BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN 3.1 Riwayat Perusahaan 3.1.1 Gambaran Umum Perusahaan Sejak tanggal 7 Juli 2003, PT. Ratu Nusantara sebagai anak perusahaan dari Madu Nusantara, telah dituhjuk menjadi distributor resmi yang memasarkan produkproduk Madu Nusantara dengan sistem penjualan berjenjang, yaitu Multi Level Marketing, untuk memberdayakan dan memberikan kesempatan berusaha bagi setiap orang. Setiap orang dapat memiliki usaha mereka sendiri dengan modal yang relatif kecil dan jaringannya sendiri untuk memasarkan produk yang berkualitas tinggi dengan harga terjangkau agar memperoleh kehidupan hari esok yang lebih baik. PT. Ratu Nusantara beralamatkan di Jl. Musi No.36, Jakarta Pusat 10150. Produk-produk yang dijual sampai saat ini berupa obat-obat kesehatan, kopi instan, body lotion, sabun mandi, dan pasta gigi, yaitu Mahkota Dewa Nusantara, Propolis Nusantara, Royal Jelly Capsule, Bee Pollen, Pasak Bumi Nusantara, Fumix, Madu Stick Bunga Kelengkeng, Liver Power Nusantara, Royal Omega-3, Fukafe, Royal Jelly Body Lotion, Probeesoap, dan Probeedent. PT. Ratu Nusantara memiliki anggota yang juga merangkap sebagai stockist. Stockist merupakan anggota yang memiliki point/hak tertentu dibanding anggota yang lain. Stockist dapat membeli produk dengan harga yang lebih murah yaitu harga distributor karena stockist dapat menyediakan stok barang di tempat usaha mereka 50
51 untuk dipasarkan kepada masyarakat dan juga anggota lain yang tidak berlaku sebagai stockist. Setiap anggota PT. Ratu Nusantara memiliki bonus dan jaringan masingmasing tergantung dari keaktifan mereka menjalankan usaha Multi Level Marketing. Panduan Usaha pada perusahaan ini terdiri dari dua, yaitu Plan A dan Plan B untuk menentukan kemajuan anggota dalam menjalankan usaha Multi Level Marketing khususnya dalam meningkatkan bonus dan jaringan. Keunggulan rencana pemasaran RN : a. Keanggotaan selamanya dan dapat diwariskan. b. Sistem yang sederhana dan mudah dijalankan. c. Perhitungan Nilai Poin dengan Group dan Akumulasi. d. Posisi tidak turun. e. Kulaifikasi downline tidak harus downline langsung. f. Sistem pembagian keuntungan yang merata dan bertahap. g. Pembelian sebagai syarat untuk memperoleh semua bonus hanya dengan NP pribadi 200 untuk Plan A dan NP pribadi 400 untuk Plan B pada bulan tersebut. h. Tidak ada tekanan. PLAN A a. Plan Presentasi Dengan merekrut dan Hak Usaha yang Anda miliki, dapatkan: 1) Bonus Presentasi Langsung
52 Bonus langsung yang diberikan kepada Pengundang untuk setiap pembelian Paket Sukses. 2) Bonus Presentasi Akumulasi Bonus bulanan yang diberikan kepada Presenter untuk setiap Pembelian Paket Sukses. b. Plan Pembelanjaan Dengan posisi yang sesuai dan Nilai Point Group (NPG), dapatkan : 1) Bonus Presentasi 23% 2) Bonus Nasional 35% 3) Bonus Produktifitas 23% 4) Bonus Royalti 4% 5) Bonus Keuntungan Stokis 15% PLAN B Dengan memaksimalkan potensi Jaringan yang anda bangun, dapatkan : a. Bonus Kepemimpinan 58% b. Bonus Sharing 5% c. Bonus Kesejahteraan 22%
