Halaman: 1/8 1.0 TUJUAN Arahan kerja ini bertujuan menerangkan kaedah dan tatacara menguruskan Jawatankuasa HadiahUniversiti/Fakulti (JKHU). 2.0 SKOP Arahan kerja ini merangkumi tugas dan tanggungjawab Bahagian Urus Tadbir Akademik selaku Urus Setia Majlis Konvokesyen dan Jawatankuasa-jawatankuasa yang dilantik bagi memastikan majlis Konvokesyen UPM berjalan lancar dan teratur 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen UPM/PGR/MK/001 Tajuk Dokumen Manual Kualiti Universiti Putra Malaysia UPM/PU/PS/P016 Prosedur Pengurusan Majlis Konvokesyen UPM/AKD/Senat- Hadiah(02)/JK Minit Mesyuarat Senat (berkaitan) Hadiah/Jld.2 - Kalendar Akademik Akta Universiti dan kolej Universiti 1971, Perlembagaan Universiti Putra Malaysia (Pindaan 2010), Kaedah Universiti Putra Malaysia (Perkara Akademi) 2003 (Pindaan 2005) 4.0 TERMINOLOGI DAN SINGKATAN JKHU JKPF KAKD Ketua J KJ KPAA J TDA : Jawatankuasa Hadiah Universiti/Fakulti : Jawatankuasa Pengurusan Fakulti : Ketua Bahagian Urus Tadbir Akademik : Semua Dekan Fakulti, Pengarah Pusat Asasi Sains Pertanian dan Pengarah Pusat Inovasi, Keusahawanan dan Pembangunan Pelajar : Ketua Jabatan : Ketua Pentadbiran Akademik dan Antarabangsa : Penolong Pendaftar Bahagian Urus Tadbir Akademik : Penolong Pendaftar Fakulti : Timbalan Dekan Akademik
Halaman: 2/8 5.0 TANGGUNGJAWAB TNC (A&A), Ketua J dan KPAA bertanggungjawab memastikan Arahan Kerja Jawatankuasa Hadiah Universiti/Fakulti(JKHU) ini dilaksanakan. Sesiapa yang terlibat mesti mematuhi arahan kerja ini.
Halaman: 3/8 6.0 PROSES PERINCIAN Tanggungjawab Carta alir Perincian Rekod/ Dokumen Rujukan 6.1 Mula 6.2 Kenalpasti Hadiah 6.2 Kenalpasti Hadiah a) Kenalpasti jenis Hadiah Universiti dan Hadiah Fakulti. Sedia Ada A b) Jika Hadiah Universiti sedia ada, ikut langkah 6.3 c) Jika Hadiah baharu, ikut langkah 6.11 Ketua J/TDA 6.3 Dapatkan Pencalonan 6.3 Dapatkan Pencalonan a) Kemukakan permohonan pencalonan Hadiah Universiti kepada Dekan Fakulti pada bulan Mac setiap tahun b) Hantar surat maklumbalas dan borang pencalonan yang telah lengkap diisi ke AKD. Borang Pencalonan Hadiah Universiti (PU/PS/BR01/KNV ) c) Terima pencalonan dari Fakulti. 6.4 Sediakan Penilaian Pencalonan 6.4 Sediakan Penilaian Pencalonan a) Sediakan Skema Pemarkahan untuk menilai calon Hadiah Universiti. b) Susun senarai calon yang telah dinilai mengikut ranking calon setiap kategori hadiah. Skema Pemarkahan Hadiah Universiti Tidak Lengkap 6.5 Semak 6.5 Semak a) Semak dan maklumkan kepada Fakulti jika terdapat pencalonan yang tidak memenuhi syarat/ kriteria dan minta kemukakan semula sebelum Mesyuarat JKHU diadakan. B Lengkap b) Jika Lengkap, ikut langkah 6.6 c) Jika Tidak Lengkap, ikut langkah 6.21 6.6 Perakuan JKHU 6.7 Kelulusan Senat D 6.6 6.7 Perakuan JKHU a) Adakan mesyuarat untuk memilih calon yang memenuhi kriteria setiap hadiah yang disenaraikan. b) Dapat dan perakukan senarai Pemenang Hadiah Universiti/ Hadiah Fakulti untuk dibawa ke Senat. Kelulusan Senat a) Jika ya, ikut langkah 6.8 (untuk Hadiah Universiti) dan 6.18 (untuk Hadiah Fakulti) Penetapan hadiah peringkat universiti dan fakulti seperti yang diputuskan oleh Senat 507 Ya Tidak b) Jika tidak, ikut langkah 6.21. C
Halaman: 4/8 C KP (A&A)/ 6.8 Maklumkan Kepada Penerima Hadiah dan Penaja 6.8 Maklumkan Kepada Penerima Hadiah dan Penaja a) Hubungi Pemenang Hadiah Universiti bagi memastikan kehadiran dan berada di tempat duduk yang ditetapkan semasa Majlis Konvokesyen. b) Maklumkan kepada pihak Penaja Hadiah Universiti bagi mendapatkan hadiah tajaan untuk disampaikan kepadapemenang. 6.9 Sediakan Sijil dan Hadiah 6.9 Sediakan Sijil dan Hadiah a) Pastikan Hadiah Universiti diperoleh dari Penaja sebelum Majlis Konvokesyen berlangsung. b) Pastikan semua maklumat untuk Hadiah Universiti yang berupa pingat, cek dan sijil adalah tepat dan hendaklah disimpan di tempat selamat. 6.10 Adakan Majlis Konvokesyen 6.10 Adakan Majlis Konvokesyen a) Sediakan pingat dan sijil untuk majlis pengurniaan Hadiah Universiti kepada pemenang-pemenang. E b) Serahkan cek kepada pemenang selepas Majlis Konvokesyen berlangsung di AKD. TDA/KJ/J 6.11 Hadiah Baharu? 