SISTEM AKUNTANSI PENERIMAAN SUKU CADANG PADA KERETA API INDONESIA (PERSERO) DIPO LOKOMOTIF MEDAN TUGAS AKHIR Ditulis untuk Memenuhi Syarat Menyelesaikan Pendidikan Program Diploma 3 Diajukan oleh: HILERIA ARIELLA BR PAKPAHAN NIM. 1205082148 PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN AKUNTANSI POLITEKNIK NEGERI MEDAN MEDAN 2015
ABSTRAK Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui apakah sistem akuntansi penerimaan suku cadang pada PT Kereta Api (Persero) Dipo Lokomotif Medan telah sesuai dengan teori yang berlaku umum. Data yang digunakan adalah data sekunder yang dikumpulkan dengan menggunakan teknik wawancara dan dokumentasi. Data diolah dengan menggunakan metode deskriptif. Hasil penelitian menunjukkan bahwa sistem akuntansi penerimaan suku cadang pada PT Kereta Api (Persero) Dipo Lokomotif Medan telah sesuai dengan teori yang berterima umum, namun ada sedikit kelemahan dalam pemisahan fungsi gudang dan pencatatan. Kata Kunci: Sistem Akuntansi, Penerimaan Suku Cadang
ABSTRACT This study aims to determine whether the accounting system of acceptance spare parts at PT Kereta Api (Persero) Medan locomotive depot has been in accordance in with generally applied theory. The collected data are secondary data while in processing data used descriptive method. Data are being collected by doing interview and documentation techniques interview and documentation. The findings show that the accounting system of acceptance spare parts at PT Kereta Api (Persero) Medan locomotive depot in accordance with generally applied theory, but there are few weaknesses has been the separation of the warehouse and recording functions. Key words: Accounting Systems, Revenue Parts
KATA PENGANTAR Puji dan syukur ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa berkat kasih dan perlindungannya, tugas akhir ini dapat diselesaikan. Tugas akhir ini menjelaskan dan diberi judul Sistem Akuntansi Penerimaan Suku Cadang pada PT Kereta Api Indonesia (Persero) Dipo Lokomotif Medan dan disusun guna memenuhi syarat menyelesaikan pendidikan Diploma 3 Jurusan Akuntansi Politeknik Negeri Medan. Dalam penyelesaian tugas akhir ini, bimbingan serta bantuan dari berbagai pihak, secara moral maupun material banyak diterima, maka pada kesempatan ini ucapan terima kasih disampaikan kepada: 1. M. Syahruddin, S. T, M. T., Direktur Politeknik Negeri Medan. 2. Darwin, S. H. Damanik, S. E., M. Si., Ketua Jurusan Akuntansi Politeknik Negeri Medan. 3. Parjuangan Pardosi, S. E., M. Si., Sekretaris Jurusan Akuntansi Politeknik Negeri Medan. 4. Sastra Karo karo, S. E., Ak., M.Si., Kepala Program Studi Akuntansi Politeknik Negeri Medan. 5. Selfi Afriani Gultom, S. E., Ak., M. Si., Dosen Pembimbing Utama. 6. Siti Asnida Nofianna, S. S., M. Hum., Dosen Pembimbing Pendamping. 7. Adhi Surya Harahap, S. E. Ak., M. Si.,Wali kelas AK-6E. 8. Seluruh staf pengajar Program Studi Akuntansi Politeknik Negeri Medan. 9. Pimpinan dan seluruh karyawan PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Divisi Regional I Sumatra Utara, terkhusus kak Eflin Rosa Natalia. 10. Kedua orang tua penulis tercinta J. Pakpahan dan P. Sinaga sosok ibu yang luar biasa, meskipun telah tiada tetapi kasih sayangnya masih terasa sampai saat ini. 11.Teristimewa Martahan Lubis tersayang yang memberi dukungan, motivasi, dan semangat. 12. Rekan-rekan seperjuangan mahasiswa di kelas AK-6E. i
Tugas akhir ini belum sempurna, oleh karena itu kritikan dan saran membangun diharapkan untuk kesempurnaan tugas akhir ini. Akhir kata, semoga tugas akhir ini bermanfaat bagi semua pihak yang membacanya. Medan, Agustus 2015 Penulis Hileria Ariella Br Pakpahan NIM. 1205082148 ii
DAFTAR ISI Halaman LEMBAR PERSETUJUAN LEMBAR PENGESAHAN LEMBAR PERNYATAAN ABSTRAK ABSTRACT KATA PENGANTAR... DAFTAR ISI... DAFTAR LAMPIRAN... i iii v BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Pemilihan Judul... 1 1.2 Perumusan Masalah... 2 1.3 Tujuan Pembahasan... 2 1.4 Manfaat Penelitiian... 2 1.5 Teknik Pengumpulan dan Pengolahan Data.... 3 1.6 Jadwal kegiatan dan Penulisan Laporan 5 BAB 2 TINJAUAN UMUM MENGENAI PERUSAHAAN 2.1 Sejarah Singkat Dipo Lokomotif Medan PT.KAI (Persero) 6 2.2 Arti Logo PT. Kereta Api Indonesia (Persero)... 8 2.3 Visi dan Misi PT. Kereta Api Indonesia (Persero). 10 2.4 Sumber Daya Manusia di PT. Kereta Api Indonesia (Persero) 11 2.5 Struktur Organisasi PT Kereta Api Indonesia (Persero)... 12 BAB 3 TINJAUAN KEPUSTAKAAN 3.1 Pengertian Sistem Informasi Akuntasi... 16 3.2 Pengertian Sistem dan Prosedur... 18 3.3 Sistem Akuntansi... 21 iii