53 3.1.1.1 Plan A a. Plan Presentasi 1) Bonus Presentasi Langsung (BPL) Bonus Langsung yang diberikan kepada Pengundang untuk setiap pembelian Paket Sukses. Kepada pengundang yang berhasil mendapatkan Mitra Usaha, Bonus Presentasi Langsung yang diberikan dibedakan menurut paket pendaftaran yang dipilih oleh Mitra Usaha itu sendiri secara perorangan, yaitu : a) BPL Paket Bronze 100 Rp. 50.000,- b) BPL Paket Silver 200 Rp. 75.000,- c) BPL Paket Gold 500 Rp. 150.000,- Contoh : Jika Anda berhasil menjadikan teman Anda sebagai Mitra Usaha dengan membeli Hak Usaha Paket Sukses Silver 200, maka Anda mendapatkan Bonus Presentasi Langsung sebesar Rp. 75.000,- 2) Bonus PResentasi Akumulasi (BPA) Bonus bulana yang diberikan kepada Presenter untuk setiap Pembelian Paket Sukses. Besarnya nilai bonus adalah Rp. 50.000,- per Investasi Paket Sukses. Contoh : Jika Anda berhasil mempresentasikan teman Anda menjadi Mitra Usaha dengan membeli Paket Sukses Silver 200, maka Anda mendapatkan Bonus Presentasi Akumulasi sebesar Rp. 50.000,-
54 b. Plan Pembelanjaan 1) Bonus Prestasi : 23% Tabel 3.1 Bonus Prestasi Peringkat Syarat Kualifikasi Bulanan Presentase D 100 NPGK 100 NPP 5% S 500 NPGK 100 NPP 9% M 2000 100 NPP 13% NPGK *) SM 2 (dua) M 100 NPP + 2 legs @ 1000 17% *) RM 3 (tiga) 100 NPP + 3 legs @ 2000 20% SM *) PM 3 (tiga) 100 NPP + 3 legs @ 3000 23% RM *) DM 3 (tiga) 100 NPP + 3 legs @ 3000 23% PM *) CD 3 (tiga) 100 NPP + 3 legs @ 3000 23% DM *) RCD 3 (tiga) CD 100 NPP + 3 legs @ 3000 23% *) = Bonus Prestasi akan diberikan kepada Mitra Usaha yang memenuhi persyaratan. Catatan : Persyaratan untuk mendapatka Bonus Prestasi adalah bagi Mitra yang Aktif dengan Pembelanjaan NP Pribadi 100.
55 2) Bonus Nasional : 35% Tabel 3.2 Bonus Nasional SKALA NPG PRESENTASE K1 K2 K3 K1 & K2 K3 1 1.000 500-5% - 2 2.000 1.000-5% - 3 3.000 2.000 1.000 3% 3% 4 6.000 3.000 2.000 2% 3% 5 10.000 6.000 3.000 2% 3% 6 20.000 10.000 6.000 2% 1% 7 30.000 20.000 10.000 2% 1% INFINITY > 30.000 > 20.000 > 10.000 3% Catatan : Perhitungan proporsional terbatas Batas point adalah maksimal sampai satu skala diatasnya Yang memenuhi kuallifikasi Skala yang lenih tinggi TETAP menerima Bonus Nasional Skala dibawahnya Jumlah Point Infinity Anda = Jumlah NPG K2 dan K3, dst Bonus Nasional Infinity Anda : Jumlah Point Infinity Anda X 3% Nilai Bonus Plan A Total Semua Point Infinity Persyaratan untuk mendapatkan Bonus Nasional adalah bagi Mitra Usaha aktif dengan NP Pribadi 200
56 3) Bonus Produktifitas : 23% Tabel 3.3 Bonus Produktivitas Gen Gen Gen Gen Gen Gen Gen 1 1 > = 3 3 @ 5000 3 @ 5000 3 @ 5000 1 3% 3% 3% 3% 3% 3% 2- dst 4% 4% + 5% 4% + 5% 4% + 5% 4% + 5% 6% 6% 6% 3% 3% 2% dst* : Sampai dengan Generasi 1 Blok yang sama Syarat untuk mendapatkan Bonus Produktifitas : 1. NP Pribadi 200 2. Mempunyai minimal 1 (satu) downline dengan NPG minimal 5.000 3. Tidak ada persyaratan peringkat Metode Perhitungan Bonus Produktifitas : 1. Perhitungan Bonus Produktifitas dengan sistem roll up 2. Presentase Bonus Produktifitas dikalikan dengan NB dari BPP Net (Bonus Produktifitas Point) downline anda 3. BPP adalah : Jumlah NP pribadi Anda ditambah dengan NPG downline yang kurangdari 5.000 4. Apabila BPP Anda kurang dari 5.000 maka akan diambil dari BPP downline level 1
