BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN 3.1 Sejarah Perusahaan PT. JDI bermula dari perusahaan lain yang bernama PT. Maluku Timber. PT. Maluku Timber didirikan oleh Sutan Jati. PT. Maluku Timber bergerak di bidang pengolahan hasil hutan. Pada awalnya PT. Maluku Timber beroperasi di Bacan, Maluku Utara. Pada tahun 70-an terbitlah peraturan pemerintah yang menyatakan bahwa setiap pemilik HPH (hak pengolahan hutan) harus memiliki industri pengolahan kayu masing-masing. Maka dari itu didirikanlah PT. JDI yang ditempatkan di Batu Gong, Ambon. PT.JDI didirikan berdasarkan akte nomor 42 tanggal 19 September 1980. PT. JDI kemudian diambil alih oleh PT. Wenang Sakti pada tahun 1991. PT. Wenang Sakti berada di bawah bendera Sinar Mas Group. Kemudian pada tahun 1994, PT. JDI diambil alih oleh PT. Kali Manis Group. Pada tahun 1996, dibelilah HPH atas nama PT. JDI yang berada di Nabire, Papua. Izin HPH dikeluarkan oleh Departemen Kehutanan kepada perusahaan yang mengajukan diri untuk mengelola hutan. Untuk setiap penebangan kayu yang dilakukan, maka perusahaan harus membayar DR (dana reboisasi) dan PSDH (provisi sumber daya hutan). Terakhir, pada tahun 2004, PT. JDI diambil alih oleh PT. Kreasi Mandiri Sejahtera. Kantor pusat PT. JDI saat ini berlokasi di Gedung Manggala Wanabakti Blok IV, Lt. 7, No. 730. Jl. Jendral Gatot Subroto, Senayan, Jakarta 10270.
52 Karena terjadi kerusuhan di Ambon, Maluku, maka kegiatan operasional industri pengolahan kayu di Batu Gong tidak lagi beroperasi hingga sekarang. Pusat operasional PT. JDI hanya berada di Nabire, Papua. Produk-produk yang dihasilkan oleh PT. JDI adalah : Kelompok kayu merbau / kayu besi Kelompok kayu meranti Kelompok kayu mixed 3.2 Visi dan Misi Perusahaan Visi PT. JDI adalah menjadi perusahaan kayu yang besar dan tetap menjaga kelestarian lingkungan hidup. Sedangkan misi PT. JDI : Menebang pohon-pohon yang telah siap untuk ditebang dan menebang sesuai dengan keperluan. Tetap menjaga kelestarian lingkungan dengan melakukan penanaman kembali setelah penebangan pohon. Menjaga hubungan yang baik dengan masyarakat yang tinggal di sekitar lahan HPH.
53 3.3 Struktuk Organisasi Struktur organisasi yang berada di PT. JDI saat ini adalah sebagai berikut : Direktur Penjualan Pembelian Keuangan Akuntansi Kepala Cabang Produksi Gudang Keuangan Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Jati Dharma Indah Plywood Industries (Sumber : PT. Jati Dharma Indah Plywood Industries)
54 3.4 Uraian Tugas dan Wewenang Pembagian tugas di PT. JDI adalah sebagai berikut : a. Direktur Direktur merupakan pimpinan tertinggi di perusahaan. Tugas dan tanggung jawab direktur adalah : Memimpin dan mengawasi jalannya kegiatan operasional perusahaan. Mengevaluasi dan membuat program pengembangan usaha perusahaan. Menentukan kebijaksanaan umum perusahaan, yaitu tugas dan tanggung jawab dari setiap pegawai perusahaan. Membuat tujuan jangka pendek dan jangka panjang perusahaan. Memformulasi peraturan dan strategi bisnis dalam kerangka manajemen. b. Bagian Penjualan Tugas dan tanggung jawab dari bagian penjualan adalah : Melakukan tawar menawar harga dengan calon pembeli. Menerima pesanan dari pelanggan. Membuat surat perjanjian dengan pembeli. Memberikan laporan penjualan. c. Bagian Pembelian
55 Tugas dan tanggung jawab dari bagian pembelian adalah : Membuat purchase order berdasarkan daftar order barang. Melakukan negosiasi dengan pemasok. Menerima barang. Mengirim barang ke Nabire. Membuat laporan pembelian. d. Bagian Akuntansi Tugas dan tanggung jawab dari bagian akuntansi adalah : Mencatat setiap transaksi perusahaan ke dalam buku besar. Membuat laporan keuangan perusahaan. Melaporkan pajak. Menyediakan semua data yang diperlukan untuk audit. e. Bagian Keuangan Tugas dan tanggung jawab dari bagian keuangan adalah : Membuat laporan penerimaan dan pengeluaran kas. Membayar supplier. Membayar gaji karyawan.
