PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PEMBAYARAN SPP SMK SWADAYA TEMANGGUNG NASKAH PUBLIKASI. diajukan oleh Rita Vidyaningrum

Transkripsi

1 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PEMBAYARAN SPP SMK SWADAYA TEMANGGUNG NASKAH PUBLIKASI diajukan oleh Rita Vidyaningrum kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2014

2

3 DESIGN FEE PAYMENT INFORMATION SYSTEM SMK SWADAYA TEMANGGUNG PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PEMBAYARAN SPP SMK SWADAYA TEMANGGUNG Rita Vidyaningrum Bambang Sudaryatno Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT Information needs now is an absolute urgent need of handling fast-paced, precise, accurate, easy and reliable. So that the necessary computer tools for data processing. Non Waterford SMK an educational foundation that develops, SMK Non a vocational high school that has several departments of Accounting, Office Administration, Marketing, TKJ, and Catering. While the system is still manual payment fees that can cause many unwanted problems. In addition, students sometimes have to queue up in making payments. Non existence of computers in vocational Waterford as Keith operational tools utilized. Hence the need for applications that facilitate the course tuition payment system for officers. Here the authors tried to design a software application using Visual Basic 6.0 and SQL Server Which is expected to ease in making reports regarding tuition payments, such as delinquent reports, data reports and report student payments. Keywords : Payment Systems, Computer, Visual Basic

4 1. Pendahuluan Perkembangan teknologi komputer begitu pesat dan kebutuhan akan informasi semakin meningkat. Sebuah informasi disajikan dalam pengambilan keputusan untuk menentukan perkembangan suatu organisasi. Sistem informasi berkembang sesuai dengan kemampuannya dalam membantu manusia mengambil keputusan. Sehingga diperlukan sebuah sistem informasi yang dapat memudahkan jalannya proses data yang akan diolah menjadi informasi. Manajemen data dan informasi yang tepat juga akan menghasilkan laporan yang akurat. Sistem informasi telah menjadi bagian yang berhubungan dengan kegiatan bisnis suatu perusahaan ataupun organisasi tertentu, oleh karena itu dengan adanya sebuah sistem informasi maka akan dapat meringankan serta mendukung manajemen dan kegiatan bisnis yang sedang mereka jalankan. Transaksi pembayaran di SMK Swadaya Temanggung saat ini masih menggunakan sistem pembayaran manual. Pembayaran dilakukan di bank mini lalu dicatat dalam kartu pembayaran. Karena masih banyak terdapat proses yang dilakukan secara manual sehingga dikhawatirkan hal-hal yang tidak diinginkan terjadi, seperti: banyaknya kesalahan dalam pencatatan data, hilang atau rusaknya data-data yang ada dan juga memakan banyak waktu dalam setiap prosesnya. Dengan mempertimbangkan keunggulan komputer, penulis bermaksud merancang sistem informasi pengolah data pembayaran yang selama ini masih menggunakan sistem manual. Perancangan sistem ini akan mengubah pembayaran yang masih menggunakan sistem manual menjadi pembayaran berbasis komputer. Sistem ini diharapkan dapat membantu meringankan segala aspek dalam pembayaran Sumbangan Pembinaan Pendidikan atau SPP, Dana Pembangunan Sekolah atau DPS, dan pembayaran lain-lain serta dapat menghasilkan laporanlaporan yang akurat. 2. Pengertian Sistem Definisi sistem berkembang sesuai dengan konteks dimana pengertian sistem itu digunakan. Beberapa pengertian sistem secara umum, sistem adalah kumpulan dari bagianbagian yang bekerja sama untuk mencapai tujuan yang sama. Sistem juga dapat diartikan sebagai sekumpulan objek-objek yang saling berelasi dan berinteraksi serta hubungan antar objek bisa dilihat sebagai satu kesatuan yang dirancang untuk mencapai suatu tujuan. Menurut Murdick dan Ross (1993) dalam tulisannya Hanif Al Fatta (2007:3) mendefinisikan sistem sebagai seperangkat elemen yang digabungkan satu dengan lainnya untuk suatu tujuan bersama. Menurut Scott (1996) sistem terdiri dari unsur-unsur seperti masukan (Input), pengolahan (processing), serta keluaran (output). 1

