BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN 3.1 Profile Perusahaan Kementerian Perumahan Rakyat adalah unsur pelaksana Pemerintah dan dipimpin oleh Menteri Negara Perumahan Rakyat yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Presiden. Dalam melaksanakan tugas tersebut, Kementerian Perumahan Rakyat menyelenggarakan fungsi: a. Perumusan dan penetapan kebijakan di bidang perumahan rakyat; b. Koordinasi dan sinkronisasi pelaksanaan kebijakan di bidang perumahan rakyat; c. Pengelolaan barang milik/kekayaan negara yang menjadi tanggung jawab Kementerian Perumahan Rakyat; d. Pengawasan atas pelaksanaan tugas di lingkungan Kementerian Perumahan Rakyat; dan e. Penyelenggaraan fungsi operasionalisasi kebijakan penyediaan rumah dan pengembangan lingkungan perumahan sebagai bagian dari permukiman termasuk penyediaan rumah susun dan penyediaan prasarana dan sarana lingkungannya sesuai dengan undang-undang di bidang perumahan dan permukiman, dan rumah susun. 3.1.1 Struktur Organisasi Struktur organisasi Kementerian Perumahan Rakyat sebagai berikut: 1. Sekretariat Kementerian; 2. Deputi Bidang Pembiayaan; 3. Deputi Bidang Pengembangan Kawasan; 4. Deputi Bidang Perumahan Swadaya; 5. Deputi Bidang Perumahan Formal; 6. Staf Ahli, yang terdiri dari: - Staf Ahli Bidang Ekonomi dan Keuangan; - Staf Ahli Bidang Kemitraan dan Hubungan Antar Lembaga; - Staf Ahli Bidang Peran Serta Masyarakat dan Pemberdayaan; - Staf Ahli Bidang Ilmu Pengetahuan dan Teknologi dan Industri; dan - Staf Ahli Bidang Tata Ruang, Pertanahan, dan Permukiman. 21

Gambar 3.1 Struktur Organisasi Kementerian Perumahan Rakyat Adapun untuk tugas dan fungsi dari masing-masing jabatan sebagai berikut: 1. Sekretaris Kementerian Perumahan Rakyat a. Koordinasi kegiatan Kementerian Perumahan Rakyat b. Koordinasi dan penyusunan rencana dan program Kemnetrian Perumahan Rakyat c. Pembinaan dan pemberian dukungan administrasi yang meliputi ketatausahaan, kepegawaian, keuangan, kerumahtanggaan, arsip, dan dokumentasi Kementerian Perumahan Rakyat d. Pembinaan dan penyelenggaraan organisasi dan tata laksana, kerja sama, dan hubungan masyarakat e. Koordinasi dan penyusunan peraturan perundang-undangan dan bantuan hukum f. Penyelenggaraan barang milik/kekayaan Negara g. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Menteri Perumahan Rakyat 2. Kepala Biro Perencanaan dan Anggaran Biro Perencanaan dan Anggaran mempunyai tugas melaksanakan koordinasi dan penyusunan rencana program dan anggaran serta pengolahan data, dan kerja sama 22

kelembagaan di bidang Perumahan Rakyat. Menyelenggranakan fungsinya sebagai beriku: a. penyiapan koordinasi dan penyusunan rencana dan program serta pelaksanaan kerja sama di bidang perumahan rakyat; b. penyusunan anggaran dan evaluasi anggaran c. pengelolaan data dan informasi di bidang perumahan rakyat. 3. Kepala Biro Hukum dan Kepegawaian Kepala Biro Hukum dan Kepegawaian mempunyai tugas melakukan koordinasi dan penyusunan perundang-undangan, bantuan hukum dan perjanjian, seta kepegawaian organisasi dan tata laksana. Menyelenggarakan fungsinya sebagai berikut: a. Penyiapan koordinasi dan penyusunan perturan perundang-undangan b. Pelaksanaan bantuan hukum dan perjanjian c. Pelaksanaan urusan kepegawaian, organisasi dan tata laksana. 4. Kepala Biro Umum Biro Umum melaksanakan tugas urusan keuangan, perlengkapan, administrasi dan hubungan masyarakat dan protocol dan menyelenggarakan fungsi sebagai pelaksanaan keuangan, pelaksanaan perlengkapan, pelaksanaan urusan administrasi, dan pelaksanaan urusan hubungan masyarakat dan protocol. a. TU Sekretariat Subbagian Tata Usaha Sekretariat Kementerian mempunyai tugas melaksanakan urusan tata persuratan, kearsipan dan rumah tangga Sekretariat Kementerian Perumahan Rakyat 3.1.2 Visi, Misi, Sasaran, dan Tujuan A. Visi Dengan memperhatikan amanat peraturan perundangan, hasil pencapaian pembangunan perumahan pada periode sebelumnya, potensi dan permasalahan yang dihadapi serta aspirasi berbagai pemangku kepentingan, maka ditetapkan Visi Kementerian Perumahan Rakyat Tahun 2010-2014 yaitu: Setiap Keluarga Indonesia Menempati Rumah Yang Layak Huni Untuk mencapai visi tersebut di atas, memerlukan komitmen dari seluruh pemangku kepentingan di bidang perumahan dan permukiman mengingat intensitas dan kompleksitas permasalahan yang harus ditangani. Perlu dirancang 23

