BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Semakin ketatnya persaingan yang ada dalam dunia bisnis sekarang ini menuntut perusahaan, baik perusahaan yang baru tumbuh maupun perusahaan yang sedang berkembang, untuk meningkatkan kepuasan konsumen terhadap pelayanannya. Salah satu upaya untuk meningkatkan kepuasan konsumen terhadap perusahaan adalah dengan memberikan pelayanan yang cepat dan akurat. Dalam perusahaan yang sedang berkembang, transaksi bisnis yang terjadi antara perusahaan dan konsumen jumlahnya kian bertambah. Peningkatan jumlah transaksi bisnis ini hendaknya diiringi dengan peningkatan efektifitas kerja, baik dalam hal kecepatan maupun keakuratan data yang diberikan sebagai pelayanan perusahaan terhadap transaksi bisnis. Oleh karena itu, sangat penting bagi setiap perusahaan yang sedang mengembangkan sayapnya untuk memiliki sistem informasi yang tepat untuk mengatur semua transaksi bisnis yang terjadi. Dengan menilik pentingnya data bagi perkembangan sebuah perusahaan, maka perusahaan perlu menyediakan suatu sistem pengolahan dan penyimpanan data yang handal, akurat dan aman dari berbagai gangguan. Pada umumnya perusahaan-perusahaan baru masih menggunakan sistem penyimpanan data secara manual. Data data yang tertulis disimpan ke dalam 1
2 file cabinet. Sistem ini sering juga disebut dengan manual filling system. Pada sistem ini, semua proses berlangsung secara manual dan bergantung sepenuhnya kepada sumber daya manusia. Seiring dengan pertumbuhan perusahaan maka jumlah data perusahaan pun meningkat. Peningkatan jumlah data ini menyebabkan manual filling system dirasakan tidak dapat berfungsi secara optimal. Untuk mengatasi hal tersebut, sistem penyimpanan data secara manual ini pun mulai dikembangkan ke dalam bentuk yang terkomputerisasi dengan dukungan teknologi informasi dan sistem basis data (database) yang sekarang ini banyak digunakan. Dalam sistem basis data, data data yang saling terkait secara logikal disimpan secara mengelompok disertai dengan deskripsi dari data. Dengan demikian sistem basis data ini mampu menjaga konsistensi dan integrasi data satu dengan yang lainnya walaupun terjadi peningkatan jumlah data. Hal ini akan memberikan kemudahan dalam hal mengakses dan memanipulasi data serta menjaga keamanan data. Sistem basis data yang terintegrasi dengan baik dan terjaga keamanannya merupakan salah satu faktor vital dalam perkembangan perusahaan, maka menciptakan sistem basis data yang terintegrasi dengan baik dan terjaga keamanannya dengan mengacu kepada metodologi perancangan sistem basis data yang ada sangat diperlukan. PT. Super Graha Makmur memerlukan informasi dan teknologi informasi untuk membantu aktivitas bisnisnya, dan pembuatan sistem informasi yang terintegrasi dapat menunjang sistem bisnisnya tersebut, maka melalui PT. Evosoft Indonesia, PT. Super Graha Makmur mencoba untuk merealisasikan kebutuhan tersebut.
