PENGURUSAN BAJET Disampaikan oleh : FADZILLAH BINTI RAHMAN Bahagian Akaun, Belanjawan, Penerimaan & Pelaburan Pejabat Bendahari UTM fazilah@utm.my/07-5530256/019-7299935
KATEGORI PERUNTUKAN Bajet Mengurus (U) Dasar Sedia Ada One Off Dasar Baru Dana Universiti Penyelidikan (Q) Geran Penyelidikan (R) Tabung Amanah (A) Bajet Pembangunan (D)
KONSEP PENYEDIAAN BAJET Outcome Based Budgeting (OBB) Penekanan adalah kepada pencapaian outcome, KPI dan output UTM - PK3 : PENJANAAN ILMU DAN INOVASI - Penyediaan bajet 2 tahun sekali - Pemeriksaan bajet dibuat setiap tahun
PROGRAM DAN OUTCOME KPT
AKAUNTABILITI DAN PENGURUSAN PRESTASI SEKTOR AWAM
Amalan yang menggalakkan pengurus dan kakitangan untuk memberi tumpuan kepada keberhasilan Program. Bukan sekadar mencapai sasaran dan menggunakan peruntukan bajet yang ditetapkan. 6
Suasana dinamik Peningkatan ekspektasi Peningkatan permintaan akauntabiliti Usaha ke arah rightsizing Sumber terhad 7
Bagaimana tanggungjawab dan kewajipan yang diamanahkan dapat dilaksana dan sasaran dicapai oleh pihak yang diamanahkan dengan menggunakan sepenuhnya sumber yang telah ditetapkan. 8
Kewangan Pengurusan Program 9
Memastikan semua peraturan dan perundangan kewangan dipatuhi sepenuhnya 10
Pengurusan yang cekap Meningkatkan nilai untuk perbelanjaan Akauntabiliti Pengurusan Memastikan kualiti Mengoptimumkan sumber Mengelakkan pembaziran 11 11 November 2007/ Page 11
Menentukan program mencapai objektif yang dipersetujui. Program menghasilkan outcome yang diharapkan. Outcome program memenuhi keperluan pelanggan dan stakeholder. Opsyen dan alternatif dasar terbaik digunakan. 1 2
STRATEGI PENYEDIAAN BAJET Mengambilkira Polisi Perbelanjaan Berhemah (Pek. Bendahari Bil. 5/2010) PTJ hendaklah mengamalkan dan laksanakan program/aktiviti secara paling cekap, ekonomi dan berkesan dengan ambilkira; keutamaan perbelanjaan disusun semula dengan tumpuan kepada aktiviti yang dapat menyumbang kepada pencapaian KAI secara cekap dan berkesan memastikan semua perbelanjaan komited terutamanya berkontrak disediakan peruntukan mencukupi
STRATEGI PENYEDIAAN BAJET Penyelenggaraan peralatan dan kelengkapan diberi keutamaan PTJ adalah bertanggungjawab untuk memantau prestasi perbelanjaan PTJ masing-masing. PTJ digalakkan untuk menjana pendapatan bagi meningkatkan sumber dalaman Universiti. Penggunaan tabung di PTJ masing-masing adalah digalakkan bagi menampung ketidakcukupan perbelanjaan.
