BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN 3.1 Riwayat Perusahaan PT. INTERGASTRA nusantara kurang lebih telah berdiri selama 23 tahun, didirikan di Jakarta pada 5 November 1983 oleh sekumpulan orang yang telah berpengalaman di bidang perusahaan ini sejak tahun 1976. Segmen pasar utama yang ditangani oleh PT. INTERGASTRA nusantara lebih berkonsentrasi pada proyek - proyek seperti pembuatan sistem dapur, laundry, dan sterilisasi untuk Rumah Sakit dan Hotel. Sekarang ini PT. INTERGASTRA nusantara telah mempekerjakan sekitar 20 30 orang karyawan. Lingkup bisnis PT. INTERGASTRA nusantara selain menyediakan suplai barang barang dapur, laundry, dan sterilisasi, juga menyediakan jasa desain, pemasangan dan servis untuk sistem dapur, laundry, dan sterilisasi. Hal ini bertujuan untuk memberikan servis penuh terhadap kebutuhan konsumen. Karena kuatnya relasi dengan sektor Rumah Sakit, PT. INTERGASTRA nusantara memperluas bisnisnya dengan menyuplai produk disposable dan peralatan kesehatan. PT. INTERGASTRA nusantara mewakili atau sebagai distributor dari beberapa merek seperti : GETINGE AB Sweden Untuk produk sterilisasi dan disinfeksi. 56
57 WIPAK MEDICAL Finnland Untuk Sterilization Pouches dan Rolls. BROWNE UK Untuk Sterilization Monitoring System. LAERDAL Norway Untuk manikin latihan darurat dan bermacam peralatan yang berhubungan dengan produk lifesaving. ELEXTROLUX WASCATOR AB Sweden Untuk Complete Laundry Machinery. WASHEX USA Untuk Heavy Duty Washer Extractor. REALSTAR SpA Italy Untuk mesin drycleaning. PONY SpA Italy Untuk Complete Finishing Equipment. KUPPERSBUSCH AG Germany Untuk Heavy Duty Kitchen Equipment. SILKO SrL - Italy Untuk peralatan servis makanan.
58 3.2 Struktur Organisasi Secara garis besar, struktur organisasi di dalam PT. INTERGASTRA Nusantara adalah sebagai berikut : Gambar 3.1 Struktur Organisasi 3.3 Wewenang dan Tanggung Jawab Berikut ini wewenang dan tanggung jawab dari masing masing jabatan yang ada pada PT. INTERGASTRA nusantara A. Board Of Commissioner(BOC) Tugas dari BOC adalah sebagai pemilik dan pemimpin dari perusahaan yang mengendalikan semuanya, menentukan arah dari kegiatan
59 perusahaan, menentukan keputusan keputusan yang penting bagi perusahaan juga sebagai pemilik saham terbesar dari perusahaan. B. President Director Tugas dari President Director sebagai salah satu pemilik dan pemimpin dari perusahaan adalah Bertugas mengendalikan kegiatan perusahaan Pengambil keputusan Membuat dan bertanggung jawab terhadap MoU yang dikeluarkan perusahaan Melakukan evaluasi kinerja perusahaan secara berkala C. General Manager(GM) Tugas dari seorang General Manager adalah Mewakili direktur mengepalai semua manager di bawah nya. Berfungsi juga sebagai pengganti President Director jika President Director berhalangan hadir. Memberikan laporan kepada Presiden Director tentang kinerja semua staf yang ada dibawahnya. Memberikan rangkuman laporan penjualan dan pembelian secara berkala. Secara tidak langsung menangani penjualan dan pembelian unit / mesin