57 5. BPP downline dikurangi dengan BPP yang diperlukan oleh upline untuk mencapai 5.000 adalah BPP Net 4) Bonus royalty : 4% Tabel 3.4 Bonus Royalty Peringkat Presentase Bagian Persyaratan 200 NPP DM 2% DM : 1 DM : 15.000 Bagian 1DM : 2 Bagian PGP 1DM : 10.000 PGP 2DM : 3 2DM : 5.000 Bagian 3DM : 4 PGP 3DM : - Bagian CD 1% CD : 1 Bagian - 1CD : 2 Bagian 2CD : 3 Bagian 3CD : 4 Bagian RCD 1% RCD : 1 Bagian 1RCD : 2 Bagian 2RCD : 3 Bagian 3RCD : 4 Bagian - PGP : Point Group Pribadi (Jumlah NP diluar peringkat DM atau yang lebih tinggi) Persyaratan untuk mendapatkan Bonus Royalti adalah bagi Mitra Usaha yang berposisi minimal DIAMOND MANAGER keatas dengan Pembelajaan NP Pribadi 200
58 5) Bonus Keuntungan : 15% Stokis Center 15% Stokis 7% Persyaratan : Posisi Min Ruby Manager (untuk Stokis Center) Posisi Min Manager (untuk Stokis) 3.1.1.2 Plan B Persyaratan : Pembelanjaan pribadi minimal 400 NP bulan berjalan Keterangan : * Dari pembelanjaan pribadi tsb, 200 NP diperhitungkan untuk Plan A * Selebihnya diperhitungkan untuk Plan B * Apabila jumlah pembelanjaan pribadi kurang dari 400 NP, maka semuanya diperhitungkan untuk Plan A dan mitra ybs tidak memenuhi persyaratan untuk mendapat bonus di Plan B Contoh : Seorang mitra dengan jumlah pembelanjaan pribadi pada bulan tsb : NP 500 NB 500,000 Yang termasuk untuk perhitungan Plan A: NP Plan A 200 NB Plan A (200/500) X 500,000 200,000 Yang diperhitungkan untuk Plan B: NP Plan B 500 200 300 NB Plan B 500,000 200,000 300,000
59 a. Bonus Kepemimpinan : 58% Perhitungan Bonus Kepemimpinan (BK) PLAN B: NBG adalah Nilai Bonus Group Plan B Jumlah Poin Bonus Kepemimpinan Anda = 15 % x (NBG kaki terbesar ke 2 + NBG kaki ke 3 + dst...) Nilai 1 Poin BK = (58% x NBG Nasional)/Total Poin BK Nasional Bonus BK Anda = Jumlah Poin BK Anda X Nilai 1 Poin BK * Persyaratan: Harus memiliki 3 (tiga) jaringan yang NPG Plan B minimal 200 b. Bonus Sharing : 5% 5% dari Nilai Bonus Group Nasional Plan B, dibagikan kepada Mitra Usaha : * Belanja Pribadi 400 NP (200 NP Plan B) * Setiap Belanja Pribadi 200 NP Plan B mendapatkan 1 bagian dan berlaku kelipatannya. c. Bonus Kesejahteraan : 22% Tabel 3.5 Bonus Kesejahteraan Pencapaian Jumlah Bonus Kesejahteraan Persyaratan Akumulasi NPG Plan B Tahap 1 Rp. 50.000.000,- 3 Kaki @ 250.000 NPGK Tahap 2 Rp. 150.000.000,- 3 Kaki @ 750.000 NPGK Tahap 3 Rp. 300.000.000,- 3 Kaki @ 1.500.000 NPGK Tahap 4 Rp. 500.000.000,- 3 Kaki @ 2.500.000 NPGK Tahap 5 Rp. 1.000.000.000,- 3 Kaki @ 5.000.000 NPGK
60 Syarat dan Ketentuan : 1) Siapapun pasti dapat; Tanpa batas waktu. 2) NPG akan diakumulasi apabila pada bulan ybs jumlah NP pribadi anda minimal 400. 3) Apabila NP pribadi Anda pada bulan ybs kurang dari 400, maka NPG downline pada bulan tsb tidak ditambahkan ke Akumulasi Poin yang sudah ada. 4) Setelah mendapatkan Bonus Kesejahteraan tahap 5, Akumulasi NPG Plan B akan di Nol - kan dan Akumulasi Poin akan dihitung dari awal, sehingga Anda berkesempatan untuk terus mendapatkan Bonus Kesejahteraan sesuai tahapan pencapaian Anda. 5) Bonus Kesejahteraan dapat diberikan pada setiap penambahan 50,000 NPG Akumulasi pada K1, K2, K3. 6) Bonus Kesejahteraan yang sudah diambil akan diperhitungkan pada Bonus Kesejahteraan tahap berikutnya. 3.1.2 Visi dan Misi Visi dari PT.Ratu Nusantara: Menjadi Perusahaan MLM murni Nasional yang sehat terbaik dan berjangka panjang. Misi dari PT. Ratu Nusantara: Menggali potensi, meningkatkan kerjasama, mengembangkan kualitas hidup yang lebih bermakna, dengan memasyarakatkan Usaha Mandiri Ratu Nusantara yang berorientasi pada Konsep MLM murni.