3.4 Prosedur Sistem Akuntansi Penerimaan melalui Pembelian 26 3.5 Pengertian Suku Cadang... 28 BAB 4 HASIL PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA 4.1 Pengumpulan Data... 31 4.2 Pengolahan Data... 31 4.3 Fungsi-fungsi terkait.... 36 4.4 Prinsip-prinsip Sistem Akuntansi.. 37 4.5 Dokumen yang digunakan... 38 4.6 Bagan alir Sistem Akutansi Penerimaan melalui Pembelian 39 4.7 Bagan alir Sistem Akutansi Penerimaan melalui Pengalihan 40 BAB 5 PEMBAHASAN 5.1 Sistem Akuntansi Penerimaan Suku Cadang... 41 5.2 Fungsi-fungsi terkait... 42 5.3 Operasional suatu Sistem Akuntansi... 42 5.4 Prinsip-prinsip Sistem Akuntansi pada Dipo Lokomotif Medan43 5.5 Dokumen yang Digunakan... 44 BAB 6 SIMPULAN DAN SARAN 6.1 Simpulan... 46 6.2 Saran... 46 DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN iv
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Pemilihan Judul PT Kereta Api Indonesia (Persero) disingkat KAI atau PT KAI adalah Badan Usaha Milik Negara Indonesia yang menyelenggarakan jasa angkutan kereta api, sedangkan Dipo Lokomotif adalah tempat menyimpan, menyiapkan, melakukan pemeriksaan, memelihara, dan perbaikan ringan agar lokomotif siap untuk melakukan tugasnya menarik rangkaian kereta api. Suku cadang adalah suatu barang yang terdiri dari beberapa komponen yang membentuk satu kesatuan yang mempunyai fungsi tertentu. Penerimaan suku cadang merupakan kegiatan pokok pada suatu perusahaan, tetapi sering kali rentan terhadap kesalahan. Terkadang kesalahan yang terjadi dikarenakan oleh sistem akuntansi penerimaan yang belum sesuai dengan ketentuan yang berlaku, atau karena kelalaian yang dilakukan oleh pihak yang menerima suku cadang. Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan. Kesalahan yang rentan terjadi mengakibatkan kerugian bagi perusahaan, bahkan dapat mengganggu sistem akuntansi penerimaan tersebut, misalnya pemisahan fungsi yang belum baik, kesalahan dalam pencatatan saldo, kesalahan dalam perhitungan saat menerima barang, hilangnya suku cadang tanpa diketahui pengawas gudang dikarenakan pengendalian internal yang belum baik. Hal tersebut merupakan kendala dalam sistem akuntansi penerimaan suku cadang. Sistem akuntansi penerimaan suku cadang yang baik akan menghasilkan kinerja yang baik pula, dan dapat mencapai visi dan misi perusahaan dengan maksimal. 1
2 Berdasarkan uraian di atas, penulis bermaksud untuk mengetahui secara jelas bagaimana penerapan sistem akuntansi penerimaan suku cadang pada PT Kereta Api Indonesia Dipo Lokomotif Medan (Persero). Oleh karena itu penulis tertarik untuk membahas lebih lanjut masalah tersebut dengan melakukan penelitian dengan memilih judul tugas akhir SISTEM AKUNTANSI PENERIMAAN SUKU CADANG PADA PT KERETA API INDONESIA (PERSERO) DIPO LOKOMOTIF MEDAN. 1.2 Perumusan Masalah Berdasarkan uraian di atas, maka dapat dirumuskan permasalahan pemilihan judul tugas akhir sebagai yaitu Apakah Sistem Akuntansi Penerimaan Suku Cadang yang diterapkan pada PT Kereta Api Indonesia (Persero) Dipo lokomotif Medan telah sesuai dengan teori yang berterima umum? 1.3 Tujuan Pembahasan Dalam pelaksanaan suatu kegiatan, adapun tujuan dari pembahasan ini adalah untuk mengetahui apakah sistem akuntansi penerimaan suku cadang pada PT Kereta Api Indonesia (Persero), Dipo Lokomotif Medan telah sesuai dengan teori yang berterima umum. 1.4 Manfaat Penelitian Manfaat dari penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Bagi Penulis Untuk memberikan kesempatan bagi penulis untuk memahami dan mengembangkan ilmu pengetahuan yang didapat dalam masa perkuliahan dan membandingkan antara teori dan praktek yang ada dan sebagai penambah wawasan yang akan berguna dimasa yang akan datang.
