Copyright. Zahir Accounting

Transkripsi

1

2

3 BAB 1 Pembukuan 1.1 Pengertian Pembukuan Pembukuan yaitu catatan transaksi atau penjurnalan yang dibuat secara kronologis (menurut urutan waktu) dan sistematis (menurut cara-cara tertentu). Setiap organisasi / kelompok, mengelola pembukuan dengan baik yaitu sesuai jenis / bidang usaha masing masing serta diisi dengan tertib, teratur dan benar. Sebab dengan pembukuan yang baik, dapat digunakan sebagai bahan untuk pengambilan keputusan. Dalam Versi 5.1 proses pembukuan ini dilakukan secara otomatis membentuk jurnal. Jurnal yang di buat otomastis tersebut dapat berjumlah lebih dari satu, misalnya jurnal pembelian secara kredit akan dibuatkaan tiga jurnal yaitu jurnal pembelian, jurnal pembayaran uang muka dan jurnal pencadangan penghapusan hutang, demikian juga untuk jurnal jurnal lainnya. Sehingga Anda dapat langsung melihat buku besar masingmasing perkiraan. 1.2 Manfaat Pembukuan Informasi Pembukuan dapat digunakan, untuk : a. Mengetahui perkembangan perusahaan b. Pengendalian keuangan perusahaan c. Evaluasi terhadap pencapaian tujuan/sasaran dari setiap kegiatan atau usaha d. Manajemen dalam pengambilan keputusan Prinsip-prinsip pembukuan; a. Sistematis; Di isi menurut cara-cara tertentu sesuai dengan jenisnya. b. Kronologis; Di isi sesuai dengan urutan terjadinya transaksi. c. Informatif; Dapat dipahami dan dimengerti oleh semua pihak yang berkepentingan. d. Accountable; Di isi sesuai dengan kaidah-kaidah atau ketentuan akuntasi. Antara lain : dapat dihitung, dapat dievaluasi, dan dapat dipertanggung jawabkan e. Auditable; Dapat diperiksa dengan mudah. 1.3 Software Akutansi Software Akuntasi dirancang untuk dapat membantu pengguna dalam pengambilan keputusan bisnis dengan cepat dan akurat. Versi 5.1, adalah sebuah program akutansi keuangan yang fleksibel berfasilitas lengkap dan berdaya guna tinggi. Aplikasi ini dibangun dengan konsep bahwa akutansi keuangan mudah dan menggunakan menggunakan aplikasi keuangan adalah 2

4 sebuah pengalaman yang menyenangkan, yang dirancang untuk system operasi windows 98/2000/XP/Vista. Selain kemudahan dalam mencatat transaksi-transaksi dan pembuatan laporan keuangan tanpa harus mempelajari teori akutansi keuangan, Versi 5.1 juga dirancang untuk dapat membantu pengguna dalam pengambilan keputusan bisnis dengan cepat dan akurat 1.4 Mengapa Banyak hal yang menjadi alasan mengapa kita menggunakan Versi 5.1; 1. Telah disediakan form untuk menginput transaksi yang umum terjadi di sebuah perusahaan, seperti transaksi kas masuk/keluar, pembelian, penjualan, pembayaran piutang, dll. 2. Desain tampilan software ini dibuat nyaman dipandang dan tidak membosankan. 3. Laporan dapat didesain sesuai dengan keinginan dan kebutuhan perusahaan. 4. Laporan bisa diexport untuk memudahkan pengolahan data lebih lanjut sesuai dengan kebutuhan ( excell,pdf, dsb ). 5. Database dapat disimpan di komputer server atau di komputer client 6. Fasilitas dapat dipilih sesuai kebutuhan. 7. Berbagai Grafik dan Analisa Bisnis Interaktif 8. Laporan dapat Diklik untuk Melihat Detail Transaksi (Audit / Drill-down) 9. Transaksi dapat Diedit dan Dihapus 10. Zahir menggunakan bahasa Indonesia yang mudah dimengerti (Terdapat menu untuk memilih bahasa), Serta Dilengkapai Bahasa Inggris, Bahasa Malaysia, Bahasa Arab. 11. Sistem Akuntansi dan Perpajakan Sesuai Standar Indonesia 12. Team Support Zahir ada di Indonesia 3