60 D. Sales Manager Tugas dari seorang Sales Manager adalah Mengatur divisi untuk penjualan dan pembelian Mengawasi kinerja Sales Membuat Purchase Order saat terjadi permintaan barang Membuat Delivery Order saat akan dilakukan pengiriman barang Beranggung jawab atas stok barang Memberikan jadwal pembayaran dan jadwal penerimaan pembayaran kepada Accounting Manager Menerima konfirmasi dari Accounting Manager tentang pembayaran tagihan E. Sales for Health Institutional Tugas dari seorang Sales Manager for Other Institutional adalah Berfokus kepada penjualan dan pembelian barang-barang yang dijual ke rumah sakit. Mengajukan pembuatan Purchase Order saat terjadi permintaan barang Mengajukan pembuatan Delivery Order saat akan dilakukan pengiriman barang Membantu mengecek stok barang Memberikan jadwal pembayaran kepada Accounting Manager Menerima konfirmasi dari Accounting Manager tentang pembayaran tagihan
61 F. Sales for Other Institutional Tugas dari seorang Sales Manager for Other Institutional adalah Berfokus kepada penjualan dan pembelian barang-barang yang dijual selain ke rumah sakit. Mengajukan pembuatan Purchase Order saat terjadi permintaan barang Mengajukan pembuatan Delivery Order saat akan dilakukan pengiriman barang Membantu mengecek stok barang Memberikan jadwal pembayaran kepada Accounting Manager Menerima konfirmasi dari Accounting Manager tentang pembayaran tagihan G. Sales for Spare Part Tugas dari seorang Spare Part Manager adalah Berfokus kepada penjualan dan pembelian barang-barang Spare Part. Mengajukan pembuatan Purchase Order saat stok sparepart telah mencapai batas minimum Mengajukan pembuatan Delivery Order saat akan dilakukan pengiriman barang Membantu mengecek stok barang Mengkonfirmasi penerimaan barang kepada bagian Accounting Manager untuk melakukan pembayaran
62 Menerima konfirmasi dari Accounting Manager tentang pembayaran tagihan Menerima pesanan spare part dari bagian Service H. Service Manager Tugas dari seorang Service Manager adalah Mengatur semua yang berhubungan dengan servis dan teknisi Mengkonfirmasi permintaan barang kepada bagian Spare Part Menerima jadwal servis dari bagian Sales Mengevaluasi kinerja teknisi I. Accounting Manager Tugas dari seorang Accounting Manager adalah Mengatur dan mencatat semua yang berhubungan dengan arus keluar masuk uang perusahaan. Membuat laporan arus keluar masuk kas perusahaan secara berkala Menerima dan menyetujui pembayaran atas pembelian barang Meminta persetujuan untuk pengeluaran kas kepada President Director Mengirim tagihan kepada konsumen Menerima uang tagihan atas penjualan barang Mengkonfirmasi status pembayaran atas penjualan kepada Sales
63 Mengkonfirmasi status pembayaran atas pembelian kepada President Director 3.4 Ruang Lingkup Analisa Bagian bagian dari struktur organisasi PT. INTERGASTRA nusantara yang menjadi kajian penelitian kami adalah sebagai berikut : Gambar 3.2 Ruang Lingkup Analisa Bagian service dari PT. INTERGASTRA nusantara tidak masuk dalam ruang lingkup kami karena masih belum memiliki sistem yang pasti dan belum memiliki prosedur yang jelas. Selain itu sistem yang dimiliki juga berpusat pada masing-masing manager karena besarnya nilai proyek yang dikerjakan oleh perusahaan.
