LAMPIRAN B PELAKSANAAN BAYARAN/PEMINDAHAN SECARA ELEKTRONIK (INTER BANK GIRO/IBG) MELALUI SISTEM IBG UiTM-BIMB 1.0 LATAR BELAKANG 1.1 Pembangunan Sistem IBG dengan Bank Islam Malaysia Berhad (BIMB) telah mula diusahakan sejak tahun 2005 oleh Pejabat Bendahari UiTM. 1.2 Sistem IBG UiTM-BIMB dapat membantu UiTM melaksanakan arahan Perdana Menteri supaya bayaran diproses dalam masa dua minggu di mana inbois atau tuntutan yang layak dibayar (become payable) dapat dikreditkan ke akaun penerima dengan cepat. 2.0 FAEDAH SISTEM IBG UITM-BIMB 2.1 Pelanggan: 2.1.1 Transaksi bayaran dapat dikreditkan terus ke dalam akaun pelanggan dengan cepat. 2.1.2 Kemudahan menyemak status pembayaran tuntutan atau inbois bagi pelanggan secara atas talian (on-line) melalui terminal komputer di pejabat atau rumah pelanggan. 2.1.3 Mengatasi risiko pengklonan cek. 2.1.4 Semakan status bayaran boleh diakses dengan mudah melalui: i. Mesej SMS (pemilik akaun BIMB) melalui talian telefon bimbit. Semakan terperinci bayaran (rujukan inbois atau tuntutan) boleh dibuat secara on-line melalui menu Info Bayaran di laman web www.bendahari.uitm.edu.my. Makluman pembayaran ke dalam akaun pelanggan melalui mesej ke alamat web pelanggan (sedang dibangunkan). Semakan terperinci bayaran (rujukan inbois atau tuntutan) diakses dengan merujuk kepada nombor SSM dan nombor akaun pelanggan secara on-line melalui menu Info Bayaran di laman web www.bendahari.uitm.edu.my. i Makluman bayaran secara faks kepada pelanggan. 1
2.2 UiTM: 2.2.1 Pengesahan baki akaun bank secara terus (online) dalam web ebanker BIMB. 2.2.2 Mengesan amaun bayaran/cek yang belum dijelaskan(float), status cek (sudah jelas atau dikembalikan). Ini dapat mengelakkan pengklonan cek. 2.2.3 Kemudahan pemindahan dana ke akaun BIMB atau bank lain (ahli MEPS) atau pemindahan RENTAS. 2.2.4 Pencetakan penyata akaun. 3.0 STRUKTUR KAWALAN DALAMAN SISTEM IBG Strategi kawalan dalaman Sistem IBG UiTM-BIMB adalah seperti berikut: 3.1 Pentadbir /Administrator menentukan had kuasa dan nilai bagi akses kepada Sistem ebanker BIMB dan web IBG FAIS. 3.2 Pengesahan arahan pemindahan wang secara elektronik dan akses kepada IBG dilaksanakan seperti: 3.2.1 Peringkat Pertama: Melibatkan akses dalam web IBG FAIS melalui pengimbasan cap jari (thumb print) pegawai yang didaftarkan pada Mesin Pengimbas Jari (Thumb Print Reader) seperti berikut: i. Pegawai yang menyemak dan meluluskan transaksi dalam web IBG FAIS iaitu Checker 1 dan Checker 2. Had kuasa meluluskan transaksi bagi Checker 1 dan Checker 2 adalah mengikut ketetapan yang diluluskan oleh Lembaga Pengarah UiTM (seperti di Lampiran A) dan dikawal dalam Sistem IBG FAIS oleh Administrator UiTM. 3.2.2 Peringkat Kedua: Releaser memperaku transaksi bayaran dan encrypt fail IBG dalam Sistem IBG FAIS untuk dipindahkan kepada Sistem 2