CADANGAN PERBELANJAAN BERHEMAH Perbelanjaan jamuan Elaun Lebih Masa Belanja bekalan pejabat Penggunaan kertas/ toner/fotocopy/alat tulis Bengkel/ Kursus perlu dirancang lebih awal tertakluk kepada peruntukan sedia ada Perjalanan dan aktiviti tidak melebihi jarak 400 km Sharing facilities
ISU-ISU BAJET Kurang pemantauan prestasi perbelanjaan dan peruntukan Tanggungan (Pesanan Tempatan) tidak dapat dibayar pada tahun semasa Tuntutan perjalanan lewat dikemukakan Tuntutan pembayaran melangkau tahun Pembatalan permohonan pembelian/pt tidak dibatalkan dalam sistem Pembelian tidak dirancang dengan baik - Christmas Shopping Permohonan tambahan/virement dibuat berulangkali
PENGURUSAN PEROLEHAN
Panjar Wang Runcit Lantikan/ Pembelian Terus Sebut Harga KAEDAH PEROLEHAN Rundingan Terus Kontrak Pusat Perlanjutan/ Perubahan Kontrak Tender
HAD NILAI PEROLEHAN, KAEDAH, TATACARA & KUASA MELULUS Rujukan : PEKELILING BENDAHARI BIL. 1/2009 TATACARA PEROLEHAN UNIVERSITI (BEKALAN & PERKHIDMATAN) Nilai Perolehan (RM) Kaedah Perolehan Tatacara Perolehan Kuasa Melulus < RM300.00 Panjar Wang Runcit (i) Tiada dokumen pembelian diperlukan dan memadai dengan mengemukakan resit sahaja. Penolong Pendaftar/ Pegawai Eksekutif >RM300.00 RM1,000.00 Pembelian Terus (i) Pembelian Terus kepada syarikat yang diketahui sentiasa mengenakan harga berpatutan. Ketua Jabatan/ Ketua Makmal/ Ketua Bahagian/ Ketua Unit (ii) Buat kajian pasaran untuk memastikan harga yang ditawarkan berpatutan.
HAD NILAI PEROLEHAN, KAEDAH, TATACARA & KUASA MELULUS Nilai Perolehan (RM) >RM1,000.00 RM10,000.00 setahun Kaedah Perolehan Tatacara Perolehan Kuasa Melulus Pembelian Terus (i) Pembelian terus kepada syarikat yang diketahui sentiasa mengenakan harga yang berpatutan. Ketua Jabatan/ Ketua Makmal/ Ketua Bahagian/ Ketua Unit. (ii) Buat kajian pasaran untuk memastikan harga yang ditawarakan adalah berpatutan. (iii) Digalakkan mendapat sebut harga sekurang-kurangnya daripada dua (2) syarikat. (iv) Pesanan Tempatan/Surat Setuju Terima yang mana berkaitan dikeluarkan.
HAD NILAI PEROLEHAN, KAEDAH, TATACARA & KUASA MELULUS Nilai Perolehan (RM) >RM10,000.00 RM50,000.00 setahun Kaedah Perolehan Tatacara Perolehan Kuasa Melulus Sebut Harga (i) Sekurang-kurangnya 3 pembekal bertaraf Bumiputera dan berdaftar dengan Kementerian Kewangan. Ketua/Timbala n Ketua Pusat Tanggungjawab (ii) Sebut harga dibuat secara bertulis. (iii) Sebut harga yang diterima dan anggaran pejabat dimasukkan dalam Peti Sebut Harga pada tarikh tutup. (iv) Peti Sebut Harga dibuka oleh Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga Pusat Tanggungjawab.
HAD NILAI PEROLEHAN, KAEDAH, TATACARA & KUASA MELULUS Nilai Perolehan (RM) Kaedah Perolehan Tatacara Perolehan Kuasa Melulus (v) Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga serah dokumen sebut harga kepada pemohon untuk dibuat penilaian. (vi) Pemohon serah kepada Urusetia Sebut Harga Pusat Tanggungjawab untuk mendapatkan kelulusan. (vii) Pesanan Tempatan/ Surat Setuju Terima yang mana berkaitan dikeluarkan selepas kelulusan diperolehi.
HAD NILAI PEROLEHAN, KAEDAH, TATACARA & KUASA MELULUS Nilai Perolehan (RM) >RM50,000.00 RM100,000.00 setahun Kaedah Perolehan Tatacara Perolehan Kuasa Melulus Sebut Harga (i) Sekurang-kurangnya 5 pembuat/ pembekal bertaraf Bumiputera dan berdaftar dengan Kementerian Kewangan. Jawatankuasa Sebut Harga Pusat Tanggungjawab (ii) (iii) (iv) Sebut Harga dipelawa secara bertulis lengkap dengan spesifikasi. Sebut harga yang diterima dan anggaran pejabat dimasukkan dalam Peti Sebut Harga pada tarikh tutup. Peti Sebut Harga dibuka oleh Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga Pusat Tanggungjawab.
