah menggunakan Borang Permohonan Kebenaran Memungut Hasil di jabatan/ptl (KEW.KUIN(PH)-01. Memungut hasll INSANIAH tanpa kebenaran atau tanpa mendepositkan wang iersebut ke akaun bank Kolej Universiti Insaniah adalah merupakan kesalahan dan melanggar Peraturan Kewangan dan Akaun INSANIAH. Manamana jabatan/ptj, pegawai atau staf yang memungut hasil tanpa kebenaran bertanggungjawab secara bersendir! atau bersama-sama ke atas amaun yang dipungut atau yang dipungut dan tidak didepositkan ke akaun bank Kolej [Jniversiti Insaniah.
PEKELTLTNG BENDAHART BrL. 06/2074 5.O PENYERAHAN WANG PUNGUTAN KEPADA BENDAHARI 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 6.6 Kesemua pungutan wang yang dipungut tanpa mengira jumlah hendaklah diserahkan kepada Unit Hasil, Jabatan Bendahari denean serta-merta untuk dibankkan ke akaun bank Kolej Universiti Insaniah. Pungutan yang melebihi RM300,00 hendaklah diserahkan pada hari yang sama atau sekiranya pungutan lewat diterima hendaklah diserahkan pada hari berkerja yang berikutnya. Kesemua pungutan (sekiranya kurang dari RM300.00) hendaklah diserahkan tidak lewat dari 5 hari berkerja. Sekiranya pungutan lewat diterima dan tidak sempat diserahkan kepada Jabatan Bendahari, wang pungutan tersebut hendaklah disimpan selamat oleh pegawai pemungut atau ketua jabatan/ptj. Pegawai peinungut dan ketua jabatan/ptj adalah beftanggungjawab secara bersendiri atau bersama-sama ke atas wang pungutan yang disimpan" Wang pungutan yang diserah ke Jabatan Bendahari hendaklah diperakukan dengan resit rasmi dan resit rasmi hendaklah dikeluarkan oleh Jabatan Bendahari kepada pegawai yang menyerah wang pada nnasa yang sama. Wang pungutan hendaklah diserahkan kepada Jabatan Bendahari bersamasama Senarai Pungutan l-lasil Jabatan/FTJ(KEW.KUIN.PH-2) seperti dilampirkan. 7,O PENGGUNAAN WANG YANG DIPUNGUT 7.1 7.2 Mana-mana jabatan/ptj yang diberikuasa untuk membuat pungutan hasil tidak dibenarkan untuk menggunakan wang yang dipungut bagi tujuan apa sekalipun walaupun bagi tujuan belanja penganjuran aktiviti atau belanja operasi jabatan/ptj melainkan diberi kebenaran khas melalui akaun arnanah. Kesemua perbelanjaan berkaitan penganjuran aktiviti atau belanja operasi jabatan/ptj hendaklah dibuat melalui prosedur perolehan biasa iaitu dengan menggunakan pesanan belian, peruntukan panjar wang runcit (terhad kepada had amaun yang dibenarkan) atau melalui pendahuluan pel bagai/pendahul uan aktiviti pelaja r mengikr-rt ma na yang berkaitan. 8"O MER.EKOD PUNGUTAN 8.X 8.2 Keseryua pungutan yang diterima oleh Unit Hasil, labatan Bendahari hendaklah direkodkan dengan segera sebaik sahaja pungutan diterima. Kesernua pungutan yang diterima oleh Jabatan/PTJ atau mana-mana pegawai yang diberikuasa hendaklah direkodkan menggunakan borang Senarai Pungutan Hasil Jabatan/ PTJ (KEW. KUIN. PH-L).
PEKELTLTNG BENDAHARI BIL. 06/2A14 8.3 8.4 8.5 Resit sementara yang dikeluarkan oleh jabatan/ptj atau mana-mana pegawai yang diberikuasa hendaklah direkod satu-persatu mengikut urutan' Sekiranya resit sementara yang dikeluarkan rosak, resit tersebut tidak boleh dimusnahkan dan hendaklah dikemukakan bagi tujuan pengauditan. Resit tersebut perlu dipalang dan ditulis perkataan "ROSAK". Senarai Pungutan Hasil JabatanlPTJ (KEW.KUIN.PI-l-l) hendaklah disediakan dalam dua {2) salinan. Satu salinan hendaklah dikemukakan bersama-sama wang yang dipungut kepada labatan Bendahari bersefta salinan resit dan satu salinan hendaklah dikemukakan kepada Unit Audit Dalam bersama-sama salinan resit (salinan audit) bagi tujuan pengauditan. 9.O TANGGUNGJAWAB KETUA / KETUA PTJ g.i Ketua jabatan/ftj hendaklah memastikan staf jabatanlptj masing-masing tidak membuat pungutan hasil INSANIAH tanpa kebenaran Bendahari. 9.2 Memastikan permohonan untuk membuat pungutan hasil dikemukakan kepada Bendahari terlebih dahuiu sekiranya pungutan hasil terpaka dibuat bagi tujuan melaksanakan sesuatu prograrn atau aktiviti tertentu. 9.3 Ketua jabatan/ptj hendaklah memastikan kawalan dalaman yang mencukupi dilaksanakan bagi mengelakkan berlakunya kehilangan serta memastikan pekeliling ini dan Peraturan Kewangan dan Akaun INSANIAH dipatuhi. 1O.O TARIKH KUATKUASA Fekeliling ini berkuatkuasa serta mefta pada tarikh surat ini ditandatangani dan hendaklah dipatuhi oleh semua jabatan I PTl. Sekian, terima kasih. " PENEROKAAN KE A RAI] KEBI,'AKSANAAN" Saya yang menjalankan tugas, (MOHD. ZAMRI BrN SHAHDAN, BCK.) Bendahari Kolej Universiti insariiah
KEW.KUIN.(PH)-1 BORANG PERMOHONAN KEBENARAN MEMUNGUT HASIL DI /PTJ PTJ TUJUAN PERMOHONAN JUSTIFIKASI PERMOHONAN BIL NAMAPEGAWAI TAWATAN TEMFOH PUNGUTAN NAMA PEGAWAI YANG DIBERIKUASA MEMUNGUT HASIL 1 2 3 JENIS PUNGUTAN BIL PERIHAL PUNGUTAN KADAR 1 2 3 * sila kemukakan brochure, pomptet, minit mesyuorot atou keputusan penetopon kadar' KETUTUSAN KETUA Saya dengan ini membenarkan pegawaidi atas melaksanakan pungutan wang bagi pihak jabatan/ptj bagi tujuan di atas. (NAMA&JAWATAN) KETULUSAN BENDAHARI Diluluskan / Tidak Diluluskan (BENDAHART) KEGUNAAN UNIT HASIL BENDAHARI No. Rujukan Surat Penurunan.Kuasa No. Resit
SENARAI PUNGUTAN HASIL IPTJ KEW.KUTN.(PHl-2 PTJ TEMPOH PUNGUTAN NO.RUJUKAN SURAT KELULUSAN MEMUNGUT TARIKH NO.RESIT SEMENTARA AMAUN RESIT JUMLAH PUNGUTAN JUMLAH SERAHAN KEPADA BENDAHARI NO RESIT RASMI BENDAHARI DARI HINGGA No. Siri Resit Yang Belum Digunakan : DISEDIAKAN OLEH; DISEMAK & DISAHKAN OLEH;