ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN PADA SMK MUHAMMADIYAH 1 IMOGIRI NASKAH PUBLIKASI diajukan oleh Ajeng Hayu Anugerah 112.6061 kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2016
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN PADA SMK MUHAMMADIYAH 1 IMOGIRI Ajeng Hayu Anugerah1), Bambang Sudaryatno,Drs,MM2) 1)2) Sistem Informasi STMIK AMIKOM Yogyakarta Jl. Ringroad Utara, Condongcatur, Depok, Sleman, Yogyakarta Indonesia 55283 ajeng.a@students.amikom.ac.id 1), bambang_s@amikom.ac.id 2) abstract-knowledge learning students of SMK Muhammadiyah 1 Imogiri not only on science provided his teacher in schools, remains can also be obtained from textbooks. Therefore, the school provides a means to support the students knowledge of the existence of the library. The process of loan repayment and make ends meet, books at SMK Muhammadiyah 1 Imogri remains the manual cause ineffectiveness in terms offtime and effort. The existence of the proposed book added by the trustees of the library and borrowing undertaken by students and the school requires a computerized information systems design, which can simplify the process of oversight on these libraries. Therefore, the design of the information systems is expected to facilitate the supervision of the ministry in the original headquarters was done manually. The system is built with a model destop application using Visual Basic 6.0 programming language and the database using SQL Server 2000. Keywords : Visual Basic 6.0, SQL Server 2000, Library, Information Systems, SMK Muhammadiyah 1 Imogiri PENDAHULUAN Latar Belakang Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang begitu cepat dalam dunia ini, membuat banyak masyarakat sadar akan pentingnya informasi. Media informasi dan telekomunikasi merupakan media yang dapat digunakan dalam proses transaksi informasi. Dengan adanya teknologi informasi dan telekomunikasi yang berkembang pesat dalam dunia perpustakaan membuat perpustakaan menggunakan teknologi dalam proses kegiatannya. Perpustakaan merupakan fasilitas yang diberikan untuk mendukung dan menunjang dalam proses belajar mengajar. Dengan bertambahnya koleksi buku diperlukan penanganan ekstra dalam melakukan pemeliharan data buku sehingga dapat menghasilkan informasi yang akurat. Penggunaan sistem informasi perpustakaan dapat membantu sekolah dalam meningkatkan efektivitas kinerja dan efisien waktu yang timbul dari kegiatan perpustakaan. Perpustakaan SMK Muhammadiyah 1 Imogiri masih sangat manual, dimana pencaharian buku yang dilakukan sendiri oleh para siswa sendiri. Perpustakaan ini masih belum sistematis dan akurat, sehingga berdampak pada seringnya terjadi kesalahan atau ketidakdisplinnya dalam keterlambatan pengembalian buku. Dengan adanya sistem informasi perpustakaan diharapkan dapat memperbaiki dan membuat pekerjaan menjadi lebih cepat sehingga tidak terjadi hambatan dan kendala dalam penaganan peminjaman yang disebabkan oleh kelalaian sumber daya manusia, baik pada saat proses transaksi peminjaman dan pengembalian buku hingga pemeliharaan data koleksi buku yang ada pada perpustakaan tersebut. Dengan melihat latar belakang di atas, maka peneliti berusaha merancang sebuah sistem informasi yang dapat mengoptimalkan sistem yang ada diperpustakaan tersebut, dengan tidak perlu menambah jumlah pustakawan yang sudah ada. Oleh karena itu, dalam rencana penelitian ini penulis mengambil judul Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Perpustakaan pada SMK Muhammadiyah 1 Imogiri. 2. Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan diatas, maka rumusan masalah yang diajukan dalam penelitian adalah Bagaimana menganalisis dan merancang sistem informasi perpustakaan pada SMK Muhammadiyah 1 Imogiri?. 3. Batasan Masalah Dari rumusan masalah tersebut dapat diperoleh batasan masalah diharapkan dapat mempermudah dalam memperinci dalam membahas hasil penelitian, sehingga hasilnya lebih optimal dan lebih tepat sasaran. Adapun batasan masalah dalam membahas permasalahan yang ada yaitu : Sistem informasi ini dibuat untuk mempermudah user dalam menginputkan data peminjaman, pengembalian buku yang sedangberlangsung dan denda keterlambatan dalam pengembalian buku. 2. Pembuatan laporan-laporan antara lain: laporan anggota, data pinjaman buku, pengembalian dan laporan buku. 1
