STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) 2015

SOP ELC 01A/2015 REGISTRASI TOEFL PREPARATION, ENGLISH TRAINING & TEST (Kelas Mahasiswa) ENGLISH LANGUAGE CENTER 1. Ketentuan Sebelum Pendaftaran: Mahasiswa wajib mempersiapkan file pas photo dengan ketentuan sebagai berikut: O Berwarna O Ukuran photo 4 cm x 6 cm (bukan photo tapi file photo nya) O Mahasiswa tersebut wajib menggunakan almamater dan kemeja putih pada bagian dalam O Bagi mahasiswi yang berjilbab wajib menggunakan jilbab warna hitam polos. o Latar belakang warna merah. 2. Ketentuan Pendaftaran a. Pendaftaran dilakukan secara online. b. Pendaftaran secara Offline tidak dapat dilayani. c. Bagi semester yang telah ditentukan untuk mengikuti TOEFL Preparation, English Training dan Test, wajib melakukan registrasi melalui situs: elc.stieindragiri.ac.id d. Mahasiswa diwajibkan mendaftarkan diri ke situs tersebut sesuai dengan jadwal registrasi yang telah ditentukan oleh English Language Center. e. Setelah membuka situs tersebut mahasiswa dapat melakukan registrasi dengan mengetik menu Registration: f. Mahasiswa wajib mengisi form English Language Center yang tersedia dengan HURUF KAPITAL. g. Mahasiswa wajib melampirkan photo sesuai ketentuan poin 1 di atas. h. Mahasiswa wajib mengisi Nama Lengkap, NIM, Tempat Tanggal Lahir, Semester dan Pilihan Kelas yang tersedia. i. Jika Pilihan Kelas yang diinginkan telah penuh, mahasiswa dapat mencari pada Pilihan Kelas lainnya. j. Pilihan Kelas merupakan jadwal belajar dan jadwal ujian yang dapat dihadiri oleh mahasiswa. 3. Sanksi a. Keterlambatan pendaftaran tidak dapat dilayani. b. Keterlambatan registrasi adalah bukti kelalaian dan tanggung jawab mahasiswa yang bersangkutan. c. Solusi keterlambatan registrasi adalah mendaftar kembali pada semester berikutnya jika quota tersedia.

SOP ELC 01B/2015 PELAKSANAAN TOEFL PREDICTION ENGLISH LANGUAGE CENTER 1. English Language Center mengumumkan hari dan tanggal pelaksanaan TOEFL Prediction. 2. English Language Center melakukan konfirmasi Pendaftaran ujian dan mengelompokkan peserta ujian. 3. English Language Center melaksanakan TOEFL Prediction sesuai jadwal yang telah ditetapkan. 4. English Language Center mengoreksi dan menetapkan skor hasil TOEFL Prediction. 5. English Language Center mengumumkan hasil TOEFL Prediction. 6. English Language Center melampirkan data kelulusan TOEFL Prediction ke prodi sebagai pelengkap Penguasaan Bahasa Internasional di Surat Keterangan Pendamping Ijazah (SKPI). 7. English Language Center mengumumkan nama peserta yang tidak lulus tes dan menghimbau mahasiswa untuk segera menghubungi manajemen English Language Center paling lambat 3 (tiga) hari sejak hasil tes diumumkan.

SOP ELC 01C/2015 PELAKSANAAN TOEFL ENGLISH LANGUAGE CENTER 1. Mahasiswa Mengisi daftar hadir tes 2. Petugas membagikan lembar jawabn 3. Petugas memberikan pengarahan seputar tes 4. Mahasiswa Mengikuti tes TOEFL 5. Mahasiswa Mengumpulkan lembar jawaban kepada petugas 6. Pengawas Memasukkan hasil tes ke dalam amplop

