ANALISIS TUGAS-TUGAS SEKRETARIS PADA PT ASTRA INTERNATIONAL Tbk, TOYOTA (AUTO 2000) CABANG MEDAN TUGAS AKHIR Disusun Sebagai Satu Syarat Menyelesaikan Pendidikan Program Diploma 3 Oleh NIKEN HUMA HAMBIRA HASIBUAN NIM 1205091073 PROGRAM STUDI ADMINISTRASI BISNIS JURUSAN ADMINISTRASI NIAGA POLITEKNIK NEGERI MEDAN MEDAN 2015
i KATA PENGANTAR Segala puji dan syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan karunia-nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini tepat pada waktunya. Tugas Akhir ini disusun sebagai syarat untuk menyelesaikan pendidikan Program Diploma 3 Jurusan Administrasi Niaga Program Studi Administrasi Bisnis Politeknik Negeri Medan. Penulis membuat Tugas Akhir ini berdasarkan pengamatan dan pengalaman selama melaksanakan Praktik Kerja Lapangan (PKL) pada PT ASTRA INTERNATIONAL Tbk, TOYOTA (AUTO 2000) MEDAN. Penulis mengucapkan terima kasih banyak kepada pihak-pihak yang telah banyak membantu dalam penyelesaian Tugas Akhir ini. Pada kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih. Adapun pihak-pihak tersebut antara lain: 1. M Syahrudin, S.T., M.T., Direktur Politeknik Negeri Medan. 2. Nursiah Fitri, S.E., M.Si., Ketua Jurusan Administrasi Niaga. 3. Safaruddin, S.E., M.SI., Sekretaris Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Medan. 4. Vivianti Novita, S.E., M.Si., Ketua Program Studi Administrasi Bisnis Politeknik Negeri Medan. 5. Rismawati, S.E., M.S.i. Dosen Pembimbing 1 dan Dra. Ratna Dewi, M., Hum. Dosen Pembimbing 2. 6. Seluruh Dosen dan Staf Administrasi Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Medan. i
ii 7. Andi Ismunandar yang telah memberikan motivasi dalam menyelesaikan Tugas akhir ini. 8. Seluruh Karyawan PT Astra International Tbk, Toyota (Auto 2000) Medan. 9. Teristimewa penulis mengucapkan terima kasih kepada orang tua tercinta ayahanda Selamat Hasibuan dan ibunda Sri Wahyu Ningsi. 10. Teman-teman di Politeknik Negeri Medan, Khususnya di kelas AB-6C. Penulis menyadari bahwa laporan Tugas Akhir ini memiliki kekurangan dari sisi bahasa, isi, maupun penulisannya. Untuk itu penulis berharap saran dan kritik yang bersifat membangun. Semoga Tugas Akhir ini bermanfaat bagi pembaca dan semua pihak yang membutuhkannya. Medan, Agustus 2015 Penulis Niken Huma Hambira Hsb NIM 1205091073 ii
iii ABSTRAK Berbicara tentang sekretaris sangat erat hubungannya dengan pimpinan, tugas-tugas dan tujuan perusahaan. Oleh karena itu setiap perusahaan membutuhkan sekretaris yang profesional untuk membantu pimpinan dalam melaksanakan tugas-tugasnya dengan maksimal. Selain membantu pimpinan, sekretaris juga harus bisa menjadi penghubung komunikasi baik di dalam perusahaan maupun diluar perusahaan. Metode pemgumpulan data yang digunakan dalam penulisan Tugas Akhir ini adalah penelitian lapangan yang terdiri dari observasi dan wawancara serta merode kepustakaan. Jenis data yang digunakan adalah data primer dan data sekunder. Analisis data yang digunakan adalah teknikanalisis deskriptif. Tugas-tugas sekretaris yang dilaksanakan pada PT Astra International Tbk, Toyota (Auto 2000) Cabang Medan meliputi: 1) Tugas rutin seperti surat menyurat, menangani arsip, menangani telopon, menangani tamu, mengirim faksimail, dan mengatur jadwal kegiatan pimpinan. 2) Tugas insidentil, seperti: menyiapkan rapat pimpinan, menangani relasi pimpinan, menyiapkan rapat dinas pimpinan, mengurus masalah ke bank, mengatur perjalanan dinas pimpinan sampai surat-surat yang bersifat rahasia. 3) Tugas kreatif, seperti: mengumpulkan informasi dan mencari informasi dari perusahaan lain. Kata Kunci: sekretaris, tugas-tugas sekretaris iii