dan disusun misi yang dapat mengakomodasikan seluruh kapasitas dan kapabilitas dengan melaksanakan jejaring nasional dan internasional. Upaya perbaikan dan peningkatan kualitas hasil pembangunan dan pengembangan yang telah dikuasai terus dilakukan untuk meningkatkan tingkat kepuasan pengguna dan optimalisasi hasil. Upaya itu dilakukan dengan melakukan pengembangan rancang bangun secara komprehensif termasuk diantaranya pengembangan dan penyempurnaan metoda untuk menghasilkan produk yang lebih baik. Kementerian Perumahan Rakyat sebagai salah satu pemangku kepentingan dalam pencapaian visi tersebut memiliki kewenangan sebagai regulator, fasilitator maupun pelaksana pembangunan perumahan sehingga terpenuhi kebutuhan rumah yang layak huni bagi setiap keluarga Indonesia. B. Misi Untuk mewujudkan Visi tersebut, maka dirumuskan Misi Kementerian Perumahan Rakyat Tahun 2010-2014 sebagai berikut: 1. Meningkatkan iklim yang kondusif dan koordinasi pelaksanaan kebijakan pembangunan perumahan dan kawasan permukiman; 2. Meningkatkan ketersediaan rumah layak huni dan terjangkau dalam lingkungan yang sehat dan aman serta didukung oleh prasarana, sarana dan utilitas yang memadai; 3. Mengembangkan sistem pembiayaan perumahan jangka panjang yang efisien, akuntabel dan berkelanjutan; 4. Meningkatkan pendayagunaan sumberdaya perumahan dan kawasan permukiman secara optimal; 5. Meningkatkan peran pemerintah daerah dan pemangku kepentingan lainnya dalam pembangunan perumahan dan kawasan permukiman. C. Sasaran Strategis Berdasarkan tujuan tersebut dijabaran sasaran yang lebih spesifik dan terukur, yang menggambarkan sesuatu yang akan dihasilkan dalam kurun waktu 5 (lima) tahun dan dialokasikan dalam 5 (lima) periode secara tahunan melalui serangkaian program dan kegiatan yang akan dijabarkan lebih lanjut dalam suatu Rencana Kinerja (Performance Plan). Penetapan sasaran strategis ini diperlukan untuk memberikan fokus pada penyusunan program, kegiatan dan alokasi sumber 24

