PEMBUATAN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI KEUANGAN SISWA BERBASIS WEB DI SMP NEGERI 1 PACITAN NASKAH PUBLIKASI diajukan oleh Robihu Duha 09.11.2920 kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2014
INFORMATION SYSTEM WEB-BASED STUDENT FINANCIAL ADMINISTRATION AT SMP NEGERI 1 PACITAN PEMBUATAN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI KEUANGAN SISWA BERBASIS WEB DI SMP NEGERI 1 PACITAN Robihu Duha Krisnawati Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT Utilization of information technology by an agency or organization can accelerate accses information, presentation and timeliness generating accurate information and can provide effective and efficient services. Junior High School 1 Pacitan is one school that is in Pacitan. With the increase of students each year the school demanding to be able to provide information services for both students and in making the financial statements. Financial administration of information systems students at Junior High School 1 Pacitan still manual, causing the staff on duty have difficulty in handling the payment process and present the financial statements, as well as recording and reporting errors. Based on these problems, the authors take the title Making Financial Administration Student Information System SMP Negeri 1 Pacitan. keywords : information, students, School
1.1 Pendahuluan 1.1.1 Latar Belakang Saat ini komputer merupakan perangkat yang sangat dibutuhkan untuk melakukan pengolahan data dan menyajikan suatu informasi secara mudah, cepat dan akurat. Dengan informasi tersebut diharapkan dapat mengatasi permasalahan dalam pengelolaan data, sehingga dapat membantu mempermudah dan memperlancar dalam pengelolaan data dan penyajian informasi. Pemanfaatan teknologi informasi oleh sebuah lembaga atau organisasi dapat mempercepat pengasksesan informasi, ketepatan waktu penyajian dan menghasilkan informasi yang akurat serta dapat memberikan pelayanan yang efektif dan efisien. 1.1.2 Batasan Masalah 1. Penelitian di lakukan pada SMP Negeri 1 Pacitan 2. Pembuatan sistem informasi administrasi keuangan siswa berbasiskan web 3. Sistem administrasi keuangan siswa ini dikhususkan untuk administrator, Tata Usaha (TU) dan Kepala Sekolah 4. Sistem administrasi keuangan siswa ini hanya menangani proses pembayaran tabungan siswa SMP Negeri 1 pacitan setiap bulanya a. Tujuan Menghasilkan aplikasi sistem informasi administrasi keuangan siswa pada Sekolah Menengah Pertama (SMP) Negeri 1 Pacitan. 2.1 Konsep dasar Sistem Informasi 2.1.1 Pengertian Sistem Menurut Scott (1996) sistem terdiri dari unsur-unsur seperti masukan (input), pengolahan (processing), keluaran (output) (Menurut McLeod (2004) sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan tujuan yang sama untuk mencapai tujuan (Yakub, 2012:1). Sedangkan menurut Jogiyanto (1999) terdapat dua kelompok pendekatan sistem didalam mendefinisikan sistem yaitu pendekatan pada prosedur dimana sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, terkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk tujuan tertentu, dan pendekatan pada komponen-komponen atau elemen-elemen, pendekatan pada komponen dianggap lebih mudah dalam mepelajari sistem untuk tujuan dan perancangan sistem (Yakub, 2012:1). 1
2.1.2 Data dan Informasi Data dan informasi merupakan hal yang memiliki keterkaitan satu dengan yang lainnya, dimana data adalah sebagai sumber informasi. (Nunung Fika Herawati Efendi, 2010). Data dapat didefinisikan sebagai bahan keterangan tentang kejadiankejadian nyata atau fakta-fakta yang dirumuskan dalam sekelompok lambang tertentu yang tidak acak, yang menunjukkan jumlah, tindakan atau hal (Edhy Sutanta, 2011:13). Menurut McLeod (2004) data adalah kenyataan yang menggambarkan adanya suatu kejadian (event), data terdiri dari fakta (fact) dan angka yang secara relative tidak berarti bagi pemakai (Yakub, 2012:5). Informasi merupakan hasil pengolahan data sehingga menjadi bentuk yang penting bagi penerimanya dan mempunyai kegunaan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan yang dapat dirasakan akibatnya secara langsung saat itu juga atau secara tidak langsung pada saat mendatang (Edhy Sutanta, 2011:13). 