3 1.2 Ruang Lingkup Penulisan ini akan dibatasi pada analisis kebutuhan informasi dan perancangan sistem basis data pada sistem persediaan PT. Super Graha Makmur. Sistem persediaan ini membahas mengenai barang yang terdiri atas 3 jenis, yaitu: 1. Bahan baku 2. Bahan penolong 3. Barang jadi Dalam mendukung sistem persediaan tersebut diperlukan adanya proses produksi yang mengolah bahan baku dan bahan penolong menjadi barang jadi atau produk. Proses produksi sesungguhnya meliputi 5 komponen, yaitu: Man, Method, Machine, Material, Money. Namun, penelitian ini dibatasi pada Material saja, yakni bagaimana persediaan bahan baku dan bahan penolong tersebut bertambah (melalui pembelian) dan bagaimana persediaan produk bertambah sedangkan persediaan bahan baku dan bahan penolong berkurang (melalui produksi) serta bagaimana persediaan produk berkurang (melalui penjualan). Proses produksi yang dimaksud dalam keseharian operasionalnya meliputi proses : penjadwalan produksi, realisasi produksi, laminasi, dan packing yang didukung oleh proses pembelian bahan baku dan bahan penolong serta penjualan produk.. Perancangan database juga akan mendukung pembuatan laporan, yaitu : 1. Laporan stok bahan baku,
4 2. Laporan stok komponen, 3. Laporan stok pack, 4. Laporan pembelian bahan baku, 5. Laporan penjualan produk, 6. Laporan jadwal produksi, 7. Laporan hasil produksi (komponen), 8. Laporan transfer (bahan baku, bahan pendukung, komponen, dan pak) antar gudang, 9. Laporan kebutuhan bahan baku. 1.3 Tujuan dan Manfaat Tujuan dari analisis dan perancangan sistem basis data pada Business & Production Management System ini adalah : a) Menganalisis segala kebutuhan informasi untuk mendukung kegiatan operasional PT. Super Graha Makmur yakni dalam sistem persediaan. b) Merancang suatu sistem basis data untuk mendukung segala kebutuhan informasi yang diperoleh saat analisa kebutuhan, meliputi conceptual, logical, physical design. c) Merancang program aplikasi sistem persediaan untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan berdasarkan sistem basis data yang dirancang. Manfaat dari analisis dan perancangan sistem basis data pada Business and Production Management System ini adalah :
5 a) PT. Super Graha Makmur mempunyai struktur penyimpanan data terintegrasi yang baik dan memiliki tingkat keamanan yang baik pula. b) Data yang terintegrasi lebih mudah diakses sehingga meningkatkan efisiensi dan efektifitas kinerja operasional perusahaan seperti dengan dapat dimonitornya progress produksi yang sedang berjalan. c) PT. Super Graha Makmur dapat mengetahui produk yang paling laku terjual sehingga dapat mengambil keputusan yang tepat dalam meningkatkan pendapatan. 1.4 Metodologi Metodologi Perancangan Sistem Basis Data didasarkan pada Database Application Lifecycle (DBLC) yang diambil dari buku yang berjudul Database Systems : A Practical Approach to Design, Implementation, and Management (Connoly & Begg, 2002). Database Application Lifecycle (DBLC) terdiri dari beberapa tahap, yaitu : 1. Pengumpulan dan Analisis Data (Requirement Collection and Analysis) 2. Perancangan Basis Data Konseptual (Conceptual Database Design) 3. Perancangan Basis Data Logcal (Logical Database Design) 4. Pemilihan Sistem Basis Data (DBMS Selection) 5. Perancangan Basis Data Fisikal (Physical Database Design) 6. Implementasi
6 1.5 Sistematika Penulisan BAB 1 PENDAHULUAN Bab ini menjelaskan latar belakang dibuatnya sistem persediaan pada PT. Super Graha Makmur. Terdapat ruang lingkup yang membatasi penyelesaian masalah, tujuan dan manfaat yang hendak dicapai, metodologi yang digunakan oleh penulis dalam menganalisis dan merancang sistem, serta sistematika dari penulisan skripsi ini. BAB 2 LANDASAN TEORI Bab ini berisikan teori-teori yang digunakan oleh penulis dalam menganalisis dan merancang sistem basis data pada sistem yang akan dibuat. BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN Bab ini berisikan mengenai latar belakang perusahaan dan struktur organisasi beserta wewenang tugas setiap bagiannya. Selain itu juga menjelaskan mengenai proses penyediaan yang terjadi di dalam perusahaan serta disertakan alternatif penyelesaian masalah. BAB 4 RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN Bab ini berisikan rancangan dari sistem yang akan dibuat. Rancangan tersebut berupa rancangan secara konseptual, logikal, dan fisikal serta rancangan layar dari aplikasi yang akan dibuat.
7 BAB 5 IMPLEMENTASI DAN EVALUASI Bab ini berisikan rencana dan jadwal implementasi sistem informasi PT. Super Graha Makmur serta hasil evaluasi yang didapatkan. BAB 6 SIMPULAN DAN SARAN dibuat. Bab ini berisikan kesimpulan dan saran dari analisis sistem yang telah