6.11 A Hadiah Baharu? a) Jika ya, ikut langkah 6.12 b) Jika tidak, ikut langkah 6.13 Tidak TDA/KJ/J 7.12 Dapatkan Latar Belakang Tajaan Baharu Ya 6.12 Dapatkan Latar Belakang Tajaan Baharu a) Dapatkan maklumat latar belakang dan surat tajaan baharu dari pihak penaja. b) Hantar maklumat latar belakang dan surat tajaan baharu ke AKD untuk pengesahan hadiah baharu. F c) Bawa maklumat latar belakang dan surat tajaan ke mesyuarat JKHU untuk perakuan. TDA/KJ/J aktif 6.13 Tentukan Kesahan Hadiah F G Tamat tempoh 6.13 Tentukan Kesahan Hadiah a) Semak tempoh tamat tajaan setiap Hadiah Fakulti sedia ada b) Jika tamat tempoh, ikut langkah 6.14 c) Jika aktif, ikut langkah 6.15
Halaman: 5/8 G TDA/KJ/J 6.14 Pelanjutan H 6.14 Pelanjutan a) Hubungi Penaja untuk melanjutkan penajaan jika tajaan hadiah telah tamat tempoh. setuju uju Tidak setuju b) Jika setuju, ikut langkah 6.15 c) Jika tidak setuju, ikut langkah 6.21 TDA/KJ.J F 6.15 Dapatkan Pencalonan Hadiah 6.15 Dapatkan Pencalonan Hadiah a) Gariskan Kriteria Pemenang mengikut kursus dan prestasi pelajar bagi Hadiah Fakulti setelah berhubung dengan penaja. b) Semak keputusan peperiksaan akhir pelajar berdasarkan gred, markah dan purata timbunan. TDA/KJ/ TDA/KJ/J 6.16 Sediakan Penilaian Pencalonan 6.17 Perakuan JKPF 6.6 Perakuan JKHU 6.16 6.17 c) Dapatkan maklumat penglibatan, pencapaian, curriculum vitae dan pelbagai dokumen sokongan calon yang dikenalpasti sebagai pemenang. Sediakan Penilaian Pencalonan a) Kumpulkan senarai nama untuk pencalonan bagi setiap kategori Hadiah Fakulti yang disenaraikan. b) Sediakan senarai pemenang untuk di perakukan. Perakuan JKPF a) Adakan mesyuarat untuk memilih calon yang memenuhi kriteria setiap hadiah yang di senaraikan. Penetapan hadiah peringkat universiti dan fakulti seperti yang diputuskan oleh Senat 507 b) Bawa senarai Pemenang Hadiah Fakulti ke Mesyuarat JKHU untuk perakuan. 6.7 Kelulusan Senat D Ya Tidak 6.18 Maklumkan Kepada Fakulti 6.18 Maklumkan kepada Fakulti Hantar surat maklumkan kepada Fakulti senarai Pemenang Hadiah peringkat Fakulti yang telah diperakukan oleh JKHU dan diluluskan oleh Senat. I
Halaman: 6/8 I TDA/KJ/J 6.19 Maklumkan Kepada Penerima Hadiah Fakulti Dan Penaja 6.19 Maklumkan Kepada Penerima Hadiah Fakulti dan Penaja a) Hubungi Pemenang Hadiah Fakulti bagi memastikan kehadiran dan berada ditempat duduk yang ditetapkan semasa Majlis Penyampaian Hadiah Fakulti. TDA/KJ/J 6.20 Adakan Majlis Penyampaian Hadiah 6.20 b) Maklumkan kepada pihak penaja Hadiah Fakulti bagi mendapatkan hadiah tajaan untuk disampaikan kepada pemenang. Adakan Majlis Penyampaian Hadiah a) Dapatkan Sijil Hadiah Fakulti daripada AKD. b) Sediakan pingat, cek dan sijil untuk Majlis Penyampaian Hadiah Fakulti kepada pemenangpemenang. B 6.21 Tamat D c) Adakan Majlis Penyampaian Hadiah Fakulti. 6.21 Tamat E H
Halaman: 7/8 8.0 REKOD Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 1. UPM/100/31/1/4 JAWATANKUASA HADIAH Surat panggilan Mesyuarat JKHU Minit mesyuarat JKHU Salinan kertas cadangan JKHU untuk pertimbangan Senat Petikan minit Senat berkaitan JKHU Surat permohonan pencalonan hadiah Universiti kepada fakulti Borang pencalonan pemenang Hadiah Universiti Surat dapatkan maklumbalas maklumat tajaan baharu hadiah ke fakulti Surat maklumbalas maklumat tajaan hadiah baharu dari fakulti Surat-menyurat yang berkaitan 2. UPM/(KodJ)/31/1/4 HADIAH FAKULTI Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan (P/O) Pusat Dokumen dan Rekod 3 Tahun (P/O) J J J 3 Tahun Kuasa Melupus Pendaftar Pendaftar Petikan minit mesyuarat JKPF yang berkaitan Salinan borang pencalonan yang telah dilengkapkan untuk dihantar ke AKD. (Fail sisipan). Surat tajaan baharu fakulti daripada Penaja (jika ada).
Halaman: 8/8 Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan Kuasa Melupus Salinan surat maklumbalas maklumat tajaan hadiah baharu kepada AKD Salinan surat maklumbalas pencalonan hadiah universiti dari fakulti Surat menyurat yang berkaitan.