2.1.3 Pengertian Sistem Informasi Jogiyanto (1999) Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan data transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial, dan kegiatan strategi dari suatu organisasi serta menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan (Yakub, 2012:17). 2.1.4 Analisis Sistem Menurut Jogianto (1995) analisis sistem adalah penguraian dari sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponenya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan. 2.1.5 Perancangan Sistem Data Flow Diagram (DFD) Data flow diagram merupakan alat untuk membuat diagram yang serbaguna. Data flow diagram terdiri dari notasi penyimpanan (data store), proses (process), aliran data (flow data), dan sumber masukan (entity). (Yakub, 2012:155). Diagram Context Menurut Tom DeMarco (Witarto,2004) bahwa di dalam DFD (Data Flow Diagram) dibagi menjadi tingkat atas (top), menengah (middle) dan bawah (bottom). 2
Model DFD pada tingkatan paling atas (top) hanya ada satu diagram, yang disebut diagram konteks (Context Diagram), Sedangkan model DFD pada tingkatan paling bawah (bottom) terdiri dari sekumpulan gelembung yang tidak dapat didekomposisilagi, dan disebut fungsional primitives. Basis Data Menurut Yakub (2012:51) basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan (punya relasi). Sistem Basis Data Sistem basis data adalah suatu sistem menyusun dan mengelola recordrecord menggunakan computer untuk menyimpan atau merekam serta memelihara data operasional lengkap sebuah organisasi atau perusahaan sehingga mampu menyediakan informasi yang optimal yang diperlukan pemakai untuk proses pengambilan keputusan. (Linda Marlinda,2004:1) 2.1.6 Komponen Dasar Sistem Basis Data Terdapat 4 komponen pokok sistem basis data, yaitu : 1. Data Yaitu suatu data dalam basis data yang merupakan kumpulan dari berbagai file dari aplikasi berbeda yang disusun dengan cara menghilangkan bagian-bagian yang rangkap dan masing-masing bagian dari basis data dapat diakases oleh pemakai dalam waktu yang bersamaan untuk aplikasi yang berbeda. 2. Hardware Terdiri dari semua peralatan computer yang digunakan untuk mengelola sistem basis data. 3. Software Yaitu perantara atau interface antara pemakai dengan data fisik pada basis data. 4. User atau pemakai 3.1 istilah yang dipergunakan dalam Sistem Basis Data Istilah-istilah yang dipergunakan dalam Sistem Basis Data 1. Enterprise Yaitu untuk istilah suatu organisasi atau perusahaan. 2. Entitas Yaitu untuk istilah suatu obyek yang dapat dibedakan dengan objek lainya yang dapat diwujudkan didalam basisdata. 3
3. Atibute Yaitu istilah untuk katakteristik entitas tertentu. 4. Data value Yaitu istilah untuk data actual atau informasi yang disimpan di tiap data element atau attribute. 2. Record Yaitu istilah untuh kumpulan suatu isi element data yang saling berhubungan menginformasikan tentang suatu entity secara lengkap. 3. File Yaitu istilah untuk kumpulan suatu record sejenis yang mempunyai panjang element dan attribute yang sama, namun berbeda-beda data valuenya. a. Data Base Management System (DBMS) merupakan kumpulan file yang saling berkaitan bersama dengan program untuk pengelolaannya. Database merupakan kumpulan datanya, sedang program pengelolaannya berdiri sendiri dalam satu paket program yang berfungsi untuk membaca data, mengisi data, menghapus data serta melaporkan data dalam database. 