3. Sistem informasi ini dibuat menggunakan aplikasi Visual Basic 6.0 dan database menggunakan SQl Server 2000. 4. Maksud dan Tujuan Masalah Maksud Penelitian Untuk mengetahui sistem yang berjalan dilingkungan SMK Muhammadiyah 1 Imogiri dan memperbaiki sistem lama kemudian merancang sistem informasi perpustakaan pada SMK Muhammadiyah 1 Imogiri. Sehingga dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi kinerja pada bagian Kurikulum pada sekolah tersebut, serta penggunaan teknologi informasi betul betul dapat dirasakan langsung manfaatnya oleh sekolah tersebut. Tujuan Penelitian : Merancang sistem komputerisasi suatu sistem informasi peminjaman dan pengembalian buku yang sedang berjalan, dan pembuatan laporan pada perpustakaan SMK Muhammadiyah 1 Imogiri. 2. Membuat sistem informasi yang membuat efektif dan efisien dalam pencatatan maupun laporan sehingga data yang dihasilkan valid, lengkap dan cepat dalam pembuatan laporan. 2. Landasan Teori 2. Tinjauan Pustaka Dari beberapa referensi yang didapat oleh penulis berupa hasil dari skripsi yang mirip dengan judul yang penulis buat, kebanyakan lebih menitik beratkan pada bagaimana membuat sistem informasi yang cukup baik untuk menunjang perpustakaan sekolah. Inti dari skripsi penulis dengan referensi yang didapat hampir sama, namun kemudian diskripsi ini penulis menambahkan barcode scan guna mempermudah kinerja pada perpustakaan. 2.2. Analisis Sistem 2.2. Identifikasi Masalah Pada perpustakaan SMK Muhammadiyah 1 Imogiri, pencatatan dan pelaporan masih dilakukan dengan cara manual. Hal tersebut dapat membuat berbagai masalah, mulai dari mahalnya biaya, lambatnya proses transaksi,v dan memakan waktu yang lama, yang disebabkan oleh faktor kesalahan pengguna. 2.2.2. Analisis Kelemahan Sistem Untuk mengetahui kelemahan suatu sistem lama, diperlukan analisis proses menganalisis. Teknik analisis yang digunakan pada penelitian ini ialah analisis PIECES. 1) Analisis Kinerja (Performance) Pada tahap ini suatu sistem akan diukur kualitasnya dari jumlah produksi (throughput) NO 2. NO 2. 3. dan waktu tanggap (response time). Sistem yang akan dibuat diharapkan bisa lebih baik dari sistem lama yang dipakai. Hasil yang banyak dan relevan serta dalam waktu yang lebih singkat adalah tujuan dari dibuatnya sistem baru. analisis kinerja ditunjukkan pada tabel Parameter Throughput Response time Tabel 1 Analisis Kinerja Hasil Analisis Untuk melakukan satu transakasi pada sistem lama di perpustakaan ini memerlukan waktu sekurang-kurangnya 5-7 menit. Dalam menyelesaikan satu buah laporan, petugas perpustakaan sejurang-kurangnya membutuhkan waktu 20-30 menit. 2) Analisis Informasi (Information Analysis) Pada tahap ini, informasi yang akurat, relevan dan tepat waktu menjadi tujuan serta diharapkan kembali dapat menutupi kekurangan dari sistem lama. Gambarannya tercantum pada tabel 2. Parameter Akurat Relevan Tepat waktu Tabel 2 Analisis Informasi Hasil Analisis Data yang dihasilkan bisa menjadi kurang bahkan tidak akurat, karena sering terjadi kesalahan dalam pencatatan. Misalnya buku matematika yang harusnya berkode 1, di tulis kode 10. Informasi yang dihasilkan bisa jadi kurang relevan, hal tersebut dikarenakan penyimpanan/ pengarsipan yang tidak rapi, dan tertumpuk-tumpuk dengan arsip lama. Untuk menghasilkan suatu informasi pada sistem lama dibutuhkan waktu yang lama, karena pemprosesan masih dilakukan dengan manual. 2
