SISTEM BASIS DATA PENILAIAN KINERJA KARYAWAN BERBASIS WEB PADA CV. CENTRAL FRAGRANCE UTAMA Stefano Randi Jurusan Teknik Informatika, School of Computer Science, Binus University Jl. Mandala Utara 1, Tomang 030, Jakarta Barat 11440 Telp. +62-21-5656454 stevanomyer@ymail.com Alfred Lucky Chandra Jurusan Teknik Informatika, School of Computer Science, Binus University Perumahan The Green, Cluster Vineyard EB 10 No. 2 dan 3, BSD, Tangerang Selatan 11510 Telp. +62-98-818902 alfredluckychandrachen@gmail.com Harry Julian Jurusan Teknik Informatika, School of Computer Science, Binus University Jl. Kayumanis Timur 062, Jakarta Timur 13130 Telp. +62-21-85904482 Harryjulian2107@gmail.com Mohammad Subekti Jurusan Teknik Informatika, School of Computer Science, Binus University Telp. +62-56-95765725 ABSTRAK Tujuan penelitian ini adalah memudahkan pengguna sistem yang ada pada front office CV. Central Fragrance Utama untuk memanajemen data karyawan dan melakukan penilaian kinerja terhadap karyawan. Metode penelitian yang dilakukan yaitu menggunakan metode fact finding yaitu dengan mempelajari dokumen dan melakukan wawancara. Sedangkan metode perancangan yaitu menggunakan perancangan database melalui perancangan konseptual, logikal dan fisikal serta menggunakan diagram seperti ERD, dan Flow Chart, bahasa pemrograman yang digunakan adalah PHP: Hypertext Preprocessor, dan untuk database nya menggunakan SQL Server. Hasil yang akan dicapai adalah sebuah sistem basis data yang dapat mengelola database karyawan dan penilaian kinerja karyawan seperti insert, update, delete dan segala sesuatu yang berhubungan dengan pencarian data karyawan. Simpulan dari hasil penelitian ini adalah sistem ini mempercepat pengaksesan data, mencegah resiko kehilangan data, meningkatkan efektifitas dan efisiensi, dan menghasilkan informasi yang cepat, tepat, dan akurat. Kata Kunci: Sistem Basis Data, Karyawan, Penilaian.
ABSTRAK The purpose of this study is to facilitate the users of existing systems in the front office resume. Central Main Fragrance for managing employee data and conduct performance appraisal of employees. The research method that uses a fact finding method is to study the documents and conduct interviews. While the design method is to use a database design through conceptual design, logical and physical as well as the use of diagrams such as ERD, and Flow Chart, the programming language used is PHP: Hypertext Preprocessor, and for his use of the SQL Server database. The results will be achieved is a database system that can manage a database of employees and employee performance appraisal such as insert, update, delete and everything related to employee data search. Conclusions from this research is that this system accelerates data access, prevent the risk of data loss, improve effectiveness and efficiency, and generate information that is fast, precise, and accurate. Keywords: Database Systems, Employee, Assessment. PENDAHULUAN Di era globalisasi saat ini, perkembangan teknologi informasi semakin maju menjadi faktor penting yang dapat dikatakan sangat berpengaruh bagi kehidupan manusia. Begitu banyak hal yang bisa dilakukan berdasarkan bantuan dari teknologi informasi, begitupun dengan adanya penggunaan aplikasi database. Dalam kehidupan sehari-hari setiap orang bersentuhan dengan data, dan data merupakan hal yang penting bagi mereka. Orang membutuhkan data-data untuk kemudian mereka pelajari sehingga mereka tahu apa yang harus mereka lakukan selanjutnya. Begitu juga dengan perusahaan dalam mengelola bisnisnya, dimana perusahaan membutuhkan data untuk tahu langkah apa selanjutnya yang akan mereka lakukan dalam bisnis mereka. Oleh karena itu bagi sebuah perusahaan, kebutuhan akan pengelolaan data menjadi hal yang krusial sebab data yang dikelola dengan baik akan menjadi informasi yang nantinya akan menjadi dasar dalam membuat keputusan bisnis. Pengelolaan data yang baik berarti data harus akurat, konsisten dan mudah diakses. Dengan menggunakan aplikasi database, segala proses yang rumit dan berskala besar dapat dipermudah dan dipercepat, pencarian data-data, serta mencari hal-hal yang detail akan membuat keputusan-keputusan pun dapat dengan lebih mudah dibuat.
