PENYELENGGARAAN PERALATAN / PERISIAN ICT PMM-AK-(PK-PS-10)-01

PENYELENGGARAAN PERALATAN / PERISIAN ICT PMM-AK-(PK-PS-10)-01 NO. KELUARAN 0 TARIKH KUATKUASA 06 JUN 201 DISEDIAKAN OLEH DILULUSKAN OLEH NAMA Mohd As ri Bin Chik Mejar (K) Zolkarnain Bin Hj. Jobshi JAWATAN Wakil Pengurusan Pengarah TARIKH 0 Jun 201 0 Jun 201

KAWALAN DOKUMEN Rekod Pindaan Tajuk Prosedur Penyelenggaraan Peralatan No. Prosedur PMM-AK-(PK-PS-10)-01 Bil Penerangan Pindaan M/Surat 1. Menggantikan : a) Logo Politeknik b) Nama Pengarah c) Nama Wakil Pengurusan No Pindaan Baru Tarikh Kuatkuasa - 00 01 Julai 2011 Asal: Tiada Tukang / pada seksyen tanggungjawab untuk MEMBAIKI KEROSAKAN PERALATAN A.Kerosakan Yang Boleh Dibaiki Terus B. Kerosakan Yang Boleh Dibaiki Tetapi Memerlukan Perolehan Alat Ganti C.Kerosakan Yang Perlu Dibaiki Oleh Pembekal i. Pembaikan Kerosakan Di Dalam Politeknik ii. Pembaikan Kerosakan Di Luar Politeknik A.Penyelenggaraan Peralatan / Perisian ICT B.Penyelenggaraan Peralatan Oleh Pembekal 2. Pindaan: 00 01 Julai 2011 Ditambah Tukang / pada seksyen tanggungjawab untuk MEMBAIKI KEROSAKAN PERALATAN A.Kerosakan Yang Boleh Dibaiki Terus B. Kerosakan Yang Boleh Dibaiki Tetapi Memerlukan Perolehan Alat Ganti C.Kerosakan Yang Perlu Dibaiki Oleh Pembekal i. Pembaikan Kerosakan Di Dalam Politeknik ii. Pembaikan Kerosakan Di Luar Politeknik A.Penyelenggaraan Peralatan / Perisian ICT B.Penyelenggaraan Peralatan Oleh Pembekal 1

KAWALAN DOKUMEN Rekod Pindaan Tajuk Prosedur Penyelenggaraan Peralatan No. Prosedur PMM-AK-(PK-PS-10)-01 Bil Penerangan Pindaan M/Surat Asal: - Pegawai Aset TM ada pada seksyen tanggungjawab untuk MEMBAIKI KEROSAKAN PERALATAN - Juruteknik Komputer ada pada seksyen tanggungjawab A. Kerosakan yang boleh dibaiki terus, B. kerosakan yang boleh dibaiki tetapi memerlukan perolehan Alat ganti, C. Kerosakan Yang Perlu Dibaiki Oleh Pembekal, i. Pembaikan Kerosakan Di Dalam Politeknik, ii. Pembaikan Kerosakan Di Luar Politeknik Penyelenggaraan Berkala Penyelenggaraan Peralatan Oleh Pembekal - Tiada penyelenggaraan perisian ICT. 6 No Pindaan Baru Tarikh Kuatkuasa. Pindaan: Menggugurkan tangunjawab Pegawai Aset TM pada bahagian MEMBAIKI KEROSAKAN PERALATAN. Menggugurkan tanggungjawab Juruteknik Komputer pada bahagian: A. Kerosakan yang boleh dibaiki terus, B. kerosakan yang boleh dibaiki tetapi memerlukan perolehan Alat ganti, C. Kerosakan Yang Perlu Dibaiki Oleh Pembekal, i. Pembaikan Kerosakan Di Dalam Politeknik, ii. Pembaikan Kerosakan Di Luar Politeknik Penyelenggaraan Berkala Penyelenggaraan Peralatan Oleh Pembekal Ditambah penyelenggaraan perisian ICT pada bahagian penyelenggaraan peralatan. 6 6 00 01 Julai 2011 2