3 2. Bagi Perusahaan Dapat memberikan sumbangan pemikiran kepada pihak manajemen untuk digunakan sebagai pertimbangan dalam pengambilan keputusan yang berhubugan dengan sistem akuntansi penerimaan suku cadang dan sebagai bahan referensi perusahaan untuk meningkatkan kualitas dalam perlakuan prosedur akuntansi yang diterapkan dalam perusahaan. 3. Bagi Pembaca Sebagai bahan informasi, referensi, dan perbandingan bagi pihak-pihak yang membutuhkan untuk penulisan dan penelitian sistem akuntansi penerimaan suku cadang pada masa yang akan datang. 1.5 Teknik Pengumpulan dan Pengolahan Data 1.5.1 Teknik Pengumpulan Data Teknik pengumpulan data dan metode pengolahan data yang digunakan penulis sebagai berikut: 1. Wawancara Menurut Sugiyanto (2013:194) Wawancara digunakan sebagai teknik pengumpulan data, apabila peneliti ingin melakukan studi pendahuluan untuk menemukan permasalahan yang harus diteliti, dan juga apabila peneliti ingin mengetahui hal-hal dari responden yang lebih mendalam dan jumlah respondennya sedikit/kecil. Teknik pengumpulan data ini mendasarkan diri pada laporan tentang diri sendiri atau self-report, atau setidak-tidaknya pada pengetahuan dan atau keyakinan pribadi. Pada saat wawancara, pertanyaan yang diajukan penulis adalah: a. Apa sistem akuntansi yang digunakan pada PT Kereta Api Indonesia (Persero) Dipo Lokomotif Medan? b. Bagaimana prinsip-prinsip sistem akuntansi pada PT Kereta Api Indonesia (Persero) Dipo Lokomotif Medan?
4 c. Apa saja dokumen yang digunakan pada PT Kereta Api Indonesia (Persero) Dipo Lokomotif Medan? 2. Metode Dokumentasi Dokumen yaitu berupa formulir yang digunakan sebagai sarana pencatatan pada saat transaksi (Sibarani, 2014:11). Dokumen dari Dipolokomotif Medan PT Kereta Api Indonesia (Persero). Dapat dijadikan acuan untuk memahami dan membandingkan dengan sistem yang berterima umum. 5.1.2. Metode Pengolahan Data Pengolahan data dilakukan dengan metode deskriptif. Metode deskriptif yaitu suatu metode mengungkapkan, meguraikan dan menjelaskan data-data yang diperoleh dengan kata-kata yang sistematis sehingga permasalahan dalam penelitian ini dapat terungkap secara objektif. Data yang dikumpulkan akan disesuaikan dengan teori yang berterima umum, baik dokumen yang digunakan, prosedur, fungsi yang terkait dan catatan akuntansi yang digunakan.
5 1.6 Jadwal Kegiatan dan Penulisan Laporan Penyelesaian Tugas Akhir ini diperkirakan membutuhkan waktu kurang lebih selama 3 (tiga) bulan mulai bulan Juni hingga Agustus tahun 2015 dengan alokasi waktu sebagai berikut: Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan dan Penuisan Tugas Akhir No Keterangan 1. Persiapan 2. Pengumpulan Data 3. Tabulasi dan Analisa Data 4. Menyusun Konsep Laporan 5. Konsultasi Pada Pembimbing 6. Sidang Tugas Akhir 7. Perbaikan Laporan Tugas Akhir 8. Penggandaan Laporan Waktu Kegiatan Penulisan Tugas Akhir April Mei Juni Juli Agustus 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 Sumber: Jurusan Akuntansi Politehnik Negeri Medan, (2015:18).