5 2.1 Pengertian Informasi Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang berarti bagi pengguna, yang bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendukung sumber informasi. (Kusrini dan Kuniyo,2007). 2.2 Pengertian Sistem Informasi Untuk menghasilkan informasi yang berkualitas maka dibuatlah sistem informasi. Sistem informasi didefinisikan oleh Robbert A.Leitch dan K. Roscoe Davis (1983) sebagai berikut : Sistem Informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. Sehingga secara umum sistem informasi adalah sebuah sistem yang terdiri atas rangkaian subsistem informasi terhadap pengolahan data untuk menghasilkan informasi yang berguna dalam pengambilan keputusan (Kusrini dan Kuniyo, 2007). 2.3 Pengertian Sistem Informasi Pembayaran SPP Definisi pembayaran adalah merupakan proses, cara, perbuatan membayar. Sedangkan SPP adalah singkatan dari Sumbangan Pembinaan Pendidikan. Maka pengertian pembayaran SPP adalah proses membayar sumbangan pembinaan pendidikan yang dilakukan berulang-ulang sekali dalam satu bulan. Dana iuran bulanan tersebut akan dialokasikan oleh sekolah yang bersangkutan untuk membiayai berbagai keperluan atau kebutuhan sekolah supaya kegiatan belajar mengajar di sekolah dapat berjalan lancar dengan adanya bantuan dari dana tersebut. Untuk membantu karyawan dalam melakukan transaksi pembayaran, diperlukan suatu data yang benar-benar akurat, bukan timbul dari perkiraan. Sistem informasi pembayaran SPP merupakan sebuah sistem informasi yang mengolah data dari manual kedalam sistem berbasis komputer. 3. Analisis dan Perancangan Sistem 3.1 Analisis PIECES Untuk mengidentifikasi masalah yang ada pada SMK Swadaya yang telah diuraikan diatas, maka harus dilakukan analisis terhadap kinerja, informasi, ekonomi, keamanan aplikasi, efisiensi dan pelayanan siswa. Panduan ini dikenal dengan analisis PIECES (Performance, Information, Economy, Control, Eficiency and Services). 2

6 3.2 Analisis Kebutuhan Sistem Kebutuhan sistem dapat digolongkan dalam dua tipe, yaitu kebutuhan fungsioanl dan kebutuhan nonfungsional. Kebutuhan fungsional berisi informasi dan proses apa saja yang harus dilakukan oleh sistem. Kebutuhan fungsionalnya meliputi : 1. Admin a. Admin dapat meng-input, delete, dan update data th.ajaran, data kelas, data siswa, master SPP, master DPS, master lain, dan set bayar siswa. b. Admin dapat mencetak laporan kelas, laporan siswa, laporan set bayar siswa dan laporan-laporan pembayaran. c. Admin dapat melakukan transaksi pembayaran. 2. Petugas a. Petugas dapat melakukan transaksi pembayaran. b. Petugas dapat mencetak pembayaran laporan-laporan pembayaran. Sedangkan kebutuhan nonfungsional merupakan faktor-faktor pendukung sistem agar sistem bekerja optimal. Berikut adalah kebutuhan nonfungsionalnya : 1. Operasional : Perangkat keras (Hardware) yang dipakai, perangkat lunak (Software) yang diperlukan. 2. Keamanan a. Sistem dilengkapi dengan password dan multi user. b. Sistem membatasi hanya admin yang dapat mengakses semua menu. 3. Sumber Daya Manusia (Brainware) a. Admin : bertugas mengoperasikan sistem yang dibuat, meliputi proses input data, pengeditan, pemeliharaan data, transaksi, dan cetak laporan. b. Petugas : menjalankan dan memberikan pelayanan kepada setiap siswa yang akan melakukan pembayaran. 3.3 Analisis Kelayakan Sistem Setelah mengetahui kelemahan dan permasalahan pada sistem lama dan adanya usulan perancangan sistem baru, maka untuk mengetahui apakah sistem yang baru lebih baik dari sistem yang lama, perlu diadakannya analisis kelayakan pada sistem baru. 1. Kelayakan Teknologi Secara teknik, teknologi yang digunakan adalah teknologi yang mudah dioperasikan. Pengerjaannya yang mengutamakan kebutuhan user dan kemudahan dalam pengoperasiannya membuat sistem ini user friendly. Perangkat keras dan perangkat lunak untuk merancang aplikasi ini sudah tersedia di pasaran dan telah banyak yang sudah menggunakan. 3

