BAB III METODOLOGI PENELITIAN 3.1 Tempat Dan Waktu Penelitian 3.1.1 Tempat Penelitian Pelaksanaan penelitian dilakukan di PT. ADIPERKASA ANUGRAH PRATAMA, yang terletak di Jl. Pajajaran No. 10. Jati Uwung, Tangerang - Banten 3.1.2 Waktu Penelitian bulan Agustus. Adapun waktu penelitian dilakukan selama 5 (lima) bulan, dari bulan maret higga 3.2 Rancangan Proses Penelitan Tahapan-tahapan metodologi penelitian memiliki keterkaitan satu sama lain dan disusun berurutan, metode analisa yang digunakan dengan nilai pembobotan dari hasil audit internal, pre-audit dan audit sertifikasi untuk mendapatkan sertifikat ISO 9001:2008, dengan rincian sebagai berikut : 1) Observasi diberi bobot 0 Bukan merupakan temuan ketidak sesuaian, yaitu saran dari auditor namun hal ini bila di biarkan akan memungkinkan menjadi menghambat sistem yang telah diberjalan 106
107 2) Minor diberi bobot 0.7 Merupakan temuan dalam audit sistem, sistem perusahaan telah menerapkan persyaratan ISO 9001:2008 namun tidak berjalan dengan kuntinu. 3) Mayor diberi bobot 5 Merupakan temuan berat dalam audit sistem. Aitu perusahaan tidak menerapkan yang persyaratan ISO 9001:2008. Setelah diberi pembobotan, selanjutuya setiap temuan ( observasi, minor dan major ) dijumlahkan di setiap masing-masing funsional kerja atau departemen yang diaudit. Setiap departemen yang diaudit di berikan target maksimal nilai pembobotan : dengan rincian penentukan target sebagai berikut : Target pencapaian Implementasi : 75 % Target nilai setiap departemen = Ideal pencapaian dikurangi target = 100% - 75% = 25 % Menentukan penilaian implementasi keseluruhan (perusahaan) 100% - Temuan total setelah dilakukan pembobotan kategori pencapaian implementasi tiap departemen adalah sebagai berikut : Diatas target nilai : Buruk 0.7 sampai Nilai target : Baik 0 : Sempurna
108 Sedangkan kategori pencapaian implementasi keseluruhan (perusahaan) adalah sebagai berikut : 90.00 Sampai 100 : Sempurna 75.00 Sampai 89.5 : Sangat Baik 60.00 Sampai 74.500 : Baik 55.00 Sampai 59.50 : Cukup 25.00 Sampai 54.50 : Buruk Dibawah 24.50 : Sangat Buruk
109 berikut: Tahapan-tahapan yang dilakukan dalam penelitian ini di tinjau pada aliran proses Mulai Latar Belakang Pokok Permasalahan Tujuan Penelitian Pembatasan Masalah Observasi Metodologi Penelitian Kepustakaan Data ISO Section Pengumpulan Data & Pemecahan Masalah Wawancara Kesimpulan & Saran Selesai Gambar 3.1 Langkah-Langkah Penyusunan Tugas Akhir
110 3.3 Langkah Langkah Penerapan ISO 9001:2008 Langkah langkah yang digunakan dalam penyusunan tugas akhir ini adalah sebagai berikut : Tahap persiapan Komitmen manajemen puncak Menetapkan cara penerapan Pembentukan tim ISO Tahap pengembangan dan penerapan Kegiatan penyuluhan Peninjauan sistem Penyusunan jadwal kegiatan Pengembangan sistem Penerapan sistem Pelatihan audit mutu internal Pelaksanaan audit mutu internal Tinjauan manajemen Memilih lembaga sertifikasi Tahap proses sertifikasi Tahap permohonan Proses penilaian Penerbitan sertifikat Gambar 3.2 Langkah-Langkah Penerapan ISO 9001:2008
