Halaman: 1 / 11 1.0 TUJUAN 2.0 SKOP Prosedur ini bertujuan untuk menerangkan tatacara Kawalan Akses dilaksanakan. Skop prosedur ini merangkumi semua jenis tugas yang dilaksanakan di laluan keluar / masuk dalam kampus. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Nombor Dokumen Tajuk Dokumen UPM/PGR/MK/001 Manual Kualiti - Akta Universiti dan Kolej Universiti 1971 -Kaedah-kaedah Universiti Putra Malaysia (tatatertib) Pelajar-pelajar 2005 -Universities and University Colleges Act 1971 (Act 30) -Perlembagaan Universiti Putra Malaysia UPM/OPR/BKU/AT01/SOP Arahan Tetap Operasi (S.O.P) 4.0 TERMINOLOGI / SINGKATAN : PGH - Pengarah KB - Ketua Bahagian PK - Pegawai Keselamatan PPK - Penolong Pegawai Keselamatan PO - Penyelia Operasi PT - Penyelia Tadbir - Pengawal Keselamatan Kanan / Pengawal Keselamatan Pelawat - Orang Luar PYB - Pegawai Yang Bertanggungjawab 5.0 TANGGUNGJAWAB PGH, KB, PK, PPK, PT,PO,, Pelawat dan PYB bertanggungjawab menentukan prosedur Kawalan Akses ini dilaksanakan.
Halaman: 2 / 11 6.0 CARTA ALIR Mula 7.1 Taklimat 7.2 Ambil Alih Tugas dan Terima Tugas 7.3 Laksana Tugas 7.4 Tindakan 7.5 Ada Kes? 7.6 Ya Tidak Majukan Laporan 7.7 Tindakan PO 7.8 Buat Laporan dan Serah Tugas 7.9 Tamat 7.10
Halaman: 3 / 11 7.0 PROSES TERPERINCI Tindakan 7.1 Mula Tanggungjawab 7.2 Taklimat 7.2.1 menerima taklimat dan tempat tugas ketika baris masuk tugas. PO 7.3 Ambil Alih Dan Terima Tugas 7.3.1 Mengambil alih tugas di tempat tugas daripada anggota terdahulu. 7.3.2 Memastikan peralatan tugas di tempat tugas mencukupi dan berkeadaan baik. Jika tidak, kemukakan laporan kepada PO. 7.3.3 dikehendaki menerima dan menandatangani Buku Laporan Tugas (serah dan terima tugas). 7.3.4 yang mula bertugas dikehendaki melapor (menggunakan alat perhubungan) ke Pusat Kawalan selepas menerima tugas. 7.3.5 yang tamat tugas dikehendaki melapor diri ke Pusat Kawalan selepas serah menyerah tugas. 7.4 Laksana Tugas 7.4.1 Beri Borang Kebenaran Pelawat Memasuki Kawasan Kampus Pas Pelawat dan Pas Kenderaan (a) hendaklah meminta pengenalan diri pelawat dan mengisikan butir-butir pelawat di dalam Borang Kebenaran Pelawat Memasuki Kawasan Kampus (OPR/BKU/BR02/PELAWAT)
Halaman: 4 / 11 (b) Borang Kebenaran Pelawat Memasuki Kawasan Kampus (OPR/BKU/BR02/PELAWAT) diserahkan kepada pelawat sebagai bukti kebenaran memasuki kampus bersama Pas Pelawat dan Pas Kenderaan. (c) Pelawat dikehendaki menyerahkan semula Borang Kebenaran Pelawat Memasuki Kawasan Kampus (OPR/BKU/BR02/PELAWAT), Pas Pelawat dan Pas Kenderaan kepada Keselamatan apabila keluar dari kawasan kampus di laluan keluar. (d) Borang Kebenaran Pelawat Memasuki Kawasan Kampus (OPR/BKU/BR02/PELAWAT) akan dikumpul oleh anggota keselamatan untuk diserahkan kepada PO. (e) Bagi Pos kawalan yang mempunyai satu laluan keluar dan masuk anggota keselamatan dikehendaki mengambil dokumen pengenalan diri pelawat sebelum memberikan Borang Kebenaran Pelawat memasuki Kawasan Kampus (OPR/BKU/BR02/PELAWAT),Pas Pelawat dan pas kenderaan kepada pelawat. (f) Bagi Pos Kawalan dimana anggota keselamatan yang mengambil dokumen pengenalan diri pelawat hendaklah memulangkan semula dokumen pengenalan diri pelawat tersebut apabila pelawat menyerahkan semula Borang Kebenaran Pelawat memasuki Kawasan Kampus (OPR/BKU/BR02/KAMPUS), Pas Pelawat dan pas kenderaan ketika keluar kawasan kampus. (g) Pas Pelawat dan Borang Kebenaran Pelawat Memasuki Kawasan Kampus dikecualikan pada hari terbuka, majlis atau aktiviti rasmi universiti, Kolej Mohd Rashid, para tetamu yang telah dikenalpasti dan diberi kebenaran oleh pihak Pengurusan Universiti atau Bahagian Keselamatan seperti tetamu kehormat universiti. Pelawat
