BAB 3 ANALISIS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN, PIUTANG, DAN PENERIMAAN KAS PT. AROMATECH INTERNATIONAL 3.1 Analisis Sistem Informasi Akuntansi Penjualan dan Piutang Usaha PT. Aromatech International yang Berjalan 3.1.1 Sejarah Perusahaan PT. Aromatech International adalah perusahaan yang berdiri sejak tanggal 2 Desember 2000 yang merupakan agen tunggal distribusi produk M-Tech International,Inc di Indonesia. Perusahaan bergerak di bidang perdagangan Flavors dan Fragrances, dengan memiliki Sertifikat Halal CICOT (the Central Islamic Comitee for Thailand). Produk flavors yang disediakan perusahaan antara lain untuk diaplikasikan pada produk makanan dan minuman, produk farmasi, dan produk tembakau yang tersedia dalam bentuk cair dan bubuk. Produk fragrances yang disediakan perusahaan antara lain untuk diaplikasikan pada produk Body Perfume, deodorant, cologne, bedak, kosmetik, produk kesehatan gigi, produk perawatan rambut, kulit, dan kecantikan, serta sabun mandi dan produk pembersih rumah tangga lainnya. Karena perusahaan mengkhususkan di bidang Flavors dan Fragrance, pelanggan akan mendapatkan produk yang aman, efektif, dan berkualitas. PT. Aromatech International berkedudukan di Jalan Jababeka I, Cikarang, Jawa Barat dan telah memiliki gudang penyimpanan sendiri untuk menyimpan
50 barang-barang yang akan didistribusikan serta kendaraan untuk mengirim barang ke pelanggan. 3.1.2 Visi dan Misi Visi Menjadi perusahaan distribusi flavors dan fragrance yang dapat bersaing serta penjualan produknya terdepan dibandingkan perusahaan sejenis. Misi Menyediakan produk-produk dengan kualitas terbaik dan memberikan pelayanan terbaik bagi para pelanggan dengan harga yang terjangkau. 3.1.3 Struktur Organisasi
51
52 3.1.4 Pembagian Tugas, Wewenang, dan Tanggung Jawab Berikut ini adalah pembagian tugas, wewenang, dan tanggung jawab dalam PT. Aromatech International: 1. Direktur Utama - Bertanggung jawab atas tercapainya tujuan perusahaan secara keseluruhan. - Menetapkan dan mengesahkan tujuan jangka panjang dan jangka pendek perusahaan. - Memilih, mengangkat, memberhentikan, dan mengawasi pekerjaan manajer umum dan manajer-manajer lainnya. - Memeriksa laporan keuangan bulanan beserta laporan manajerial lainnya. 2. Manajer Umum - Bertanggung jawab secara langsung kepada Direktur Utama. - Merencanakan strategi perusahaan, baik jangka panjang maupun jangka pendek. - Mengawasi kelancaran kegiatan operasional perusahaan. - Memonitor dan meminta pertanggungjawaban manajer lain di bawahnya.
53 3. Manajer HRD - Bertanggung jawab terhadap masalah ketenagakerjaan. - Mempromosikan, memberhentikan, serta memutasi karyawan. - Menyeleksi dan melatih karyawan. - Mengurus penggajian. - Membuat dan menetapkan peraturan dan kebijakan tentang kepegawaian. - Menilai kinerja karyawan. Bagian HRD - Menyelenggarakan dan mengawasi daftar hadir karyawan. - Menyusun, mengevaluasi, dan memilih program pelatihan yang akan dilaksanakan. - Memberikan gaji dan THR sesuai kesepakatan sebelum diterima kerja. 4. Manajer Marketing dan Penjualan - Merencanakan dan melaksanakan strategi pemasaran dan penjualan. - Bertanggungjawab atas berjalan dengan lancarnya seluruh kegiatan pemasaran dan penjualan. - Melakukan analisa terhadap pangsa pasar dan kebutuhan pasar yang berubah-ubah. - Menetapkan target penjualan perusahaan.
