PENERAPAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENERIMAAN KAS PADA APOTEK NUR-HIDAYAH PARUNG BERBASIS VISUAL BASIC Nama: Kemal Rinaldi Kelas/NPM: 4EB03/23210857 Pembimbing: Radi Sahara, SE., MM.
Latar Belakang Pada era Globalisasi ini, dunia kerja mengalami perkembangan yang begitu pesat. Perekonomian pun semakin maju, yang diiringi perkembangan di bidang usaha perdagangan, industri, maupun jasa Untuk itu sistem informasi akuntansi pada setiap perusahaan harus dibangun sesuai dengan kebutuhan usaha dan kegiatan bisnis yang dilakukan oleh setiap perusahaan. Salah satu sistem yang digunakan oleh perusahaan adalah sistem informasi akuntansi penerimaan kas. Sistem Informasi Akuntansi penerimaan kas merupakan siklus yang sangat penting bagi perusahaan, sebab tujuan utama perusahaan adalah memperoleh laba. Laba diperoleh melalui aktivitas operasional perusahaan yang berhubungan dengan perolehan melalui penjualan.
Rumusan, Batasan Masalah dan Tujuan Penelitian Perumusan Masalah Berdasarkan latar belakang masalah yang telah diuraikan dilatar belakang, maka peneliti dapat merumuskan masalah dalam penelitian ini: Bagaimana Sistem Akuntansi Penerimaan kas yang sedang berjalan pada apotek Nur-Hidayah? Apakah sistem akuntansi penerimaan kas yang sedang berjalan pada Apotek Nur-Hidayah sudah berjalan dengan efektif? Bagaimana altenatif perancangan sistem informasi akuntansi penerimaan kas yang efektif bagi apotek Nur- Hidayah? Batasan Masalah Luasnya lingkup permasalahan dan keterbatasan waktu dalam pembuatan laporan maka penulis membatasi masalah pada sistem informasi akuntansi penerimaan kas yang berasal dari penjualan secara tunai pada Apotek Nur-Hidayah. Dengan menggambarkan jalanya sistem dengan menggunakan flowchart, DFD, ERD, Normalisasi, serta merancang sistem dengan menggunakan sistem yang terkomputerisasi menggunakan aplikasi Visual Basic. Sistem yang dibangun menghasilkan laporan yang berkaitan dengan sistem penerimaan kas Apotek Nur-Hidayah. Tujuan Penelitian Untuk mengetahui bagaimana sistem akuntansi penerimaan kas pada apotek Nur-Hidayah. Untuk mengetahui apakah sistem akuntansi penerimaan kas yang sedang berjalan pada apotek Nur-Hidayah sudah berjalan efektif. Untuk membuat alternatif perancangan sistem akuntansi penerimaan kas berbasis visual basic pada apotek Nur- Hidayah.
METODE PENELITIAN Objek Penelitian Objek dari penelitian ini adalah Apotek Nur-Hidayah yang beralamat di Jalan Raya Parung Kemang nomor 19, Bogor, Jawa Barat, 16310. Alat Analisis yang digunakan Alat analisis yang digunakan oleh penulis adalah analisis deskriptif yaitu analisis yang menggunakan data yang diperoleh penulis. Deskriptif merupakan penyajian data yang dihasilkan dari penelitian dengan memberikan gambaran apa adanya sesuai dengan kenyataan. Sistem Analisis Pada tahap ini penulis melakukan investigasi (pemeriksaan awal) dan survey dalam mengumpulkan data tentang sistem manual penerimaan kas yang berasal dari penjualan secara tunai pada Apotek Nur-Hidayah. Desain Sistem Pada tahap ini penulis mulai merancang sistem dengan membuat pemodelan proses (dengan menggunakan Data Flow Diagram), pemodelan data (dengan menggunakan Entity Relationship Diagram), dan normalisasi. Lalu setelah itu dilanjutkan dengan desain database, input dan output.