111 1. Tahap Persiapan 1. Komitmen manajemen puncak Suatu pernyataan dan penetapan menajemen sistem mutu ISO 9001 dalam organisasi atau perusahaan yang dilakukan oleh manajemen puncak. Dalam pernyataan ini mencangkup : Kebijakan mutu perusahaan Menetapkan struktur organisasi yang dapat menunjukan posisi dan pembagian tanggung jawab termasuk uraian jabatan. 2. Menetapkan cara penerapan. Menentukan cara atau metode penerapan sistem manajemen mutu perusahaan agar dapat berjalan sesuai yang diharapkan. Yang memungkinkan perusahaan menghadirkan konsultan ISO 9001:2008 untuk mentraining tim ISO dan staff yang dianggap perlu 3. Pembentukan tim ISO 9001:2008 Pembentukan tim ini adalah untuk menunjuk personil yang berperan dalam membangun sistem, merencanakan dan menyusun program-program dalam implementasi ISO 9001:2008. Yang melingkupi penunjukan: Wakil manajemen Sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 mengharuskan sebuah perusahaan memiliki wakil manajemen atau Management Representative (MR). Hal tersebut dapat dilihat pada persyartan ISO 9001:2008 pada klausul 5.5.2. Dokumen control Yaitu personil yang mengontrol dokumen kerja Pelaksana harian Sistem Manajemen Mutu
112 Yaitu personil yang berfungsi untuk melakukan inspeksi berjalannya sistem. Tim internal auditor Yang terdiri lead auditor dan personil auditor yang berperan untuk melakukan audit di internal perusahaan 2. Tahap pengembangan dan penerapan 1. Kegiatan penyuluhan Memberikan pemahaman kepada seluruh karyawan yang dilakukan oleh kepala bagian dan staff terkait yang telah mengikuti pelatihan ISO 9001:2008. 2. Peninjauan sistem Tim ISO yang telah dibentuk mulai bekerja untuk meninjau sistem yang sedang berlansung kemudian dibandingkan dengan persyaratan yang ada dalam ISO 9000. Peninjauan ini dapat dilakukan dengan dua cara yaitu dengan meninjau dokumen prosedur dan meninjau pelaksaan. 3. Penyusunan jadwal kegiatan Setelah melakukan penijauan sistem maka kelompok kerja dapat menyusun suatu jadwal kegiatan. Dengan mempertimbangkan ruag lingkup perkerjaan, kemmapuan tim ISO dan tingkat kepadatan pekerjaan. 4. Penerapan sistem Beberapa kegiatan dalam pengembangan sistem manajemen mutu antara lain mencakup dokumentasi, pengembangan kelompok, penyusunan bagan alir, penulisan panduan mutu, prosedur dan intruksi kerja. 5. Penerapan sistem Setelah semua dokumen ( panduan mutu, prosedur dan intruksi kerja termasuk formulirnya ) selesai ditulis, maka tiap angggota kelompok kerja kembai ke
113 bagiannya masing-masing untuk menerapkan sistem yang telah ditulis. untuk mendapatkan masukan-masukan dari lapangan yang bersifar operasional dan teknikal. 6. Pelatihan audit internal Pelatiha audit mutu internal yang diikuti oleh tim ISO 9001-2008 yang telah dibentuk dan staff anggota kerja yang dianggap perlu. 7. Pelaksanaan audit internal Untuk memastikan bahwa semua persyaratan ISO 9001:2008 telah dijalankan dan semua prosedur terimplementasi secara konsisten, dan memastikan bahwa sistem manajmen mutu organisasi sudah sesuai dengan kinerja standar ISO 9000:2008. Untuk mempersiapkan perusahaan dalam audit sertifikasi ISO 9001:2008 oleh pihak internal ( internal audit yang sudah mendapatkan sertifikat), melakukan tindakan koreksi dan pencegahan terhadap semua ketidak sesuaian sebelum dilakukan audit sertifikasi dari audit eksternal atau badan sertifikasi. 8. Tinjauan manajemen Tahap selanjutnya setelah melaksanakan audit mutu internal adalah Management Review (Tinjauan Manajemen). Tinjauan manajemen wajib dilakukan dalam sistem manajemen mutu didalam suatu perusahaan, hal tersebut terdapat pada klausul 5.6 ISO 9001:2008. Tinjauan manajemen dilakukan sesuai dengan schedule yang telah dibuat oleh manajemen. Tinjauan manajemen dihadiri oleh seluruh anggota tim ISO, MR dan perwakilan direksi. Tujuan dari tinjauan manjemen adalah memastikan keefektifan dari sistem manajemen mutu yang telah dirancang dan diimplementasikan.
