PROSEDUR PENGADAAN BARANG PADA PT PP LONDON SUMATRA INDONESIA Tbk MEDAN TUGAS AKHIR Disusun sebagai Satu Syarat Menyelesaikan Pendidikan Program Diploma 3 Oleh: RONAL J MARPAUNG 1105092134 PROGRAM STUDI ADMINISTRASI BISNIS JURUSAN ADMINISTRASI NIAGA POLITEKNIK NEGERI MEDAN MEDAN 2014
KATA PENGANTAR Puji dan syukur penulis ucapkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah melimpahkan kasih dan anugerah sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan baik. Tugas Akhir ini disusun sebagai satu syarat untuk menyelesaikan Pendidikan Diploma 3 Jurusan Administrasi Niaga Program Studi Administrasi Bisnis Politeknik Negeri Medan dengan mengangkat judul Prosedur Pengadaan Barang pada PT PP London Sumatra Indonesia Tbk, Medan. Dalam penulisan Tugas Akhir ini tidak lepas dari bimbingan dan dukungan dari berbagai pihak. Pada kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu, yaitu: 1. M. Syahruddin, S.T., M.T, Direktur Politeknik Negeri Medan. 2. Nursiah Fitri, S.E., M.Si., Ketua Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Medan. 3. Safaruddin, S.E., M.Si., Sekretaris Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Medan. 4. Vivianti Novita, S.E., M.Si., Ketua Program Studi Administrasi Bisnis Politeknik Negeri Medan. 5. Parenta Ritonga, S.E., selaku Dosen Pembimbing I penulis. 6. Dewi Comala sari, S.E., M.Si., selaku Dosen Pembimbing II penulis. 7. Bapak Sutrisno, pembimbing penulis selama praktik kerja lapangan pada PT PP London Sumatra Indonesia Tbk, Medan. 8. Seluruh staf karyawan PT PP London Sumatra Indonesia Tbk, Medan khususnya di bagian pengadaan barang yang selalu membimbing penulis. i
9. Seluruh teman-teman di kelas AB-6E yang telah banyak memberikan kesan dan makna. Teristimewa terimakasih yang tak terhingga kepada kedua orang tua penulis, ayahanda J. Marpaung dan Ibunda R. Manurung serta adik-adik tersayang yang memberikan dukungan secara moril dan selalu mencurahkan perhatian dan kasih sayang yang tulus kepada penulis. Penulis menyadari bahwa penyusunan tugas akhir ini masih memiliki kekurangan dan jauh dari kesempurnaan, oleh karena itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun demi kesempurnaan tugas akhir ini sehingga bermanfaat bagi penulis dan juga bagi para pembaca. Medan, Agustus 2014 Penulis Ronal J Marpaung NIM 1105092134 ii
ABSTRAK Kegiatan pengadaan barang merupakan hal yang sangat penting dalam mengatur kelancaran proses pemasaran pada suatu perusahaan. Dalam proses inilah, dibutuhkan peran bagian pengadaan untuk dapat memenuhi kebutuhan akan barang dan jasa sesuai dengan kualitas, jumlah, waktu, tempat, harga dan sumber yang tepat. Untuk itulah penulis merasa tertarik untuk membahas proses kegiatan pengadaan barang dengan judul tugas akhir Prosedur Pengadaan Barang pada PT PP London Sumatra Indonesia Tbk Medan. Metode yang dipergunakan oleh penulis untuk memperoleh data-data yang diperlukan adalah penelitian lapangan dan metode kepustakaan, jenis sumber data yang digunakan adalah sumber data primer dan sekunder, serta teknis analisis data yang digunakan adalah teknis analisis deskriptif. Berdasarkan hasil dan pembahasan yang dilakukan, penulis dapat menyimpulkan bahwa proses pengadaan barang yang diterapkan pada PT PP London Sumatra Indonesia Tbk, Medan dimulai dari prosedur seleksi pengadaan barang, prosedur pengadaan barang, serta prosedur pengendalian barang dan prosedur pengendalian material dan pergudangan. Dengan adanya pelaksanaan prosedur pengadaan barang ini PT PP London Sumatra Indonesia Tbk, Medan akan lebih maju dan semua aktivitas produksi dapat berjalan dengan lancar, efektif dan efisien. Kata Kunci: Prosedur, Pengadaan Barang. iii