SOP ELC 01D/2015 PELAKSANAAN TEST TOEFL (REMIDI) ENGLISH LANGUAGE CENTER 1. English Language Center memberikan kesempatan kepada mahasiswa yang tidak lulus atau terlambat mendaftar untuk dapat mengikuti TOEFL Remidi. 2. Waktu pendaftaran bagi peserta TOEFL Remidi paling lambat 3 (tiga) hari sejak hasil tes diumumkan. 3. English Language Center mengumumkan hari dan tanggal pelaksanaan TOEFL Remidi. 4. English Language Center melakukan konfirmasi Pendaftaran ujian dan mengelompokkan peserta TOEFL Remidi 5. English Language Center melaksanakan TOEFL Remidi sesuai jadwal yang telah ditetapkan. 6. English Language Center mengoreksi dan menetapkan skor hasil TOEFL Remidi. 7. English Language Center mengumumkan hasil TOEFL Remidi. 8. English Language Center mengumumkan kembali nama peserta yang tidak lulus tes dan menghimbau mahasiswa untuk segera menghubungi manajemen English Language Center paling lambat 3 (tiga) hari sejak hasil tes diumumkan. 9. Mahasiswa yang tidak lulus test TOEFL akan selalu diberikan kesempatan untuk dapat mengikuti TOEFL Remidi sehingga target skor yang ditetapkan tercapai.

SOP ELC 02A/2015 REVISI /TERJEMAHAN ABSTRACT ENGLISH LANGUAGE CENTER PROGRAM STUDI 1. Mahasiswa mengambil nomor antrian di bagian registrasi 2. Mahasiswa wajib menyerahkan softcopy Abstrak Skripsi versi Bahasa Indonesia dan versi Bahasa Inggris ke English Language Center untuk direvisi atau diterjemahkan kembali. 3. Mahasiswa melakukan registrasi Abstrak ke English Language Center. 4. Mahasiswa akan diberikan tanda terima Abstrak Skripsi 5. English Language Center menyerahkan Abstrak Skripsi kepada Corrector untuk diterjemahkan. (Bukan Translation Academic Translation) 6. Corrector merupakan tenaga penterjemah berpengalaman di bidang Bahasa Inggris. 7. Corrector menyerahkan hasil Revisi/Terjemahan Abstrak Skripsi kepada Kepala English Language Center untuk disahkan. 8. Kepala English Language Center menyerahkan final Abstrak Skripsi kepada Petugas English Language Center. 9. Petugas English Language Center menyerahkan hasil koreksi Abstrak Skripsi kepada mahasiswa. 10. Mahasiswa mengambil nomor antrian pengambilan berkas Abstrak Skripsi di bagian registrasi untuk diserahkan kepada Sekretaris Prodi. 11. Mahasiswa tidak akan dilayani dalam pengambilan Abstrak Skripsi jika tidak memiliki tanda terima berkas dan nomor antrian yang telah disediakan. 12. Petugas agar dapat memberikan hasil Abstrak Skripsi kepada mahasiswa sesuai antrian.

SOP ELC 02B/2015 JOURNAL, TRANSLATION & INTERPRETING ENGLISH LANGUAGE CENTER 1. Pemohon layanan jasa Terjemahan dan Interpretasi mengambil nomor antrian di bagian registrasi. 2. Pemohon layanan jasa Terjemahan dan Interpretasi agar membawa versi Bahasa Indonesia atau Versi Bahasa Inggris ke English Language Center untuk direvisi atau diterjemahkan kembali. 3. Petugas melakukan pendataan registrasi 4. Pemohon akan diberikan tanda terima berkas. 5. English Language Center menyerahkan berkas kepada Corrector untuk diterjemahkan. (Bukan Translation Academic Translation) 6. Corrector merupakan tenaga penterjemah berpengalaman di bidang Bahasa Inggris. 7. Corrector menyerahkan hasil Revisi/Terjemahan Abstrak Skripsi kepada Kepala English Language Center untuk disahkan. 8. Kepala English Language Center menyerahkan berkas akhir kepada Petugas English Language Center. 9. Petugas English Language Center menyerahkan hasil koreksi Abstrak Skripsi kepada pemohon. 10. Petugas English Language Center menginformasikan kepada pemohon via telp/sms bahwa berkas telah selesai. 11. Pemohon mengambil nomor antrian pengambilan berkas. 12. Pemohon tidak diperkenankan mengambil berkas tanpa tanda terima berkas. 13. Petugas agar dapat mendistribusikan berkas kepada pemohon sesuai antrian.