4.1 Tinjauan umum 4.1.1 Sejarah di SMPN 1 PACITAN Sekolah Menengah Pertama Negeri 1 Pacitan adalah salah satu Sekolah yang ada di Pacitan. Dengan bertambahnya siswa setiap tahunnya maka menuntut sekolah untuk bisa memberikan pelayanan informasi yang baik bagi siswa maupun dalam pembuatan laporan keungan. Sistem informasi administrasi keuangan siswa di Sekolah Menengah Pertama Negeri 1 Pacitan masih bersifat manual sehingga menyebabkan staf yang bertugas mengalami kesulitan dalam menangani proses pembayaran dan menyajikan laporan keuangan, serta terjadi kesalahan pencatatan dan pelaporan, 5.1 Ananlisi 5.1.1 Analisis Kelemahan Sistem Alat ukur yang digunakan untuk menentukan proses penyelesaian masalah yaitu dengan melakukan peningkatan-peningkatan pada 6 aspek yang dikenal dengan analisis PIECES ( performance, information, economic, control, efficiency, services). 4
5.1.2 Analisis Kinerja (Performance Analysis) Kinerja merupakan bagian pendukung dalam kelancaran proses kerja sistem. analisis kinerja sistem dimaksudkan untuk menghasilkan peningkatan terhadap kinerja (hasil kerja) system yang baru sehingga menjadi lebih efektif kinerja dapat diukur dari Througput dan Respon time, Throughput adalah jumlah dari pekerjaan yang dapat dilakukan suatu saat tertentu. 5.1.3 Analisis Informasi (Information Analysis) Informasi merupakan komoditas yang penting bagi pemakai akhir. Informasi pembayaran Tabungan pada SMP Negeri 1 Pacitan perlu dilakukan perancangan dan pembuatan, melihat informasi yang dihasilkan kurang memadai. Analisis informasi menyangkut keakuratan informasi yang dihasilkan, informasi yang diterima tepat waktu dan relevan. 5.1.4 Analisis Ekonomi (Economic Analysis) Masalah ekonomi terkait dengan masalah biaya, dengan adanya kelemahan dalam pengolahan data yang dilakukan secara manual maka membutuhkan dana yang lebih banyak. Pemborosan waktu dan alat-alat yang digunakan mengalami pembengkakan seperti untuk biaya pembelian buku dan alat-alat lainnya, karena tingkat kesalahan dalam proses pencatatan cukup besar. 5.1.5 Analisis Kontrol (Control Analysis) Pengendalian atau kontrol dalam sebuah sistem sangat diperlukan untuk menghindari dan mendeteksi secara dini terhadap penyalahgunaan atau kesalahan sistem serta untuk menjamin keamanan data dan informasi. 5.1.6 Kebutuhan Fungsional Merupakan analisis yang untuk mendapatkan jenis kebutuhan yang berisi proses proses apa saja yang nantinya dapat dilakukan oleh sistem. Kebutuhan fungsional juga berisi tentang informasi apa saja yang dihasilkan oleh sistem. Dalam sistem informasi Pembayaran ini, kebutuan fungsionalnya meliputi: a) Sistem mampu digunakan untuk proses pembayaran Tabungan, yang meliputi proses pengolahan data siswa, kelas, data petugas, pembayaran, dan tahun ajaran. b) Sistem mamapu digunakan untuk proses pencatatan, penyimpanan data dan laporan, yang meliputi pencatatan siswa yang sudah melakukan pembayaran. c) Kebutuhan Non Fungsional 5
d) Merupakan analisis yang menghasilkan tipe kebutuhan yang berisi properti perilaku yang dimiliki sistem, meliputi: e) a. Operasional f) Pembuatan sistem memerlukan sarana dan prasarana yang akan digunakan dalam mengembangkan sistem baik berupa kebutuhan perangkat keras, perangkat lunak dan sumber daya manusia. 5.1.7 Analisis Kebutuhan Teknologi Untuk menjalankan sistem informasi ini dibutuhkan sistem perangkat keras yang mampu mendukung pengoperasian program. Analisis Kelayakan Sistem Tujuan utama dari analisis kelayakan sistem adalah mengetahui apakah system yang baru yang akan diterapkan sudah layak pakai atau belum. Dalam hal ini tentunya diperlukan pertimbangan yang matang seberapa besar kegunaan atau keuntungan yang didapat dan berapa biaya yang diperlukan dari sistem baru. Kelayakan Teknologi Secara teknik, teknologi yang digunakan adalah teknologi yang mudah dioperasikan. Pengerjaannya yang mengutamakan kebutuhan user dan kemudahan dalam pengoperasiannya membuat sistem ini user friendly walaupun tidak semua orang dapat mengaksesnya tanpa login dari user Kelayakan Hukum Pengembangan sistem dikatakan layak secara hukum jika tidak melanggar peraturan dan hukum yang berlaku. Penerapan sistem yang baru tidak boleh menimbulkan masalah dikemudian hari akibat melanggar hukum yang akan berlaku, terutama dalam penggunaan software berlisensi terkait penggunaan aplikasi pendukung sistem. Kelayakan Ekonomi Untuk pengadaan proyek sistem informasi pembayaran Tabungan ini tentu membutuhkan biaya yang dalam hal ini termasuk dalam biaya investasi. 6
