Manual Prosedur Program Bersama Pengabdian Masyarakat Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya Malang 2011
Manual Prosedur Program Bersama Pengabdian Masyarakat Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya Kode Dokumen : 008000439 Revisi : 0 Tanggal : 27 Juni 2011 Diajukan oleh : Ketua UPM -ttd- dr. Djoko Santoso, M.Kes., DAHK Dikendalikan oleh : Pembantu Dekan I -ttd- Dr. dr. Sri Andarini, M. Kes Disetujui oleh : Dekan -ttd- Dr. dr. Karyono Mintaroem, Sp.PA
MANUAL PROSEDURE PROGRAM BERSAMA Tujuan : 1. Menetapkan dan memelihara system pengendalian system dokumen maupun rekaman yang berhubungan dnegan system mutu organisasi. 2. Memastikan bahwa semua dokumen mutu terkait setelah dikaji dan disetujui secara memadai. Pihak Terkait : 1. Jurusan 2. Unit Pengembangan Pengabdian Masyarakat FKUB Dokumen Lampiran : 1. Surat Perjanjian Pelaksanaan pengabdian Masyarakat 2. Format Penilaian Proposal Pengabdian Masyarakat 3. Laporan Pemantauan Kemajuan Pengabdian Masyarakat Referensi : Langkah-langkah Prosedur 1. Pembentukan Panitia oleh Jurusan 2. Proposal masuk ke administrasi UPPM 3. Bagian Administrasi UPPM mencatat proposal yang masuk 4. (Ada) revisi proposal, pihak pengusul akan merevisi proposal. 5. Pihak pengusul akan merevisi proposal. 6. Proposal masuk ke bagian UPPM. 7. Aministrasi UPPM menyiapkan SPK. 8. Pihak Administrasi UPPM mengirimkan proposal dan SPK untuk rekomendasi biaya yang disetuji 9. Pihak pimpinan menandatangani proposal dan SPK 10. Bagian Administrasi mengarsip proposal dan SPK 11. Bagian Administrasi mengapload kegiatan ke Web. 12. (Tidak) revisi proposal, maka pihak administrasi UPPM akan mengirimkan proposal dan SPK ke pimpinan untuk tandatangan SPK dan Proposal. 13. Proposal masuk ke bagian Keuangan 14. Administrasi UPPM akan mengarsip proposal dan SPK 15. Bagian Administrasi mengapload kegiatan di Web 16. Bagian Keuangan akan mencairkan dana tahap I. 17. Pelaksanaan Kegiatan oleh pengusul 18. Presentasi di hadapan reviwer 19. Proposal masuk ke bagain keuangan 20. Pencairan dana tahap II (70%) 21. Laporan diarsip oleh Administrasi UPPM dan, 22. Upload kegiatan ke Web.