SOP ELC 03A/2015 ENGLISH WORKSHOP GENERAL KETUA STIEI RENGAT, ENGLISH LANGUAGE CENTER, PUKET II KULIAH UMUM 1. Kepala English Language Center dapat melakukan kuliah umum bahasa Inggris untuk seluruh tingkatan semester dan memberikan workshop bagi seluruh mahasiswa dan dosen. 2. Kepala English Language Center mengajukan proposal dan RAB kepada Ketua STIEI Rengat untuk disetujui. 3. Ketua STIEI Rengat menelaah proposal dan RAB tersebut untuk disetujui atau ditolak. a. Diterima : Proposal dan RAB diserahkan ke Puket II Bidang Keuangan untuk dapat dicairkan English Language Center dapat melaksanakan workshop sesuai yang diajukan b. Ditolak : Proposal dan RAB diserahkan kembali kepada Kepala English Language Center. ENGLISH WORKSHOP 1. English Language Center dapat mengadakan English workshop sebagai program Pelatihan Bahasa Inggris untuk pihak internal dan eksternal (antara lain; Guru, Pemerintah Daerah, Masyarakat dan lainnya) Kegiatan yang dapat dilakukan dalam program ini adalah: a. English English for Specific Purposes Program pelatihan Bahasa Inggris untuk tujuan khusus yang lebih spesifik dalam bidang atau keadaan yang dibutuhkan (bidang pendidikan, kesehatan, hukum, Ekonomi dll). b. English Conversation Class Program pelatihan Bahasa Inggris khusus bertujuan meningkatkan kemampuan komunikasi Bahasa Inggris dalam konteks social c. English for Job Interview Program pelatihan Bahasa Inggris untuk mempersiapkan diri dalam melamar pekerjaan dan tujuan lain yang berkaitan d. English Grammar Program pelatihan Bahasa Inggris khusus bertujuan meningkatkan kemampuan komunikasi Bahasa Inggris yang tertata secara baik dan benar dengan struktur yang baik dan benar dalam penggunaan oral dan written. 2. Peserta English Workshop dapat melakukan registrasi kegiatan di English Language Center dengan memilih salah satu atau ke empat paket belajar yang hendak diambil. 3. Peserta mengambil nomor antrian layanan. 4. Peserta melakukan registrasi 5. Peserta memperoleh bukti pendaftaran dari petugas English Language Center. 6. Peserta memperoleh jadwal belajar dari petugas. 7. Peserta mengikuti ujian 8. Penyerahan sertifikat belajar

SOP ELC 03B/2015 PENYELENGGARAAN ENGLISH COURSE ENGLISH LANGUAGE CENTER 1. Petugas Menerima mencatat, dan mendata nama pengikut kursus berdasarkan bidang yang dipilih 2. Petugas Memberikan bahan ajar kursus 3. Petugas Membagi kelompok kursus dan mencarikan instruktur 4. Petugas Menghubungi instruktur 5. Petugas Mengumumkan pelaksanaan kursus 6. Instruktur melaksanakan Kursus dilaksanakan sampai 24 kali pertemuan 7. Kepala English Language Center memberikan sertifikat kursus

SOP ELC 04/2015 ENGLISH SEMINAR KETUA STIEI RENGAT, ENGLISH LANGUAGE CENTER, DAN PUKET II 1. Dosen Bahasa Inggris dapat melakukan English Seminar dengan mengajukan proposal ke English Language Center. 2. Seminar yang dilakukan dapat berupa Internal, Eksternal 3. Syarat utama melakukan English Seminar adalah Dosen Bahasa Inggris. 4. Kepala English Language Center mengajukan proposal dan RAB kepada Ketua STIEI Rengat untuk disetujui. 5. Ketua STIEI Rengat menelaah proposal dan RAB tersebut untuk disetujui atau ditolak. a. Diterima : Proposal dan RAB diserahkan ke Puket II Bidang Keuangan untuk dapat dicairkan Dosen yang bersangkutan dapat melaksanakan English Seminar sesuai dengan proposal yang diajukan b. Ditolak : Proposal dan RAB diserahkan kembali kepada Kepala English Language Center. 6. Penyerahan Sertifikat. 7. Selesai.