Gambar ERD 2.4.8 ( Entity Relationship Diagram) 7
6.1 Rancangan Antar Muka 6.1.1 Rancangan Log In Rancangan Form Log In merupakan rancangan tampilan pertama yang muncul pada saat program dijalankan, dimana pada form ini para pengguna atau operator akan diminta untuk memasukkan username, password, dan juga ada pemilihan bahasa Indonesia atau Inggris Tahap ini dibuat untuk memastikan bahwa sistem ini dipergunakan oleh pihak atau staff yang berwenang yang memiliki hak untuk mengakses program ini. SELAMAT DATANG DI SISTEM INFORMASI KEUANGAN SISWA SILAHKAN LOGIN TERLEBIH DAHULU Username : Password : Indonesia/english Reset 6.1.2 Rancangan Form Laporan Rancangan laporan harian Rancangan Log In lo LAPORAN TABUNGAN SISWA Tanggal :02-FEB-2013s/d02-FEB-2013 Tahun Ajaran : 2009-2010 Gambar Rancangan Laporan Harian 8
6.1.3 Rancangan laporan Rekap Pendapata LOGO LAPORAN TABUNGAN SISWA Tahun Ajaran... NO TANGGAL TOTAL PEMBAYARAN MASUK XX XXX XXX Total XXX Gambar Rancangan Rekap Pendapatan Implementasi 6.1.4 Uji Coba Sistem dan Program Sebelum melakukan implementasi sistem, dilakukan pengujian program terlebih dahulu. Tujuan pengujian program adalah untuk mengetahui bahwa komponenkomponen sistem telah berfungsi dengan baik sehingga perangkat lunak pembayaran siap digunakan. Menurut Pressman Terdapat dua metode untuk melakukan pengujian program ini yaitu pengujian black box dan white box 1. Black Box Testing Saat pengisian user account, admin diwajibkan untuk menginputkan username dan password dengan lengkap. Jika admin menginputkan account yang salah (tidak sesuai penyimpanan pada database), maka ketika tombol Login di klik akan menampilkan pesan kesalahan seperti pada gambar berikut: Gambar Pesan Kesalahan input username dan password 9
2. White Box Testing Ketika program dijalankan kemudian masuk pada website dengan mengetikkan localhost/smpn1 pada browser, jika script koneksinya salah maka halaman web tidak bisa diakses Akan dilakukan pengecekan kesalahan dengan cara membaca pesan Eror pada program, kemudian kita betulkan pada script koneksinya : Gambar Kesalahan Scrip Kesalahan terjadi pada scrip koneksi pasword yang digunakan pada webserver tidak sesuai. 6.1.5 Kesimpulan Dari berbagai uraian yang telah disusun mengenai Sistem Informasi Administrasi Keuangan Siswa SMP Negeri 1 Pacitan, maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut : 1. Dengan dibuatnya sistem ini memberikan kemudahan bagi petugas SMP Negeri 1 Pacitan dalam menangani proses pembayaran uang tabungan siswa. 2. Laporan yang dihasilkan lebih akurat dan tepat waktu. 6.1.6 Saran Adapun saran-saran yang bisa disampaikan oleh peneliti untuk perkembangan program selanjutnya adalah : 1. Dengan berkembangnya sistem informasi khususnya basis data diharapkan Sekolah Menengah Pertama Negeri 1 Pacitan memiliki keinginan yang besar untuk mengembangkan sistem informasi yang ada. 2. Adanya sistem baru, pemakai disarankan untuk memperhatikan kekurangan dan kelemahan sistem agar dapat segera dicari pemecahan masalah dan segera diperbaiki. 10
DAFTAR PUSTAKA Al-Fatta, Hanif. 2007. Analisa dan Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Offset Anonim. 2010. Panduan Belajar My SQL Database Server. Jakarta mediakita. Hakim, Lukmanul. 2008. Membongkar Trik Rahasia Para Master PHP. Yogyakarta: Lokomedia. Komputer, Wahana. 2010. Panduan Belajar My SQL Database Server. Jakarta mediakita. Hakim, Lukmanul. 2009. Jalan Pintas Menjadi Master PHP. Yogyakarta: Lokomedia. Marlinda, Linda.2004. Sistem Basis Data.Yogyakarta: Andi. Witarto. 2004.Memahami Sistem Informasi.Bandung: Informatika. Yakub. 2012. Pengantar Sistem Informasi.Yogyakarta: Graha Ilmu. 11