Halaman: 5 / 11 7.4.2 Periksa Pas Sementara (a) Pastikan pekerja-pekerja kontraktor yang masuk ke kawasan kampus mempamerkan Pas Sementara yang masih sah tempohnya. 7.4.3 Bantu Beri Tunjuk Arah Kepada Pelawat (a) Beri bantuan kepada pelawat dengan memberi pandu arah ke tempat yang hendak dituju jika perlu. 7.4.4 Periksa Kenderaan (a) Buat pemeriksaan pelekat kenderaan UPM pada kenderaan yang masuk ke dalam kampus melalui laluan masuk. (b) Buat pemeriksaan ke atas kenderaan yang keluar dari kampus di laluan keluar. (c) Buat pemeriksaan ke atas kad pemilik kenderaan pelajar. 7.4.5 Pemeriksaan Keluar / Masuk di kawasan Kolej (a) (b) Pelajar dan pelawat di benarkan untuk keluar / masuk di kawasan Kolej bermula 0600 pagi hingga 1200 tengah malam. Staf dan pelawat tidak dibenarkan untuk keluar masuk kawasan kolej selepas waktu pejabat dan cuti kecuali ada kebenaran atau tugas tertentu. Staf dikehendaki mempamerkan kad staf atau pelekat kenderaan untuk masuk ke kawasan kolej. Pelawat/staf Pelawat/staf (c) Pelajar yang balik lewat akan direkodkan di dalam Senarai Semakan Pelajar Balik Lewat (OPR/BKU/SS01/LEWAT). (d) Pelajar dibenarkan untuk keluar masuk mulai jam 0230 pagi hingga 0600 pagi untuk tujuan bersahur di sepanjang bulan Ramadhan dengan mengambil Pas Ramadhan dan direkodkan di dalam buku keluar / masuk.
Halaman: 6 / 11 7.4.6 Pemeriksaan Keluar / Masuk di kawasan Fakulti (a) Pelajar,staf dan pelawat tidak dibenarkan untuk keluar masuk di kawasan fakulti selepas waktu pejabat dan cuti kecuali ada kebenaran atau tugas tertentu. Staf dan pelajar dikehendaki mempamerkan kad staf atau pelekat kenderaan untuk masuk ke kawasan fakulti. (b) Pemeriksaan keluar / masuk di kawasan Fakulti di kecualikan pada waktu puncak seperti berikut: i) Hari Bekerja 0730 hingga 0830 1245 hingga 1430 1645 hingga 1800 ii) Aktiviti rasmi Universiti Majlis Konvokesyen Hari Pendaftaran Pelajar Baru Majlis-majlis Khas Universiti 7.5 Tindakan iii) Majlis-majlis Persendirian Majlis Perkahwinan Aktiviti-aktiviti yang dibuat oleh agensi-agensi luar. 7.5.1 Periksa Kenderaan (a) Sekiranya didapati staf/ pelajar /Agensi Luar tiada pelekat kenderaan berkenaan anggota keselamatan hendaklah mengambil tindakan dengan mengeluarkan Notis Kesalahan Lalaulintas hendaklah memaklumkan kepada Pelajar/Staf/Agensi Luar untuk memohon pelekat kenderaan UPM. (b) Jika didapati ada kenderaan yang membawa barang universiti keluar tanpa surat kebenaran, anggota dikehendaki menahan kenderaan tersebut bersama dengan barangan yang di bawa keluar dan mengambil butir-butir diri pemandu dan kenderaan. Hubungi PO untuk tindakan selanjutnya dan buat laporan kejadian di dalam Borang laporan Kejadian (OPR/BKU/BR01/KEJADIAN)
Halaman: 7 / 11 (c) Jika di dapati tiada kad pemilik kenderaan anggota dikehendaki menahan pemandu dan kenderaan tersebut serta mengambil butir-butir diri pemandu. Hubungi PO untuk tindakan selanjutnya dan buat laporan kejadian di dalam Borang laporan Kejadian (OPR/BKU/BR01/KEJADIAN) (d) Periksa kenderaan staf dan pelajar yang keluar dari kawasan kampus selepas waktu pejabat dan hari cuti (Sabtu dan Ahad termasuk cuti umum) dan Jika didapati ada membawa barang universiti keluar tanpa surat kebenaran, anggota dikehendaki menahan kenderaan tersebut bersama dengan barangan yang di bawa keluar dan mengambil butir-butir diri pemandu dan kenderaan. Hubungi PO untuk tindakan selanjutnya dan buat laporan kejadian di dalam Borang laporan Kejadian (OPR/BKU/BR01/KEJADIAN) 7.5.2 Tidak Mempunyai Pas Sementara (a) Orang awam atau pembekal yang bekerja di dalam kawasan kampus atau yang selalu berurusan dengan UPM perlu membuat permohonan Pas Sementara di Bahagian Keselamatan. (b) hendaklah meminta pengenalan diri orang berkenaan dan mengisi di dalam Borang kebenaran memasuki kampus (Rujuk klausa 7.4.1 Prosedur Kawalan Akses) (c) Mengarahkan orang tersebut untuk memohon Pas sementara di Bahagian Keselamatan.