5 BAB 2 Bagaimana Memulai Dengan Tulisan ini menjelaskan tentang bagaimana membuat transaksi di Zahir dengan mudah dengan cara yang cepat, 2.0 Instalasi Hardware (computer) Minimum Requirment untuk menjalankan : Pentium III - 700Mhz Memory 128 Mb Harddisk 20 Gb. VGA High Color Microsoft Windows 98/2000/XP/Vista Instalasi Program Versi 5.1; 1. Masukkan CD Installer ke Driver CD Room. 2. Selanjutnya akan ada form instalasi. Ikuti petunjuk yang tertera pada form instalasi, klik Install lalu Next untuk melanjutkan 4. Isilah nama user dan Copyright nama perusahaan Anda, pilih opsi typical, selanjutnya klik Next hingga tombol Finish tampil. Catatan : - Restart Zahir komputer terlebih dahulu Accounting jika Anda gagal membuka data setelah instalasi dijalankan. - Untuk uninstall program, klik Start > Control Panel >Pilih Firebird Server Manager> Kllik Stop Lalu Klik Add Remove Program > Pilih Zahir > Klik Remove/Uninstall 4

6 2.1 Menjalankan Untuk menjalankan Program Zahir klik START > Program > Zahir Flexy Money System 5.1 (atau sesuai dengan edisi Zahir yang telah Anda install). 5

7 2.3 Membuat Data Baru Tampilan Menu Utama seperti gambar diatas, berfungsi untuk membuat data keuangan baru atau membuka data keuangan Copyright yang sudah dibuat sebelumnya. Klik Membuat Data Baru untuk menampilkan form pembuatan data keuangan baru isi semua data yang di perlukan sampai jendela terakhir. Isilah semua informasi yang dibutuhkan minimal nama perusahaan Anda, setelah itu klik Lanjutkan untuk ke form berikutnya : 6

8 Pilihlah periode awal akuntansi, misalnya Anda menggunakan Zahir pada bulan Januari tahun Setelah semua data terisi, klik Lanjutkan sampai form terakhir, saat muncul form Konfirmasi Akhir, klik Proses untuk melanjutkan membuat data. Tentukan Bidang Usaha anda karena Zahir akan otomatis membuat Daftar Rekening yang sesuai dengan bidang usaha yang telah anda pilih. setelah itu klik Lanjutkan untuk ke form berikutnya : 7

9 Tentukan Mata Uang Fungsional yang akan di pergunakan untuk penginputan Transaksi sehari-hari Klik selesai jika sudah melakukan setup membuat data baru 8

10 2.4 Membuat Data Data Master 1. Menu Data Nama dan Alamat di gunakan untuk membuat, edit dan menghapus nama pelanggan, supplier, karyawan dan rekan. 2. Menu Data Rekening ( Chart Of Account ) digunakan untuk membuta, edit dan menghapus nama rekening (akun). 3. Menu Data Pajak digunakan untuk membuat, edit dan menghapus Data Pajak 4. Menu Data Mata Uang digunakan untuk membuat, edit dan menghapus Mata uang yang di pakai dalam transaksi. 9

11 2.4.1 Membuat Data Nama Alamat Klik [ Data data ], [ Nama dan Alamat ], sehingga muncul form berikut ini : 10

12 Daftar nama dan alamat untuk mencatat data pelanggan, supplier/pemasok, karyawan dan rekan usaha. membuat, mengedit dan menghapus data alamat tersebut Catatan : Data nama dan alamat tidak dapat dihapus karena telah digunakan dalam transaksi Membuat Data Akun Klik [ Data data ], [ Data Rekening ] atau [ Buku Besar ], [ Data Rekening Perkiraan ]. Sehingga muncul form berikut ini : 11

13 Menu Data Rekening Perkiraan ( chart of account ) untuk membuat, mengedit dan menghapus rekening perkiraan seperti Kas, Bank Persediaan, Piutang dagang, Hutang dan lain lain untuk membentuk laporan Neraca dan Laba Rugi Perusahaan yang mudah di Pahami dan sesuai kebutuhan rekening perkiraan perusahaan anda Tips Import Data dari Excel Gunakan fasilitas Import untuk memudahkan anda dalam mempersiapkan Data Master pada data Anda keuangan baru dengan mengcopy data master milik data keuangan lainnya, atau dari file Ms. Excel (berformat *.CSV). Jika sebelumnya sudah memiliki data master berupa data rekening, data nama alamat, data produk dan sebagainya dalam format Ms. Excell (CSV). Format contoh file csv dapat anda lihat pada folder C:\Program Files\Zahir Flexy Money Ver. 5.1 (sesuai Zahir yang anda install) \Contoh Table CSV Tentukan File apa yang anda Import, contohnya : data pelanggan 12

14 Tentukan lokasi file tersebut dimana telah anda buat sebelumnya Klik Lanjutkan, Kemudian Proses. 13

15 2.5 Memasukkan Saldo Awal Saldo awal akun, piutang dan hutang dapat anda input melalui Setting > Saldo Awal> Saldo Awal Akun, Piutang, Hutang. 14

