TINJAUAN MANAJEMEN LABORATORIUM BAHASA INGGRIS FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS BRAWIJAYA 2015
DAFTAR ISI Hasil Audit Internal 1 Umpan Balik Pelanggan 3 Tindakan Koreksi dan Tindakan Pencegahan 5 Tindak Lanjut Tinjauan Manajemen Sebelumnya 6
Hasil Audit Internal Laboratorium Bahasa Inggris menjalani Audit Internal Mutu (AIM) Siklus 14 tahun 2015 pada hari Senin tanggal 2 November 2015 bertempat di Laboratorium Bahasa Inggris gedung B lantai 1 FISIP UB. Visitasi AIM siklus 14 ini dihadiri oleh dua Auditor/ Asesor: 1. Drh. Dyah Ayu Oktavianie (ketua auditor) 2. Dr. Ir. Pudji Purwanti, MP (anggota) Visitasi AIM siklus 14 tahun 2015 ini membahas tentang klarifikasi perbaikan temuan AIM siklus 13 tahun 2014. Dalam visitasi AIM ini Auditor Internal mengevaluasi temuan lama serta tindak lanjut dan status dari tindakan tersebut. Berikut temuan, tindak lanjut dan status tersebut: No Temuan AIM Siklus 13 th 2014 Tindak lanjut Status 1 Perlu disusun job dan gap analisis SDM 2 Tidak semua bisnis proses layanan sesuai dengan siklus pdca 3 Konten pada menu sejarah tidak relevan. 4 AC sering bermasalah karena daya tidak stabil 5 Dokumentasi di tingkat fakultas, laboratorium harus memiliki copy dokumen verifikasi penerimaan barang. akan membuat job analisis dan gap analisis SDM Temuan akan di tindaklanjuti Menyampaikan kepada bagian TIK untuk memisahkan menu "Sejarah" dari menu milik Lab Komputer Mengajukan Stabilizer/ Stavol agar dayanya stabil, sehingga tidak menyebabkan masalah pada AC Mengajukan ke bagian Umum dan Perlengkapan untuk mengadakan tanda bukti penerimaan barang. Menjelaskan secara detail spesifikasi barang yang di butuhkan oleh Lab Bahasa. 6 Dokumentasi belum lengkap Melengkapi dokumentasi yang belum ada 7 Tidak tersedia menu berbahasa inggris Melaporkan ke bagian TIK untuk meng-upgrade sehingga menu Bilingual bisa diakses 1
8 Perlu ditambahkan tujuan unit kerja 9 Daftar Aset di tingkat Fakultas, kecukupannya 50% 10 Telah diimplementasikan namun dokumen belum lengkap (analisis dan tindak lanjut) 11 Dokumen analisis dan tindak lanjut belum terdokumentasikan secara lengkap Melaporkan ke bagian TIK untuk menambahkan tujuan unit kerja Lab Bahasa Melakukan perawatan setiap aset Lab Bahasa, mengajukan ke bagian Pengadaan tentang barang- barang yang menjadi kebutuhan Lab Bahasa, dan mencatat kondisi aset Lab Bahasa, dan melaporkan dan memperbaiki apabila ada kerusakan atau kehilangan. Lab Bahasa sudah membuat borang IKM untuk setiap kegiatan. Untuk setiap keluhan dari pengguna Lab Bahasa, Laboran langsung menindaklanjuti dan memperbaiki/ mengadakan sarana prasarana/ fasilitas yang kurang baik/ belum ada. Akan diadakan koreksi dan di dokumentasikan Dalam visitasi AIM ini Auditor Internal mengevaluasi temuan baru dan saran-sarannya sebagai berikut: No Temuan AIM Siklus 14 th 2015 Saran dari Auditor/ Asesor 1 (IS-L-41a) B. Persyaratan SMM ISO 9001:2008 [41a] Struktur organisasi dan tupoksi tersedia di website, namun perlu didokumentasikan dalam bentuk printout agar memudahkan akses bagi pelanggan 2 (IS-L-622) B. Persyaratan SMM ISO 9001:2008 [622] SDM sudah mempunyai Job Description masing- masing, namun perlu disusun Job Analisis dan Gap Analisis, serta perlu adanya upaya untuk pengembangan kompetensi SDM (misal melalui pelatihan, dll). 3 (IS-L-63) b. Persyaratan SMM Sarana dan prasarana Lab Bahasa Inggris masih 2
ISO 9001:2008 [63] 4 (IS-L-63) b. Persyaratan SMM ISO 9001:2008 [64] belum lengkap, sudah ada upaya mengajukan tambahan sarpras ke Fakultas, dan masih menunggu penyerahannya dari Unit Perencanaan/ Pengadaan. Daftar kebutuhan sudah diajukan, tinggal menunggu penyerahan. Namun metode pemeliharaan belum terdokumentasi Belum ada jaringan internet internal lab, karena jaringan wifi masih mengikuti wifi Fakultas, daya kadang-kadang masih naik turun, koneksi wifi seringkali lambat karena menjadi satu dengan wifi mahasiswa. Sehingga belum bisa menyelenggarakan test Toefl dalam bentuk ITP (sementara masih paper based). Upaya yang telah dilakukan dengan pengajuan peningkatan kapasitas bandwith ke Fakultas. Umpan Balik Pelanggan Umpan balik pelanggan merupakan acuan dari pelayanan dan fasilitas yang dinikmati pelanggan di Laboratorium Bahasa Inggris. Umpan balik pelanggan di Laboratorium Bahasa bisa diukur dari beberapa metode, yaitu: pengisian borang IKM, borang kritik dan saran, maupun keluhan secara langsung. Borang IKM