iv ABSTRACT Discussion about secretary is solid related to the manangement, taskand company direction. Therefore, every company needs a professional secretary to assist leaders, secretary must also be a channel of communication both within the company and outside the company writing. Method of data collection used in writting of this Final Assisgnment is field research and literature study. Field research consisting of interview and observation. Data type that is used is primary data and secondary data. Data analysis that is used is a descriptive analysis. Secretarial tasks performed on PT Astra International Tbk, Toyota (Auto 2000) Branch Medan include: 1) routine task, such as correspondence, handle archives, handles phone, handle guests, and send facsimile. 2)incidental task, such as: setting up board meeting, prepare a business trip leader, take care of the problem to the bank, set trip leader, to arrange letters of a confidential nature, 3) creative tasks, gather information and seek information from other companies. Keywords: secretary, secretary duties iv
v DAFTAR ISI Halaman LEMBAR PERSETUJUAN LEMBAR PENGESAHAN KATA PENGANTAR... ABSTRAK... ABSTRACT... DAFTAR ISI... i iii iv v BAB 1 PENDAHULUAN... 1 1.1 Latar Balakang Pemilihan Judul... 1 1.2 Rumusan Masalah... 2 1.3 Tujuan Penulis... 2 1.4 Manfaat Penulisan... 2 1.5 Sistematika Penulisan... 3 BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA... 5 2.1 Pengertian Sekretaris... 5 2.2 Jenis-jenis Sekretaris... 6 2.3 Syarat-syarat Sekretaris... 9 2.4 Peran Sekretaris...... 15 2.5 Fungsi Sekretaris... 16 2.6 Ruang Lingkup Tugas-tugas Sekretaris... 18 v
vi BAB 3 METODE PENELITIAN... 21 3.1 Cara Pengumpulan Data... 21 3.2 Jenis Sumber Data... 22 3.3 Teknik Analisis Data... 23 BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN... 24 4.1 Gambaran Umum Perusahaan... 24 4.1.1 Sejarah Umum Perusahaan... 24 4.1.2 Visi dan Misi Perusahaan... 27 4.1.3 Struktur Organisasi Perusahaan... 27 4.1.4 Makna Logo Perusahaan... 31 4.2 Analisis tentang Tugas-tugas Sekretaris pada PT Astra International Tbk, Toyota (Auto 2000). Cabang Medan... 32 4.2.1 Jenis Sekretaris... 32 4.2.2 Syarat-Syarat Sekretaris... 33 4.2.3 Ruang Lingkup Tugas-Tugas Sekretaris... 33 4.3 Analisis dan Evaluasi.. 40 BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN... 43 5.1 Simpulan... 43 5.2 Saran... 44 DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN vi
1 BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Pemilihan Judul Seorang pimpinan perusahaan memiliki berbagai macam tugas dan tanggung jawab dalam menjalankan jabatannya sebagai pimpinan. Dengan demikian pimpinan akan sengat membutuhkan bantuan seseorang untuk menjalankan tugas tersebut. Tenaga bantuan yang dimaksud adalah tenaga bantuan seorang sekretaris yang mampu membantu pimpinan dalam menjalankan roda perusahaan, agar dapat dilaksanakan dengan baik dan lancar. Seorang sekretaris telah diberi kepercayaan oleh pimpinan agar dapat menyelesaikan tugas-tugasnya sebagai