Halaman: 8 / 11 7.5.3 Keluar / Masuk Kolej (a) Kakitangan:- (i) Kakitangan yang tinggal dalam kawasan kolej dibenarkan masuk atau keluar kawasan kolej pada bila-bila masa dengan syarat mempunyai Pelekat Kenderaan atau Kad Kakitangan sebagai bukti. (ii) Kakitangan yang tinggal diluar dimana ingin memasuki dan keluar di kawasan kolej selepas waktu pejabat atau cuti hendaklah mempamerkan kad staf atau pelekat kenderaan. (b) Pelajar:- Pelajar tidak dibenarkan masuk atau keluar kawasan kolej selepas jam 12 tengah malam kecuali mendapat kebenaran bertulis dari Pengetua / Felo / Pengurus / Pegawai Bahagian Keselamatan. c) Pelawat:- Pelawat tidak dibenarkan masuk di kawasan kolej selepas jam 12 tengah malam kecuali ada kes kecemasan. (d) Teksi:- Teksi yang masuk ke kawasan kampus perlu mengisi Borang Kebenaran Pelawat Memasuki Kawasan Kampus (OPR/BKU/BR02/PELAWAT).
Halaman: 9 / 11 7.5.4 Keluar Masuk ke Fakulti a) Pelajar dan staf yang ingin memasuki dan keluar fakulti selepas waktu pejabat dan waktu cuti hendaklah mempamerkan Kad Staf atau Pelekat kenderaan (b) Pelawat yang mendapat kebenaran masuk dan keluar ke Fakulti selepas waktu pejabat dan cuti dihendaki mengisi Borang Kebenaran memasuki Kampus (OPR/BKU/BR02/KAMPUS) (Rujuk Klausa 7.4.1 Prosedur Kawalan Akses) 7.6 Ada Kes? 7.6.1 Jika ada kes ikut langkah 7.7. 7.6.2 Jika tidak, ikut langkah 7.9. 7.7 Majukan Laporan 7.7.1 Sekiranya ada kes berlaku hubungi Penyelia Operasi. 7.7.2 dikehendaki membuatm embuat laporan kejadian. 7.8 Tindakan PO 7.8.1 PO dikehendaki mengambil tindakan susulan terhadap kes tersebut. 7.8.2 PO dikehendaki memajukan laporan kepada PK/PPK. PO PO 7.9 Buat Laporan Dan Serah Tugas 7.9.1 yang bertugas dikehendaki membuat laporan tugas di dalam Buku Laporan Tugas Harian serta serah tugas kepada anggota pengganti seterusnya. 7.10 Tamat
Halaman: 10 / 11 Bil 8.0 REKOD KUALITI Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 1 UPM/BKU/LAPORAN KEJADIAN LAPORAN KEJADIAN Borang Laporan Kejadian (OPR/BKU/BR01/KEJADIAN) Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan PT(P/O) PYB Bilik Dokumen dan Rekod Kuasa Melupus PGH kekal 2 UPM/BKU/KAWALAN AKSES KAWALAN AKSES Borang Kebenaran Pelawat Memasuki Kawasan Kampus (OPR/BKU/BRO2/PELAWAT) Senarai Semakan Pelajar Balik Lewat (OPR/BKU/SS01/LEWAT) Borang Pemeriksaan Kenderaan (OPR/BKU/BR02/PEMERIKSAAN) 3 - Buku Laporan Tugas harian PT PYB Kabinet Fail Unit Kawalan Akses 3 tahun PT PYB Kabinet Fail Unit Kawalan Akses 3 tahun PGH PGH
9.0 SEJARAH SEMAKAN OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN Halaman: 11 / 11 No. Isu No. Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat Disedia dan Disemak Dilulus/ Diluluskan Semula Tarikh Kuatkuasa 02 00-02 01 2/2011 02 02 2/2012 02 03 5/2012 Keluaran Pertama untuk satu persijilan Mesyuarat Pengurusan BKU Bil-2/2011 Mesyuarat Pengurusan BKU Bil-4/2011 Mesyuarat Pengurusan BKU Bil-2/2012 PGH WP 03/01/2011 PGH WP 08/08/2011 PGH WP 30/01/2012 PGH WP 14/08/2012 02 04 3/2013 MSKP Bil 1/2013 PGH WP 30/04/2013