Bagan Alir Rapat pembentukan Tim dan Proposal dihadiri Lab/ Jur terkait Ke Pimpinan FK : Rekomendasi biaya yang disetujui Tanda Tangan Rekap & Paraf Bendahara UPPM Supervisi oleh Reviewer Proposal masuk ke UPPM Dicatat oleh Adm. UPPM Proposal (revised) masuk UPPM Penyiapan SPK Proposal masuk ke Bag. Keuangan Pencairan dana I Pelaksanaan kegiatan Laporan Penyesuaian dgn format Proposal & SPK diarsip oleh Adm UPPM Upload kegiatan ke Web Rekruitmen mahasiswa Presentasi di hadapan reviewer Proposal masuk ke Bag. Keuangan Pencairan Dana II Laporan diarsip oleh Adm UPPM Upload kegiatan ke Web
Lampiran : Contoh Surat Perjanjian Pelaksanaan Pengabdian Masyarakat DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL FAKULTAS KEDOKTERAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA SURAT PERJANJIAN PELAKSANAAN PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT Nomor : /SPP-DPP/PM/2008 I. dr. Djoko Santoso, MKes, DAHK : Ketua Tim Pengabdian Masyarakat Fakultas Kedokteran Univ. Brawijaya dalam hal ini bertindak sebagai PIHAK PERTAMA II. Nama Pengusul : Dosen Fakultas Kedokteran Univ. Brawijaya dalam hal ini selaku Ketua Pelaksana, selanjutnya disebut sebagai PIHAK KEDUA Kedua belah pihak secara bersama telah bersepakat membuat perjanjian pelaksanaan pengabdian masyarakat dengan ketentuan sebagai berikut : Pasal I PIHAK PERTAMA memberi tugas kepada PIHAK KEDUA dan PIHAK KEDUA menerima tugas tersebut untuk melaksanakan pekerjaan proyek dengan judul : JUDUL PROPOSAL Pasal II 1. PIHAK KEDUA sudah harus menyelesaikan pekerjaan yang dimaksud dalam Pasal I dan menyerahkan kepada PIHAK PERTAMA berupa laporan selambat-lambatnya selama 6 bulan 2. PIHAK KEDUA menyerahkan hasil pelaksanaan tersebut di atas berbentuk buku Laporan sebanyak 8 (delapan) eksemplar kepada PIHAK PERTAMA Pasal III Untuk buku laporan hasil pelaksanaan tersebut dari PIHAK KEDUA harus memenuhi ketentuan sebagai berikut: 1. Dalam ukuran kertas A4 2. Warna sampul biru muda 3. Pada bagian bawah kulit sampul ditulis : Dilaksanakan atas biaya dari Dana SPP/ DPP dengan kontrak nomor :... Pasal IV PIHAK PERTAMA memberikan dana pelaksanaan kepada PIHAK KEDUA sebesar Rp.... Dan pembayaran dilaksanakan secara bertahap sebagai berikut :
a. Tahap pertama (70%) sebesar Rp.... Setelah Surat Perjanjian ini ditandatangani oleh kedua belah pihak. b. Tahap kedua (30%) sebesar Rp.... Setelah PIHAK KEDUA menyerahkan laporan akhir pelaksanaan kegiatan penelitian dalam bentuk tulisan dan jurnal majalah Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya kepada PIHAK PERTAMA disertai dengan Berita Acara. Pasal V Dalam hal diberhentikan/ berhenti dari jabatan atau pindah/ dipindahkan ke instansi lain sebelum perjanjian pelaksanaan ini selesai sepenuhnya, maka PIHAK KEDUA wajib menyerah terimakan tanggung jawab yang dipegangnya kepada pejabat baru yang menggantikannya. Pasal VI Dalam hal pelaksanaan program tersebut tidak sesuai atau Ketua Pelaksana berhenti/ diberhentikan, maka PIHAK KEDUA dapat menunjuk ketua pelaksana yang baru atau mengebalikan dana pelaksanaan yang telah diterima oleh Ketua Pelaksana yang tidak dapat dilanjutkan. Pasal VII Pemberian dana pelaksanaan oleh PIHAK PERTAMA kepada PIHAK KEDUA akibat perjanjian pelaksanaan ini dibebankan kepada dana dari SPP/ DPP Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya Malang. Pasal VIII Perjanjian pelaksanaan ini dibuat rangkap 7 (tujuh), 5 (lima) rangkap untuk PIHAK PERTAMA dan 2 (dua) rangkap untuk PIHAK KEDUA. Ditandatangani di Malang pada tanggal tersebut di atas. PIHAK PERTAMA Ketua Tim Pengabdian Masyarakat PIHAK KEDUA Ketua Pelaksana dr. Djoko Santoso, MKes, DAHK NIK. 000848051 Nama Ketua Pelaksana NIP. Mengetahui/ Menyetujui, Dekan Fak. Kedokteran Univ. Brawijaya Dr. dr. Karyono Mintaroem, Sp.PA NIP. 130 873 487