56 Memeriksa rekening koran. Membuat daftar supplier yang masih harus dibayar. f. Kepala Cabang Tugas dan tanggung jawab dari kepala cabang adalah : Mengawasi kegiatan operasional perusahaan di Nabire. Memberikan laporan ke kantor pusat Mengawasi pengiriman kayu ke pembeli Di kantor cabang, terdiri dari beberapa bagian : Bagian Produksi, dengan tugas dan tanggung jawabnya adalah : Mengawasi kegiatan produksi Membuat laporan produksi Bagian Gudang, dengan tugas dan tanggung jawabnya adalah : Membuat daftar order barang Menerima barang dari kantor pusat Mengotorisasi keluar-masuknya barang. Melakukan stock opname. Bagian keuangan, dengan tugas dan tanggung jawabnya adalah :
57 Mencatat semua penerimaan dan pengeluaran uang yang terjadi di kantor cabang. Membuat daftar gaji karyawan di kantor cabang. Memberikan laporan yang berkaitan dengan keuangan langsung kepada manajer keuangan yang berada di kantor pusat. 3.5 Gambaran Sistem Berjalan
58 Gudang (1) membuat DOB DOB DOB (2) fax ke kantor Jakarta $ $ $ Laporan Pembelian (3) tawar harga ke supllier Pembelian (9) kirim barang Supplier (9) kirim invoice dan surat jalan (10) cek barang (4) cetak PO rangkap 6 Barang Invoice Invoice (6) PO lembar ke 1,5,6 (12) PO lbr 1 & invoice (11) Cancellation note rangkap 4 (jika tidak sesuai pesanan) Cancellation Cancellation note note (5) PO difax ke supplier PO PO (7) PO lbr 2 diarsip Keuangan (8) PO lembar3&4 (13) buat request for cheque Laporan Hutang Akuntansi Keterangan : Request for Cheque Request for Cheque DOB : daftar order barang (14) buat cheque voucher PO : purchase order SPB : surat pengiriman barang Pay to $ Check (15) tulis check Cheque Voucher Cheque Voucher arsip Gambar 3.2 Rich Picture Sistem Berjalan
59 Penjelasan : 1. Bagian gudang yang berada di cabang Nabire membuat daftar order barang (DOB). 2. DOB ini kemudian dikirim melalui fax ke kantor pusat di Jakarta, dan diterima oleh bagian pembelian. 3. Staf pembelian kemudian akan melakukan tawar menawar harga dengan supplier melalui telepon. 4. Jika harga sudah cocok, maka akan dibuat purchase order (PO). PO dibuat rangkap 6 (enam). 5. PO yang sudah dibuat terlebih dahulu ditanda tangani oleh manajer pembelian, kemudian dikirim ke supplier melalui fax. 6. PO lembar 1,5,6 ditahan oleh staf pembelian. Lembar 5 dan 6 akan dijadikan bukti penerimaan barang. 7. PO lembar kedua menjadi arsip bagi bagian pembelian. 8. PO lembar ketiga dan keempat, akan diberikan ke bagian akuntansi untuk dimasukkan ke dalam buku besar. 9. Supplier mengirim barang ke kantor pusat PT.JDI bersama dengan invoice dan surat jalan. 10. Staf pembelian memeriksa barang apakah sesuai dengan PO dan invoice. Jika semuanya sudah sesuai, maka staf pembelian akan menandatangani surat jalan dari supplier.
60 11. Jika tidak sesuai, maka barang akan dikembalikan ke supplier dan staf pembelian akan membuat cancellation note. Cancellation note dibuat 4 (empat) rangkap. 12. Jika invoice sudah diterima, PO lembar 1 beserta invoice kemudian diberikan kepada bagian keuangan untuk dilakukan dicatat. 13. Bagian keuangan akan memeriksa jumlah tagihan yang masuk, kemudian membuat request for cheque. Request terlebih dahulu diminta persetujuannya pada manajer keuangan. 14. Jika request disetujui oleh manajer keuangan, maka kemudian dibuat cheque voucher sebagai bukti untuk mengeluarkan uang dari bank. Cheque voucher yang dibuat harus diminta persetujuan kembali dari manajer keuangan. 15. Jika cheque voucher disetujui, maka staf keuangan akan menulis check. Check dibuat sesuai jumlah yang tertera di cheque voucher. Uang yang diambil, bisa langsung disetor ke rekening supplier atau bisa langsung membayar tunai ke supplier tergantung perjanjian sebelumnya. 3.6 Fungsi Terkait Dalam Sistem Berjalan Fungsi-fungsi yang terkait dengan proses pembelian adalah : 1. Bagian pembelian, merupakan fungsi yang bertugas untuk memesan dan menerima barang.