daya organisasi dalam kegiatan atau operasional organisasi tiap-tiap tahun untuk kurun waktu 5 (lima) tahun. Dalam Renstra Kementerian Perumahan Rakyat, secara khusus, sasaran-sasaran strategis Kementerian Perumahan Rakyat yang hendak dicapai selama 2010-2014 adalah: 1. Meningkatnya pengembangan kebijakan dan koordinasi pelaksanaan kebijakan pembangunan perumahan dan kawasan permukiman; 2. Terlaksana penataan dan pengelolaan lahan untuk pembangunan perumahan dan kawasan permukiman; 3. Terlaksana fasilitasi PSU kawasan perumahan dan permukiman; 4. Terlaksana penataan lingkungan perumahan dan permukiman kumuh; 5. Terlaksana pembangunan rumah susun sewa (rusun sewa); 6. Terlaksana pembangunan rumah khusus termasuk rumah umum sewa dan rumah pasca bencana; 7. Terlaksana fasilitasi perumahan swadaya berupa pembangunan baru; 8. Terlaksana fasilitasi perumahan swadaya berupa peningkatan kualitas; 9. Terlaksana fasilitasi penyediaan PSU perumahan swadaya berupa bantuan stimulan PSU swadaya; 10. Terlaksana fasilitasi pra-sertifikasi dan pendampingan pasca-sertifikasi lahan dan bangunan rumah bagi MBR; 11. Meningkatnya pemanfaatan sumber daya pembangunan perumahan dan kawasan permukiman serta pengembangan dan pemanfaatan hasil-hasil penelitian dan pengembangan teknologi maupun sumber daya dan kearifan lokal; 12. Terlaksana penyaluran bantuan pembiayaan perumahan; 13. Meningkatnya mobilisasi dan pemanfaatan sumber pembiayaan untuk mendukung pembangunan perumahan dan kawasan permukiman; 14. Terselenggara fungsi pelayanan bidang perumahan dan kawasan permukiman di tingkat pusat dan daerah; 15. Terlaksana Dana Alokasi Khusus (DAK) Bidang Perumahan dan Kawasan Permukiman berupa fasilitasi PSU kawasan perumahan dan permukiman; 16. Terlaksana kewajiban pelayanan publik (Public Service Obligation) bidang Perumahan dan Kawasan Permukiman; dan 25

17. Terselenggara tugas dan fungsi Kementerian Perumahan Rakyat secara efektif dan efisien. D. Tujuan Penetapan tujuan selain sebagai penjabaran dari misi, juga dimaksudkan sebagai kerangka dasar dan arah bagi pelaksanaan kebijakan, prioritas program dan kegiatan dalam mendukung pencapaian tujuan Kementerian Perumahan Rakyat. Kementerian Perumahan Rakyat menetapkan 10 (sepuluh) tujuan yang akan dicapai oleh organisasi dalam jangka waktu sampai tahun 2014, yaitu: 1. Meningkatkan pengembangan kebijakan dan koordinasi pelaksanaan kebijakan untuk mendorong terciptanya iklim yang kondusif dalam pembangunan perumahan dan kawasan permukiman; 2. Meningkatkan akses masyarakat berpenghasilan menengah-bawah terhadap lahan untuk pembangunan perumahan dan kawasan permukiman; 3. Meningkatkan pembangunan perumahan berbasis kawasan yang serasi dengan tata ruang, daya dukung lingkungan dan penyediaan infrastruktur; 4. Memenuhi kebutuhan hunian yang layak dan terjangkau serta didukung dengan prasarana, sarana dan utilitas yang memadai; 5. Mengurangi luas lingkungan permukiman kumuh; 6. Meningkatkan akses Masyarakat Berpenghasilan Menengah (MBM) termasuk Masyarakat Berpenghasilan Rendah (MBR) terhadap pembiayaan perumahan; 7. Meningkatkan pendayagunaan sumber-sumber pembiayaan untuk pembangunan perumahan dan kawasan permukiman; 8. Meningkatkan pemanfaatan sumber daya pembangunan perumahan dan kawasan permukiman; 9. Mendorong peran dan peningkatan kapasitas pemerintah daerah dalam pembangunan perumahan dan kawasan permukiman; 10. Menyelenggarakan tugas dan fungsi Kementerian Perumahan Rakyat dalam rangka memberikan pelayanan di bidang perumahan dan kawasan permukiman. 3.2 Proses Bisnis Sistem pengelolaan dokumen yang diterapakan pada Sekretariat Kementerian Perumahan Rakyat sekarang ini masih belum sepenuhnya terkomputerisasi, artinya masih ada beberapa aktifitas kerja yang masih 26