HAD NILAI PEROLEHAN, KAEDAH, TATACARA & KUASA MELULUS Nilai Perolehan (RM) Kaedah Perolehan Tatacara Perolehan Kuasa Melulus (v) Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga serah dokumen kepada Urusetia Sebut Harga Pusat Tanggung jawab. (vi) Urusetua Sebut Harga serah Sampul A kepada Jawatankuasa Penilaian Harga dan Sampul B kepada Jawatankuasa Penilaian Teknikal. (vii) Kedua-dua Jawatankuasa Penilaian hendaklah bermesyuarat dan mengemukakan Laporan Penilaian dalam tempoh 14 hari kepada Urus Setia Sebut Harga Pusat Tanggung jawab.
HAD NILAI PEROLEHAN, KAEDAH, TATACARA & KUASA MELULUS Nilai Perolehan (RM) Kaedah Perolehan Tatacara Perolehan Kuasa Melulus (viii) Urus Setia menyediakan kertas taklimat untuk mendapatkan kelulusan. (ix) Pesanan Tempatan atau Surat Setuju Terima yang mana berkaitan dikeluarkan selepas kelulusan diperolehi.
HAD NILAI PEROLEHAN, KAEDAH, TATACARA & KUASA MELULUS Nilai Perolehan (RM) >RM100,000.00 RM500,000.00 setahun Kaedah Perolehan Tatacara Perolehan Sebut Harga (i) Sekurang-kurangnya 5 pembuat/pembekal bertaraf Bumiputera dan Bukan Bumiputera. Kuasa Melulus (i) >RM100,000 RM200,000.00 Kelulusan diberi oleh Jawatankuasa Sebut Harga Pusat Tanggungjawab (ii) Sebut Harga dipelawa secara bertulis lengkap dengan spesifikasi. (iii) Sebut harga yang diterima dan anggaran pejabat dimasukkan dalam Peti Sebut Harga pada tarikh tutup. (ii) > RM200,000.00 RM500,000.00 Jawatankuasa Sebut Harga Pusat Tanggungjawab peraku dan diluluskan oleh Jawatankuasa Sebut Harga Universiti.
HAD NILAI PEROLEHAN, KAEDAH, TATACARA & KUASA MELULUS Nilai Perolehan (RM) Kaedah Perolehan Tatacara Perolehan Kuasa Melulus (iv) (v) Peti Sebut Harga dibuka oleh Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga Pusat Tanggungjawab. Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga serah dokumen kepada Urusetia Sebut Harga Pusat Tanggung jawab. (vi) Urusetia Sebut Harga serah Sampul A kepada Jawatankuasa Penilaian Harga dan Sampul B kepada Jawatankuasa Penilaian Teknikal. (vii) Kedua-dua Jawatankuasa Penilaian hendaklah bermesyuarat dan mengemukakan Laporan Penilaian dalam tempoh 14 hari kepada Urus Setia Sebut Harga Pusat Tanggung jawab.
HAD NILAI PEROLEHAN, KAEDAH, TATACARA & KUASA MELULUS Nilai Perolehan (RM) Kaedah Perolehan Tatacara Perolehan Kuasa Melulus (viii) Urus Setia menyediakan kertas taklimat untuk mendapatkan kelulusan. (ix) Pesanan Tempatan atau Surat Setuju Terima yang mana berkaitan dikeluarkan selepas kelulusan diperolehi.
HAD NILAI PEROLEHAN, KAEDAH, TATACARA & KUASA MELULUS Nilai Perolehan (RM) Kaedah Perolehan Tatacara Perolehan Kuasa Melulus > RM500,000.00 Tender (i) Pemohon menyediakan Jadual Teknikal, Jadual Harga dan Syarat- Syarat Khas. Lembaga Perolehan Universiti (ii) Jawatankuasa Penentuan Teknikal Universiti akan bermesyuarat dan membuat semakan; Pemohon dikehendaki membetulkan semula jika ada kekurangan/kesilapan. (iii) Jadual Teknikal, Jadual Harga dan Syarat-Syarat Khas yang telah dibetulkan dikemukakan kepada Urusetia Jawatankuasa Penentuan Teknikal. (iv) Penyediaan dokumen tender, iklan, jual dan buka tender akan diuruskan oleh Pejabat Bendahari.
