PROSEDUR KERJA PELAKSANAAN AUDIT. LEMBAGA SERTIFIKASI PRODUK CHEMICAL & PACKAGING (LSPro - ChemPack) : PK : 0 : 1 dari 5 :

Transkripsi

1 : 1 dari TUJUAN Prosedur ini digunakan sebagai acuan untuk pelaksanaan audit untuk memastikan konsistensi atas komitmen perusahaan dalam menerapkan sistem mutu. 2. RUANG LINGKUP Prosedur ini menguraikan tentang kegiatan audit kecukupan ( tahap 1) dan audit lapangan ( tahap 2) yang diterapkan oleh perusahaan, serta pelaporan hasil pelaksanaan audit. 3. ACUAN - SNI ISO/IEC 17065: Panduan Mutu (PM 9.3) 4 TANGGUNG JAWAB Manajer Sertifikasi bertanggung jawab terhadap pelaksanaan audit kepada perusahaan Persiapan Audit Manajer Sertifikasi membuat usulan tim auditor ( F ) dan diserahkan Manajer Eksekutif untuk mendapat persetujuan Staf administrasi sertifikasi menyiapkan surat tugas( F ) berdasarkan usulan tim audit yang sudah disetujui oleh Manajer Eksekutif, surat pemberitahuan audit (F ), surat permintaan PPC (F ) dan surat permintaan pengujian (F ) kepada laboratorium untuk ditandatangani oleh Manajer Eksekutif. Staf administrasi sertifikasi menyampaikan surat tugas ( F ) kepada auditor yang bersangkutan dan Kasubag. Kepegawaian Ketua Tim Audit atau anggota menyiapkan jadwal dan agenda audit (F ) sebelum melaksanakan audit serta dokumen lainnya Dokumen yang perlu disiapkan oleh auditor sebelum melakukan audit lapangan adalah sebagai berikut : 1. Skema Sertifikasi sesuai komoditi yang akan diaudit 2. Petunjuk teknis dan Regulasi yang terkait dengan komoditi

2 : 2 dari Standar Nasional Indonesia sesuai komoditi yang akan diaudit 4. Prosedur Kerja Verifikasi dan Asessmen (PK ) 5. Instruksi Kerja Audit Kesesuaian Sistem Mutu (IK ) 5.2 Audit Kecukupan Dokumen (Audit tahap1) Audit kecukupan dilakukan oleh Staf administrasi sertifikasi /Auditor LSPro-CHEMPACK Audit kecukupan dilakukan terhadap perusahaan yang belum pernah disertifikasi oleh LSPro-CHEMPACK. dan resertifikasi Laporan audit kecukupan (F ) diserahkan kepada Manajer Sertifikasi untuk ditindak lanjuti. Manajer Sertifikasi membuat laporan jika ditemukan ketidaksesuaian dalam laporan audit kecukupan kepada Kasie Kerjasama Apabila dokumen mutu belum memenuhi persyaratan, Kasie Kerjasama akan menginformasikan kepada perusahaan secara tertulis (F ) dalam waktu 3 (tiga) bulan pertama dan kedua, jika dalam waktu 1 (satu) tahun perusahaan belum menindaklanjuti kekurangan tersebut maka permohonan awal sertifikasi perusahaan dianggap tidak berlaku Setelah audit kecukupan dinyatakan bahwa sistem mutu memenuhi persyaratan sertifikasi produk, Manajer Sertifikasi menginformasikan surat pemberitahuan audit sistem mutu (F ) yang disampaikan kepada perusahaan Pelaksanaan audit lapangan (audit tahap 2) Tim Audit yang ditunjuk melakukan : a. Verifikasi terhadap kegiatan perusahaan yang sangat berpengaruh kepada sistem mutu yang erat kaitannya dengan mutu produk dengan mengacu kepada instruksi kerja audit kesesuaian sistem mutu (IK ). Jika perusahaan sudah mendapat sertifikasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 dari Lembaga Sertifikasi yang sudah melakukan MRA dengan KAN, maka pelaksanaan audit hanya mengacu pada elemen krtitis audit (PK-L )

3 : 3 dari b. Audit dilakukan kepada perusahaan secara menyeluruh terhadap penerapan sistem mutu perusahaan yang belum memiliki sertifikasi sistem mutu dari lembaga sertifikasi SMM yang sudah MRA dengan KAN atau sebatas pernyataan diri Ketua Tim Audit/Auditor yang ditunjuk melakukan audit membuat daftar periksa audit (F ) laporan audit (F ), laporan ketidaksesuaian (F ), laporan observasi (F ) dan untuk diserahkan kepada Manajer Sertifikasi LSPro-CHEMPACK paling lambat 7 hari sejak pelaksanaan audit selesai dengan dibuktikan oleh tanda terima dokumen hasil audit (F ). Bila ada, bagi observer harus menyerahkan catatan observer (F ) Perusahaan menyampaikan laporan tindakan koreksi terhadap ketidaksesuaian disertai bukti-bukti perbaikannya ke LSPro- CHEMPACK sesuai dengan pernyataan target penyelesaian tindakan perbaikan yang ditandatangani pada laporan ketidaksesuaian saat audit. Ketidaksesuaian kategori Mayor harus diselesaikan maksimal 1 bulan dan 2 bulan untuk kategori minor sejak pelaksanaan audit Manajer Sertifikasi menyampaikan fotocopi tindakan perbaikan kepada Ketua Tim Audit/auditor yang bersangkutan atau auditor lain yang terdaftar di LSPro Chempack dengan ruang lingkup kompetensi yang sama untuk menutup ketidaksesuaian. Apabila sewaktu diaudit ditemukan ketidak sesuaian kategori Major, untuk memastikan telah diperbaiki sewaktu menutup Ketidak Sesuaian tersebut dimungkinkan Ketua Tim Audit /Auditor untuk mengecek/verifikasi ke lapangan kembali.

4 : 4 dari DOKUMEN TERKAIT 6.1 Instruksi Kerja Audit tahap 1 IK Instruksi Kerja Audit tahap 2 Format Surat Penunjukan Tim Audit/Inspeksi IK F Format Surat Pemberitahuan Audit Sistem Mutu F Format Jadwal dan Agenda Audit F Format Laporan Audit Kecukupan Sistem Mutu F ISO 9001: Format Daftar Hadir Verifikasi/Asesmen F Format Daftar Periksa F Format Laporan Audit F Format Laporan Observasi F Format catatan observer F Format Laporan Ketidaksesuaian F Format pemberitahuan kelengkapan dokumen Format tanda terima dokumen hasil audit Format usulan tim auditor Lampiran elemen kritis audit F F F PK-L DISAHKAN OLEH : DISIAPKAN OLEH : Manajer Eksekutif Wakil Manajemen

5 : 5 dari Ke Tanggal KRONOLOGI DOKUMEN Bagian Yang Berubah Keterangan Perubahan DISAHKAN OLEH : DISIAPKAN OLEH : Manajer Eksekutif Wakil Manajemen