16 2.5.1 Memasukkan Saldo Awal Akun Untuk mengisi Saldo Awal Akun (Neraca), klik [Setting], [Saldo Awal] dan [Saldo Awal Akun] pada Menu Program lalu akan tampil form berikut ini : silah saldo Zahir awal dari masing-masing Accounting akun sesuai dengan neraca pada periode awal pembuatan data. Selisih antara saldo harta, kewajiban dan modal akan tertera pada akun historical balancing. Jika ada nilai pada bagian ini berarti neraca awal anda belum balance atau harus sama dengan Rp 0. Setelah itu klik Rekam. Catatan : Saldo awal akun piutang usaha nilai nya sama dengan total piutang usaha pada menu setting > saldo awal > saldo awal piutang usaha. Saldo awal akun hutang pastikan nilai nya sama dengan total hutang usaha pada menu setting > saldo awal > saldo awal hutang usaha Memasukkan Saldo Awal Piutang Untuk mengisi Saldo Piutang Usaha, klik [Setting], [Saldo Awal] dan [Saldo Awal Piutang Usaha] pada Menu Program. Sehingga muncul form berikut ini : 15

17 Isilah semua data yang di perlukan (nama pelanggan, nomor invoice, tanggal ) lalu klik tombol Rekam. Apabila ada kesalahan klik tombol Edit untuk Merivisi dan tombol Hapus untuk Menghapus Saldo Awal Piutang Usaha. Total jumlah saldo awal piutang usaha dari seluruh pelanggan. Nilai total ini harus sama dengan pengisian saldo awal akun piutang usaha Memasukkan Saldo Awal Hutang Untuk mengisi Saldo Hutang Usaha, klik [Setting], [Saldo Awal] dan [Saldo Awal Hutang Usaha] pada Menu Program. Sehingga muncul form berikut ini : Isilah semua Zahir data yang di perlukan Accounting (nama pemasok, nomor invoice, tanggal) lalu klik tombol Rekam. Apabila ada kesalahan klik tombol Edit untuk Merivisi dan tombol Hapus untuk Menghapus Saldo Awal Hutang usaha. Total jumlah saldo awal Hutang usaha dari seluruh pemasok. Nilai total ini harus sama dengan pengisian saldo awal akun Hutang usaha Tips Import data saldo awal dari excell Gunakan fasilitas Plugin Import Saldo Awal memudahkan dan membantu anda dalam membuat Data Master (saldo awal piutang, hutang, persediaan) jika Anda telah membuat data keuangan baru dan membuat data master milik data keuangan lainnya, atau dari file Ms. Excel (berformat *.CSV). 16

18 Jika sebelumnya sudah memiliki data master berupa data saldo awal piutang, hutang dan persediaan dalam format Ms. Excell (CSV). Format contoh file csv dapat anda lihat pada folder C:\Program Files\Zahir Flexy Money Ver. 5.1 (sesuai Zahir yang anda install)\contoh Table CSV Tentukan File apa yang anda Import, contohnya : saldo awal hutang, kemudian klik Proses. 17

19 2.6 Penggunaan Password Seting Password yang dapat ditampilkan melalui Seting > Password >Buat baru\ganti Password\Modifikasi\Hapus Klik Lanjutkan untuk ke form berikutnya. 18

20 Aktifkan tanda ceklist pada kotak jika user tersebut diperkenankan untuk mengakes data sesuai dengan kewenangannya. Klik Lanjutkan untuk proses berikutnya menentukan kewenangan atas transaksi pembelian dan hutang usaha. Klik tombol batal untuk membatalkan proses pembuatan password. Apabila Zahir digunakan oleh banyak user maka diperlukan password,pembagian tugas dan wewenang yang berbeda dan setiap user mempunyai keterbatasan fasilitas untuk masuk ke data kerja agar data dapat aman dijalankan tanpa khawatir orang lain yang tidak berkepentingan menggunakan data dengan tidak semestinya. 2.7 Backup Data dan Membuka Backup Data Proses Backup data Klik File > Backup Data\ Membuka File Backup Setelah melakukan penginputan data keuangan anda sangat disarankan untuk membackup data keuangan tersebut. Hal ini dilakukan agar anda mempunyai data cadangan jika file data keuangan utama anda terhapus, rusak, dsb. Dengan adanya data backup anda bisa mengembalikan (restore) data backup menjadi data keuangan sesuai dengan posisi transaksi terakhir saat anda melakukan backup data. Untuk membuka menu backup data anda bisa klik menu File > Backup Data atau Ketika anda akan keluar dari zahir, maka akan ada peringatan untuk membackup data keuangan anda. 19