ABSTRACT Procurement is a very important activity in regulating production the company s marketing process. In this process, department the role of procurement department is needed to fullfill the need of goods and service in accordance with the quality, quantity, time, place, price and the exact source. For that reason, the writer feels interest to discuss about the process of procurement activity with this final assignment title The Procedures of Procurement at PT PP London Sumatra Indonesia Tbk Medan. The methode that are used are: field methods and study literature, types of data sources used are primary and secondary data sources, and the data analysis technique used is descriptive analysis technique. Based on results and discussions it can be concluded that the procurement process which are applied by PT PP London Sumatra Indonesia Tbk, Medan start from selection procedures, procurement procedures, and warehousing and material controlling procedures. With the implementation of the procurement procedures at PT PP London Sumatra Indonesia Tbk, Medan hopefully all production activities will be developed and run smoothly, effectively and efficiently. Keywords: Procedures, Procurement. iv
DAFTAR ISI Halaman LEMBAR PENGESAHAN LEMBAR PERSETUJUAN KATA PENGANTAR... i ABSTRAK... iii ABSTRACT... iv DAFTAR ISI... v BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Pemilihan Judul... 1 1.2 Rumusan Masalah... 2 1.3 Tujuan PenulisanTugas Akhir... 3 1.4 Manfaat PenulisanTugas Akhir... 3 1.5 Sistematika Penulisan Tugas Akhir... 3 BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Pengertian Manajemen Pengadaan Barang... 5 2.2 Fungsi dan Peranan Manajemen Pengadaan... 6 2.2.1 Fungsi Manajemen Pengadaan... 6 2.2.2 Peranan Manajemen Pengadaan... 6 2.3 Prinsip Pengadaan... 7 2.4 Tugas-Tugas Bagian Pengadaan... 8 2.5 Metode Pemilihan Pengadaan... 9 2.6 Proses Pembelian Barang... 11 2.6.1 Prosedur Seleksi Pengadaan Barang... 14 2.6.2 Prosedur Pengadaan Barang... 16 v
2.6.3 Prosedur Penerimaan Barang... 17 2.6.4 Prosedur Pengendalian Material dan Pergudangan... 18 BAB 3 METODE PENELITIAN 3.1 Cara Pengumpulan Data... 21 3.2 Jenis Sumber Data... 23 3.3 Teknik Analisis Data... 23 BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1 Gambaran Umum Perusahaan... 25 4.1.1 Sejarah Berdirinya Perusahaan... 25 4.1.2 Visi dan Misi Perusahaan... 28 4.1.3 Logo Perusahaan... 29 4.1.4 Struktur Organisasi Perusahaan... 30 4.1.5 Tugas, Wewenang dan Tanggung Jawab... 31 4.2 Prosedur Pengadaan Barang pada PT PP London Sumatra Indonesia Tbk Medan... 34 4.2.1 Prosedur Pembelian Barang... 34 4.2.2 Seleksi Pengadaan Barang... 35 4.2.3 Prosedur Pengadaan Barang... 37 4.2.4 Prosedur Penerimaan Barang... 39 4.2.5 Prosedur Pengendalian Material danpergudangan... 40 BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN 5.1 Simpulan... 42 5.2 Saran... 43 DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN vi
BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Pemilihan Judul Semakin berkembangnya dunia pemasaran dewasa ini, maka semakin tinggi pula tingkat kebutuhan suatu perusahaan terhadap barang-barang. Suatu perusahaan tidak akan mampu memenuhi kebutuhannya dengan sendiri, perusahaan memerlukan hubungan dan kerjasama dengan perusahaan lain dalam hal memenuhi kebutuhan perusahaan, dimana manajemen pengadaan barang sangat dibutuhkan untuk memastikan setiap kebutuhan perusahaan tersebut terpenuhi. Dalam sebuah rantai pasokan, tiap perusahaan membeli barang dari pemasok awal, menambahkan nilai, dan menjualnya kepada konsumen akhir. Dalam perusahaan, pembelian merupakan fungsi yang bertanggung jawab atas pemerolehan semua barang yang diperlukan oleh suatu perusahaan. Banyak dari transaksi tersebut bukan merupakan pembelian dalam arti yang sesungguhnya, termasuk dalam pembelian juga adalah rental, sewa, kontrak, pertukaran, pemberian, peminjaman dan sebagainya. Pengadaan/pembelian barang sering dipakai untuk menunjuk hal yang sama. Meskipun demikian, biasanya pembelian merujuk pada pembelian secara nyata, sementara pengadaan barang memiliki makna yang lebih luas. Pengadaan barang bisa meliputi tipe-tipe pemerolehan yang berbeda (pembelian, rental, kontrak, dan sebagainya) termasuk juga pekerjaan yang terkait, seperti memilih pemasok, bernegosiasi, menyetujui syarat-syarat, memperlancar, mengawasi 1