3.2.3 Peringkat Ketiga: Akses ke dalam Sistem ebanker BIMB adalah melalui mengimbas Kad Pintar MIMOS (token) pada pengimbas khas MIMOS. Hanya staf yang didaftarkan sebagai Administrator dan Releaser UiTM akan diberikan token oleh pengendali akses talian MIMOS. 3.3 Sistem ebanker BIMB dan IBG FAIS akan log-out secara automatik sekiranya skrin tidak digunakan atau idle selama lima (5) minit. 3.4 Aliran proses pembayaran Sistem IBG UiTM-BIMB adalah seperti di Lampiran B1. 3.5 Perbezaan aliran proses pembayaran di antara IBG dengan proses sedia ada (FAIS). i. Di peringkat kelulusan bayaran, kawalan akses ke dalam FAIS (selain melalui log-in dan kata laluan/password) ditambah dengan imbasan cap jari (thumb print scaning) melalui web Sistem IBG FAIS. i Dua penandatangan cek atau borang bank atau surat arahan pemindahan kepada bank diganti dengan Checker 1 dan Checker 2 secara on-line melalui modul (web-based IBG). Perakuan transaksi bayaran web IBG FAIS mengganti proses penjanaan cek oleh FAIS Encrypt fail transaksi dalam Sistem IBG e-banker BIMB mengganti proses penghantaran cek melalui pos atau melengkapkan slip bank untuk mendeposit cek ke dalam akaun bank pelanggan. Penyerahan cek atau slip atau surat arahan pemindahan kepada bank diganti dengan perakuan Releaser melalui imbasan token (Kad Pintar MIMOS) dan kata laluan khas (pin nomber) Kad Pintar. v. Semua urusan IBG dilakukan dengan menggunakan infrastruktur sedia ada (Bayaran oleh Bil Pelajar). Maklumat pembayaran disalurkan melalui integrasi yang diguna-pakai sejak 2006 melalui dedicated network di antara sistem kewangan UiTM dan sistem BIMB. 3
4.0 SUSUNAN STRUKTUR IBG FAIS dan IBG e-banker BIMB 4.1 Web IBG FAIS Struktur pengurusan IBG terbahagi kepada 3 peringkat atau lepasan iaitu Administrator, Releaser dan Checker. 4.1.1 Administrator atau pentadbir Sistem IBG FAIS menguruskan pendaftaran pengguna dan had kuasa bagi akses kepada web Sistem IBG FAIS. Pelantikan pegawai Pentadbir /Administrator dihadkan kepada tiga (3) pegawai Pejabat Bendahari sahaja iaitu Bendahari, Ketua Timbalan Bendahari (Perancangan dan Belanjawan) dan Ketua Bahagian Kewangan Korporat selaku pentadbir utama akses kepada IBG-UiTM. 4.1.2 Releaser memperaku pelaksanaan bayaran berdasarkan berdasarkan kemampuan dana (availability of funds) dalam akaun bank. 4.1.3 Checker menyemak ketepatan dan meluluskan transaksi dalam Sistem IBG FAIS Akses dan kelayakan meluluskan transaksi melalui Sistem IBG FAIS dibahagi kepada dua (2) tahap iaitu Checker 1 dan Checker 2. Sistem ebanker BIMB diprogramkan untuk menghalang pegawai yang telah mengesahkan transaksi selaku Checker 1 daripada mengesahkan transaksi selaku Checker 2 bagi transaksi yang sama. 4.1.3.1 Checker bertanggungjawab sepenuhnya untuk: i. Menyemak dan mengenalpasi transaksi yang layak diproses pendaftaran dalam Sistem Memperakukan dan meluluskan transaksi yang layak diproses pendaftaran dalam Sistem i Meluluskan arahan bagi bayaran ke dalam Akaun pelanggan. Melaksanakan tindakan tuntutan pemulangan wang dengan BIMB terhadap transaksi yang tidak berjaya. 4