METODE PENELITIAN Sesuai dengan teori Connoly dan Begg (2010, p314), pelaksanaan pembuatan aplikasi dilakukan sesuai dengan pedoman model waterfall, yang meliputi (1) tahap-tahap analisis kebutuhan pada tahap ini dilakukan wawancara dengan Ibu Jenni selaku manager HRD pada CV. Central Fragrance Utama mengenai sistem yang sedang berjalan, kebutuhan user dan masalah yang dihadapi. (2) Perencanaan, setelah melakukan analisan kebutuhan, ditemukan solusi sebagai pemecahan masalah dengan merancang sistem basis data penilaian karyawan berbasis web. Dalam tahap perancangan adalah dengan melakukan perancangan sistem, perancangan sistem basis data, perancangan user interface dan implementasi. (3) Permodelan terdiri dari tiga tahap yaitu perancangan sistem melalui pendekatan data flow diagram (DFD), perancangan conceptual database, perancangan logical database, dan physical database, dan pemodelan yang terakhir adalah perancangan user interface dengan memperhatikan 5 faktor manusia terukur menurut Shneider dan Plaisant, yang tediri waktu belajar, kecepatan kinerja, tingkat kesalahan yang dibuat user, daya ingat dan kepuasan subjektif. (4) Pemrograman,pada tahap ini merupakan proses pembuatan aplikasi dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP dan dengan pengelolahan database menggunakan MySQL. System Integration Test terdiri dari: references integrity, entity intergrity, dan domain intergrity. (5) Penggelaran, pada tahap akhir sistem basis data dan penilaian kinerja karyawan berbasis web yang telah berhasil dibuat akan diuji coba. Setelah itu dilakukan demo aplikasi kepada user dan wawancara secara langsung dan wawancara secara langsung untuk melakukan evaluasi dari aplikasi yang telah dibuat. HASIL DAN BAHASAN Kami melakukan analisis kebutuhan melalui analisis user dengan menggunakan 2 (dua) metode, yaitu kuesioner dan wawancara. Kuesioner bertujuan untuk mengetahui pandangan umum tentang aplikasi yang dibentuk, sedangkan wawancara bertujuan untuk memperoleh data yang yang berkaitan langsung dengan anak melalui orang tua mereka. Berdasarkan hasil kuesioner dan wawancara yang diperoleh, maka didapat kesimpulan sebagai berikut: 1.Proses penilaian kinerja karyawan yang kurang akurat Dikarenakan sistem yang berjalan saat ini masih berbentuk manual maka banyak perhitungan yang dilakukan secara manual, sebagai contoh: terdapat kesalahan manusia (human error) dalam perhitungan hasil rata-rata. 2.Keamanan data yang kurang terjamin Data yang disimpan berbentuk lembaran-lembaran kertas yang kemungkinan besar dapat dilihat oleh orang yang tidak berwewenang dalam hal tersebut. 3.Kemungkinan data hilang Data yang ada ditulis dalam arsip tidak memiliki cadangan, sehingga jika terjadi hal yang tidak diinginkan seperti bencana alam, kebakaran ataupun pencurian maka data yang ada pada perusahaan tidak dapat ditelusuri atau ditinjau kembali. 4.Proses yang kurang efisien dan efektif Proses manual yang berjalan saat ini menyebabkan pihak HRD tidak efisien waktu karena harus mengirimkan form penilaian kepada manager tiap devisi melalui email dan mengakibatkan banyaknya keterlambatan hasil akhir dari penilaian kinerja karyawan. Solusi Permasalahan Berdasarkan kesimpulan hasil analisis kebutuhan user dan analisis game sejenis maka solusi untuk menjawab permasalahan tersebut adalah:
1. Dengan membangun suatu aplikasi basis data berbasis web yang dapat memenuhi kebutuhan-kebutuhan tiap pengguna, keamanan data yang terjamin, proses penilaian kinerja karyawan yang akurat, menghilangkan kemungkinan kehilangan data dan membuat penilaian kinerja secara efisien dan efektif. 2. Merancang sistem yang dapat melihat kinerja karyawan yang dilihat dari sisi jabatan dan divisi. Sehingga proses pemantauan kinerja karyawan akan lebih mudah untuk dilakukan oleh pihak perusahaan serta ditindak lanjuti dengan proses evaluasi ataupun perencanaan-perencanaan lainnya yang berhubungan dengan kinerja karyawan. Informasi Umum dan Konsep Aplikasi Aplikasi database yang dibuat adalah aplikasi database penilaian kinerja karyawan berbasis web, pada aplikasi ini membantu manager dalam melakukan penilaian dan menghasilkan informasi yang membantu direktur dalam mengambil keputusan terhadap karyawan. Aplikasi ini menghasilkan tampilan informasi-informasi data pribadi karyawan, absensi karyawan dan pengolahan jadwal pelatihan. Yang menjadi fitur utama dalam aplikasi ini, adalah fitur assessment, yang hanya ditampilkan ketika manager login dan dilakukan penilaian karyawan sesuai dengan divisi masing-maisng. Laporan absensi, laporan jadwal training dan hasil assessment semuanya menjadi suatu laporan yang tersaji informatif yang ditampilkan kepada direktur, sehingga memudahkan dalam mengambil keputusan terhadapa karyawan didalam perusahaan ditahun-tahun kedepannya. Sebagai tambahan fitur aplikasi ini memiliki news and event, pada halaman ini menampilkan informasi yang berkaitan dengan perusahaan dan karyawan yang di broadcast kepada seluruh pihak yang terkait didalam perusahaan. Ada juga fitur message fitur message yang memungkinkan antar user dalam saling mengirim pesan. Sebagai pelengkap aplikasi ini memiliki FAQ yang memudahkan user apabila mengalami kesulitan ketika menggunakan aplikasi.
