Rangkuman MYOB PREMIER V.12 1. Pengertian Myob MYOB merupakan kepanjangan dari Mind Your Own Bussiness, yang berarti bagaimana cara kita untuk mengelola transaksi keuangan kita sendiri. Secara umum fungsi dari MYOB sama dengan program akuntansi lainnya, yaitu mengerjakan siklus akuntansi dan menghasilkan laporan keuangan serta laporan lain yang disediakan oleh MYOB Accounting. MYOB (Mind Your Own Business) merupakan program aplikasi untuk akuntansi yang digunakan untuk pembukuan yang mampu menampilkan laporan keuangan secara lengkap, cepat, dan akurat. MYOB pertama kali dikembangkan di Australia oleh MYOB Limited Australia dan sekarang telah dikembangkan dibeberapa negara lain, seperti di New Zealand, Asia, Amerika, Kanada, dan United Kingdom. Dalam pengembangannya, MYOB mengeluarkan programnya dalam beberapa versi diantaranya yang terkenal yaitu: - MYOB Premier - MYOB Accounting Perbedaan yang utama dari kedua versi program tersebut ialah terletak pada Fungsi Multi User dan Multi Currency yang hanya dimiliki oleh MYOB Premier dan tambahan adanya fitur Payroll yang hanya dimiliki oleh MYOB Premier Plus. Tetapi secara umum keduanya sama. Pengembangan terakhir dari versi MYOB Accounting yaitu versi 18, sedangkan untuk MYOB Premier sampai versi 12. 2. Mengapa Myob? a) User Friendly (mudah digunakan) b) Tingkat Keamanan (security) yang valid untuk setiap user c) Kemampuan explorasi semua laporan ke program Excel tanpa melalui proses export dan impor file yang merepotkan. d) Kemampuan trackback semua laporan ke sumber dokumen dan sumber transaksi. e) Dapat di aplikasikan untuk 105 jenis perusahaan yang telah direkomendasikan oleh MYOB. f) Menampilkan laporan keuangan komparasi (perbandingan) serta menampilkan analisis laporan dalam bentuk grafik. g) Bisa dijalankan secara offline maupun online h) Software tersebut telah teruji karena program tersebut dikembangkan di beberapa negara lain, seperti Amerika yang negara tersebut merupakan gudang software yang terkenal dan hebat. Menu Yang ada di MYOB Accounting: Account Digunakan untuk membuat daftar perkiraan dan melakukan jurnal umum. Banking Untuk mencatat perkiraan yang berhubungan dengan transaksi bank, selain membeli maupun menjual barang dagang. Sales Untuk mencatat penjualan barang, termasuk penerimaan piutang dan segala yang berhubungan dengan penjualan tersebut. Time Billing Untuk mencatat dan mengatur waktu yang diset secara otomatis untuk pembayaran baik untuk klien maupun aktivitas-aktivitas yang berhubungan dengan dengan waktu. 1
Purchase Untuk mencatat pembelian barang, termasuk membayar hutang dan lain sebagainya yang berhubungan dengan pembelian barang tersebut. Inventory Untuk mencatat persediaan barang dagang khusunya perusahaan dagang Card File Untuk mencatat dan mengatur secara permanen data-data pelanggan, pemasok, pegawai dan hubungannya dengan pihak lain. 3. Beberapa program computer yang khusus untuk menangani masalah-masalah akuntansi selain program MYOB a. KRISHAND b. ACCURATE V3 Standard c. K-SYSTEM d. SAGE ACCPAC ERP Kelemahan Myob: Database MYOB merupakan database yang dikunci, artinya pengguna tidak dapat melakukan modifikasi laporan, modifikasi field di MYOB, sehingga customization apabila diperlukan relatif sulit dipenuhi oleh MYOB. MYOB merupakan software buatan luar negeri sehingga tidak ada feature perpajakan di dalamnya. Pembuatan laporan yang berkaitan dengan perpajakan seperti form pelaporan PPN dan lainnya tidak tersedia di dalam MYOB dan harus dikelola di luar software MYOB Tidak ada module fixed assets, sehingga apabila perusahaan memerlukan modul untuk mengelola assets yang dimiliki maka tidak dapat dipenuhi oleh MYOB. Contoh bidang usaha yang memerlukan antara lain adalah persewaan genset yang memerlukan pengelolaan keberadaan lokasi, maintenance, jenis barang dan lainnya. Kelemahan Multi Warehouse yang mengakibatkan pengelolaan atas barang konsinyasi relatif sulit dikelola di dalam MYOB. MYOB tidak dapat digunakan untuk mengelola perusahaan dengan multi company, artinya laporan konsolidasi tidak dapat diharapkan dapat dibuat dengan menggunakan MYOB. 2
4. Persiapan Awal (mengatur mata uang dan tanggal) Dalam MYOB ada beberapa hal yang perlu dilakukan sebelum kita mulai bekerja. Berikut beberapa setting yang perlu dilakukan. 1) Regional Setting Regional setting adalah pengaturan pada sistem operasi Windows yang fungsinya yaitu untuk menetapkan format standard dalam penulisan mata uang dan simbolnya maupun format tanggal sesuai dengan standard yang dipakai di negara masing-masing. Regional setting perlu dilakukan karena akan berpengaruh terhadap simbol dan format penulisan mata uang pada MYOB. Untuk itu kita perlu memastikan bahwa standard penulisan mata uang maupun simbolnya telah sesuai dengan standard yang dipakai di Indonesia. 3
