Standard Operating Procedure Pejabat Pendaftar Standard Operating Procedure (SOP) Aduan Kerosakan Sistem Atas Talian (STARS 3.0) Rekod Pindaan Nama Ringkasan Pindaan Versi Tarikh Azanizam Ismail Dokumen Pertama 1.0 01/06/2016 Pengesahan Dokumen ini disahkan oleh: Nama Jawatan Tarikh Kuatkuasa Asiah Saleh Ketua Timbalan Pendaftar 01/06/2016 1
1.0 Keterangan Standard Operating Procedure (SOP) 1. Bidang Pengurusan Sistem Maklumat Sumber Manusia 2. Prosedur Aduan Kerosakan Sistem Atas Talian (STARS 3.0) 3. NomborRujukan 4. SOP Pra-Syarat - 5. SOP Berkaitan - 6. Pengguna PTJ, Pemunya Proses dan Pembangun Sistem (Infostruktur) 7. Tujuan 8. Skop 9. Masa Selewat-lewatnya sebulan dari tarikh laporan 10. Pemilik SOP Bahagian Pembangunan Organisasi (BPO) 11. Catatan 2
2.0 Keterangan Proses Kerja Aliran Kerja Proses Kerja Tempoh Pegawai Yang Melulus/Dirujuk (Tanggungjawab) Rekod Kualiti/ Dokumen Berkaitan Mula No.1 PTJ/Pengguna kenalpasti kerosakan/ketidakfungsian sistem/cadangan penambahbaikan PTJ/Pengguna No. 2 PTJ buat aduan secara bertulis (emel/surat) kepada Unit Pengurusan Sistem Sumber Manusia (UPSSM), BPO PTJ/Pengguna No. 3 UPSSM terima aduan 1. PPK 2. PPTM Rekod aduan/emel/surat No. 4 UPSSM semak kerosakan/ ketidakfungsian/cadangan penambahbaikan yang dilaporkan bagi mengenalpasti punca masalah PPTM No. 5 Majukan aduan kepada pihak Infostruktur (Unit STARS) untuk tindakan baikpulih sistem. 1. PPTM 2. Unit STARS Rekod aduan/emel/surat No. 6 Mengenalpasti kerosakan/ ketidakfungsian dan punca masalah serta melakukan baikpulih sistem. Jika berjaya, terus ke proses 9. Unit STARS No. 7 Perbincangan dilakukan antara Unit STARS, UPPSM dan pengguna/ PTJ jika melibatkan cadangan penambahbaikan sistem. 1. Unit STARS 2. UPPSM 3. PTJ/Pengguna Keputusan/Rekod Perbincangan No. 8 Penambahbaikan sistem dibangunkan setelah keperluan sistem dikenalpasti dan dipersetujui oleh pengguna Unit STARS No. 9 Unit STARS maklumkan kepada PTJ/Pengguna dan UPPSM status kerosakan/ketidakfungsian yang telah dilaksanakan baikpulih/ cadangan penambahbaikan yang telah dibangunkan. 1. Unit STARS 2. UPPSM 3. PTJ/Pengguna Rekod Pemakluman 3
Aliran Kerja Proses Kerja Tempoh Pegawai Yang Melulus/Dirujuk (Tanggungjawab) Rekod Kualiti/ Dokumen Berkaitan PTJ membuat semakan dan pengesahan terhadap status baikpulih/cadangan penambahbaikan 1. Unit STARS 2. UPPSM 3. PTJ/Pengguna No. 10 Jika kerosakan/ketidakfungsian dan cadangan penambahbaikan tidak memenuhi keperluan PTJ/pengguna, ulangi proses 5 hingga 8 No.11 PTJ/pengguna mengunakan sistem. PTJ/Pengguna Selesai. 4
3.0 Carta Alir Kerja Aduan Kerosakan Sistem Atas Talian (STARS 3.0) Petunjuk Prestasi Proses Mula Kenalpasti kerosakan/ ketidakfungsian/cadan gan tambahbaik Kemukakan aduan/ cadangan Kemukakan aduan/ cadangan berfungsi dengan baik dan selamat untuk diguna. Semak dan kemukakan kepada Unit STARS Cadangan Penambahbaikan sistem Sistem STARS Rosak/ Tidak fungsi Adakan perbincangan bagi menentukan keperluan sistem dan mendapatkan persetujuan PTJ/Pengguna Kenalpasti keperluan kepada cadangan penambahbaikan Kenalpasiti punca dan Baikpulih system/ Pembangunan Sistem Tidak Semak Status Ya Maklumkan status baikpulih system/ pembangunan sistem Guna Sistem Tamat PYB UPPSM PTJ/Pengguna Unit STARS 5
4.0 Definisi : a. PTJ - Pusat Tanggungjawab b. UPSSM - Unit Pengurusan Sistem Sumber Manusia c. STARS - Staff Resources Information System (Sistem Maklumat Staf Berkomputer) 5.0 Rujukan : a. Dasar ICT UiTM b. Pekeliling Perolehan ICT daripada MAMPU yang masih berkuatkuasa. c. Pekeliling dalaman UiTM yang berkaitan. 6