menggunakan cara manual, seperti pada pengolahan surat masuk, disposisi pimpinan, sampai pengarispan surat keluar. Adapun proses bisnis persuratan pada Sekretariat Kementerian Perumahan Rakyat dalam sistem berjalan sebagai berikut: 1. Proses Pengelolaan Surat Masuk Surat masuk yang sudah diterima oleh staf, selanjutnya diagendakan/diadministrasikan menggunakan program microsoft excel dan selanjutnya disampaikan kepada pimpinan untuk di tindaklanjuti. 2. Proses disposisi Surat masuk yang sudah diterima pimpinan, selanjutnya akan dibaca dan dipelajari oleh pimpinan, jika surat tersebut perlu tindaklanjut ataupun jawaban maka pimpinan akan disposisi dengan mengisi form disposisi, selanjutnya surat dikembalikan ke staf untuk di proses dan diteruskan ke penerima disposisi. 3. Proses Administrasi Arsip Surat Keluar Staf hanya menyimpan foto copy surat keluar ke dalam ordner. Menerima surat masuk Menerima surat Mengagendakan/ administrasi surat Disposisi surat Menyampaikan ke pimpinan Mengembalikan surat ke staff Mencatat disposisi Menerima report Sekretaris Kementerian Menggandakan surat Mendistribusikan disposisi Menerima disposisi Membuat Arsip Menindaklanjuti disposisi Memberi nomor surat keluar Membuat laporan Deputi, Kepala Biro, Kepala Pusat Foto copy surat keluar Menyimpan dalam odner Gambar 3.2 Usecase Diagram Sistem Berjalan 27

Tabel 3.1 Usecase Menerima Surat Masuk Menerima Surat Masuk Singkat menerima surat masuk baik internal maupun eksternal yang ditujukan kepada Pimpinan Tabel 3.2 Usecase Mengagendakan/administrasi surat Mengagendakan/administrasi surat Singkat mengagendakan/mengadministrasikan surat masuk dengan program microsoft excel. Table 3.3 Usecase Menyampaikan ke Pimpinan Menyampaikan ke Pimpinan Staf Singkat Surat masuk yang sudah diagendakan selanjutnya oleh staf disampaikan ke Pimpinan untuk ditindaklanjuti Table 3.4 Usecase Mencatat Disposisi Mencatat Disposisi Singkat mencatat isi disposisi surat masuk untuk mengetahui bahwa surat sudah di respon oleh Sekretaris. Table 3.5 Deskrispi Usecase Menggandakan Surat Menggandakan Surat Singkat menggandakan disposisi surat masuk untuk didistribusikan kepada penerima disposisi 28

Table 3.6 Usecase Mendistibusikan Disposisi Mendistribusikan Disposisi Singkat mendistribusikan/menyampaikan disposisi Pimpinan ke pejabat penerima disposisi Table 3.7 Usecase Membuat Arsip Membuat Arsip Singkat mengarsip disposisi surat masuk ke dalam ordner Table 3.8 Usecase Memberi Nomor Surat Keluar Memberi Nomor Surat Keluar Singkat mengagendakan surat keluar yang sudah di tanda tangani Sekretaris, yaitu dengan memberi nomor surat, sebelum surta tersebut dikirim. Table 3.9 Usecase Foto Copy Surat Keluar Foto Copy Surat Keluar Singkat memfoto copy surat asli untuk disimpan sebagai dokumnetasi (arsip). Table 3.10 Usecase Menyimpan dalam Odner Menyimpan dalam Odner Singkat menyimpan foto copy surat keluar ke dalam odner sebagai dokumentasi (arsip). 29

Table 3.11 Deskrispi Menerima Surat Menerima Surat Sekretaris Singkat Sekretaris menerima surat masuk dari staff untuk proses disposisi. Table 3.12 Usecase Disposisi Surat Disposisi Surat Sekretaris Singkat Sekretaris terlebih dahulu membaca dan mempelajari isi surat masuk tersebut kemudian menindaklanjuti dengan mengisi lembar disposisi yang sudah disediakan oleh staff. Table 3.13 Usecase Mengembalikan Surat ke Mengembalikan Surat ke Sekretaris Deskrispi Singkat Sekretaris mengembalikan disposisi surat masuk ke staff untuk selanjutnya diteruskan ke pejabat dibawahnya yang menerima disposisi. Tabel 3.14 Usecase Menerima Report Menerima Report Sekretaris Singkat Sekretaris akan menerima report dari pejabat (Deputi, Kepala Biro, Kepala Pusat) terkait tindaklanjut dari disposisi yang diinstruksikan. Table 3.15 Usecase Menerima Disposisi Menerima Disposisi Deputi, Kepala Biro, Kepala Pusat Singkat Deputi, Kepala Biro, dan Kepala Pusat 30