2 kinerja pemasok, penanganan barang, transportasi, penyimpanan barang dan penerimaan barang dari pemasok. Pengadaan merupakan fungsi penting dalam setiap perusahaan, setiap perusahaan memerlukan sebuah pasokan barang dan pengadaan bertanggung jawab untuk mengaturnya. Jika pengadaan ditangani secara buruk, barangbarang tidak akan sampai atau barang salah dikirim, jumlah yang salah, kualitas buruk, harga yang terlalu tinggi, layanan yang buruk dan lain sebagainya. Tujuan dari pengadaan barang tersebut adalah untuk menjamin tersedianya barang yang akan digunakan untuk proses produksi, untuk itulah betapa pentingnya kegiatan pengadaan barang untuk mengadakan dan mengendalikan kebutuhan terhadap barang pada suatu perusahaan. PT PP London Sumatra Indonesia Tbk Medan adalah salah satu perusahaan penghasil komoditas perkebunan terkemuka di dunia sesuai dengan visi yang telah ditetapkans, dan telah memiliki banyak proyek kerja di seluruh Indonesia dan selama melaksanakan praktik kerja lapangan penulis ditempatkan pada bagian pengadaan barang (procurement) sehingga penulis merasa tertarik untuk membahas proses kegiatan pengadaan barang yang dilakukan pada PT PP London Sumatera Indonesia Tbk, Medan dan penulis memilih judul tugas akhir Prosedur Pengadaan Barang pada PT PP London Sumatera Indonesia Tbk Medan. 1.2 Rumusan Masalah Adapun rumusan masalah yang ingin penulis kemukakan dalam tugas akhir ini adalah Bagaimana Prosedur Pengadaan Barang pada PT PP London Sumatra Indonesia Tbk Medan.
3 1.3 Tujuan Penulisan Tugas Akhir Penulisan tugas akhir ini bertujuan untuk mengetahui prosedur pengadaan barang pada PT PP London Sumatra Indonesia Tbk Medan. 1.4 Manfaat Penulisan Tugas Akhir Adapun manfaat penulisan tugas akhir ini adalah: 1. Sebagai referensi untuk meningkatkan pemahaman ilmiah penulis dalam menganalisa dan mengevaluasi masalah yang didapatkan penulis baik itu secara teori maupun praktik dari perusahaan. 2. Sebagai pengalaman dari penelitian yang dilakukan untuk menambah keterampilan dan pengetahuan khususnya dalam hal prosedur pengadaan barang. 3. Sebagai perbandingan dan bahan masukan bagi perusahaan guna memahami yang terjadi dalam kegiatan pengadaan barang dan proses kegiatan pengadaan barang yang sesungguhnya. 1.5 Sistematika Penulisan Tugas Akhir Untuk mengarahkan isi dan memberikan penjelasan secara ringkas tentang isi tugas akhir secara keseluruhan, penulis menyusun sistematika pembahasan yang terdiri dari 5 bab yaitu: BAB 1 PENDAHULUAN Pada bagian ini menguraikan mengenai latar belakang pemilihan judul, rumusan masalah, tujuan penulisan, manfaat penulisan, dan sistematika penulisan. BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA Dalam bab ini penulis menguraikan landasan teori dari para ahli yang berhubungan dengan judul tugas akhir ini. Pada bab ini penulis menguraikan
4 secara teoritis tentang pengertian pengadaan barang, fungsi dan peranan manajemen pengadaan, prinsip pengadaan, prosedur seleksi pengadaan barang, prosedur pengadaan barang, prosedur pengendalian barang, dan prosedur pengendalian material dan pergudangan. BAB 3 METODE PENELITIAN Pada bagian ini diuraikan mengenai bagaimana data tugas akhir ini diperoleh penulis, seperti cara pengumpulan data, jenis sumber data, dan teknik analisis data. BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN Pada bab ini menguraikan tentang gambaran umum perusahaan dengan menganalisis prosedur pengadaan barang pada PT PP London Sumatra Indonesia Tbk Medan. BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Pada simpulan penulis berusaha untuk membuat pernyataan singkat dan tepat yang dijabarkan dari hasil kajian dan pembahasan serta saran yang menjadi masukan bagi peneliti selanjutnya sebagai hasil pemikiran atas keterbatasan penelitian yang dilakukan untuk mencapai hasil yang lebih baik.