61 3.2 Hal-hal yang Menyangkut Perusahaan 3.2.1 Struktur Organisasi Berikut ini adalah Struktur Organisasi dari PT.Ratu Nusantara Gambar 3.1 Struktur Organisasi Perusahaan 3.2.2 Pembagian Tugas dan Wewenang Fungsi dan tugas masing-masing bagian pada struktur organisasi PT. Ratu Nusantara adalah sebagai berikut: Presiden Direktur, memiliki 2 tugas utama: a. Mengawasi dan bertanggung jawab atas segala kegiatan/aktivitas yang berlangsung di dalam atau di luar yang berkaitan dengan perusahaan. b. Menetapkan strategi jangka pendek maupun jangka panjang dalam memajukan perusahaan.
62 General Manager, mempunyai tugas: a. Mengevaluasi laporan keuangan, personalia, dan operasional perusahaan yang kemudian akan dipertanggungjawabkan kepada Direktur. b. Mengendalikan strategi jangka pendek yang diberikan Direktur untuk mencapai tujuan strategi jangka panjang. Bussiness Development Manager, mempunyai tugas: a. Pencetus ide dalam penentuan produk baru. b. Pencarian dan perekrutan leader baru. c. Meresmikan stockist baru. d. Menyetujui keluar masuknya barang. Marketing & Operational Manager, mempunyai tugas: a. Menetapkan strategi pemasaran secara berkala untuk peningkatan penjualan di masa yang akan datang. b. Mengkoordinasi divisi marketing, product, dan operational. c. Menentukan target penjualan produk. Marketing, mempunyai tugas: a. Mengadakan pelatihan yang rutin diadakan PT. Ratu Nusantara b. Menjadi motivator bagi para anggota dalam acara-acara PT. Ratu Nusantara. c. Menjelaskan materi strategi dalam pemasaran produk.
63 Product, mempunyai tugas: a. Melakukan penelitian dan pengembangan formula untuk produk. b. Menentukan takaran atau dosis yang tepat dalam penggunaan produk. c. Melakukan penelitian terhadap efek samping dari masing-masing produk. d. Mengendalikan kualitas produk. e. Membuat materi pelatihan produk. Operational, mempunyai tugas: a. Menyetujui permintaan pemesanan produk. b. Bertanggung jawab terhadap keluar masuknya barang. c. Mencatat dan melaporkan keadaan dan jumlah barang yang ada di gudang. d. Bertanggung jawab terhadap pengiriman dan pengadaan barang sampai ke tujuan. Finance, mempunyai tugas: a. Mengelola keuangan perusahaan. b. Membuat laporan keuangan. c. Bertanggung jawab dalam pembayaran pajak perusahaan. d. Membuat perancanaan, melaksanakan, dan mengendalikan anggaran belanja perusahaan.