61 2. Bagian akuntansi, merupakan fungsi yang bertugas untuk mencatat semua pembelian yang dilakukan. 3. Bagian keuangan, merupakan fungsi yang bertugas untuk mencatat jumlah hutang kepada supplier yang masih harus dibayar, dan membayar supplier. 3.7 Dokumen Terkait Dalam Sistem Berjalan Dokumen-dokumen yang selama ini digunakan adalah : 1. DOB, diterbitkan oleh bagian gudang di cabang. Berupa daftar barang yang diminta untuk dibeli. 2. PO, diterbitkan oleh bagian pembelian. PO dibuat berdasarkan DBO yang diterima. PO dicetak rangkap 6 (enam) dan berisikan keterangan jumlah, jenis, dan harga barang. 3. Cancellation note, dibuat oleh bagian pembelian. Dicetak rangkap 4 (empat). 4. Request for cheque, merupakan permintaan atas uang yang akan dikeluarkan. Dibuat oleh bagian keuangan. 5. Cheque voucher, merupakan keterangan untuk apa uang akan digunakan dan berisi nomor check yang digunakan.
62 3.8 Kelemahan Sistem Berjalan dan Usulan Pemecahan Masalah Berikut ini adalah beberapa kelemahan yang terdapat dalam sistem pembelian dan hutang usaha yang sedang berjalan dalam perusahaan dan usulan pemecahan terhadap kelemahan yang ada. 1. Catatan mengenai purchase order (PO) tidak sama di bagian pembelian, bagian keuangan, dan bagian akuntansi dan terjadinya redundansi data. Selama ini, hanya bagian pembelian yang mempunyai catatan lengkap mengenai PO yang diterbitkan. Bagian akuntansi dan bagian keuangan mendapat copy PO apabila bagian pembelian sudah menyerahkan copynya. Jadi setiap bagian mempunyai catatan tersendiri mengenai PO yang sudah terbit (redundansi data). Bagian akuntansi dan bagian keuangan seharusnya juga mempunyai catatan PO yang lengkap. Hal ini berguna agar pencatatan hutang perusahaan kepada supplier lengkap sehingga bagian keuangan dapat mengatur anggaran yang harus disiapkan untuk membayar hutang kepada supplier dan bagian akuntansi dapat membuat laporan keuangan perusahaan secara tepat. Catatan PO yang terbit disimpan dalam satu tempat sehingga mengurangi rududansi data dan data yang dimiliki adalah sama. Catatan PO yang tidak lengkap ini disebabkan oleh lamanya pembagian PO yang dilakukan oleh bagian pembelian karena PO yang diterbitkan copynya tidak langsung diberikan ke bagian ke bagian akuntansi dan bagian keuangan, tetapi PO masih ditahan oleh bagian pembelian karena menunggu invoice dari supplier. Bagian akuntansi dan bagian keuangan menyimpan data PO di filenya masing-masing sehingga data PO menjadi berulang (redundant). Hal lain yang menyebabkan catatan
63 PO tidak sama karena bagian pembelian lupa untuk memberikan copy PO ke bagian akuntansi atau bagian keuangan. Akibat catatan PO yang tidak lengkap ini, bagian keuangan sulit untuk mengetahui jumlah hutang perusahaan ke supplier sehingga sulit untuk membuat anggaran pembayaran PO yang sudah diterbitkan. Selain itu, akibat dari redundansi data adalah dibutuhkan rekonsiliasi PO antar tiap bagian untuk mencari tahu jumlah hutang perusahaan. Untuk melakukan rekonsiliasi, karyawan membutuhkan waktu yang lama sehingga kinerja karyawan menjadi terganggu. Usulan pemecahan untuk masalah ini adalah dengan membuat suatu sistem informasi akuntansi, khususnya pembelian dan hutang usaha yang terintegrasi sehingga data yang dimiliki tiap bagian adalah sama. Sistem yang terintegrasi bisa mengurangi redundansi data. Sistem yang terintegrasi memungkinkan setiap bagian dapat mengakses data sesuai dengan keperluannya masing-masing. 2. Kesalahan dalam pemberian nomor urut pada dokumen. Dalam sistem berjalan, ditemui adanya dokumen yang bernomor urut sama. Di bagian pembelian, ada PO yang dibuat dengan nomor yang sama, dan di bagian keuangan ada cheque voucher yang dibuat dengan nomor yang sama. Nomor urut dokumen sebaiknya tidak ada yang sama. Hal ini baik untuk internal control di perusahaan untuk menghindari terjadinya kecurangan dan memudahkan dalam pengarsipan dokumen. Arsip yang baik akan memudahkan karyawan dalam menelusuri dokumen yang telah lewat apabila diperlukan.