64 3.5 Prosedur yang Sedang Berjalan Sistem yang berjalan sudah menggunakan komputer dalam hal pengetikan atau pembuatan laporan, pembuatan surat jalan, surat MoU, surat PO namun untuk pengumpulan data dan informasi belum menggunakan komputer. Prosedur pembelian, penjualan, dan pembelian pada PT. INTERGASTRA nusantara adalah sebagai berikut : 3.5.1 Prosedur penerimaan proyek Penerimaan proyek dilakukan oleh perusahaan sebelum terjadi penawaran. Informasi proyek ini kemudian akan disimpan untuk bisa mengklasifikasikan semua proses penawaran, retur, dan pembayaran. 3.5.2 Prosedur Penjualan dan Menerima Pembayaran Penjualan terjadi jika terdapat permintaan dari konsumen tapi terdapat beberapa barang yang distok. Biasanya permintaan pembelian dalam bentuk proposal proyek atau dalam bentuk tender. Jika mendapat proposal atau permintaan, maka Sales Manager yang bersangkutan langsung memasukkan copy dari kebutuhan yang dimiliki oleh konsumen ke dalam berkas penawaran. Setelah itu, akan diberikan kepada President Director. Jika disetujui, maka surat permintaan akan dimasukkan ke dalam berkas transaksi. Jika tidak disetujui, maka perusahaan akan memberikan penawaran baru kepada konsumen. Frekuensi pembayaran biasanya tergantung perjanjian saat kontrak, pembayaran dilakukan 3 kali yaitu saat penawaran disetujui, saat
65 penawaran sudah dikirim dan setelah dilakukan installasi dengan memberikan tagihan kepada konsumen. Cara pembayaran juga berbeda beda, bisa melalui pembayaran tunai, giro atau transfer uang. Harga yang diberikan oleh perusahaan sifatnya bisa dinegosiasikan namun memiliki batas bawah yaitu sesuai dengan harga yang ada pada price list. Pengiriman faktur dan kuitansi sebagai bukti pembayaran dilakukan oleh Accounting Manager setelah mendapat konfirmasi dari Sales Manager yang bersangkutan. Jika perusahaan mengikuti tender, dan memenangkan tender maka proses yang terjadi setelahnya sama dengan jika perusahaan mendapat proposal. Dengan mengikuti tender, harga dan penawaran yang diberikan oleh perusahaan sifatnya tidak bisa dinegosiasi. Setelah barang yang dipesan konsumen telah ada, maka Sales Manager akan membuat OC (Order Confirmation) dan pengiriman barang dilakukan. Jika pengiriman telah selesai maka Sales Manager melakukan konfirmasi kepada Service Manager untuk melakukan instalasi dan uji coba. Untuk memberikan kepuasan kepada konsumen, perusahaan memberikan servis berkala dengan jangka waktu sesuai perjanjian saat kontrak. 3.5.3 Prosedur Pembelian dan Melakukan Pembayaran PT. INTERGASTRA nusantara hanya menyediakan stok untuk beberapa barang. Kebanyakan barang dipesan langsung saat terdapat permintaan.
66 Setelah pembayaran pertama dilakukan, maka Sales Manager akan mengeluarkan PO (Purchase Order) yang diberikan kepada perusahaan manufaktur sesuai barang pesanan konsumen. Kemudian Sales Manager akan menerima OC (Order Confirmation) yang berisi konfirmasi barang-barang yang dipesan oleh PT. INTERGASTRA nusantara dan harga yang diberikan. OC berguna agar tidak terjadi kesalahan saat pemesanan barang. Kemudian perusahaan akan mengkonfirmasi apakah yang terdapat di OC sudah benar atau belum. Harga yang diterima oleh perusahaan sifatnya tidak pasti namun memiliki nilai batas atas yaitu sesuai dengan harga yang tertera pada price list. Jika disetujui, maka Sales Manager akan mengkonfirmasi kepada Accounting Manager bahwa telah terjadi pembelian. Kemudian, Accounting Manager akan langsung membayar lunas barang-barang yang telah dipesan dari manufaktur sebelum pengiriman barang dan kemudian mengkonfirmasi kepada Sales Manager yang bersangkutan dan memberikan bukti pembayaran kepada Sales Manager. 3.5.4 Prosedur Penerimaan Barang Setelah pembelian disetujui, maka perusahaan akan melakukan penerimaan. DO (Delivery Order) dari manufaktur akan diterima oleh Sales saat barang telah diterima dan barang akan dicek. Apabila terjadi kerusakan, maka barang dianggap tidak diterima. Umumnya, pengiriman yang dilakukan oleh manufaktur dilakukan secara bersamaan pada satu
67 pembelian, namun juga dimungkinkan untuk dilakukan pengiriman terpisah pada item tertentu apabila diperlukan. Setelah diterima, maka akan diberikan Tanda Terima Barang atas barang yang sudah diterima. Selain itu, juga dilakukan perubahan stok yang ada pada stok barang. 3.5.5 Prosedur Pengiriman Barang Pengiriman barang pada PT. INTERGASTRA nusantara dilakukan bersamaan setiap satu penawaran yang telah memenuhi syarat. Hal ini dilakukan karena disesuaikan dengan peraturan yang ada dalam melakukan pembayaran jual. Selain itu, dengan sistem ini, maka biaya yang dibutuhkan untuk melakukan insatallasi bisa dihemat dan juga bisa dilakukan dengan lebih maksimal. Setelah itu, maka akan dilakukan pengecekan stok barang. Apabila stok barang telah memenuhi, maka akan langsung dibuat Purchase_Order dan dilakukan pengiriman. Apabila stok barang tidak memenuhi, maka akan dibuat list pembelian untuk dilakukan pembelian. 3.5.6 Prosedur Retur Retur pada PT. INTERGASTRA nusantara bukan berupa pengembalian barang / mesin tapi berupa sparepart dari mesin yang telah dibeli konsumen. Retur dapat dilakukan selama masih dalam masa garansi. Garansi pembelian dari manufaktur kepada PT. INTERGASTRA nusantara mulai berlaku sejak terjadi pengiriman.