biasanya kami bagikan kepada pelanggan di akhir kegiatan untuk diisi, kemudian hasilnya di rekap dan dilaporkan kepada Ka Lab. Borang Kritik dan Saran di tempatkan di depan ruang Lab Bahasa Inggris agar diisi langsung oleh masyarakat (dosen, mahasiswa, dan karyawan FISIP UB). Setiap ada Borang Kritik dan Saran yang masuk di kotak Kritik dan Saran, Laboran akan langsung mengambil, membaca, dan melaporkan kepada Ka.Lab. Keluhan langsung adalah keluhan yang disampaikan kepada pegawai yang ada di Lab Bahasa Inggris baik melalui KaLab maupun Laboran. Selain keluhan yang diambil dari Borang IKM, Lab Bahasa Inggris juga mendapat masukan atau keluhan secara langsung dari pengguna jasa layanan Lab. Keluhan-keluhan dan tindak lanjut serta hasil akhirnya: 3
No Jenis keluhan Uraian Tindak lanjut Hasil Akhir 1 Sarana prasarana Alas Mouse (Mouse Pad) tidak tersedia Membuat surat pengajuan Mouse Pad ke Subbag Umum dan Perlengkapan dengan ditandatangani Ka Lab Bahasa Inggris Sudah terpenuhi 2 Fasilitas Mouse pointer sering berhenti mendadak karena daya listrik tidak stabil. Hal ini sangat berdampak pada praktikum mahasiswa Membuat surat pengajuan pe kembelian Stavolt/ Stabilizer kepada unit Pengadaan dengan ditandatangani Ka Lab Bahasa Inggris Belum terpenuhi Adanya keluhan dari pelanggan adalah karena adanya ketidakpuasan. Tujuan dari ISO 9001:2008 adalah customer satisfaction. Untuk itu semua keluhan yang Lab Bahasa Inggris terima dari Borang IKM dan Borang Kritik dan Saran selalu kami upayakan tindaklanjutnya. Berikut adalah masukan dari Borang IKM dan Borang Kritik dan Saran: No. Jenis/Aspek/ Bidang/ Layanan yang dikeluhkan Uraian Keluhan Tindaklanjut (atau rencana) Status Akhir 1. Sarana prasarana AC kurang dingin membuat pengajuan perbaikan 2. Sarana prasarana Daya listrik naik turun sehingga pergerakan mouse pointer seringkali berhenti Membuat pengajuan stavolt dan UPS 3. Sarana prasarana Kursi kurang Membuat pengajuan pembelian kursi tambahan 4
4. Sarana prasarana Jaringan Internet tidak ada Membuat pengajuan pemasangan LAN Internet Tindakan Koreksi dan Tindakan Pencegahan Berikut adalah tabel tentang tindakan koreksi, status serta tindakan pencegahan yang diperoleh dari keluhan, evaluasi kepuasan, temuan audit, evaluasi program kerja dan evaluasi sasaran mutu: No. Masukan Tindakan Perbaikan Status (/) Tindakan Pencegahan A. Keluhan 1. Listrik tidak stabil Membuat surat pengajuan barang pembelian Stavolt 2. Bangku kurang Membuat surat pengajuan barang pembelian kursi B. Evaluasi Kepuasan 1. AC kurang dingin Membuat surat pengajuan perbaikan (penambahan Ampere pada listrik) Mematikan PC agar tidak merusak PC Menjaga dan memeriksa agar kursi tidak rusak Mengecek agar AC tidak rusak 2. Mouse Pad tidak ada Membuat surat pengajuan barang pembelian Mouse Pad Mengecek dan menjaga agar Mouse Pad tidak rusak atau hilang C. Temuan Audit 1. MP Maintenance dan dokumentasi Membuat MP Maintenance dan dokumentasinya Memastikan agar setiap kegiatan pemeliharaan sapras sesuai dengan MP dan 5
juga mendokumentas ikannya 2. Membuat Gap dan Job Analysis Rencana untuk Studi Banding ke lab Bahasa Inggris lain dan Pelatihan Laboran Memastikan dan mengusahakan agar tahun depan sudah terlaksana D. Evaluasi Program Kerja 1. Pelatihan Bahasa Inggris bagi karyawan FISIP UB Berkonsultasi dan koordinasi lagi dengan Wadek 1 2. Debate English dan English Speech Berkonsultasi dan koordinasi lagi dengan Wadek 1 E. Evaluasi Sasaran Mutu 1.... 2.... dst. Tindak Lanjut Tinjauan Manajemen Sebelumnya No. Rekomendasi Tinjauan Manajemen Sebelumnya Aspek Tindak Lanjut yang SUDAH dilakukan Kendala yang dihadapi Rencana selanjutnya 1. Pengadaan Bandwidth untuk koneksi internet Fasilitas lab Pengajuan koneksi WIFI / LAN Internet Daya listrik tidak stabil Perawatan berkala 6
2. MP Maintenance Dokumen Membuat MP Pemeliharaan dan Perbaikan Sarana Prasarana Lab Pembuatan Nomor Dokumen oleh GJM Melakukan maintenance sesuai dengan prosedur pada MP 3. Studi Banding untuk menemukan Gap Analysis Fasilitas dan sarana prasarana lab Bertanya kepada Lab lain tentang format sudi banding Belum menemukan Lab yang akan dikunjungi untuk studi banding Akan melakukan studi banding dengan Lab Bahasa Inggris dari luar UB 4. Pelatihan Laboran SDM Mencari informasi ke Universitas lain tentang pelatihan laboran Kebanyakan pelatihan tentang laboran Lab IPA Akan terus mencari informasi dan mengadakan pelatihan Laboran 7