SOP ELC 05/2015 ENGLISH VISITS/COMPANY ATTACKS ENGLISH LANGUAGE CENTER, KETUA STIEI RENGAT PUKET II DAN PENASEHAT AKADEMIK, 1. Mahasiswa/Dosen Bahasa Inggris mengajukan proposal kepada English Language Center. 2. Kepala English Language Center mengajukan proposal dan RAB kepada Ketua STIEI Rengat untuk disetujui. 3. Ketua STIEI Rengat menelaah proposal dan RAB tersebut untuk disetujui atau ditolak. Diterima : Kepala ELC meminta surat pernyataan diterima dari Perusahaan atau Perguruan Tinggi yang menjadi Tujuan Kegiatan. Ketua STIEI memperoleh surat pernyataan diterima dari Perusahaan atau Perguruan Tinggi yang menjadi Tujuan Kegiatan. Proposal dan RAB diserahkan ke Puket II Bidang Keuangan untuk dapat dicairkan Dosen yang bersangkutan dapat melaksanakan English Visits/Company Attacks sesuai dengan proposal yang diajukan Mahasiswa mengisi surat izin orang tua dan diketahui Penasehat Akademik. a. Ditolak : Proposal dan RAB diserahkan kembali kepada Kepala English Language Center. 4. Syarat utama pembimbing melakukan English Visits/Company Attack adalah Dosen Bahasa Inggris.

SOP ELC 06/2015 ENGLISH CLUB ENGLISH LANGUAGE CENTER DAN ENGLISH CLUB 1. Mahasiswa mendaftarkan diri untuk ikut serta dalam keanggotaan English Club 2. Mahasiswa dapat melakukan registrasi di English Language Center. 3. Petugas mendata peserta English Club. 4. Mahasiswa yang telah terdaftar di English Club wajib mengikuti aturan belajar yang ditentukan. 5. Mahasiswa yang telah terdaftar dalam kegiatan English Club akan diberikan jadwal belajar Bahasa Inggris dua jam setiap minggu.

SOP ELC 07/2015 STUDENT S EXCHANGE KETUA STIEI RENGAT, PUKET I, ENGLISH LANGUAGE, PENASEHAT AKADEMIK CENTER, BAAK, PRODI, BAAK DAN DOSEN 1. English Language Center mengumumkan program Student s Exchange. 2. English Language Center membuka pendaftaran selama 2 minggu 3. English Language Center melakukan pendataan 4. Mahasiswa mendaftar di English Language Center dengan megikuti ketentuan dan persyaratan yang diajukan. 5. Mahasiswa yang mahir berbahasa Inggris akan lebih diutamakan. 6. Mahasiswa mengikuti Test TOEFL IIEF. 7. Mahasiswa yang dinyatakan lulus dapat membawa passport, KTP, KTM dan Surat Izin dari Ketua STIEI Rengat, Orang Tua, dan diketahui PA dan Puket I Bagian Akademik. Yang diserahkan ke English Language Center untuk diteruskan ke BAAK 8. Mahasiswa menerima pemberitahuan Jadwal Keberangkatan dari English Language Center. 9. Mahasiswa mempersiapkan segala kebutuhan. 10. English Language Center mendampingi Mahasiswa maksimal selama 1 minggu di Negara tujuan. 11. Mahasiswa didampingi 2 orang dosen pembimbing 1 bidang keilmuan sesuai kompetensi dan dosen pembimbing 2 bidang bahasa Inggris. 12. Mahasiswa berangkat 13. Mahasiswa sampai di Negara tujuan 14. Mahasiswa belajar dan menulis laporan program Student s Exchange yang diketahui Dosen Pembimbing dan Kepala English Language Center. 15. Mahasiswa kembali ke kampus 16. Mahasiswa menyerahkan laporan program Student s Exchange yang diketahui Dosen Pembimbing dan Kepala English Language Center dan diteruskan ke Prodi dan Puket I Bidang Akademik. 17. Nilai disampaikan ke BAAK. 18. Penyesuaian Nilai dan Mata Kuliah 19. Pengumuman Nilai oleh BAAK. 20. Selesai.