68 Saat terjadi kerusakan pada mesin, konsumen akan menelpon Sales Manager yang bersangkutan. Sales Manager kemudian mengkonfirmasi kepada Service Manager bahwa terdapat mesin yang rusak dan agar bagian Service memeriksa komponen atau sparepart yang rusak dari mesin tersebut dan membetulkan mesin. Jika terdapat komponen atau sparepart yang rusak maka akan dilakukan retur penjualan. Sales Manager akan mengecek masa berlaku garansi pada berkas pembelian. Jika masih dalam masa garansi penjualan maka sparepart yang rusak diambil langsung dari persediaan. Sedangkan apabila terjadi kerusakan diluar garansi, maka akan diajukan penawaran pembelian spare part. Apabila dilakukan retur, maka spare part yang rusak tersebut harus dibawa oleh petugas service sebagai bukti dilakukannya retur kepada perusahaan. 3.5.7 Prosedur Persediaan Pada PT. INTERGASTRA nusantara, terdapat beberapa barang yang distok dan ada beberapa barang yang tidak distok. Barang-barang yang distok biasanya berupa sparepart, peralatan rumah sakit dan manekin untuk kedokteran. Pengecekan stok barang biasanya dilakukan maksimum sebulan sekali atau terkadang hanya saat dibutuhkan. Batas stok minimum dari tiap barang ditentukan oleh Sales Manager dan berbeda beda tergantung barang. Untuk sparepart, pengurangan barang terjadi jika
69 Terjadi penjualan Jika terdapat barang yang telah dibeli konsumen dan masih dalam masa garansi namun terdapat komponen/sparepart yang rusak dan perlu diganti Untuk barang non sparepart, pengurangan barang terjadi jika ada penjualan. Penambahan barang sparepart dan manekin terjadi jika stok telah mencapai batas minimum atau habis sehingga Sales Manager akan membeli barang yang telah mencapai batas minimum atau habis. 3.5.8 Prosedur Pembuatan Laporan Pembuatan laporan dilakukan untuk memenuhi kebutuhan 2 pihak yaitu Board of Commisioner dan Petugas Pengurus Pajak 3.6 Data Flow Diagram Prosedur yang Sedang Berjalan Sesuai dengan analisa tentang prosedur pembelian, penjualan dan persediaan, berikut ini data flow diagram dari prosedur tersebut :
Gambar 3.3 Context Diagram 70
71 Petugas Pengurus Pajak Laporan Penawaran 9.0 Pembuatan Laporan Laporan Pembelian Laporan Retur Laporan Penawaran Laporan Pembelian Laporan Barang Laporan Pembayaran Jual Laporan Retur Board Of Commissioner Data Penawaran Data Pembelian Data Barang Data Cicilan Jual Pengiriman Bukti Pembayaran Delivery Order Penjualan 5.0 Pengiriman Barang Jumlah Stok List barang Pesanan Proyek Pembayaran Jual Cicilan Jual Penawaran Order_Confirmation Barang Jml_Cicilan Pembelian Jumlah Stok Data Retur Durasi Garansi Unit Rusak 8.0 Menerima Pembayaran Jml_Tagihan Kebutuhan Konsumen Status Penawaran 2.0 Penjualan Barang Delivery Order Penjualan Purchase Order Order Confirmation Ubah Stok List Pembelian Delivery Order Pembelian Diterima 4.0 Menerima Barang 1.0 Penerimaan Proyek Purchase Order Bukti_Pembayaran & Data Tagihan Penawaran Order_Confirmation Tagihan Kebutuhan Konsumen Purchase Order 3.0 Pembelian Bukti Barang Pembayaran Order Confirmation Penerimaan Informasi Proyek Konsumen Delivery Order Pembelian Data Pembayaran Beli Komplain Kerusakan Barang List SparePart Rusak Delivery Order Retur Petugas Service Manufaktur Tanda Terima Barang Komplain Kerusakan Barang 7.0 Melakukan Pembayaran Bukti_Pembayaran Pembayaran Beli Data Retur 6.0 Retur List SparePart Rusak Bukti_Pembayaran List Sparepart Barang Retur SparePartRusak Gambar 3.4 DFD level nol