64 HRD, mempunyai tugas : a. Merekrut karyawan yang dibutuhkan oleh masing-masing bagian dalam perusahaan. b. Mengelola pengangkatan dan kesejahteraan karyawan. c. Mengelola asuransi tenaga kerja karyawan. d. Mengadakan pelatihan dan pengembangan karyawan. IT, mempunyai tugas : a. Memantau perkembangan Teknologi Informasi yang ada. b. Mengatur dan mengontrol pengimplementasian teknologi informasi. c. Mengelola data dan informasi perusahaan dengan menggunakan perangkat lunak. 3.3 Sistem yang sedang berjalan Website yang sedang berjalan di PT. Ratu Nusantara saat ini menggunakan website yang bersifat statis, yang hanya berisikan informasi-informasi mengenai PT. Ratu Nusantara yang tidak dapat di-update secara langsung sehingga tidak dapat disebarluaskan kepada masyarakat umum, khususnya anggota dari PT. Ratu Nusantara pada saat perubahan informasi terjadi. Salah satu cara yang dilakukan stockist saat ini dalam pemesanan product masih menggunakan cara yang manual yaitu hanya melalui telepon dan fax atau anggota datang langsung ke kantor pusat untuk melakukan pemesanan produk. Tentu saja cara
65 tersebut mengurangi efisiensi kerja dan menyebabkan ketergantungan terhadap seseorang dan waktu. Pada saat ini, anggota dari PT. Ratu Nusantara dalam mengetahui perkembangan jaringan yang dimiliki, anggota harus datang ke kantor pusat PT. Ratu Nusantara untuk meminta printout perkembangan jaringan mereka, sedangkan dalam mengetahui rincian bonus yang mereka dapatkan, pihak PT. Ratu Nusantara akan mengirimkan surat yang berisi rincian bonus tersebut ke alamat masing-masing anggota, cara-cara tersebut mengakibatkan pemborosan materi dan kurangnya efektifitas dan efesiensi kerja dalam penyampaian informasi jaringan dan bonus kepada anggota. 3.4 Diagram Aliran Data yang sedang berjalan 3.4.1 Diagram Aliran Data Mengirim Laporan Bonus Gambar 3.2 Diagram Aliran Data Mengirim Laporan Bonus
66 3.4.2 Diagram Aliran Data Pemesanan Gambar 3.3 Diagram Aliran Data Pemesanan
67 3.4.3 Diagram Aliran Data Mencetak Laporan Jaringan Gambar 3.4 Diagram Aliran Data Mencetak Laporan Jaringan
68 3.4.4 Diagram Aliran Data Registrasi Member/Stockist Registrasi Member dan Stockist Admin Member Mulai Form Registrasi Member Memberikan Form Member/Stockist Baru Menginput Member Baru MsMemb Form Registrasi Stockist Menginput Stockist Baru MsStockist Selesai Gambar 3.5 Diagram Aliran Data Registrasi Member/Stockist
69 3.5 Permasalahan yang Dihadapi Berikut ini adalah permasalahan-permasalahan yang dihadapi oleh PT. Ratu Nusantara: a. Pemesanan yang dilakukan oleh stockist pada saat ini hanya secara manual, yaitu melalui telepon dan fax atau datang langsung ke PT. Ratu Nusantara, dimana hanya dapat dilakukan pada jam kerja, karenanya stockist tidak dapat mengakses informasi dan melakukan transaksi diluar jam kerja. b. Website yang sudah ada tidak dapat ter-update dengan informasi terkini sehingga masyarakat luas dan khususnya anggota mengalami keterlambatan informasi. c. Informasi jaringan yang dapat diperoleh anggota PT. Ratu Nusantara tidak efektif dan efisien karena anggota diharuskan datang ke kantor pusat untuk memperoleh informasi tersebut. d. Perusahaan dinilai menambah biaya operasional akibat adanya pengiriman surat yang berisikan rincian bonus yang diperoleh tiap anggota di alamat masingmasing anggota. e. Beberapa tabel database yang dimiliki PT. Ratu Nusantara memiliki banyak kolom yang tidak terpakai dan terlihat kompleks.
70 3.6 Alternatif Pemecahan Masalah Melihat berbagai masalah yang dihadapi PT. Ratu Nusantara sekarang ini, maka diusulkan pemecahan masalah : a. Merancang sistem basis data berbasis web agar stockist dapat melakukan pemesanan produk secara online. b. Merancang website yang bersifat dinamis sehingga informasi-informasi terkini dapat di-update oleh perusahaan dan dapat diakses oleh masyarakat luas dan khusunya anggota PT. Ratu Nusantara dengan cepat ketika terjadi suatu perubahan. c. Merancang sistem basis data berbasis web agar anggota PT. Ratu Nusantara dapat mengetahui informasi perkembangan jaringan dan rincian bonus yang diperoleh mereka secara online tanpa adanya batasan waktu dan untuk mengurangi biaya operasional perusahaan. d. Merancang sistem basis data berbasis web agar stockist mengetahui status pengiriman barang yang telah dipesan dan status pembayaran yang telah dilakukan. e. Merancang kembali beberapa tabel database yang dimiliki PT. Ratu Nusantara dengan mengurangi kolom yang tidak terpakai.