54 - Mengkoordinasi dan mengarahkan kegiatan penjualan agar tujuan dan target perusahaan tercapai. Bagian Penjualan - Melayani pelanggan dan menyediakan informasi tentang produk perusahaan kepada pelanggan. - Menjaga hubungan baik dengan pelanggan baik pelanggan baru maupun lama. - Bertanggung jawab atas segala kegiatan penjualan yang dilakukan perusahaan. Bagian Marketing - Menjalankan promosi ke calon-calon pelanggan. - Merancang cara promosi yang efektif untuk diterapkan. - Melakukan kegiatan pemasaran dengan baik agar produk perusahaan semakin dikenal orang banyak. 5. Manajer Gudang - Bertanggungjawab terhadap ketersediaan barang di gudang dan kelancaran pengeluaran barang dari gudang. - Membuat rencana pembelian barang. - Membuat rencana persediaan barang yang efisien. - Mengatur dan mengawasi pekerjaan bagian pembelian, bagian gudang, dan bagian pengiriman. Bagian Pembelian
55 - Membina dan menjaga hubungan baik serta berkomunikasi dengan supplier - Melakukan pembelian apabila barang tertentu mencapai Reorder Point. Bagian Gudang - Menjaga kualitas produk selama penyimpanan. - Melakukan pencatatan serta bertanggungjawab terhadap barang yang keluar masuk gudang. - Bertanggungjawab atas barang agar sampai ke pelanggan. - Memastikan pengiriman brg tepat waktu. 6. Manajer Keuangan dan Akuntansi - Menganalisis laporan keuangan perusahaan untuk menentukan kebijakan-kebijakan keuangan. - Mengusahakan sumber dana yang diperlukan serta memantau perputaran arus kas perusahaan - Mengalokasikan dana perusahaan untuk keperluan-keperluan operasional. - Memonitor penagihan piutang, kegiatan keuangan, dan akuntansi. Bagian Keuangan - Membuat laporan keuangan secara teratur dan tepat waktu - Membuat rekonsiliasi bank per bulan. - Membuat budget keuangan dan kas kecil.
56 - Menangani masalah perbankan, pajak dan lain-lain yang berhubungan dengan keuangan. - Menerima dan menyimpan sementara penerimaan kas perusahaan. Bagian Penagihan - Mengadministrasikan piutang. - Menagih pembayaran yang jatuh tempo kepada pelanggan. 3.1.5 Gambaran Sistem Penjualan, Piutang, dan Penerimaan Kas Berjalan Gambar 3.2 menunjukkan Sistem Informasi Akuntasi Penjualan, Piutang, dan Penerimaan Kas berjalan pada PT. Aromatech International.
57 Lemahnya internal control otorisasi kredit Metode retur hanya pemotongan piutang Perangkapan tugas Bagian Keuangan Piutang jatuh tempo terlewat Gambar 3.2 Rich Picture Sistem Informasi Akuntansi Penjualan, Piutang, dan Penerimaan Kas berjalan
58 Prosedur Penjualan PT.Aromatech International Bagian Penjualan menerima pesanan dari pelanggan melalui telepon, faksimile, ataupun pelanggan datang langsung ke perusahaan. Kemudian Bagian Penjualan mengecek apakah pelanggan sudah pernah memesan sebelumnya. Apabila pelanggan merupakan pelanggan baru maka Bagian Penjualan akan mencatat data-data pelanggan yang diperlukan pada buku pelanggan. Adapun penjualan produk perusahaan dapat dilakukan dengan tunai ataupun kredit, tetapi khusus untuk pelanggan baru, pemesanan pertama harus secara tunai. Bagian Penjualan mencatat pesanan pelanggan. Jika penjualan dilakukan secara kredit maka kesepakatan berupa jangka waktu pembayaran dan lainnya dilakukan pada saat pemesanan. Bagian Penjualan mengecek ketersediaan barang pesanan pelanggan di buku persediaan dengan menghubungi Bagian Gudang. Apabila barang tidak tersedia atau jumlahnya