3) Analisis Ekonomi (Economic Analysis) Sistem baru yang dikembangkan diharapkan dapat memberikan lebih banyak keuntungan dengan menekan semaksimal mungkin biaya yang digunakan di sistem lama, analisisnya tersaji pada tabel 3. Tabel 3 Analisis ekonomi No Parameter Hasil Analisis Biaya Biaya yang diperlukan bila pemrosesan dilakukan manual lebih mahal, karena diperlukan ATK yang lebih banyak dibandingkan sistem komputer. 4) Analisis Pengendalian (Control Analysis) Pengendalian sistem sangatlah penting untuk kelancaran penggunaan sistem itu sendiri. Pengendalian sistem yang dilakukan dengan prosedur dan cara yang tepat akan menghasilkan sistem yang maksimal. Analisis pengendalian tercantum pada table 4. Tabel 4 Analisis Pengendalian No Parameter Hasil Analisis 2.3. Perancangan sistem 2.3. Perancangan Proses Tujuan dari proses perancangan ialah sebagai penggambaran dari sebuah program baik dari segi alur program ataupun bentuk program. Setelah itu kemudian diterjemahkan oleh programmer menjadi sebuah program yang mudah dimengerti dan dipahami. Berikut perancangan proses program sistem informasi perpustakaan pada SMK Muhammadiyah 1 Imogiri yang berupa flowchart yang ditunjukan oleh gambar Gambar Flowchart 2.3.2. Diagram Konteks Keamanan data Data yang disimpan hanya dalam dokumen kertas serta penyimpanan yang sembarang dirasa tidak aman, karena dapat dengan mudah diakses oleh orang yang seharusnya tidak memiliki hak akses untuk data tersebut. Gambar 2. Diagram Konteks 2.3.3. Diagram flow diagram (DFD) 5) Analisis Efisiensi (Eficiency Analysis) Analisis pada tahap ini berhubungan dengan masalah sumber daya yang ada, seperti penghematan faktor pendukung laporan. Pengukurannya tersaji pada tabel 5. Tabel 5 Analisis Efisiensi No Parameter Hasil Analisis Sumber daya Penggunaan ATK yang berlebihan seperti kertas, pulpen, buku dalam pencatatan dan pelaporan transaksi. Gambar 3. DFD Level 0 2.3.4. Perancangan Basis Data Perancangan basis data di lakukan agar informasi dapat diproses secara baik dan benar. Berikut contoh 3
rancangan basis data atau tabel data yang ditunjukkan pada gambar 4. Gambar 6. Database Gambar 4. Basis Data 2.3.5. Perancangan Interface Berikut rancangan interface halaman utama program sistem informasi perpustakaan pada SMK Muhammadiyah 1 Imogiri. 2.4.2. Implementasi Halaman Interface Implementasi antar muka pada program ini menggunakan visual basic 6.0. Berikut beberapa tampilan antar muka program yang telah dibuat. Gambar 7. Menu Login Gambar 5. Menu Utama 2.4. Implementasi 2.4. Implementasi Database Tabel-tabel yang telah dirancang sebelumnya kemudian diimplementasikan menjadi sebuah tabel dengan menggunakan SQL Server 2000. Dibawah ini adalah implementasi pada tabel pengguna. Gambar 8. Menu Utama 4
[10]http://journal.amikom.ac.id/index.php/SI/article/viewFile /4895/2582 [11] Shofiedefiyanti, 2011, Arsitektur-komputer, http://shofiedefiyanti.blogspot.com diakses tanggal 11 Desember 2014 Biodata penulis Ajeng Hayu Anugerah, untuk memperoleh gelar Sarjana Komputer (S.Kom), Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM Yogyakarta, lulus tahun 2016. Bambang Sudaryatno, Drs, MM, saat ini menjadi Dosen di STMIK AMIKOM Yogyakarta Gambar 9. Menu Buku 3. kesimpulan Berdasarkan penelitian dari awal dan penjabaran element-element pendukung sistem informasi perpustakaan ini, maka dapat diambil kesimpulan bahwa Sistem Informasi Perpustakaan pada SMK Muhammadiyah 1 Imogiri dibuat dan diselesaikan sebagaimana mestinya, untuk keperluan mempermudah proses transaksi peminjaman buku di perpustakaan tersebut dan menghasilkan data yang akurat, relevan serta tepat waktu. Adapun Aplikasi yang dipakai dalam pembuatan sistem informasi ini ialah Microsoft Visual Basic 6.0 dan Microssoft SQL Server 2000 sebagai database nya. DAFTAR PUSTAKA [1] Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Offset. [2] Kusrini. 2006. Strategi Pereancangan dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta: Andi Offset. [3] Putra, Fiqhri Mulianda, Makalah Sistem Informasi Pengantar Teknologi Informasi Komputer, http://www.slideshare.net/fiqhrimp/makalah-sisteminformasi-2013, diakses pada 16 desember 2015 [4] http://agussauza.blogspot.com/2012/10/konsep-dankarakteristik-sistem.html [5]https://www.academia.edu/6078318/Pengertian_dan_Cont oh_dari_context_diagram_data_flow_diagram_dan_flow _Map_upload_by_rahmatdi99.com [6]http://elib.unikom.ac.id/files/disk1/441/jbptunikomppgdl-imanzaenal-22039-2-babii.pdf (16 des 15) [7] http://id.wikipedia.org/wiki/kode_batang [8]http://ibnukhairul.blogspot.com/2012/11/pengertianbarcode.html [9]http://eprints.dinus.ac.id/12896/1/jurnal_13104.pdf 5