PMM-AK-(PK-PS-10)-01 Penyelenggaraan Peralatan ISO 9001:2008 Keluaran 0 Pindaan 00 Tarikh Berkuatkuasa 06 JUN 201 ARAHAN KERJA PENYELENGGARAAN PERALATAN Tanggungjawab Tindakan MEMBAIKI KEROSAKAN PERALATAN Semua Pegawai 1. Membuat laporan kerosakan dengan mengisi KEW.PA-9 (Lampiran 1) dalam 2 salinan dan dihantar kepada Aset Jabatan/Unit yang berkenaan. Pelapor hendaklah menulis nama dan tandatangan pada Bahagian I. Aset Jabatan/ Unit Pegawai Aset UPP a. Menerima laporan kerosakan peralatan Jabatan / Unit. b. Menerima laporan kerosakan peralatan Infrastruktur. Aset Jabatan / Unit/ 2. Memeriksa kerosakan peralatan dalam tempoh hari bekerja selepas menerima laporan dan mengkategorikan kerosakan kepada : a. Kerosakan yang boleh dibaiki terus b. Kerosakan yang boleh dibaiki tetapi memerlukan perolehan alat ganti. c. Kerosakan yang perlu dibaiki oleh pembekal. i. Pembaikan kerosakan di dalam Politeknik ii. Pembaikan kerosakan di luar Politeknik. Aset Jabatan membuat cadangan kepada Ketua Jabatan / Unit untuk tindakan selanjutnya. A. Kerosakan Yang Boleh Dibaiki Terus. Membaiki kerosakan tersebut dalam tempoh hari bekerja.

PMM-AK-(PK-PS-10)-01 Penyelenggaraan Peralatan ISO 9001:2008 Keluaran 0 Pindaan 00 Tarikh Berkuatkuasa 06 JUN 201 Tanggungjawab Aset Jabatan / Unit Tindakan. Memaklumkan pegawai yang melapor mengenai tindakan yang telah diambil. 6. Merekod tindakan ke dalam KEW. PA-1 (Lampiran ) setelah kerosakan dibaiki. B. Kerosakan Yang Boleh Dibaiki Tetapi Memerlukan Perolehan Alat Ganti Pegawai Perolehan Jabatan / Unit. Pegawai Perolehan membuat pembelian alat ganti setelah mendapat kelulusan Ketua Jabatan mengikut pekeliling yang sedang berkuatkuasa (Rujuk PMM-PK-PS-0). 8. Menerima alat ganti dan membaiki kerosakan dalam tempoh hari bekerja. 9. Laksanakan tindakan hingga 6. C. Kerosakan Yang Perlu Dibaiki Oleh Pembekal Aset Jabatan / Unit Pegawai Perolehan Jabatan / Unit 10. Jika kerosakan perlu dibaiki oleh pembekal, laporkan kepada Aset Jabatan / Unit. 11. Membuat cadangan kepada Ketua Jabatan / Unit seterusnya melaporkan kepada Pegawai Perolehan Jabatan/Unit. 12. Menerima laporan kerosakan daripada Aset Jabatan seterusnya membuat perolehan perkhidmatan setelah mendapat kelulusan Ketua Jabatan mengikut pekeliling yang sedang berkuatkuasa (Rujuk PMM-PK-PS-0) 1. Memaklumkan nama pembekal kepada Pegawai Aset.

PMM-AK-(PK-PS-10)-01 Penyelenggaraan Peralatan ISO 9001:2008 Keluaran 0 Pindaan 00 Tarikh Berkuatkuasa 06 JUN 201 Tanggungjawab Tindakan i. Pembaikan Kerosakan Di Dalam Politeknik 1. Menyelia kerja-kerja pembaikan oleh pembekal. 1. Menguji alat yang dibaiki oleh pembekal. a. Jika tidak memuaskan, minta pembekal membuat pembaikan semula. b. Jika memuaskan laksanakan tindakan hingga 6. 16. Memaklumkan kepada Perolehan Jabatan / Unit bahawa kerja-kerja pembaikan telah dilakukan untuk urusan pembayaran (Rujuk PMM-PK-PS- 0). ii. Pembaikan Kerosakan Di Luar Politeknik Aset Jabatan / Unit 1. Menghubungi pembekal dan isi BKBK (Lampiran ). 18. Menerima peralatan yang telah dibaiki dan membuat pengujian. a. Jika peralatan yang diterima tidak berfungsi dengan baik, serah kembali kepada pembekal untuk dibaiki semula. b. Jika peralatan tersebut berfungsi dengan baik dan adalah peralatan yang sama, laksana tindakan hingga 6.

PMM-AK-(PK-PS-10)-01 Penyelenggaraan Peralatan ISO 9001:2008 Keluaran 0 Pindaan 00 Tarikh Berkuatkuasa 06 JUN 201 Tanggungjawab Ketua Jabatan / Unit Tindakan 19. Sekiranya tindakan berikut tidak berjaya: a. Kerosakan yang boleh dibaiki terus b. Kerosakan yang boleh dibaiki tetapi memerlukan perolehan alat ganti. c. Kerosakan yang perlu dibaiki oleh pembekal. i. Pembaikan kerosakan di dalam Politeknik ii. Pembaikan kerosakan di luar Politeknik 20. Laporan kerosakan ini akan dibawa ke JKPAK untuk tindakan selanjutnya. PENYELENGGARAAN BERKALA Juruteknik / 21. Menyediakan Senarai KEW PA-1 (Lampiran 2). A. Penyelenggaraan Peralatan / Perisian ICT Juruteknik / Juruteknik Komputer / Tukang / 22. Menyediakan Jadual Penyelenggaraan Berkala dengan merujuk kepada manual peralatan / perisian ICT bagi peralatan / perisian ICT yang boleh diselenggara di Politeknik : a. Melakukan kerja penyelenggaraan berkala mengikut jadual Pegawai Perolehan Jabatan / Unit b. Sekira kerja penyelenggaraan memerlukan perolehan alat ganti, laksanakan proses perolehan (Rujuk PMM-PK-PS-0). 6

