Halaman: 1 / 9 1.0 TUJUAN Arahan kerja ini bertujuan untuk menerangkan tatacara pengendalian siasatan dalaman yang dijalankan ke atas laporan yang diterima daripada pelanggan. 2.0 SKOP Skop arahan kerja ini merangkumi semua tindakan yang dijalankan ke atas laporan yang diterima daripada pelanggan dan laporan yang dimajukan oleh unit-unit lain di dalam Bahagian Keselamatan. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Nombor Dokumen Tajuk Dokumen UPM/PGR/MK/001 Manual Kualiti - Akta Universiti dan Kolej Universiti 1971 -Kaedah-kaedah Universiti Putra Malaysia (tatatertib) Pelajar-pelajar 2005 -Universities and University Colleges Act 1971 (Act 30) -Perlembagaan Universiti Putra Malaysia - Kanun Acara Jenayah Akta 953 (semua pindaan hingga April 2006) UPM/OPR/BKU/AK04/BRG-KES Arahan Kerja Pengendalian Barang Kes UPM/OPR/BKU/AT01/SOP Arahan Tetap Operasi (S.O.P) 4.0 TERMINOLOGI / SINGKATAN : BHEP - Bahagian Hal Ehwal Pelajar PGH - Pengarah KB - Ketua Bahagian PK - Pegawai Keselamatan K - Penolong Pegawai Keselamatan Ketua PTJ - Dekan/Ketua Bahagian/Pengetua/Ketua Jabatan - Pegawai Penyiasat Pelanggan / Pengadu - Pegawai, pelajar, orang awam dan unit-unit dalam Bahagian Keselamatan JKPAU - Jawatankuasa Pengurusan Aset Universiti ADU - Audit Dalam Universiti PYB - Pegawai Yang Bertanggungjawab
Halaman: 2 / 9 5.0 TANGGUNGJAWAB PGH, KB, PK, K,, Pelanggan / Pengadu, JKPAU, ADU dan PYB yang terlibat dengan proses ini bertanggungjawab menentukan arahan kerja Pengendalian Siasatan Dalaman ini dilaksanakan.
Halaman: 3 / 9 6.0 CARTA ALIR Mula 7.1 Terima Laporan 7.2 Laksanakan Siasatan Awal 7.3 Kenalpasti Kes 7.4 Pasti? Ya 7.5 Tidak Majukan Laporan kepada 7.6 Laksanakan Siasatan Lanjut 7.7 Tindakan 7.15 Majukan Laporan kepada PGH/KB/PK/K 7.8 Polis 7.16 Majukan Laporan kepada PGH/KB/PK/K 7.9 Pasti? 7.10 Ya Pelajar 7.11 Staf 7.12 BHEP 7.13 Pendaftar/JKPAU/ADU/KJ 7.14 Rekod 7.17 Tamat 7.18
Halaman: 4 / 9 7.0 PROSES TERPERINCI Tindakan Tanggungjawab 7.1 Mula 7.2 Terima Laporan 7.2.1 Menerima laporan kejadian daripada pelanggan atau arahan daripada K dalam bentuk lisan atau secara bertulis untuk membuat siasatan. 7.3 Laksanakan Siasatan Awal 7.3.1 Pergi ke tempat kejadian, mengambil catatan, mendapatkan maklumat, mendapatkan barang bukti sekiranya ada, mengenalpasti kesan-kesan kejadian, membuat lakaran tempat kejadian dan merakamkan gambar di tempat kejadian. 7.3.2 Sekiranya barang bukti dapat ditemui di tempat kejadian Anggota perlu mengisi butir-butir barang kes ke dalam Borang Laporan Barang Kes (OPR/BKU/BR04/BRG-KES). Sila Rujuk - Arahan Kerja Pengendalian Barang Kes (UPM/OPR/BKU/AK04/BRG- KES). 7.3.3 Dapatkan maklumat daripada saksi-saksi dan orang yang disyaki. 7.4 Kenalpasti Kes 7.4.1 Satu laporan lengkap menggunakan Borang Siasatan Awal (OPR/BKU/BR04/AWAL) akan dimajukan kepada PGH / KB / PK / K untuk dikenalpasti samada kes perlu dibuat siasatan Lanjut. 7.5 Pasti? 7.5.1 Jika ya, ikut langkah 7.6. K 7.5.2 Jika tidak, ikut langkah 7.17.