7 2. Kelayakan Operasional Sistem ini tidak memerlukan operator dengan keahlian khusus untuk dapat mengoperasikannya. Selain itu sumber daya manusia di SMK Swadaya juga mendukung. Mereka juga akan mendapat petunjuk terlebih dahulu sehingga akan lebih mudah user dalam menjalankan sistem ini. 3. Kelayakan Hukum Sistem informasi pembayaran SPP ini tidak melanggar hukum dan peraturan yang berlaku sebab materi yang disampaikan tidak berisi hal-hal yang melanggar hukum. Perangkat lunak yang digunakan adalah perangkat lunak yang resmi dab berlisensi. Berdasarkan uraian ini, maka sistem dapat dikatakan layak secara hukum. 4. Kelayakan Ekonomi Dalam pengadaan proyek sistem informasi pembayaran SPP ini membutuhkan biaya demi mendapatkan manfaat di masa yang akan datang. Dalam proses analisis kelayakan ekonomi diperlukan dua komponen utama yaitu komponen biaya dan komponen manfaat. Sebuah sistem yang dikembangkan dapat dinyatakan layak secara ekonomi apabila manfaat yang dihasilkan lebih besar daripada biaya yang dikeluarkan. Dengan demikian aspek untung rugi jadi pertimbangan utama dalam pengembangan sistem. Jadi agar tidak terjadi pemborosan sumber daya maka perlu dilakukan analisis perhitungan biaya dan manfaat untuk menentukan apakah proyek sistem informasi tersebut layak atau tidak untuk dilaksanakan. 5. Analisis Biaya dan Manfaat Pembangunan atau pengembangan sistem informasi merupakan suatu investasi dari seluruh sumber daya yang dikeluarkan untuk mendapatkan manfaat dimasa mendatang. Dimana investasi yang dikeluarkan sebagai hasilnya adalah suatu sistem informasi yang nantinya akan memberikan manfaat baru yang dapat berupa penghematan, efektifitas serta efisiensi dari segi biaya. 6. Komponen Biaya (Cost) Komponen biaya dalam hal ini adalah biaya yang berhubungan dengan pengembangan sistem informasi, komponen ini dapat dilaksanakan kedalam empat kategori, yaitu biaya pengadaan, biaya persiapan, biaya proyek, biaya operasi dan perawatan. 4

8 3.3 Perancangan Sistem Flowchart Sistem yang Diusulkan Relasi Antar Tabel 4

9 3.5 Pengetesan Program Sebelum program diterapkan, maka program harus bebas terlebih dahulu dari kesalahan-kesalahan. Oleh sebab itu program harus ditest untuk menemukan kesalahankesalahan yang mungkin dapat terjadi. Program ditest untuk tiap-tiap modul dan dilanjutkan dengan pengetesan untuk semua modul yang telah dirangkai. Kesalahan dari program yang mungkin terjadi dapat diklasifikasikan dalam tiga bentuk kesalahan, yaitu sebagai berikut : 1. Kesalahan Penulisan (Syntax Error) Kesalahan ini terjadi jika penulisan source program yang tidak sesuai dengan yang telah disyaratkan. Kesalahan ini relatip mudah ditemukan dan diperbaiki, karena kompiler akan memberitahukan letak dan kesalahannya sewaktu program dikompilasi. 2. Kesalahan Proses (Run-time Errors) Kesalahan ini terjadi sewaktu excecutable program dijalankan. Kesalahan ini akan menyebabkan proses program berhenti sebelum selesai pada saatnya, karena kompiler menemukan kondisi-kondisi yang belum terpenuhi yang tidak bisa dikerjakan. Kesalahan ini juga relatip mudah ditemukan, karena juga ditunjukkan letak serta sebab kesalahannya. 3. Kesalahan Logika (Logical Errors) Kesalahan ini terjadi dari logika program yang dibuat. Kesalahan seperti ini sulit ditemukan, karena tidak ada pemberitahuan mengenai kesalahannya dan tetap akan didapatkan hasil dari proses program, tetapi hasilnya salah. Kesalahan seperti ini merupakan kesalahan yang berbahaya, karena bila tidak disadari dan tidak ditemukan, hasil yang salah dapat menyesatkan bagi yang menggunakannya. Pengetesan program dimaksudkan untuk mengetahui perkembangan program lebih jauh, masih ada atau tidaknya kesalahan-kesalahan dan kekurangan dari program yang terjadi dan yang akan terjadi. 4.1 Pengetesan Sistem Pengetesan sistem dilakukan setelah instalasi program pengetesan dilakukan untuk memeriksa kekompakan antar komponen sistem yang siimplementasikan. Tujuan utama dari pengetesan sistem ini adalah memastikan bahwa elemen-elemen atau komponen-komponen dari sistem telah berfungsu dengan yang diharapkan. Pengetesan perlu dilakukan untuk mencari keslahan-keslahan atau kelemahan yang mungkin masih 5