Perancangan Pada tampilan layar diatas menampilkan informasi seluruh karyawan berupa no urut, kode karyawan, nama karyawan, divisi, dan dengan menekan menu detail agar menampilkan informasi lebih jelas tentang karyawan tertentu.
Pada rancangan menu diatas adalah rancangan menu assessment yang menampilkan informasi kode karyawan yang akan dinilai, bulan dan tahun penilaian. Dikolom dan baris utama adalah menampilkan pertanyaaan yang memiliki bobot nilai masingmasing.
Rancangan tampilan reward diatas adalah menampilkan informasi bagi karyawan yang mendapat reward sebagai karyawan terbaik dengan detail kode karyawan, assessment score dan tombol pengiriman broadcast kepada seluruh karyawan. Hasil tampilan jadi Gambar 1.Tampilan Halaman Index Pada gambar 1. merupakan tampilan index web sebelum user melakukan login untuk masuk kedalam aplikasi penilaian kinerja karyawan berbasis web. Dikanan atas layar terdapat 2 menu yang bisa klik menuju home index web dan menuju layar login.
Gambar 2. Tampilan Halaman View Employee
Pada gambar 2 menampilkan semua daftar karyawan yang ditampilkan berurut berdasarkan katagori divisi masing-masing. Pada menu ini admin dapat menghapus karyawan dari daftar. Terdapat pula jalan pintas menuju profile karyawan yang berada pada kolom action. Terdapat kotak search dikanan atas, dengan memasukan employee id atau nama karyawan Gambar 3 Tampilan Halaman Profile Karyawan
Pada Gambar 3 menampilkan profil atau biodata diri karyawan berikut dengan detail. Biodata ini dapat diperbaharui dengan menekan icon update dan change password Gambar 4 Tampilan Layar Assess Page Pada gambar 4 merupakan tampilan layar untuk manager melakukan assessment pada karyawan. Pertanyaan yang telah disediakan sesuai dengan katagori dan mempunyai bobot masing. Hasil perhitungan assessment akan dihitung secara otomatis oleh sistem.
Gambar 5 Tampilan Layar Absence Pada gambar 5 merupakan tampilan untuk manager dapat melihat data absensi baik absensi bulanan maupun absen training. Terdapat menu search dikanan atas untuk mencari data absen berdasarkan employee id.
Gambar 6 Tampilan Halaman Training Pada gambar 6 menampilkan jadwal training untuk manager atau karyawan. Pada jadwal ini dengan jelas melampirkan nama peserta lengkap dengan employee id, juga waktu training. Apabila peserta tidak menghadiri training tersebut maka akan ada laporan absen terhadap training tersebut kepada admin. Evaluasi Sistem telah diuji kepada masing masing responden di CV. Central Fragrace Utama termasuk dalam kategori Sangat Tinggi/Sangat Baik. Dapat didefinisikan tanggapan responden terhadap item-item pertanyaan adalah sebagai berikut: 1. Tanggapan responden terhadap pertanyaan No. 1 yaitu, Aplikasi ini mudah untuk dipelajari?, 100% responden menjawab Ya dengan skor nilai 75. Kondisi ini termasuk kedalam kategori baik. Artinya adalah karyawan CV. Central Fragrance Utama menyikapi sistem pencarian ini dengan respon positif kemudahan dalam penggunaan sistem.