Halaman: 5 / 9 7.6 Majukan Laporan kepada 7.6.1 Laporan kejadian dimajukan untuk melaksanakan siasatan lanjut. K 7.7 Laksanakan Siasatan Lanjut 7.7.1 Menerima laporan kejadian dan arahan daripada PGH/KB/PK/K untuk melaksanakan siasatan. 7.7.2 Buka fail kes (kertas siasatan). 7.7.3 Sediakan Diari Siasatan (OPR/BKU/BR04/DIARI SIASATAN) (jika perlu) dan siasatan lanjut akan dijalankan. 7.7.4 Mengambil keterangan daripada saksi dengan menggunakan Borang Penyataan (OPR/BKU/BR04/NYATA). Selepas selesai keterangan diambil baca semula keterangan yang diambil tadi kepada saksi dan minta saksi menandatangani Borang Penyataan. 7.7.5 Jika orang yang disyaki/suspek dikenalpasti, dikehendaki membuat soal siasat. Jika orang yang disyaki/suspek mengakui kesalahannya, dikehendaki mengisi Borang Pengakuan (OPR/BKU/BR04/AKUAN) dan menandatangani Borang Pengakuan. 7.6.6 Sediakan laporan hasil siasatan. 7.8 Majukan Laporan kepada PGH/KB/PK/K 7.8.1 Kertas siasatan akan dimajukan kepada PGH/KB/PK/K. 7.9 Kenalpasti Kes 7.9.1 Satu laporan lengkap menggunakan Borang Hasil Siasatan (OPR/BKU/BR04/SIASAT) akan dimajukan kepada PGH / KB / PK / K untuk dikenalpasti kes samada lapor kepada HEP / Pendaftar / Ketua Jabatan / Jawatankuasa Pengurusan Aset Universiti / Audit Dalam Universiti. K
Halaman: 6 / 9 7.10 Pasti? 7.10.1 Jika ya melibatkan Pelajar, ikut langkah 7.11. 7.10.2 Jika ya melibatkan Staf, ikut langkah 7.12. K 7.11 Pelajar 7.11.1 Kes yang melibatkan Pelajar hendaklah dilaporkan kepada BHEP. K 7.12 Staf 7.12.1 Kes melibatkan staf hendaklah dilaporkan kepada Pendaftar / Pendaftar / JKPAU / ADU / KJ. K 7.13 Lapor kepada BHEP 7.13.1 Kes yang melibatkan Pelajar, K akan memajukan laporan hasil siasatan kepada BHEP untuk tindakan selanjutnya. K 7.14 Lapor kepada Pendaftar / JKPAU / ADU / KJ 7.14.1 Kes yang melibatkan staf, K akan memajukan laporan hasil siasatan kepada Pendaftar / JKPAU / ADU / KJ. K 7.15 Tindakan 7.15.1 Kes akan direkodkan 7.15.2 Kes yang memerlukan tindakan Polis hendaklah mendapatkan kelulusan K. 7.16 Lapor kepada Polis 7.16.1 Kes dilaporkan kepada pihak Polis untuk tindakan selanjutnya.
Halaman: 7 / 9 7.17 Rekod 7.17.1 Kertas siasatan hendaklah direkodkan dan disimpan di dalam Kabinet Fail Unit Siasatan. 7.18 7.17.2 Bagi kes dimana tidak dibuka Kertas Siasatan, Laporan Kejadian dan laporan siasatan awal disimpan di dalam fail Laporan Kejadian di Bilik Dokumen dan Rekod. Tamat PT (PO)
Halaman: 8 / 9 8.0 REKOD KUALITI Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan Kuasa Melupus 1 UPM/BKU/LAPORAN KEJADIAN LAPORAN KEJADIAN Borang Laporan Kejadian (OPR/BKU/BR01/KEJADIAN) Borang Laporan Siasatan Awal (OPR/BKU/BR04/AWAL) PT (PO) PYB Bilik Dokumen dan Rekod Kekal PGH 2 UPM/BKU/SIASAT/KES--/-- KERTAS SIASATAN Borang Hasil Siasatan (OPR/BKU/BR04/SIASAT) Borang Laporan Kejadian (OPR/BKU/BR01/KEJADIAN) Borang Laporan Siasatan Awal (OPR/BKU/BR04/AWAL) Borang Penyataan (OPR/BKU/BR04/NYATA) Borang Pengakuan (OPR/BKU/BR04/AKUAN) Diari Siasatan (OPR/BKU/BR04/DIARI SIASATAN) Borang Laporan Barang Kes (OPR/BKU/BR04/BRG-KES) PYB Kabinet Fail Unit Siasatan Kekal PGH 3 - Buku Laporan Tugas Harian PYB Kabinet Fail Unit Siasatan 3 tahun PGH
Halaman: 9 / 9 9.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat Disedia dan Disemak Dilulus/ Diluluskan Semula Tarikh Kuatkuasa 02 00-02 01 4 & 11/2011 02 02 6/2012 Keluaran Pertama untuk satu persijilan Mesyuarat Pengurusan BKU bil 2/2011 & 3/2011 Mesyuarat Pengurusan BKU bil 4/2011 PGH WP 03/01/2011 PGH WP 08/08/2011 PGH WP 30/01/2012 02 03 8/2013 MSKP Bil 1/2013 PGH WP 30/04/2013