kurang maka pesanan pelanggan akan ditunda sementara, biasanya 2-3 hari. Kemudian ketika barang tersedia, Bagian Penjualan akan segera menghubungi pelanggan. Apabila barang tersedia maka pesanan pelanggan akan dicatat dalam Faktur Penjualan 4 rangkap. Faktur Penjualan rangkap 1 diberikan kepada Bagian Gudang. Faktur Penjualan rangkap 2 diberikan kepada pelanggan. Faktur Penjualan rangkap 3 diberikan kepada Bagian Keuangan. Dan Faktur Penjualan rangkap 4 diarsip. Apabila pelanggan membayar secara tunai maka FP 4 rangkap beserta uang tunainya diberikan oleh Bagian Penjualan ke Bagian Keuangan untuk dicatat. Bagian Keuangan membubuhkan cap Lunas pada FP 4 rangkap serta
59 membuat Bukti Penerimaan Kas 2 rangkap. BPK rangkap 1 diberikan kepada pelanggan. BPK rangkap 2 diarsip. Berdasarkan FP rangkap 1, Bagian Gudang akan menyediakan barang yang dipesan serta mencatatnya pada buku persediaan. Setelah barang siap maka Bagian Gudang membuat Surat Jalan 2 rangkap yang terlebih dahulu divalidasi oleh Manajer Gudang. Surat Jalan rangkap 1 dan rangkap 2 dibawa pada saat pengiriman. Setelah pelanggan menerima barang, maka FP rangkap 1 dan SJ rangkap 1 dan 2 ditandatangani oleh pelanggan. SJ rangkap 1 diberikan kepada pelanggan sebagai bukti barang telah diterima. Bagian Gudang akan memberikan FP rangkap 1 dan SJ rangkap 2 kepada Bagian Penagihan untuk diarsipkan sementara sampai piutangnya jatuh tempo atau pelanggan melakukan pembayaran. Bagian Penagihan akan mengecek piutang jatuh tempo pelanggan dan membuat Daftar Penagihan. Untuk setiap pelanggan yang piutangnya jatuh tempo 3 hari lagi, Bagian Penagihan membuat Surat Penagihan yang dikirimkan kepada pelanggan dan dikonfirmasi oleh Bagian Penagihan. Pelanggan membayar melalui transfer rekening atas nama perusahaan. Kemudian pelanggan harus mengefax bukti transfer tersebut ke Bagian Penagihan. Setelah Bagian Penagihan menerima bukti transfer tersebut, maka Bagian Penagihan memberikannya kepada Bagian Keuangan untuk dicek pada rekening perusahaan. Setelah itu Bagian Keuangan akan membuat Bukti Penerimaan Kas 2 rangkap. BPK rangkap 1 diberikan kepada pelanggan. BPK rangkap 2 diarsip.
60 Prosedur Retur Penjualan PT.Aromatech International Pelanggan dapat meretur barang pesanannya apabila memenuhi persyaratan yang berlaku di perusahaan, yaitu tidak lebih dari 14 hari tanggal pengiriman, Faktur Penjualan dan Surat Jalan asli dibawa serta, dan kerusakan barang bukan karena kelalaian pihak pelanggan. Pelanggan juga harus datang langsung ke perusahaan dengan membawa serta barang yang akan diretur, Faktur Penjualan, dan Surat Jalan. Bagian Penjualan yang juga melayani retur pelanggan akan mengecek Terms&Conditions atas retur. Apabila memenuhi syarat maka Bagian Penjualan menerima Barang Retur tersebut dan membuat Tanda Terima Retur Penjualan 3 rangkap berdasarkan FP rangkap 4 yang telah diarsip sblmnya. TTRP rangkap 1 diberikan ke Bagian Gudang beserta barang returnya. TTRP rangkap 2 diberikan ke Bagian Penagihan. TTRP rangkap 3 diarsip. Kemudian berdasarkan TTRP rangkap 2, Bagian Penagihan mengecek status piutang pelanggan. Apabila saldo piutang pelanggan lebih besar dari total retur maka retur penjualan mengurangi saldo piutang. Apabila tidak, maka Bagian Penagihan meneruskan TTRP rangkap 2 ke Bagian Keuangan untuk diproses saat pelanggan melakukan transaksi penjualan selanjutnya.