menerima disposisi dari Sekretaris berupa perintah atau instruksi terkait surat tersebut. Table 3.16 Usecase Menindaklanjuti Disposisi Menindaklanjuti Disposisi Singkat Deputi, Kepala Biro, Kepala Pusat Deputi, Kepala Biro, dan Kepala Pusat menindaklanjuti disposisi/perintah Sekretaris terhadap surat yang diterima sampai dengan proses selesai. Table 3.17 Usecase Membuat Laporan Membuat Laporan Deputi, Kepala Biro, Kepala Pusat Singkat Deputi, Kepala Biro, dan Kepala Pusat membuat laporan kepada Sekretaris bahwa disposisi telah dijalankan dengan baik. Input Data Melihat Disposisi <<include>> Melihat Data Melihat Laporan <<include>> <<include>> <<include>> <<include>> Login <<include>> <<include>> <<include>> <<include>> <<include>> Analisa Data Input Data Disposisi Melihat Laporan Sekretaris Cetak file <<include>> Melihat Disposisi Kelola Disposisi Deputi, Kepala Biro, Kepala Pusat Gambar 3.3 Usescase Diagram Sistem Usulan 31

Table 3.18 Usecase Login Login, Sekretaris, Deputi, Kepala Biro, dan Kepala Pusat Pengguna melakukan login Tindakan Pengguna melakukan login untuk masuk ke menu utama Tabel 3.19 Usecase Input Data Input Data Input Data Surat Masuk dan arsip surat keluar Tindakan menginput data surat masuk dan arsip surat keluar Table 3.20 Usecase Melihat Disposisi Melihat Disposisi Melihat disposisi surat masuk pimpinan Tindakan melihat data disposisi suarat masuk untuk memastikan surat masuk yang dinput direspon oleh Sekretaris atau tidak Tabel 3.21 Usecase Melihat Data Melihat Data Melihat data surat masuk dan arsip surat keluar Tindakan melihat data surat masuk atau surat keluar, bisa dilakukan beberapa pencarian melalui perihal, nomor surat, dan tanggal masuk surat, dan surat masuk atau surat keluar dapat disimpan dan di cetak 32

Table 3.22 Usecase Melihat Laporan Tindakan Meilihat Laporan Meliahat Laporan disposisi melihat laporan dari Deputi, Kepala Biro, dan Kepala Pusat dari disposisi yang diberikan oleh Sekretaris. Table 3.23 Usecase Cetak File Cetak File Deskrispi Cetak file yang dibutuhkan Tindakan mencetak file baik surat masuk ataupun arsip surat keluar dengan melihat lampiran surat. Table 3.24 Usecase Analisa Data Analisa Data Sekretaris Analisa Data Surat Masuk Tindakan Sekretaris menganalisa atau membaca surat untuk disposisi. Table 3.25 Usecase Input Data Input Data Sekretaris Input Data Disposisi Tindakan Sekretaris menginput data disposisi untuk menindaklanjuti surat masuk. Table 3.26 Usecase Disposisi Nama usecase Disposisi Sekretaris 33

Tindakan Disposisi Surat Masuk Sekretaris disposisi surat kepada Deputi, Kepala Biro, atau Kepala Pusat Tabel 3.27 Usecase Melihat Laporan Melihat Laporan Sekretaris Melihat Laporan dari Deputi, Kepala Biro atau Kepala Pusat Tindakan Sekretaris akan melihat laporan dari Deputi, Kepala Biro atau Kepala Pusat dari disposisi yang diberikan, untuk mengetahui respon selanjutnya. Table 3.28 Usecase Melihat Disposisi Melihat Disposisi Deputi, Kepala Biro, Kepala Pusat Melihat disposisi dari Sekretaris Tindakan Deputi, Kepala Biro, Kepala Pusat, melihat disposisi dari Sekretaris dan mengisi komentar untuk menyatkan disposisi/perintah akan dilaksankan. Table 3.29 Usecase Kelola Disposisi Kelola Disposisi Deputi, Kepala Biro, Kepala Pusat Kelola Disposisi surat dari Sekretaris Tindakan Deputi, Kepala Biro, Kepala Pusat, mengelola disposisi yang diberikan oleh Sekretaris sesuai dengan instruksi yang diberikan sampai proses akhir. 34