v. Mempastikan tindakan diambil terhadap transaksi yang ditangguh perakuan dalam Sistem ebanker BIMB atas masalah teknikal (arahan penahanan bayaran atau pindaan akaun bank atau perubahan mod bayaran). 4.2 STRUKTUR PENGURUSAN SISTEM IBG UiTM-BIMB Struktur pengurusan IBG ebanker BIMB terbahagi kepada 2 peringkat iaitu Administrator dan Releaser. 4.2.1 Administrator atau pentadbir had kuasa dan nilai bagi akses kepada Sistem 4.2.1.1 Selaku Administrator Utama, Ketua Bahagian Kewangan Korporat bertanggungjawab: i. Mendaftarkan dan mengemaskini pendaftaran pengguna Sistem ebanker BIMB i Mengemaskini pendaftaran akses (Administrator, Releaser, Checker 1 dan Checker 2), had serta nilai kuasa meluluskan/memperakukan transaksi bagi pengguna Sistem Membuka akses yang disekat Sistem ebanker BIMB peringkat UiTM oleh kerana terlupa atau tersilap memasukkan kata kunci. Menyelaras pelepasan sekatan Sistem ebanker BIMB oleh pihak bank (penggantian kata laluan akses atau pembatalan kata laluan). 4.2.1.2 Akses Administrator turut dipegang oleh Bendahari dan Ketua Timbalan Bendahari. Selaku Administrator Bendahari dan Ketua Timbalan Bendahari bersama-sama bertanggungjawab untuk memantau: i. Pendaftaran dan penyelenggaraan Daftar Pengguna Sistem Penyelenggaraan Daftar Akses (Administrator, Releaser, Checker 1 dan Checker 2), had serta nilai kuasa meluluskan/memperakukan transaksi bagi pengguna Sistem 5
i Pembukaan akses yang disekat Sistem ebanker BIMB peringkat UiTM kerana terlupa atau tersilap memasukkan kata kunci. Penyelarasan pelepasan sekatan Sistem ebanker BIMB oleh pihak bank (penggantian kata laluan akses atau pembatalan kata laluan). 4.2.2 Releaser 4.2.2.1 Releaser terdiri daripada: i. Bendahari selaku Releaser diberi kuasa tanpa had dan meliputi Kumpulan Wang Keseluruhan Sistem UiTM (termasuk kampus-kampus negeri dan kampus-kampus kota). i Ketua Timbalan Bendahari selaku Releaser ditetapkan had kuasa pada paras RM 40 juta ke bawah dan meliputi Kumpulan Wang Keseluruhan Sistem UiTM (termasuk kampus-kampus negeri dan kampus-kampus kota). Ketua Bahagian Kewangan Korporat selaku Releaser ditetapkan had kuasa pada paras RM 40 juta ke bawah dan meliputi Kumpulan Wang Keseluruhan Sistem UiTM (termasuk kampus-kampus negeri dan kampus-kampus kota). Ketua Bahagian Kumpulan Wang di UiTM Shah Alam selaku Releaser ditetapkan had kuasa pada paras RM 20 juta ke bawah dan dan meliputi Kumpulan Wang UiTM yang dipertanggungjawabkan bagi UiTM Shah Alam sahaja. v. Ketua Pejabat Bendahari Kampus Cawangan A dan B (meliputi Kampus Induk Negeri dan kampus kota yang diselia oleh kampus cawangan). Had kuasa Releaser Kampus Cawangan ditetapkan pada paras RM 5 juta ke bawah dan meliputi Kumpulan Wang Kampus Cawangan yang dipertanggungjawabkan sahaja. vi. Ketua Pejabat Bendahari Kampus Cawangan C1 selaku Releaser ditetapkan had kuasa pada paras RM 1 juta ke bawah dan meliputi Kumpulan Wang Kampus Cawangan yang dipertanggungjawabkan sahaja. v Ketua Pejabat Bendahari Kampus Cawangan C2 selaku Releaser ditetapkan had kuasa pada paras RM500,000 ke bawah dan meliputi Kumpulan Wang Kampus Cawangan yang dipertanggungjawabkan sahaja. 6