PMM-AK-(PK-PS-10)-01 Penyelenggaraan Peralatan ISO 9001:2008 Keluaran 0 Pindaan 00 Tarikh Berkuatkuasa 06 JUN 201 Tanggungjawab Juruteknik Komputer Juruteknik / Juruteknik Komputer / Tukang / Tindakan c. Menyediakan jadual penyelenggaraan perisian ICT berdasarkan lokasi yang ditetapkan. d. Menerima alat ganti / perisian ICT dan laksanakan penyelenggaraan. Juruteknik Komputer Juruteknik Komputer Pegawai Teknologi Maklumat / Juruteknik Komputer e. Merekodkan segala maklumat dalam jadual penyelenggaraan perisian ICT. f. Menyerahkan jadual penyelenggaraan perisian ICT kepada Aset Jabatan / Unit sebagai pengesahan melaksanakan penyelenggaraan perisian ICT. g. Jadual penyelenggaraan perisian ICT kemudian diserahkan kepada Pegawai Teknologi Maklumat untuk pengesahan dan dokumentasi. Aset Jabatan / Unit Aset Jabatan / Unit Pegawai Perolehan Jabatan / Unit h. Rekodkan di dalam KEW. PA-1 (Lampiran ). B. Penyelenggaraan Peralatan Oleh Pembekal 2. Memaklumkan kepada Perolehan Jabatan / Unit untuk membuat perolehan perkhidmatan penyelenggaraan bagi peralatan yang perlu diselenggara oleh pembekal. 2. Melaksanakan proses Perolehan (Rujuk PMM-PK-PS-0)

PMM-AK-(PK-PS-10)-01 Penyelenggaraan Peralatan ISO 9001:2008 Keluaran 0 Pindaan 00 Tarikh Berkuatkuasa 06 JUN 201 Tanggungjawab Tindakan 2. Memaklumkan nama pembekal dan jadual penyelenggaraan kepada Juruteknik. 26. Menyelia kerja-kerja penyelenggaraan oleh pihak pembekal. 2. Memaklumkan kepada Aset Jabatan / Unit setelah kerja-kerja penyelenggaraan oleh pihak pembekal selesai. Aset Jabatan / Unit 28. Memaklumkan kepada Pegawai Perolehan Jabatan / Unit bahawa kerja-kerja penyelenggaraan telah dilakukan untuk urusan pembayaran. (Rujuk PMM-PK-PS-0) 29. Rekodkan di dalam KEW. PA-1 (Lampiran ). 8

Addendum 1 CARTA ALIRAN KERJA PROSES KERJA : PENYELENGARAAN PERALATAN Semua Pegawai Mula Melapor kerosakan. Isi borang KEW.PA-9 Pegawai Aset Jabatan/Unit Juruteknik Terima laporan kerosakan Pegawai Aset Jabatan/Juruteknik / Tukang / Semak dalam tempoh hari dan tentukan kategori kerosakan a. Baiki terus b. Perlu alat ganti c. Baiki oleh pembekal Pegawai Aset Jabatan Buat cadangan Juruteknik/ Tukang / A B C Ambil tindakan pembaikan

CARTA ALIRAN KERJA Addendum 2 PROSES KERJA : KEROSAKAN BOLEH DIBAIKI TERUS A Pegawai Perolehan Jabatan / Unit Baiki terus dalam masa hari bekerja Pegawai Aset Jabatan / Unit Maklum kepada pelapor kerja telah selesai Rekod ke dalam KEW.PA- 1 Tamat

CARTA ALIRAN KERJA Addendum PROSES KERJA : KEROSAKAN BOLEH DIBAIKI TETAPI MEMERLUKAN ALAT GANTI B Pegawai Perolehan Jabatan / Unit Buat perolehan alatganti Terima alatganti, baiki dalam masa hari bekerja Pegawai Aset Jabatan / Unit Maklum kepada pelapor kerja telah selesai Pegawai Aset Jabatan / Unit Rekod ke dalam KEW.PA- 1 Tamat

CARTA ALIRAN KERJA Addendum PROSES KERJA : KEROSAKAN YANG DIBAIKI OLEH PEMBEKAL C Pegawai Perolehan Jabatan / Unit Buat perolehan penyelenggaraan oleh pembekal Tidak Menyelia kerja pembekal Pegawai Aset Jabatan / Unit Ya Uji peralatan Maklum kepada pelapor Pegawai Aset Jabatan / Unit Rekod ke dalam KEW.PA-1 Tamat