User Sistem Login Apliasi Verifikasi Login Masukkan username dan Password Menampilkan pesan gagal Menampilkan halaman utama Gamabar 3.4 Aktivity Diagram Login User Table 3. 30 Activity Diagram Login User Nama Activity Login User User dapat menginput data (username, dan Password) pada form yang sudah disediakan pada menu login untuk masuk ke aplikasi, apabila terpenuhi data tersebut maka user akan masuk ke dalam aplikasi, apabila tidak cocok kembali lagi ke menu login Sistem Masuk ke halaman utama Menampilkan halaman utama Pilih menu input Menampilkan menu input Pilih form surat masuk Menampilkan halaman form surat masuk Input Data Surat Masuk Simpan Gambar 3.5 Activity Diagaram Input Surat Masuk 35

Table 3.31 Aktivity Diagram Input Surat Masuk Nama Activity Input Surat Masuk masuk ke halaman utama dan memilih menu input untuk memasukan data surat masuk ke dalam field-filed data yang disediakan dan menyimpan data. Sistem Pilih Menu Utama Menampilkan menu utama Pilih menu input Menampilkan menu input Pilih form arsip surat keluar Menampilkan form arsip surat keluar Input Data Simpan Gambar 3.6 Activity Diagram Input Arsip Surat Keluar Table 3.32 Aktivity Diagaram Mengelola Surat Keluar Nama Aktivity Input Arsip Surat Keluar login dan memilih menu input untuk memasukan data arsip surat keluar ke dalam field-filed yang disediakan dan simpan data. 36

Sekretaris Sistem Pilih Menu input Menampilkan menu input Pilih form disposisi Menampilkan form disposisi Input Data Simpan Gambar 3.7 Activity Diagram Input Disposisi Tabel 3.33 Aktivity Diagram Input Disposisi Nama Activity Input Disposisi Sekretaris memilih menu input untuk memasukan data disposisi surat masuk ke dalam field-filed yang disediakan dan simpan data. 37

Sequence Diagram Surat Masuk Menu Utama Menu Input Data Daftar Data Pencarian Data Laporan Data staff Masuk Buka menu input Menambahkan data surat masuk Menambahkan data jenis surat Melihat data surat masuk Disposisi surat masuk Melihat data jenis-jenis surat Melakukan pencarian surat masuk yang belum terdisposisi Melihat laporan disposisi Simpan Keluar Batal Keluar Gambar 3.8 Sequence Diagram Surat Masuk Berikut skenario sequence diagram surat masuk, setelah staff sudah sukses login, masuk ke menu utama, pilih menu input data, input data surat, database akan menampilkan data surat, simpan data surat yang telah diinput. Data yang sudah tersimapan dapat diedit ataupun dihapus, Pilih Daftar Data untuk melihat data yang sudah masuk ke database, atau mengecek disposisi surat masuk serta data sesuai jenis surat. Pilih Pencarian Data untuk melakukan pencarian surat masuk yang belum terdisposisi, pilih Laporan Data untuk mengetahui laporan disposisi surat masuk yang sudah tersimpan disistem, kemudaian keluar dari sistem. 38

Sequence Diagram Disposisi Pimpinan Menu Utama Surat Masuk Disposisi Data Surat Masuk Pimpinan 1. Login Buka Surat Masuk 2. Edit Data 5. Tampilan data disposisi 3. Simpan 4. Batal Gambar 3.9 Sequence diagram Disposisi Surat Masuk Skenario dari sequence diagram disposisi suarat masuk, dengan kondisi Pimpinan sudah sukses login, masuk ke menu utama, pilih surat masuk, pilih disposisi edit data kemudian simpan atau batal, tampilan data disposisi akan tersimpan dalam sistem data surat masuk. Sequence Diagram Arsip Surat Keluar Menu Utama Inpu Data Daftar Data Pencarian Data staff Masuk Buka Input Data Menambahkan data surat keluar Menambahkan data jenis surat Melihat data surat keluar Melihat data jenis-jenis surat Melakukan pencarian surat keluar Simpan Batal 8. Logout Gambar 3.10 Sequence Diagram Arsip Surat Keluar 39