Flowchart Asli Apotek Nur-Hidayah Asisten Apoteker START Melayani Pembeli Ya Menerima Mencatat di buku penerimaan resep obat BPR Membuat salinan resep Tidak R SR Menyiapkan obat N Mencatat pada kartu stock KS Tidak Ya Membungkus dan menyerahkan obat beserta SR Membungkus dan menyerahkan obat SR obat obat 1 2
Flowchart Asli Apotek Nur-Hidayah Bagian Kasir 1 2 Setiap hari obat Tidak Ya SR Mencatat pendapatan penjualan berdasarkan SP 2 Mengoperasika n mesin register Laporan harian Menerima pembayaran 5 Membuat SP 2 lembar Ya Tidak SP 1 SR SP 2 SP 1 uang obat SP 2 obat 3 pembeli 4 uang pembeli
Flowchart Asli Apotek Nur-Hidayah Keuangan dan Akuntansi 3 4 5 Setiap minggu SP 2 Laporan Harian uang Setor uang ke bank SP 2 Laporan penjualan BS Menerima bukti setor Melakukan verivikasi laporan BS Mencocokkan semua dokumen SP 2 Laporan harian Mencatat di jurnal N SP 2 Laporan penualan BS jurnal N END
Flowchart Usul Apotek Nur-Hidayah Bagian Penjualan START Melayani Pembeli Ya Menerima Tidak R Membuat FPT 3lembar Ya Tidak FPT 1 R FPT 2 FPT 1 FPT 3 FPT 2 FPT 3 Pembeli Pembeli 3 2 1 6 5 4
Flowchart Usul Apotek Nur-Hidayah Bagian Asisten Apoteker 2 5 FPT 2 Tidak Ya FPT 2 R Mencatat di Buku Penerimaan Membuat Copy resep BPR R Menyiapkan SR Mencatat Pada Kartu stock KS N Membungkus dan Menyerahkan Ya Tidak FPT 2 SR FPT 2 7 8
Flowchart Usul Apotek Nur-Hidayah Bagian Kasir 1 7 4 8 FPT 1 FPT 2 Tidak Ya FPT 1 SR FPT 2 Mencocokkan FPT 1, FPT 2 dan obat Mengoperasikan Mesin Register Menerima Pembayaran Membuat SP 3 lembar, Mencap lunas FPT 1, FPT 2 dan memberi keterangan obat telah diambil pada FPT 2 Ya Tidak SP 1 FPT 1 FPT 1 SR SP 1 FPT 2 SP 3 SP2 FPT 2 SP 3 SP 2 8 7 Pembeli 10 9 Pembeli
Flowchart Usul Apotek Nur-Hidayah Bagian Keuangan 7 9 uangt Setiap hari SP 2 FPT 2 Setor Uang ke Bank Mencocokkan uang, SP 2, dan FPT 2 Menerima BS BS SP 2 FPT 2 12 N 11
Flowchart Usul Apotek Nur-Hidayah Bagian Akuntansi 3 6 8 10 11 12 FPT 3 SP 3 SP 2 BS Mencocokkan semua dokumen Mencatat Jurnal FPT 3 SP 3 SP 2 BS Jurnal N END
Model Logika Sistem Yang Diusulkan Diagram Konteks Pembeli Order dan FPT dan Salinan Sistem Penerimaan Kas Jurnal Lap data barang/obat Lap seluruh penjualan Lap penjualan per jenis produk Manajemen
Model Logika Sistem Yang Diusulkan Diagram Zero File Faktur Tercetak File Transaksi Pembeli Order dan FPT dan Salinan 1. Input data penjualan resep Data Penjualan 2, Proses percetakan SP Data Transaksi 3. Proses pencatatan Transaksi Data Transaksi 4. Proses pembuatan Laporan Jurnal Lap data barang/obat Lap seluruh penjualan Lap penjualan per jenis produk Manajemen File File Transaksi File
Model Logika Sistem Yang Diusulkan Diagram Level 1 Proses 1 File Pembeli Order dan FPT dan Salinan 1.1 P Cek ketersediaan obat Data 1.2 P Input data Penjualan Data Penjualan 1. 3 P Cetak faktur penjualan FPT 2 File File Transaksi Diagram Level 1 Proses 2 File Faktur Tercetak 2 FPT 2.1 P Proses Validasi Data Penjualan 2.2 P Proses pencetakan SP SP 3 File File Transaksi
Model Logika Sistem Yang Diusulkan Diagram Level 1 Proses 3 3 SP 3.1 P Proses Validasi 2 Data Penjualan 3.2 P Proses pencatatan transaksi Data Transaksi 4 File File Transaksi Diagram Level 1 Proses 4 File Faktur Tercetak 4 Data Transaksi 4.1 P Proses Validasi 3 Data Transaksi 4.2 Proses pembuatan Laporan Jurnal Lap data barang/obat Lap seluruh penjualan Lap penjualan per jenis produk Manajemen File File Transaksi File Faktur Tercetak