sekretaris secara baik dan benar. Sekretaris pada PT Astra International Tbk, Toyota (Auto 2000) cabang Medan diharapkan dapat menangani pekerjaan perkantoran tersebut dan secara tidak langsung ikut berperan dalam kesuksesan pimpinan. Apabila tugas pimpinan berjalan lancar, maka akan berdampak pula untuk kelancaran kegiatan di perusahaan tersebut. Untuk membantu kelancaran tugas-tugas pimpinan diperlukan tenaga sekretaris yang terdidik, terampil dan mampu mengetahui dengan cepat tugas pokok pimpinannya dan tanggung jawabnya sendiri. Berdasarkan uraian di atas penulis merasa tertarik untuk memilih judul TUGAS-TUGAS SEKRETARIS PADA PT ASTRA INTERNATIONAL Tbk, TOYOTA (AUTO 2000) CABANG MEDAN. 1
2 1.2 Rumusan Masalah Tugas Akhir Berdasarkan uraian pada latar belakang di atas maka rumusan masalah dalam penulisan Tugas Akhir ini adalah: Apakah tugas-tugas sekretaris pada PT Astra International Tbk, Toyota (Auto 2000) cabang Medan. 1.3 Tujuan Penulisan Adapun tujuan penulisan penyusunan Tugas Akhir ini adalah untuk mengetahui tugas-tugas sekretaris pada PT Astra International Tbk, Toyota (Auto 2000) cabang Medan. 1.4 Manfaat Penulisan Penulisan suatu laporan atau karya ilmiah tentu harus dapat memberikan manfaat bagi para pembacanya, demikian juga halnya dengan penulisan Tugas Akhir ini. Adapun manfaat penulisannya antara lain: 1. Menambah wawasan dan pengetahuan penulis maupun pembaca mengenai tugas-tugas sekretaris khususnya pada PT Astra International Tbk, Toyota (Auto 2000) cabang Medan. 2. Sebagai bahan referensi bagi pihak-pihak yang ingin membuat tulisan atau mengetahui tentang tugas-tugas sekretaris pada suatu perusahaan atau organisasi, khususnya bagian sekretaris pada PT Astra International Tbk, Toyota (Auto 2000) cabang Medan. 3. Sebagai sarana penyampaian informasi secara nyata kepada pihak luar mengenai jurusan Administrari Niaga Politeknik negeri Medan.
3 1.5 Sistematika Penulisan Tugas Akhir Menghasilkan suatu penulisan yang baik, maka diperlukan suatu sistematika penulisan. Sistematika penulisan Tugas Akhir ini disusun dalam lima bab dan masing-masing bab terdiri dari beberapa sub-sub bab. Adapun sistematika penulisan Tugas Akhir ini Sebagai berikut: BAB 1 PENDAHULUAN Bab ini menguraikan tentang latar belakang pemilihan judul, rumusan masalah, tujuan penulisan Tugas Akhir, manfaat penulisan Tugas Akhir, dan sistematika Tugas Akhir. BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA Bab ini menguraikan tentang landasan teori sehubungan dengan judul Tugas Akhir yang dipilih, seperti pengertian sekretaris, jenis-jenis sekretaris, syarat-syarat sekretaris, peran sekretaris, fungsi sekretaris, dan ruang lingkup tugas-tugas sekretaris. BAB 3 METODE PENELITIAN Bab ini menguraikan tentang metode pengumpulan data, jenis sumber data dan teknik analisis data yang digunakan dalam penulisan Tugas Akhir. BAB 4 HASIL PEMBAHASAN Bab ini menguraikan tentang penjelasan gambaran umum perusahaan dan menguraikan tentang tugas-tugas sekretaris sesuai dengan keadaan lapangan yaitu perusahaan tempat penulis melaksanakan Praktik Kerja Lapangan serta perbandingan teori dan praktik.
4 BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Bab ini menguraikan tentang simpulan dan saran berdasarkan penelitian dan pembahasan yang telah dilakukan pada bab-bab sebelumnya.