Skenario sequence diagram surat keluar, dengan kondisi staf sudah sukses login, masuk ke menu utama, pilih input data untuk menambahakan data surat keluar, menambahkan data jenis surat kemudian simpan data yang sudah diinput, data yang sudah terismpan dapat diedit ataupun dihapus. Pilih daftar data untuk melihat data surat keluar dan melihat data jenis-jenis surat, pilih pencarian data untuk melakukan pencarian arsip surat keluar kemudian keluar dari sistem. 1 1 Sekretaris -username -jabatan -email -password +save() +edit() +add() +delete +search() +keluar() staff -username -jabatan -email -password +save() +edit() +add() +delete +search() +keluar() 1..* 1 1 1 1..* 1 1 1..* 1..* Surat_masuk -id_surat -no_surat -tgl_surat -tgl_input -perihal -jenis_surat -sifat_surat -pengirim -kepada -file_upload -status_disposisi +save() +edit() +add() +delete() +search() +keluar() Surat_keluar -no_surat -tgl_surat -perihal -kepada -pengirim -jenis_surat -sifat_surat -file_upload 1 1 -id_suratmasuk -no_surat -tgl_disposisi -kepada -isi_disposisi +edit() +search() +save() +delete() +keluar() 1..* 1..* disposisi 1 1 1 Admin -username -jabatan -email -password +save() +edit() +add() +delete +search() +keluar() Deputi, Kepala Biro, Kepala Pusat -username -jabatan -email -password +save() +edit() +add() +delete +search() +keluar() 1 1 +save() +edit() +delete +add +search() +keluar() Gambar 3.11 Class Diagram Spesifikasi Basis Data Nama Tabel : Sekretaris Primary Key : username Table 3.34 Spesifikasi Table Sekretaris No. Nama Field Tipe Data Length Keterangan 1 username Varchar 20 Primary key 2 Jabatan Varchar 25 Jabatan user 3 Email Varchar 25 Email user 4 Password Varchar 6 Password user 40

Nama Tabel : Primary Key : username Table 3.35 Spesifikasi Tabel No. Nama Field Tipe Data Length Keterangan 1 username Varchar 20 Primary key 2 Jabatan Varchar 25 Jabatan user 3 Email Varchar 25 Email user 4 Password Varchar 6 Password user Nama table : Surat Masuk Primary key : id_surat Table 3.36 Spesifikasi Tabel Surat Masuk No. Nama Field Tipe Data Length Keterangan 1 Id_surat Varchar 30 Primary key 2 No_surat Varchar 25 Nomor surat 3 Tgl_surat Date - Tanggal surat 4 Tgl_terima Date - Tanggal terima surat 5 Asal_surat Varchar 50 Asal surat 6 Pengirim_surat Varchar 25 Pengirim surat 7 Perihal Varchar 350 Perihal surat 8 Jenis_surat Varchar 25 Jenis surat 9 Sifat_surat Varchar 15 Sifat surat 10 Tgl_input Datetime - Tanggal input surat Nama table : Surat Keluar Primary key : no_surat Table 3.37 Spesifikasi Table Surat Keluar No. Nama field Tipe Data Length Keterangan 1 No_surat Varchar 25 Primary key 2 Tgl_surat Date - Tanggal surat keluar 3 Perihal Varchar 350 Perihal surat 41

keluar 4 Kepada Varchar 50 Tujuan surat 5 Pengirim Varchar 20 Pengirim surat 6 Jenis_surat Varchar 25 Jenis surat keluar 7 Sifat_ssurat Varchar 15 Sifat surat Nama table : Disposisi Primary key : id_surat Table 3.38 Spesifikasi Tabel Disposisi Surat Masuk No. Nama field Tipe Data Length Keterangan 1 Id_surat Varchar 10 Primary key 2 No_surat Varchar 25 Nomor surat masuk 2 Asal_disposisi Varchar 30 Asal disposisi 3 Sifat_disposisi Varchar 15 Sifat disposisi 4 Isi_disposisi Varchar 50 Isi/instruksi disposisi 5 Tgl_disposisi Datetime Tanggal edit disposisi Nama Tabel : Admin Primary Key : username Tabel 3.39 Spesifikasi Tabel Admin No. Nama Field Tipe Data Length Keterangan 1 Username Varchar 20 Primary key 2 Jabatan Varchar 25 Jabatan user 3 Email Varchar 25 Email user 4 Password Varchar 6 Password user 42