64 Kesalahan dalam pemberian nomor urut dokumen karena dokumen dibuat oleh orang yang berbeda dalam waktu yang bersamaan dan tidak ada komunikasi sehingga nomor yang sama dipakai oleh orang yang berbeda, atau karena petugas lupa mengganti nomor yang lama. Akibat dari kesalahan ini adalah kesulitan saat pembayaran. Bagian keuangan tidak mau membayar PO karena sudah mencatat bahwa PO itu telah lunas. Untuk menelusuri dokumen itu, akan memakan banyak waktu yang berakibat kerja karyawan menjadi terhambat. Selain itu, pengarsipan dokumen menjadi tidak rapi sehingga menyulitkan pencarian data apabila diperlukan. Untuk mengatasi masalah ini, akan dibuat suatu sistem yang bisa meng-generate nomor urut dokumen sehingga dapat dipastikan tidak ada lagi dokumen yang bernomor urut sama. Tiap kali ada transaksi baru, sistem akan menampilkan nomor selanjutnya dari nomor transaksi yang terakhir. 3. Adanya perangkapan tugas di bagian pembelian. Di dalam perusahaan ini, staf pembelian sekaligus merangkap sebagai staf penerimaan barang. Tidak ada pemisahan tugas di kantor pusat. Sewaktu barang diantar, maka petugas pembelian yang bersangkutan yang akan menerima barang. Menurut Wilkinson et al. (2000) fungsi inventory management mencakup bagian pembelian, penerimaan, dan penyimpanan. Bagian penerimaan memiliki tanggung jawab untuk hanya menerima barang yang dipesan, menverifikasi kualitas dan kondisinya dan memindahkan barang ke gudang.
65 Tidak adanya Bagian penerimaan dikarenakan perusahaan memandang pembagian tugas ini akan memerlukan biaya operasional yang besar. Akibat dari adanya penyatuan fungsi ini adalah membuka peluang bagian pembelian untuk menggelapkan persediaan yang diterima dari pemasok. Selain itu, bagian penerimaan juga bertanggung jawab memeriksa kualitas barang dan apakah barang sesuai yang dipesan. Apabila barang yang diterima tidak sesuai atau rusak bisa berakibat terhentinya produksi karena tidak ada barang yang dibutuhkan di tempat. Selain itu, untuk mengganti barang itu akan membutuhkan banyak waktu dan tambahan biaya. Untuk pemecahan masalah ini, akan dibuat suatu struktur organisasi yang baru untuk menambahkan bagian baru yang seharusnya ada di perusahaan, tetapi tidak perlu menambah jumlah karyawan. Selain itu juga dibuatkan tugas dan tanggung jawab masing-masing bagian agar internal control dapat berjalan dengan baik. Dengan ditambahnya bagian penerimaan, maka diharapkan kualitas barang yang diterima lebih terjamin dan mengurangi kesalahan dalam pembelian barang karena barang yang diterima telah diperiksa dengan teliti dan sudah dilakukan verifikasi harga dan jumlah barang yang diterima. 4. Tidak tersedia Surat Penerimaan Barang (SPB). Selama ini, perusahaan tidak mempunyai dokumen resmi yang mencatat tentang penerimaan barang dari supplier. Saat barang diterima, petugas pembelian akan mencocokkan barang, invoice, dan PO.
66 SPB merupakan dokumen yang digunakan untuk mencatat penerimaan barang yang diotorisasi oleh bagian penerimaan. SPB berisi keterangan mengenai jumlah dan kondisi barang yang diterima. Jika barang yang diterima tidak dalam kondisi yang baik, akan merugikan perusahaan karena produksi bisa saja terhenti. Perusahaan belum menggunakan dokumen SPB karena selama ini bagian penerimaan belum ada, sehingga saat bagian pembelian menerima barang, mereka hanya mencocokkan dengan PO yang telah mereka buat dan juga jumlah barang dengan invoice yang diberikan oleh supplier.. Akibat bila tidak tersedia SPB memungkinkan terjadi kecurangan ataupun kekeliruan atas jumlah barang yang tercatat dalam Purchase Order dan Packing List dengan jumlah barang yang diterima oleh perusahaan, dan juga tidak ada catatan mengenai bagaimana kondisi barang ketika diterima dari supplier. Sistem baru yang dirancang akan menyediakan semua dokumen dan laporan yang berhubungan dengan proses pembelian dan pencatatan hutang pada supplier. Laporan yang dibutuhkan dapat langsung tersedia pada saat ada permintaan dari manajemen.