72 3.7 Permasalahan yang Dihadapi Dari hasil analisa dari prosedur prosedur dan sistem yang ada di PT. INTERGASTRA nusantara, permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan : Membutuhkan proses yang bertahap untuk mendapatkan informasi tentang pembelian dan penjualan karena sistem masih manual sehingga pencarian informasi harus melalui pencarian berkas berkas yang kurang terorganisir. Sistem persediaan masih belum terorganisir karena pencatatan masih dilakukan secara manual sehingga rentan untuk kehilangan data atau salah penghitungan. Pencatatan stok secara manual sehingga terkadang menyulitkan untuk tracking stok dan bisa terjadi kesalahan pencatatan atau human error. Sistem retur yang kurang terorganisir dan membutuhkan proses berganda untuk memperoleh data garansi. Sering terjadi miskomunikasi antara bagian sales dan accounting sehingga dapat menyebabkan tertundanya pembayaran, penagihan atau pengerjaan proyek. 3.8 Usulan Pemecahan Masalah Dari analisa masalah masalah yang dihadapi PT. INTERGASTRA nusantara, maka pemecahan masalah yang diusulkan antara lain :
73 Dengan mengintegrasikan sistem pembelian, penjualan, dan persediaan sehingga sistem retur dapat lebih terorganisir dan status garansi dapat langsung diakses tanpa harus melihat form penjualan dan pembelian. Merancang dan membuat sistem basis data untuk pembelian, penjualan, dan persediaan sehingga transaksi pembelian dan penjualan diadakan melalui sistem yang terkomputerisasi. Hal tersebut dapat memudahkan pencarian data dan informasi yang dibutuhkan untuk membantu kegiatan operasional perusahaan. Merancang sistem persediaan yang dapat memudahkan pengambilan data tentang jumlah stok sehingga stok barang selalu tersedia dan pesanan dapat dipenuhi sesuai dengan waktu yang ditentukan. Memberikan dukungan kepada bagian Accounting untuk bisa mengetahui status dari suatu penawaran dan juga memberikan informasi kepada bagian sales tentang penawaran mana yang telah dibayar dan mana yang belum. Merancang sistem basis data yang dapat menjaga keamanan data perusahaan. 3.9 Analisa Kebutuhan Informasi Dari hasil pengumpulan data yang dilakukan pada PT. INTERGASTRA nusantara, terdapat kebutuhan informasi yang dibutuhkan user yang digambarkan pada tabel berikut ini.
74 President Director General Manager Accounting Manager Kebutuhan Informasi Proyek Data kebutuhan konsumen Data penawaran yang sedang dalam proses Data penawaran yang telah selesai (penjualan) Data pembelian Data cicilan jual Data pembayaran cicilan jual melalui giro Data pembayaran cicilan jual melalui transfer Data pembayaran cicilan jual melalui tunai List cicilan yang belum diterima Data pembayaran pembelian melalui giro Data pembayaran pembelian melalui transfer Data pembayaran pembelian melalui tunai List pembelian yang belum dibayar Data konsumen Data manufaktur Data perusahaan pengiriman Data barang Data karyawan Data pengiriman Data penerimaan Data retur penjualan Tabel 3.1 Analisa Kebutuhan Informasi Sales Manager Sales (keseluruhan)