vi Pegawai-pegawai yang dilantik selaku Releaser oleh Naib Canselor ditetapkan had kuasa mengikut had paras melulus dan menandatangani Arahan Bayaran meliputi kumpulanwang yang ditetapkan. 4.2.2.2 Releaser bertanggungjawab untuk: i. Memantau dan menyelenggara baki tunai Akaun IBG. Mempastikan Akaun IBG sentiasa mencukupi bagi menunaikan keperluan pemindahan transaksi ke dalam Akaun pelanggan. i Memperakukan arahan bagi bayaran melalui pemindahan elektronik (IBG) ke dalam Akaun pelanggan. Menyelaras tindakan susulan pemulangan wang kepada UiTM dengan BIMB terhadap transaksi yang tidak berjaya. v. Menyelaras tindakan terhadap transaksi yang tidak dapat diperakukan dalam Sistem ebanker BIMB atas masalah teknikal (arahan penahanan bayaran atau pindaan akaun bank atau perubahan mod bayaran). vi. Menguruskan arahan pemindahan wang secara elektronik daripada akaun induk (Shah Alam/Kampus Cawangan) kepada akaun IBG (Shah Alam/Kampus Cawangan) atau akaun pelanggan. 5.0 KAWALAN PELANTIKAN Pelantikan pegawai Pentadbir /Administrator dihadkan kepada Bendahari, Ketua Timbalan Bendahari dan Ketua Bahagian Kewangan Korporat selaku pentadbir utama akses kepada IBG UiTM-BIMB. 6.0 PEMANTAPAN AKSES KE DALAM SISTEM FAIS 6.1 Akses dan kelayakan meluluskan transaksi melalui web IBG FAIS dibahagi kepada tiga (3) tahap iaitu Checker 1 dan 2 serta perakuan Releaser, sebelum fail diencrypt. 6.2 Sistem IBG FAIS diprogramkan untuk menghalang pegawai yang telah meluluskan transaksi selaku Checker 1 daripada meluluskan transaksi selaku Checker 2 bagi transaksi yang sama. 7
6.3 Pegawai yang didaftarkan sebagai Checker 1 sahaja tidak diberi akses untuk meluluskan transaksi selaku Checker 2 dan sebaliknya.. 6.4 Menu bayaran FAIS telah diperketatkan dengan peningkatan kawalan bagi akses untuk meminda maklumat pada transaksi. Dengan pelaksanaan Sistem IBG UiTM-BIMB, pindaan akan dibenarkan hanya diperingkat pendaftaran inbois sahaja. 6.5 Sekatan penjanaan atau penukaran mod bayaran akan berkuatkuasa apabila transaksi diluluskan dan dimuat turun ke dalam menu Pendaftaran Transaksi 6.6 Transaksi yang telah dimuat turun ke ebanker BIMB, tidak boleh dijana bayaran melalui mod bayaran lain selagi pembatalan transaksi IBG tidak diluluskan oleh Releaser (mengelakkan bayaran bertindan bagi transaksi yang sama). 6.7 Pembatalan transaksi IBG hanya oleh dilaksana oleh Releaser (Bahagian Kewangan Korporat UiTM Malaysia atau Ketua Pejabat Bendahari Negeri). 6.8 Akses menu bayaran FAIS akan disusun semula untuk membolehkan Penolong Akauntan Tertinggi/ Penolong Akauntan Kanan/ Penolong Akauntan menyedia dan menyemak atau menyemak dan melulus transaksi. Tindakan tersebut bertujuan untuk mempermudahkan semakan transaksi dan mempercepatkan proses bayaran. 6.9 Semua transaksi yang telah diperakukan bagi pembayaran oleh Releaser akan di encrypt sebelum dimuat turun ke dalam server BIMB. 8