SOP ELC 08/2015 ENGLISH FOR PUBLIC DEVOTION KETUA STIEI RENGAT, PUKET I, ENGLISH LANGUAGE CENTER, ENGLISH CLUB, PRODI, DAN LPPM, 1. English Language Center juga melakukan pengabdian kepada masyarakat dalam rangka memberikan pendidikan bahasa Inggris secara gratis kepada masyarakat kurang sejahtera dalam rangka mencedaskan kehidupan bangsa. 2. English Language Center membentuk panitia kegiatan dan bekerjasama dengan ENGLISH CLUB dan LPPM STIEI Rengat. 3. English Learning Center dan Anggota English Club melakukan pendataan di masyarakat. 4. Masyarakat mendaftarkan diri di English Language Center. 5. LPPM/ENGLISH CLUB dan English Language Center mengajukan proposal kegiatan kepada Puket I dan Prodi STIEI Rengat. 6. Persetujuan Puket I dan Prodi STIEI Rengat dapat diajukan ke pada Ketua STIEI Rengat agar kegiatan dapat direalisasikan. 7. English Language Center mengumumkan jadwal belajar English for Public Devotion 8. Kelas dimulai 9. Test Akhir sebagai evaluasi 10. English Language Center mempersiapkan laporan akhir kegiatan kepada Ketua STIEIndragiri dan Puket I Bidang Akademik dan diteruskan ke LPPM STIEI Rengat.

SOP ELC 09/2015 PARTNERSHIP ENGLISH LANGUAGE CENTER, KETUA STIEI RENGAT PUKET I & EKSTERNAL 1. English Language Center mengajukan proposal dan konsep kerjasama kepada Puket I Bidang Akademik dan Ketua STIEI Rengat. 2. Proposal diterima dan disetujui untuk dilaksanakan. 3. Proposal diserahkan dari ketua STIEI Rengat kepada English Language Center melalui Puket I Bidang Akademik. 4. English Language Center menerima Proposal dan konsep yang telah disahkan. 5. Partnership dilaksanakan.

SOP ELC 10A/2015 PEMAKAIAN RUANG DAN FASILITAS ENGLISH LANGUAGE CENTER ENGLISH LANGUAGE CENTER DAN DOSEN/USER 1. Petugas menerima informasi penggunaan Ruang dan Fasilitas ELC baik lisan atau tertulis dari dosen 2. Petugas mendata nama dosen, mata kuliah, hari dan jam serta jumlah mahasiswa 3. Petugas menyiapkan Ruang dan Fasilitas ELC 4. User menggunakan Ruang dan Fasilitas ELC sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan 5. User mengisi buku daftar harian pengguna Ruang dan Fasilitas ELC 6. Petugas memeriksa Ruang dan Fasilitas ELC yang telah digunakan

SOP ELC 10B/2015 PEMINJAMAN RUANG DAN FASILITAS ENGLISH LANGUAGE CENTER ENGLISH LANGUAGE CENTER DAN DOSEN/USER 1. Petugas menerima informasi penggunaan Ruang dan Fasilitas ELC baik lisan atau tertulis dari dosen. 2. Petugas mendata nama dosen, mata kuliah, hari dan jam serta jumlah mahasiswa. 3. Petugas menyiapkan Ruang dan Fasilitas ELC. 4. User menggunakan Ruang dan Fasilitas ELC sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan. 5. User mengisi buku daftar harian pengguna Ruang dan Fasilitas ELC. 6. Petugas memeriksa Ruang dan Fasilitas ELC yang telah digunakan.