114 9. Memilih lembaga sertifikasi Setelah di semua hasil audit internal telah close dan perusahaan dianggap telah siap maka langkah selanjutnya adalah memilih lembaga sertifikasi dengan mempertimbangkan kompetensi LSSM, biaya dan lain-lain 3. Tahap proses sertifikasi 1. Tahap permohonan Setelah menyeleksi LSSM maka perusahaan memutuskan untuk menunjuk LSSM yang dianggap sesuai denga keinginan perusahaan, maka perusahaan mengajukan permohonan terhadap LSSM yang dipercaya. 2. Tahap penilaian Dalam pengunjungan penilaian ( audit sertifikasi ) ada dua tahap, yaitu simulasi audit sertifikasi yang dilakukan oleh LSSM yang berguna untuk menilai kesiapan perusahaan untuk audit sertifikasi, bila dinyatakan siap maka LSSM memberikan saran kepada perusahaan untuk menlakuakan audit sertifikasi 3. Penerbitan sertifikat Bila rekomendasi dari tim penilai atas perusahaan pemohon dapat disetujui oleh lembaga atau badan sertifikasi sistem mutu untuk diberikan sertifikat, maka perusahaan tersebut diberikan sertifikat ISO 9001-2008 sesuai standar mutu yang diajukan. 3.4 Metode Pengumpulan Data Pengumpulan data dilakukan melalui wawancara, diskusi, observasi maupun studi dokumen PT. Adiperkasa Anugrah Pratama. Wawancara dilakukan terhadap tim yang telah dibentuk oleh PT. Adiperkasa Anugrah Pratama untuk menerapkan ISO 9001:2008. Kegiatan wawancara dilakukan pada tahap diagnosis, perencanaan aksi, maupun penerapan aksi.
115 Diskusi partisipatif dilakukan pada tahap penerapan aksi dan evaluasi, sementara studi dokumen dilakukan pada tahap diagnosis dan perencanaan aksi. Data yang dikumpulkan pada penelitian ini terdiri atas dua jenis data, data yang pertama adalah motif penerapan ISO 9001:2008 yang merupakan faktor-faktor pendorong PT. Adiperkasa Anugrah Pratama dalam menerapkan ISO 9001:2008 pada layanan admistrasinya. Dan yang kedua adalah data rancangan sistem manajemen mutu, rancangan sistem manajemen mutu yang dikumpulkan meliputi: Struktur proses sistem Struktur sistem dokumentasi Struktur organisasi Temuan hasil audit mutu internal dan audit sertifikasi 3.5 Analisa Data Setelah dilakukan pengumpulan dan pengolahan data semua out put pada tahap ini akan dianalisa lebih lanjut yang penulis gunakan untuk mendapatkan informasi dengan cara mengadakan observasi terus menerus terhadap subyek yang diteliti dengan memperdalam pengamatan terhadap hal-hal yang diteliti yaitu tentang implementasi sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 di PT. Adiperkasa Anugrah Pratama. 3.6 Kesimpulan dan saran Setelah dilakukan analisa terhadap pencapai tujuan proyek yang diharapkan, maka dilakukan penarikan kesimpulan dari proses penelitian yang telah dilakukan. Kegiatan
116 tersebut juga disertai dengan pemberian beberapa saran bagi pihak perusahaan untuk dapat dijadikan acuan dan dasar pemikiran dalam perbaikan proses yang berkesinambungan.