HAD NILAI PEROLEHAN, KAEDAH, TATACARA & KUASA MELULUS Nilai Perolehan (RM) Kaedah Perolehan Tatacara Perolehan Kuasa Melulus (v) Jadual Teknikal dan Syarat-Syarat Khas akan dikemukakan kepada Jawatankuasa Penilaian Teknikal Pusat Tanggungjawab untuk di nilai dalam tempoh 14 hari. (vi) Penilaian harga dan kedudukan kewangan Petender akan dinilai oleh Jawatankuasa Penilaian Kewangan Petender. (vii) Semua laporan penilaian hendaklah dikemukakan kepada Urusetia Tender untuk dibuat kertas taklimat bagi mendapatkan kelulusan. (viii) Pesanan Tempatan atau Surat Setuju Terima yang mana berkaitan dikeluarkan selepas kelulusan diperolehi.
ISU-ISU PEROLEHAN Pembelian tidak mengikut prosedur Pesanan Tempatan lewat dikeluarkan dan tiada pemantauan pembekalan (melebihi tarikh pembekalan) Memecahkecilkan pembelian Pembelian tidak dirancang dengan baik - Christmas Shopping Kesilapan dalam penentuan chargeline Anggaran pejabat disediakan selepas perolehan dilaksanakaan Anggaran pejabat tidak dimasukkan dalam peti tawaran dalam tempoh pelawaan Sebut Harga Pegawai memberi user id kepada staf/pegawai lain untuk melulus proses dalam sistem
PROSEDUR PUNGUTAN WANG
KUASA MEMUNGUT WANG 1. Pekeliling Pejabat Bendahari Bil. 3 Tahun 2010 - Bendahari - Dekan/Ketua Jabatan - Penyelia/Juruwang PTJ Surat Perwakilan Kuasa a) bertulis b) user id/password Keselamatan user id dan password
PERAKUAN PUNGUTAN 1. RESIT RASMI PTJ 2. RESIT RASMI BENDAHARI 3. KUPON a) Peralatan Kolej b) Pelekat Kenderaan
MODUL PENERIMAAN (UTMFIN) PENYEDIAAN RESIT PTJ Menjana Resit Rasmi di PTJ Jenis Projek & Sub Projek Failkan Salinan Resit Rasmi Failkan Resit BATAL
MODUL PENERIMAAN (UTMFIN) PINDAHAN WANG PTJ Pindahan Rekod Pungutan Mengikut Mod Bayaran Nombor Pindahan Dijana Pindahan Wang Secara Fizikal Setiap Minggu * e-resit@groups.utm.my Jumlah Pungutan = Laporan Analisis Pindahan Wang Failkan Laporan Analisis Pindahan Wang Dengan Resit Rasmi Pejabat Bendahari (Bukti) L
TUNTUTAN HASIL & AMANAH UNIVERSITI HASIL Bil Tuntutan berkaitan Yuran Pelajar, Sewa Ruang & Utiliti AMANAH Bil Tuntutan berkaitan Seminar, Program Kerjasama, Perundingan & Penyelidikan 1. PTJ perlu mengeluarkan bil tuntutan 2. Sesalinan bil tuntutan dikemukakan kepada Pejabat Bendahari 3. PTJ hendaklah membatalkan bil yang tidak memenuhi spesifikasi pelanggan & maklumkan kepada Pejabat Bendahari 4. PTJ bertanggungjawab mengeluarkan Surat Peringatan hutang > 30 hari.
ISU-ISU PUNGUTAN WANG Kesilapan data semasa Penyediaan Resit PTJ (UTMFIN) Contoh: - Penetapan Chargeline - Mod Bayaran - Jumlah Kutipan * akan menyebabkan pindahan dihapus. Lewat membuat pindahan rekod dan penghantaran wang ke Pejabat Bendahari. Tidak memfailkan salinan resit PTJ (copy) dan Laporan Analisis Pindahan. Terimaan melalui kad kredit tidak disertakan Sales Slip. Notis Semua Pembayaran Hendaklah Diperakukan Dengan Resit tidak dipamerkan.
ISU-ISU PUNGUTAN WANG User ID/password disalahgunakan dan tidak dikemaskini. Mendahulukan wang pungutan untuk pengendalian program. Tidak menyelenggara Rekod Kawalan Kupon. Tidak memfailkan resit rasmi Pejabat Bendahari (Bukti). Tidak mengecop dan memfailkan resit batal. Tidak menyimpan kebenaran bertulis yang diperolehi daripada Pejabat Bendahari.
SEKIAN, TERIMA KASIH