Model Logika Sistem Yang Diusulkan Entity Relationship Diagram Id_resep Nama_dokter Id_transaksi Nama_pasien alamat No_tlpn keterangan resep Id_transaksi Tanggal Total_transaksi Id_pengguna No_obat Harga_satuan jumlah No_obat Id_pengguna M transaksi 1 obat Nama_obat Harga_satuan stock nama keterangan alamat pengguna No_telepon pwd
Normalisasi Bentuk Unnormal Bentuk Normal Kedua 2NF Bentuk Normal Kesatu 1NF Bentuk Normal Ketiga 3NF
Perancangan Database Sistem Yang Diusulkan Tabel Tabel Transaksi Tabel Detail Transaksi Tabel Tabel Pengguna
Perancangan Input Sistem Yang Diusulkan Form Log-in Pengguna Form Data Pengguna
Perancangan Input Sistem Yang Diusulkan Form Data Form Data Transaksi
Perancangan Output Sistem Yang Diusulkan Faktur Penjualan Tunai Laporan Data Barang/Stock
Perancangan Output Sistem Yang Diusulkan Faktur Penjualan Per Jenis Produk Laporan Penjualan
Rangkuman Hasil Penelitian Sistem Penerimaan Kas Apotek Nur-Hidayah 1. Prosedur penerimaan kas yang diterapkan oleh Apotek Nur-Hidayah tidak berjalan secara efektif, masih banyak terdapat kelemahan yaitu terdapat kerangkapan tugas dan tanggung jawab, seperti pada asisten apoteker yang merangkap sebagai fungsi penjualan, pimpinan yang merangkap sebagai fungsi keuangan dan fungsi akuntansi. Rancangan Sistem Penerimaan Kas Usulan 1. Penulis mengusulkan agar menambah bagian penjualan, memisahkan antara bagian keuangan dengan bagian akuntansi agar sistem informasi akuntansi penerimaan kas pada Apotek Nur-Hidayah berjalan secara efektif. 2. Catatan akuntansi yang digunakan oleh Apotek Nur- Hidayah masih dibuat dalam bentuk manual 3. Pembuatan laporan membutuhkan waktu yang cukup lama 4. Laporan yang dihasilkan hanya laporan harian atas transaksi penjualan. 2. Penulis mengusulkan menggunakan sistem yang terkomputerisasi berbasis Visual Basic sebagai metode pencatatan penerimaan kas. 3. Pembuatan laporan telah dilakukan secara komputerisasi sehingga waktu yang dibutuhkan lebih singkat. 4. Penulis mengusulkan 3 laporan dan 1 dokumen yaitu, faktur penjualan tunai, laporan penjualan, laporan stock obat dan laporan penjualan per jenis produk.
KESIMPULAN Sistem akuntansi penerimaan kas yang sedang berjalan pada Apotek Nur-Hidayah Parung diketahui memiliki tiga prosedur, yaitu prosedur bagian asisten apoteker, prosedur bagian kasir dan prosedur bagian keuangan dan akuntansi. Namun pada prosedur bagian keuangan dan akuntansi hanya dipegang oleh pimpinan. Sistem akuntansi penerimaan kas yang sedang berjalan pada Apotek Nur-Hidayah Parung tidak berjalan secara efektif. Terdapat beberapa kelemahan dan kekurangan dalam sistem akuntansi penerimaan kas Apotek Nur-Hidayah Parung. Seperti tidak adanya pemisahan antara fungsi penjualan dan fungsi asisten apoteker, pimpinan merangkap tugas menjadi fungsi keuangan dan fungsi akuntansi. Pencatatannya masih dilakukan secara manual dan rawan terjadi salah catat, serta laporan keuangan yang dihasilkan oleh sistem penerimaan kas pada Apotek Nur-Hidayah Parung masih belum lengkap. Penulis mengusulkan alternatif perancangan sistem akuntansi penerimaan kas yang berjalan pada Apotek Nur-Hidayah dengan aplikasi visual basic dengan merancang input Form Data, Form Data Transaksi, Form Data Pengguna, Form Log-in Pengguna, dan merancang desain output Faktur Penjualan Tunai, Laporan Data Barang/Stock obat, Laporan Penjualan Transaksi, dan Laporan Penjualan Per jenis Produk.