10 terjadi. Pengetesan sistem termasuk juga pengetesan program secara menyeluruh. Ada dua cara pengetesan sistem yaitu : Pengetesan White Box Testing White box testing adalah cara pengujian dengan melihat ke dalam modul untuk meneliti kode-kode program yang ada, dan menganalisis apakah ada kesalahan atau tidak. Jika ada modul yang menghasilkan output yang tidak sesuai dengan proses bisnis yang dilakukan, maka baris-baris program, variable, dan parameter yang terlibat pada unit tersebut akan dicek satu per satu dan diperbaiki, kemudian di-compile ulang Pengetesan Black Box Testing Pengetesan ini dapat dilakukan untuk interface perangkat lunak. Tujuan test case ini untuk menunjukkan fungsi perangkat lunak tentang cara operasi. Apakah masukan data berjalan dengan benar dan apakah informasi yang tersimpan dapat dijaga tingkat kemutakhirannya. Tujuan yang lebih spesifik untuk mencari kesalahan-kesalahan pada fungsi yang salah atau hilang, interface, struktur data, performa, instalasi dan tujuan akhir. 5. Kesimpulan Berdasarkan uraian penjelasan dan pembahasan pada keseluruhan bab pada skripsi yang berjudul Perancangan Sistem Informasi Pembayaran SPP SMK Swadaya Temanggung, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut : 1. Dengan menerapkan sistem informasi pembayaran spp yang berbasis komputer di SMK Swadaya Temanggung diharapkan dapat membantu meringankan pekerjaan petugas dalam melayani pembayaran. Petugas tidak perlu lagi mencatat pembayaran siswa ke dalam kertas. Cukup menginputkan pembayarannya ke dalam komputer, dengan begitu petugas dapat melayani pembayaran lebih banyak dan lebih cepat. 2. Dari sisi keamanan sistem ini menggunakan sistem login yang hanya admin dan petugas-petugas tertentu yang hanya dapat mengaksesnya, sehingga data lebih tersimpan dengan baik dan rapi dibandingkan dengan sistem manual. 3. Laporan-laporan pembayaran juga lebih akurat dan lebih mudah diperoleh. 6

11 DAFTAR PUSTAKA Al Fatta, Hanif Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta: Andi Offset. Jogiyanto, HM Analisis dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi Offset. Kusrini dan Andri Tuntunan Praktis Membangun Sistem Informasi Akuntansi dengan Visual Basic dan Microsoft SQL Server. Yogyakarta: Andi Offset. Kusrini Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta: Andi Offset. M. Arief, Rudyanto Pemrigraman Basis Data Menggunakan Transact-SQL dengan Microsoft SQL Server Yogyakarta: Andi Offset. Madcoms Pemrograman Tingkat Lanjut dengan Visual Basic 6.0 dan Crystal Report. Yogyakarta: Andi Offset. Sunyoto, Andi Ajax Membangun Web dengan Teknologi Asynchronouse Javascript & XML. Yogyakarta: Andi Offset. 7