SOP ELC 10B/2015 PENGGUNAAN FASILITAS ENGLISH LANGUAGE CENTER MAHASISWA/USER 1. Mahasiswa/ User mengisi daftar harian English Language Center. 2. Mahasiswa/ User menempati tempat duduk sesuai daftar harian. 3. Mahasiswa/ User TIDAK DIBENARKAN memasuki ruang operator. Jika Mahasiswa/ User ingin berkomunikasi dengan Operator, maka Mahasiswa/ User dapat menekan tombol Merah yang tersedia di atas meja masingmasing dan berbicara melalui headset yang telah disediakan. 4. Segala Jenis kerusakan menjadi tanggung jawab Mahasiswa/ User, untuk itu Mahasiswa/ User diharapkan secara cermat dan teliti memeriksa kebersihan dan kondisi alat/peralatan yang digunakan. 5. Mahasiswa/ User memasang headset sesuai kode penggunaan (L=Kiri, dan R = Kanan) 6. Selesai menggunakan alat/peralatan English Language Center, mahasiswa mengembalikan alat/peralatan pada posisi semula. 7. Petugas kembali melakukan pengecekan alat/peralatan yang telah dihunakan oleh Mahasiswa/ User. 8. Approve dari petugas merupakan tanda Mahasiswa/ User dapat meninggalkan ruangan. 9. Petugas mengucapkan terima kasih untuk kesadaran mahasiswa yang telah menjaga kebersihan alat/peralatan dan menjaga kondisi alat peralatan tersebut dalam keadaan yang baik. 10. Jika petugas menemukan kerusakan pada fasilitas, alat/peralatan yang baru saja digunakan maka petugas segera melaporkan dan membuat berita acara pemeriksaan serta menghubungi Mahasiswa/ User yang bersangkutan untuk diperiksa dan diproses secara akademis. 11. Kerusakan secara teknis merupakan tanggung jawab English Language Center. 12. Kerusakan yang diakibatkan kelalaian/akibat perbuatan Mahasiswa/ User dapat dikenakan biaya perbaikan atau penggantian yang sesuai dengan aslinya.

SOP ELC 10C/2015 JADWAL PENGGUNAAN ENGLISH LANGUAGE CENTER MAHASISWA/USER 1. Mahasiswa/User agar menggunakan English Language Center sesuai jadwal yang telah ditentukan. 2. Penggunaan diluar jadwal tidak dapat dilayani.

SOP ELC 11A/2015 MAINTANANCE ENGLISH LANGUAGE CENTER KEPALA ELC, PETUGAS ELC, BAAK (KEPALA BAAK DAN KASUBBAG PERLENGKAPAN) 1. Petugas English Language Center melakukan pengecekan peralatan secara periodik 2. Petugas melaporkan kerusakan peralatan dengan membuat berita acara yang diserahkan langsung kepada Kepala English Language Center 3. Kepala English Language Center menindaklanjuti laporan tersebut dan menyerahkan laporan kerusakan dan berita acara kerusakan peralatan tersebut ke BAAK Bagian Perlengkapan. 4. BAAK Bagian Perlengkapan melakukan pemeriksaan ulang dan melakukan perbaikan atau penggantian peralatan secara langsung. 5. Selesai.

SOP ELC 11B/2015 CLEANLINESS KEPALA ENGLISH LANGUAGE CENTER DAN CLEANING SERVICE 1. Petugas Kebersihan STIEI Rengat agar membersihkan ruangan ELC. 2. Petugas Kebersihan STIEI Rengat diminta berhatihati dalam menjaga kebersihan alat peralatan ELC. 3. Petugas ELC selalu mendampingi aktivitas Petugas Kebersihan STIEI Rengat. 4. Kerusakan peralatan yang diakibatkan kegiatan Cleaning Service ini akan diperiksa dan diproses secara sistematis dan transparan.