2. Tanggapan responden terhadap pertanyaan No. 2 yaitu, Aplikasi ini membantu penilaian kinerja karyawan pada CV. Central Fragrance Utama?, 95% responden menjawab Ya dengan skor nilai 75. Kondisi ini termasuk kedalam kategori baik. Artinya bahwa sistem mempermudah pekerjaan dalam penilaian kinerja karyawan. 3. Tanggapan responden terhadap pertanyaan No. 3 yaitu, Aplikasi ini mengurangi kesalahan dalam penilaian kinerja karyawan?, 66,87% responden menjawab Ya dengan skor nilai 50. Kondisi ini termasuk kedalam kategori cukup. Artinya bahwa sistem ini masih ada kekurangan dalam pencarian barang.
4. Tanggapan responden terhadap pertanyaan No. 4 yaitu, Aplikasi ini terlalu rumit untuk diimplementasikan ke perusahaan?, 88,78% responden menjawab Tidak dengan skor nilai 65. Kondisi ini termasuk kedalam kategori baik. Artinya bahwa sistem cukup sederhana untuk diimplementasikan di CV. Central Fragrance Utama. 5. Tanggapan responden terhadap pertanyaan No. 5 yaitu, Aplikasi ini sudah sesuai dengan apa yang dibutuhkan perusahaan?, 100% responden menjawab Ya dengan skor nilai 75. Kondisi ini termasuk kedalam kategori baik. Artinya bahwa sistem sudah sesuai dengan kebutuhan CV. Central Fragrance Utama.
SIMPULAN DAN SARAN Berdasarkan hasil analisa, pembahasan dan evaluasi, maka diperoleh simpulan bahwa (1) Aplikasi sistem basis data ini dapat membantu proses penilaian kinerja dan pengkajian informasi. (2) Aplikiasi sistem basis data ini dapat memperbaiki sistem penilaian kinerja karyawan yang sebelumnya pada CV.Central Fragrance Utama. (3) Aplikasi sistem basis data ini dapat mempermudah direktur dan manager dalam mengontrol kinerja karyawan. (4) Aplikasi sistem basis data ini dapat membantu perusahaan melihat hasil kinerja karyawan secara keseluruhan dan membuat keputusan terhadap karyawan di tahun-tahun berikutnya. Untuk pengembangan lebih lanjut, maka dapat diberikan beberapa saran yaitu untuk (1) Perlu diadakan training tentang cara mengunakan aplikasi ini terhadap semua pihak pada PT Central Fragrance Utama. (2) Pihak perusahaan perlu mengadakan orientasi pengenalan untuk meningkatkan kesiapan para staff dalam menjalankan sistem baru ini, baik dalam pengoperasian, pemeliharaan sistem dan juga mengoptimalisasi sistem penilaian karyawan ini. (3) Pihak perusahaan perlu mengadakan pengawasan terhadap sistem yang diusulkan, sehingga apabila terjadi kekurangan ataupun permasalahan dalam sistem yang diusulkan ini dapat diketahui dengan cepat dan dapat diperbaiki segera. REFERENSI Connolly, T., Begg. C. (2010). Database System : A Practical Approach To Design, Implementation, and Management. (5th edition). Boston: Pearson Education, Inc. Pressman, R.S. (2010). Software Engineering : A Practitioners Approach. (7th edition). New York: McGraw Hill. Yakub. (2008). Sistem Basis Data. Yogyakarta. Graha Ilmu. Nugroho, A. (2011). Perancangan dan Implementasi Basis Data. Yogyakarta. Andi. Peranginangin, Kasiman (2006). Aplikasi Web dengan PHP dan MySQL. Yogyakarta. Andi. Eaglestone, B. dan Ridley, M. (2001). Web Database System. United Kingdom. McGraw Hill.
Sneiderman, B., Plaisant, C. (2010). Designing The User Interface : Strategies For Effective Human-Computer Interaction. (5th edition). USA: Addison-Wesley. Whitten, J.L,. Bentley, L.D. (2009). System Analysis And Design Methods. (7th edition). New York: McGraw Hill. Post, Gerald V. (2005). Database Management System. USA: Pearson Education Inc. RIWAYAT PENULIS Stefano Randi lahir di ujung pandang pada tanggal 24 september 1992. Penulis menamatkan pendidikan Strata-1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Teknik Informatika pada tahun 2014. Alfred Lucky Chandra lahir di Bangka pada tanggal 18 Juni 1992. Penulis menamatkan pendidikan Strata-1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Teknik Informatika pada tahun 2014. Harry Julian lahir di Jakarta pada tanggal 21 Juli 1992. Penulis menamatkan pendidikan Strata-1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Teknik Informatika pada tahun 2014.