Nama Table : Deputi, Kepala Biro, Kepala Pusat Primary key : username Tabel 3.40 Spsesifikasi Tabel Deputi, Kepala Biro, Kepala Pusat No. Nama Field Tipe Data Length Keterangan 1 Username Varchar 20 Primary key 2 Jabatan Varchar 25 Jabatan user 3 Email Varchar 25 Email user 4 Password Varchar 6 Password user 3.3 Rancangan Layar 3.3.1 Struktur Program Menu Utama Home Surat Masuk Data Disposisi Arsip Surat Keluar Pengguna Logout Form Surat Masuk Form Disposisi Form Arsip Surat Keluar Form registrasi Data Surat Masuk Update disposisi Data Arsip Surat Keluar 3.3.2 Desain Layar Login Gambar 3.12 Struktur Program Silahkan Login Username: Password: Masuk Gambar 3.13 Desain Layar Login 43

3.3.3 Desain Layar Menu Utama Logo Sistem Informasi Dokument Management System SEKRETARIS KEMENTERIAN PERUMAHAN RAKYAT Home Surat Masuk Data Disposisi Arsip Surat Keluar Pengguna Logout Gambar 3.14 Desain Layar Menu Utama 3.3.4 Desain Layar Form Input Surat Masuk Logo Sistem Informasi Dokument Management System SEKRETARIS KEMENTERIAN PERUMAHAN RAKYAT Home Surat Masuk Data Disposisi Arsip Surat Keluar Pengguna Logout Form Input Surat Masuk Data Surat Masuk Input Data Surat Masuk Asal Surat No. Surat Tgl. Surat Tgl. Terima Perihal Sifat Surat Jenis Surat Upload File Pilih file Simpan 3.3.5 Desain Layar Data Surat Masuk Gambar 3.15 Desain Layar Input Surat Masuk Logo Sistem Informasi Dokument Management System SEKRETARIS KEMENTERIAN PERUMAHAN RAKYAT Home Surat Masuk Data Disposisi Arsip Surat Keluar Pengguna Logout Input Surat Masuk Form Input Surat Masuk Data Surat Masuk Data Surat Masuk No. Urut No. Surat Tgl. Surat Tgl. Terima Asal Surat Perihal Jenis Surat Sifat Surat Tgl. Input Lampiran Aksi Gambar 3.16 Desain Layar Data Surat Masuk 44

3.3.6 Desain Layar Input Disposisi Logo Sistem Informasi Dokument Management System SEKRETARIS KEMENTERIAN PERUMAHAN RAKYAT Home Surat Masuk Data Disposisi Arsip Surat Keluar Pengguna Logout Form Input Disposisi Data Surat Masuk Input Data Disposisi No. Urut Asal Surat No. Surat Tgl. Terima Tgl Terima Tgl Disposisi Perihal Kepada Sifat Disposisi Isi Instruksi Pilih File Simpan 3.3.7 Desain Layar Data Disposisi Surat Masuk Gambar 3.17 Desain Layar Input Disposisi Logo Sistem Informasi Dokument Management System SEKRETARIS KEMENTERIAN PERUMAHAN RAKYAT Home Surat Masuk Data Disposisi Arsip Surat Keluar Pengguna Logout Input Disposisi Form Input Disposisi Data Disposisi Data Disposisi Surat Masuk No. Urut No. Surat Tgl. Surat Tgl. Terima Tgl. Disposisi Perihal Kepada Instruksi Sifat Disposisi Asal Surat Lampiran Aksi Gambar 3.18 Desain Layar Data Disposisi Surat Masuk 3.3.8 Desain Layar Form Input Arsip Surat Keluar Logo Sistem Informasi Dokument Management System SEKRETARIS KEMENTERIAN PERUMAHAN RAKYAT Home Surat Masuk Data Disposisi Arsip Surat Keluar Pengguna Logout Form Input Arsip Data Arsip Surat Keluar Input Data Disposisi No. Urut No. Surat Perihal Sifat Surat Pengirim Tgl. Surat Kepada Jenis Surat Upload File Pilih file Simpan Gambar 3.19 Desain Layar Form Input Arsip Surat Keluar 45

3.3.9 Desain Layar Form Registrasi Logo Sistem Informasi Dokument Management System SEKRETARIS KEMENTERIAN PERUMAHAN RAKYAT Home Surat Masuk Data Disposisi Arsip Surat Keluar Pengguna Logout Registrasi Data Pengguna Form Registrasi Username Jabatan Email Password Daftar Gambar 3.20 Desain Layar Form Registrasi 46