Panduan Pengguna OPAL Pegawai Penilai Pertama, Pegawai Penilai Kedua & Pegawai Penilai Sumber Manusia opal.uitm.edu.my U n i v e r s i t i T e k n o l o g i M A R A
PENGENALAN Online Performance Appraisal System (OPAL) adalah sistem yang membantu proses penilaian prestasi tahunan staf akademik Universiti Teknologi MARA (UiTM). Selain itu, ia juga berfungsi untuk mendapatkan maklumat berkaitan kegiatan penyelidikan, perundingan dan lain-lain bagi memudahkan laporan dan prestasi Universiti. Sistem ini diguna pakai oleh 3 tahap pengguna, iaitu: 1. Tahap 1 : Staf Akademik 2. Tahap 2 : Pentadbir Akademik 3. Tahap 3 : Moderator Tahap 1 : Staf Akademik Pengguna terdiri daripada staf akademik sebagai Pegawai yang dinilai (PYD). Pengguna ini perlu mengisi dan menyemak maklumat sepanjnag tahun yang dinilai. Pengguna ini boleh merujuk kepada Panduan Pengguna (Staf akademik). Tahap 2 : Pentadbir Akademik Pengguna ini terdiri daripada Pegawai Penilai Pertama(PPP), Pegawai Penilai Kedua(PPK) dan Pengerusi Panel Pembangunan Sumber Manusia (PPSM). Pengguna ini boleh merujuk kepada Panduan Pengguna (PPP/PPK/PPSM). Tahap 3 : Moderator Pengguna ini adalah moderator OPAL dimana mereka juga adalah pegawai yang dilantik oleh Pendaftar sebagai moderator sistem Sasaran Kerja Tahunan (SKT) STARS di istaf Portal. Pengguna ini boleh merujuk kepada Panduan Pengguna (Moderator). TUGAS-TUGAS PENTADBIR AKADEMIK Pentadbir Akademik sebagai PPP, PPK dan PPSM adalah dikemaskini oleh Moderator setiap tahun yang dinilai. Tugas Pentadbir Akademik adalah: a. PPP mengisi markah Kualiti Peribadi & Kepimpinan. b. PPP mengisi markah (Bahan Pengajaran / Modul / Pengendalian Pengajaran & Penilaian Pelajar) & membuat Pelarasan Markah. c. PPP menyemak dan mengesahkan semua semua rekod-rekod yang dimasukkan & markah yang diperolehi oleh PYD. d. PPK mengesi dan mengesahkan markah Kualiti Peribadi & Kepimpinan e. PPSM mengesahkan markah penilaian OPAL Panduan Pengguna OPAL (PPP, PPK & PPSM) 2
PENETAPAN PPP, PPK DAN PPSM OLEH MODERATOR Sebelum proses penilaian dapat dijalankan, Moderator perlu menetapkan PPP,PPK dan PPSM bagi setiap PYD. Berikut ialah carta alir yang terlibat: MULA Moderator mendapatkan senarai PYD, PPP, PPK dan PPSM yang telah diluluskan oleh Jabatan/Bahagian/Fakulti/Kampus pada tahun dinilai Moderator menetapkan/mengemaskini PPP, PPK dan PPSM bagi setiap PYD yang terlibat TAMAT Panduan Pengguna OPAL (PPP, PPK & PPSM) 3
PROSES PENILAIAN PRESTASI Berikut ialah carta alir yang terlibat: MULA PYD mengisi dan menyemak maklumat yang diperlukan mengikut tarikh dan tempoh yang telah ditetapkan PPP mengisi markah Kualiti Peribadi & Kepimpinan PPP mengisi markah (Bahan Pengajaran / Modul / Pengendalian Pengajaran & Penilaian Pelajar) & membuat Pelarasan Markah PPP menyemak dan mengesahkan semua semua rekod-rekod yang dimasukkan & markah yang diperolehi oleh PYD Moderator mencetak laporan mengikut keperluan jabatan TAMAT Panduan Pengguna OPAL (PPP, PPK & PPSM) 4
SKRIN LOGIN SEBAGAI PENTADBIR AKADEMIK Sistem boleh dicapai di URL opal.uitm.edu.my Sila masukkan nombor pekerja serta kata laluan yang digunakan untuk sistem istaf Portal UiTM. Paparan berikut boleh dicapai melalui menu utama: Jika ada sebarang masalah mengenai id pengguna dan kata laluan, sila hubungi pegawai teknikal di laman web http://aplikasi.uitm.edu.my/portal_i-staf/skrin/ Staff akademik yang dilantik sebagai PPP, PPK dan PPSM, menu yang digunakan adalah MENU MARKS CONFIRMATION sahaja. Menu yang lain adalah dicapai sebagai Staf Akademik. Panduan Pengguna OPAL (PPP, PPK & PPSM) 5
MENU PENGESAHAN MARKAH OLEH PPP PPP perlu tekan senarai PYD iaitu:- pada menu utama. Terdapat 2 seksyen yang memaparkan a. Pengesahan Markah (Need Confirmation) Seksyen ini memaparkan senarai PYD yang memerlukan penilaian markah oleh PPP dan PPK. b. Senarai Yang Dinilai (My Assessee) Seksyen ini memaparkan senarai PYD yang sudah dilakukan penilaian markah oleh PPP & PPK. Klik pada Appraisal untuk meneruskan pengesahan markah. Panduan Pengguna OPAL (PPP, PPK & PPSM) 6