61 3.1.6 Permasalahan yang Dihadapi dalam Sistem Informasi Akuntansi Penjualan, Piutang, dan Penerimaan Kas Beserta Usulan untuk Mengatasinya Berdasarkan analisis sistem yang berjalan pada PT. Aromatech International, ditemukan beberapa masalah, yaitu: 1. Terjadinya piutang jatuh tempo yang terlewat karena kurangnya kontrol pada sistem yang berjalan dimana untuk pengecekannya dilakukan secara manual satu-persatu. Penyebabnya adalah pengecekan terhadap piutang pelanggan pada arsip yang ada, yang dilakukan oleh Bagian Penagihan dilakukan secara manual. Akibatnya adalah tingkat risiko yang tinggi atas kelalaian Bagian Penagihan sehingga memungkinkan piutang pelanggan yang sudah jatuh tempo terlewatkan. Rekomendasinya adalah perancangan sistem pengecekan yang mampu menampilkan piutang pelanggan yang akan jatuh tempo disertai dengan laporannya agar dapat mengetahui status piutang masing-masing pelanggan secara detail sehingga memudahkan dalam melaksanakan penagihan. 2. Lemahnya pengendalian internal untuk otorisasi kredit pada prosedur penjualan sehingga pelanggan dapat menumpuk jumlah kreditnya dan tetap melakukan transaksi secara kredit.
62 Penyebabnya adalah tidak adanya limit kredit yang ditentukan oleh perusahaan untuk masing-masing pelanggan, sebagai dasar untuk memberikan persetujuan penjualan kredit kepada pelanggan. Akibatnya adalah risiko piutang tidak tertagih yang tinggi bagi perusahaan karena pelanggan dapat menambah jumlah hutangnya kepada perusahaan dengan membeli secara kredit walaupun belum melunasi hutangnya yang sudah jatuh tempo. Rekomendasinya adalah merancang pengontrolan limit kredit yang disertai dengan pengecekan dan otorisasi lebih lanjut apabila pelanggan yang overlimit menginginkan transaksi pembayaran secara kredit. Pengecekan limit kredit serta otorisasinya ini dilakukan oleh pihak yang berwenang namun dengan tanggungjawab yang terpisah dari Bagian Penjualan, yaitu Manajer Keuangan sehingga dengan demikian dapat melaksanakan tugasnya dengan lebih objektif. 3. Tugas dan tanggung jawab staff Bagian Keuangan yang tidak seharusnya meliputi penerimaan, penyimpanan, dan pencatatan kas sekaligus sekaligus oleh satu orang yang sama. Penyebabnya adalah tidak adanya kebijakan yang mengatur pemisahan tugas dan tanggung jawab yang jelas antara fungsi yang menerima, menyimpan, dan melakukan pencatatan atas kas, yang semestinya melibatkan Bagian yang terpisah yaitu Bagian Keuangan dan Bagian Akuntansi.
63 Akibatnya adalah lemahnya pengendalian internal atas pada prosedur penerimaan kas sehingga membuka kesempatan bagi karyawan Bagian Keuangan untuk melakukan kecurangan yang didukung dengan kemampuan mengubah catatan akuntansi untuk menutupi kecurangan yang dilakukannya. Rekomendasinya adalah perancangan sebuah sistem informasi dimana setiap bagian memiliki level akses yang berbeda sesuai dengan tingkatannya, diantaranya yaitu level akses yang berbeda antara Bagian Akuntansi dengan Bagian Keuangan. 4. Pelanggan yang melakukan retur penjualan harus melakukan pemesanan kembali ke Bagian Penjualan untuk memperoleh barang yang sama dengan barang returnya. Penyebabnya adalah cara retur yang berlaku di perusahan adalah hanya pengembalian barang retur untuk mengurangi piutang pelanggan senilai dengan returnya, tanpa ada pilihan untuk menukar barang retur dengan barang baru yang sama. Akibatnya pelanggan yang membutuhkan barang sama dengan barang yang diretur harus menjalani prosedur penjualan perusahaan yaitu dengan kembali melakukan pesanan barang ke Bagian Penjualan, membayar lunas atau DownPayment ke Bagian Keuangan, baru kemudian setelah itu barang tersebut diterima kembali.
64 Rekomendasinya adalah merancang dua metode retur yang berbeda, yaitu retur dengan mengurangi piutang pelanggan atau menukar barang retur dengan barang yang baru sehingga pelanggan dapat memilih cara retur sesuai dengan kebutuhannya.