2) Setting Kode Pajak (Tax Codes) Kode pajak (Tax Codes), adalah fasilitas yang ada di MYOB yang fungsinya yaitu berisi daftar pajak yang kita pakai beserta kodenya dimana pajak-pajak tersebut akan diberlakukan pada perusahaan. Dari kode-kode pajak yang telah disediakan tersebut kita bisa menambah, menghapus, dan mengganti nama pajak sesuai dengan pajak-pajak yang akan diterapkan pada perusahaan yang kita buat. Pada kasus ini, karena ini adalah perusahaan yang beroperasi di Indonesia, maka kode pajak yang akan kita pakai hanya 2 yaitu PPN (Pajak Pertambahan Nilai) dan Non-Taxable. 5. Membuka Program Myob Premier V.12 6. Membuat Database Perusahaan Baru 4
Catatan: Tanggal yang digunakan tidak memiliki hubungan dengan tanggal sesungguhnya/tanggal saat ini. (tidak harus sesuai dengan tanggal saat ini). Salah satu kelebihan MYOB dibandingkan dengan aplikasi akuntansi sejenis adalah adanya fasilitas periode ke tigabelas, periode yang khusus disediakanoleh MYOB untuk mencatat transaksi yang tidak dimasukkan diantara periode pertama hingga periode ke duabelas. Periode ke 13 digunakan untuk : - Penyesuaian untuk Auditor, sehingga kita bisa melihat laporan keuangan sebelum diaudit (periode 1-12) dan laporan keuangan setelah diaudit (periode 1-13). - Penyesuaian untuk Koreksi fiskal Pajak, sehingga kita bisa melihat laporan keuangan komersial dan laporan keuangan fiskal. - Penyesuaian untuk pihak ketiga (ekstern) - Untuk mencatat transaksi : Record Journal Entry Accounts Transfer Money Accounts Receive Money Banking Spend Money Banking Inventory Adjustment Build Items Inventory 5
Periode 13 tidak bisa digunakan untuk mencatat transaksi : - Account/ Bank reconciliation - Enter Sales - Receive Payments Sales - Enter Purchases - Pay Bills Purchase - Enter Activity Slip Time Billing 6
7. Mengisi Saldo Awal Melalui Account Opening Balances Biasanya perusahaan mempunyai saldo awal pada buku besarnya kecuali bila baru memulai usaha. Saldo awal tersebut biasanya terdiri dari saldo awal neraca, piutang usaha, hutang usaha dan persediaan. Pada bagian ini menjelaskan cara pengisian saldo awal neraca atau dalam istilah Myob Account Opening Balance. Saldo awal akun bisa diisi pada saat pertama kita membuat akun yaitu dari Accounts List atau dengan cara mengedit akun yang bersangkutan dari Account List kemudian diisi pada kolom saldonya. Namun akan lebih bagus lagi jika kita mengisinya melalui Account Opening Balances, karena kita akan bisa langsung mengetahui keseimbangan antara akun aktifa dan pasivanya. Cara membuka Account Opening Balances yaitu dari menu bar pilih Setup > Balances > Account Opening Balances 8. Pelanggan dan Pemasok Pelanggan (customer) adalah pihak yang membeli barang dagang kita. Sedangkan pemasok (supplier) adalah pihak yang menjual barang dagang yang kita beli. Karena seringnya terjadi transaksi dengan suplier dan customer maka sebaiknya dibuat suatu database untuk menyimpan customer dan suplier tersebut. Data ini nantinya akan berhubungan dengan Utang (dengan suplier) dan piutang (dengan customer). 7
ZAHIR ACCOUNTING Zahir accounting adalah software Manajemen Bisnis yang memberikan kemudahan dalam mengelola dan menyajikan laporan dari berbagai aktifitas bisnis, seperti: penjualan, pembelian, stok, keuangan, akuntansi, asset, proyek, dll. Dirancang tepat untuk kebutuhan bisnis di Indonesia. Langkah langkah mengimport suatu akun: Pilih menubar File > Import Data > Accounts > Account Information Pada bagian Duplicate Records, pilih Update Existing Record Pilih akun yang akan diimport 8
Setelah akun dipilih, tampil jendela Import Data. Klik Match All > Import Import Akun Berhasil. Langkah langkah membuat Tax Code (Kode Pajak): Pilih menubar Lists > Tax Codes 9
Jika ingin mengedit Kode Pajak yang sudah ada, klik kode pajak tersebut kemudian Edit Berikut cara untuk membuat Tax Code PPN Langkah langkah Mengisi Account Opening Balances: Pilih menubar Setup > Balances > Account Opening Balances 10
Isi nominal Opening Balance sesuai dengan nama akun yang dimaksud Perhatikan Amount Left to be allocated, harus RP 0.00 yang menandakan bahwa telah balance Langkah langkah Mengisi Data Pemasok/Supplier: Pilih Menu Card File > Cards List 11
Pada bagian Card Type pilih Supplier Isi data Supplier 12
Langkah langkah Mengisi Data Pelanggan/Customer: Pilih Menu Card File > Cards List Pada bagian Card Type, pilih Customer Isi data Customer 13
Langkah langkah Mengisi Data Barang/Inventory: Pilih Menu Inventory > Item List Isi Data Barang 14
Pada Tab Buying Details, Standard Cost diisi dengan harga beli Pada Tab Selling Details, Base Selling Price diisi dengan harga jual Langkah langkah Mengisi Stok Barang/Inventory: Pilih Menu Inventory > Count Inventory 15
Isi stok barang pada bagian Counted 16