Skrin di bawah menunjukkan maklumat markah PYD secara individu. Panduan Pengguna OPAL (PPP, PPK & PPSM) 7
Jika hendak mengetahui markah OPAL secara terperinci klik pada seperti skrin di bawah. PPP dan PPK bertanggungjawab memastikan jenis trek bagi setiap PYD pada tahun yang dinilai. PPP dan PPK boleh menukar trek PYD jika dirasakan perlu. Panduan Pengguna OPAL (PPP, PPK & PPSM) 8
Maklumat markah lengkap akan tertera seperti skrin di bawah. Untuk bahagian gred dan trek PYD. memaparkan kelayakan pembahagian markah mengikut Panduan Pengguna OPAL (PPP, PPK & PPSM) 9
Skrin di bawah menunjukkan paparan kelayakan pembahagian markah mengikut gred dan trek PYD. Panduan Pengguna OPAL (PPP, PPK & PPSM) 10
Setiap PPP, dikehendaki mengisi dan menilai PYD masing-masing mengikut kriteria seperti berikut:- a. Kualiti Peribadi (Personal Qualities) b. Kepimpinan (Leadership) c. Penilaian bahan pengajaran (Assessment of the teaching materials) d. Pengubahsuaian Markah. (Marks Adjustment) Skrin penilaian adalah seperti di skrin di bawah:- PPP perlu melengkapkan setiap butiran penilaian dengan hanya klik pada bagi setiap Kualiti Peribadi (Personal Qualities), Kepimpinan (Leadership), Penilaian bahan pengajaran (Assessment of the teaching materials) dan Pengubahsuaian Markah (Marks Adjustment). Setelah siap mengisi butiran penilaian tersebut, klik untuk pengesahan. Panduan Pengguna OPAL (PPP, PPK & PPSM) 11
Di bahagian Kualiti Peribadi (Personal Qualities), PPP perlu mengisi markah seperti skrin di bawah:- Bahagian Kepimpinan (Leadership), PPP perlu mengisi markah seperti skrin di bawah:- Panduan Pengguna OPAL (PPP, PPK & PPSM) 12
Bahagian Penilaian bahan pengajaran (Assessment of the teaching materials), PPP perlu mengisi markah seperti skrin di bawah:- Bahagian Pengubahsuaian Markah (Marks Adjustment), PPP perlu mengisi markah seperti skrin di bawah:- Panduan Pengguna OPAL (PPP, PPK & PPSM) 13
MENU LAPORAN MAKLUMAT TERPERINCI PYD Sila klik untuk memaparkan laporan maklumat terperinci mengenai Pegawai Penilai Pertama & Kedua seperti skrin di bawah. Panduan Pengguna OPAL (PPP, PPK & PPSM) 14
Skrin di bawah menunjukkan laporan maklumat terperinci mengenai PYD. Laporan ini boleh dicetak dengan menekan butang Print Panduan Pengguna OPAL (PPP, PPK & PPSM) 15
MENU PENGESAHAN MARKAH OLEH PPK Setiap PPK, dikehendaki mengisi dan menilai PYD masing-masing mengikut kriteria seperti berikut:- a. Kualiti Peribadi (Personal Qualities) b. Kepimpinan (Leadership) Skrin penilaian adalah seperti di skrin di bawah:- PPK perlu melengkapkan setiap butiran penilaian dengan hanya klik pada Kualiti Peribadi (Personal Qualities) dan Kepimpinan (Leadership). bagi setiap Setelah siap mengisi butiran penilaian tersebut, klik untuk pengesahan. Panduan Pengguna OPAL (PPP, PPK & PPSM) 16
Di bahagian Kualiti Peribadi (Personal Qualities), PPK perlu mengisi markah seperti skrin di bawah:- Bahagian Kepimpinan (Leadership), PPK perlu mengisi markah seperti skrin di bawah:- Panduan Pengguna OPAL (PPP, PPK & PPSM) 17
MENU PENGESAHAN MARKAH OLEH PPSM PPSM hanya mengesahkan markah penilaian PYD yang telah mendapat pengesahan PPP dan PPK. Skrin penilaian adalah seperti di skrin di bawah:- PPSM hanya perlu klik untuk pengesahan. PERTANYAAN DAN BANTUAN Sebarang pertanyaan lanjut berkenaan dengan penggunaan dan fungsi instrumen, sila rujuk kepada Bahagian Hal Ehwal Akademik, UiTM di alamat berikut. Bahagian Hal Ehwal Akademik (BHEA) Aras 4, Bangunan Canseleri Universiti Teknologi MARA 40450 Shah Alam Selangor Darul Ehsan Tel : +603 5544 3505 Fax : 603 5544 3510 Web: http://hea.uitm.edu.my/ Pejabat Teknologi Maklumat (InfoTech) Aras 5, Menara SAAS Universiti Teknologi MARA 40450 Shah Alam, Selangor Darul Ehsan, Malaysia Tel : +603 5544 2203 Fax : 603 5544 2197 Web: http://infotech.uitm.edu.my/ Panduan Pengguna OPAL (PPP, PPK & PPSM) 18