21 Sebelum Proses backup anda tentukan terlebih dahulu : 1. Lokasi Data ( tempat menyimpan backup data ) Tentukan letak tujuan lokasi penyimpanan data backup, klik kotak sebelah kanan untuk menentukan lokasi penyimpanan data backup tersebut. Contoh misalnya anda ingin menyimpan data backup pada lokasi folder C:\Backup Data Zahir Catatan : Jika anda membuka data kerja yang berada diserver atau komputer lain, maka ketika anda melakukan backup data. Data backup tersebut akan disimpan di komputer server / komputer lain, bukan pada komputer anda. 2. Nama File Ketikkan nama file yang diinginkan agar mudah dalam melakukan restore file data backup tersebut. Data backup zahir memiliki extension *.GBK untuk memberi nama file anda cukup mengetikan misalnya : Data Backup.GBK 3. Jalan di latar belakang Aktifkan opsi dengan menceklist pada kotak untuk tidak menampilkan proses backup data. Membuka Backup data Jika anda ingin mengembalikan data (restore) dari data backup sebelumnya, pada Menu Utama Klik Buka File Backup. Proses membuka file backup akan mengembalikan file dalam format *.GBK menjadi format *.GDB sesuai dengan transaksi terakhir saat data di backup. Tahapan untuk membuka File Backup : 1. Tentukan nama lokasi dan nama file backup yang akan direstore 2. Tentukan lokasi baru untuk data hasil restore.. 3. Pilih database lokal jika anda ingin mengembalikan (restore) data backup di komputer lokal yang sedang anda gunakan. Pilih database berada diserver jika ingin mengembalikan (restore) data backup ke komputer server / komputer lainnya. 4. Tentukan nomor IP atau nama server jika anda ingin mengembalikan (restore) data ke komputer server / komputer lainnya 5. Klik batal untuk membatalkan proses restore data, Klik tombol lanjutkan untuk melanjutkan proses restore data backup. 20

22 2.8 Desain Faktur Setiap transaksi yang ada di Zahir dapat dibuat suatu faktur atau voucher. Faktur/voucher dapat didesain sesuai dengan kebutuhan perusahaan anda. Untuk mendesain Faktur/Voucer anda bisa klik pada Daftar transaksi dan cetak faktur (Penjualan), pilih salah satu transaksi lalu klik kanan pilih cetak faktur> Desain. Contoh Mengedit atau memasukkan Gambar Logo Untuk mengedit \ Insert Picture Logo, klik dua kali di Picture sehingga tampil jendela Picture. Load Gambar dan pilih lokasi gambar yang diinginkan, misal: Logo Zahir. 21

23 BAB III Memasukkan Transaksi Non Profit 3.1 Transaksi Penerimaan Donatur Transaksi ini digunakan apabila ada transaksi Penjualan baik dengan Barang maupun Jasa, baik Cash maupun Credit. Transaksi ini akan membentuk jurnal penjualan dan ada di laporan Penjualan. Apabila transaksi di lakukan dengan Kredit akan menyebabkan terbentuk Kartu Piutang Usaha. Untuk Input Transaksi Penjualan, klik Menu [Penjualan], [Input Penjualan]. Sehingga muncul jendela berikut ini : isilah semua data yang di perlukan (Nama Costumer), Nomor Invoice, Tanggal Invoice, Keterangan Transaksi, Item Transaksi dan Item Pendukung lainnya (Tgl pengiriman, Salesman, Term Pembayaran dan Credit/Debit Memo) dan Opsi Transaksi, kemudian klik Rekam. Ini adalah opsi yang akan menentukan bagaimana transaksi ini diposting. Dalam contoh ini : - Opsi Invoice : Jika diberi tanda centang berarti transaksi ini akan langsung diposting ke buku besar, item barang akan berkurang ke kartu stok, dan piutang usaha langsung dicatat. Jika opsi ini tidak dicentang maka proses posting tidak akan terjadi. - Opsi Tunai : Jika dicentang berarti pembayaran akan dicatat langsung menggunakan rekening kas atau bank dan transaksi ini tidak dicatat di kartu piutang usaha. 22

24 3.2 Transaksi Pembayaran Piutang Transaksi Pembayaran Piutang Usaha adalah Proses mencatat penerimaan pembayaran dari pelanggan). Saldo rekening kas/bank dan piutang usaha akan bertambah akibat transaksi ini (Transaksi ini akan mengupdate kartu piutang dan membuat jurnal akuntansi). Pada Perusahan Non Profit, transaksi pembayaran piutang usaha tidak dilakukan karena pendapatan yang di dapatkan secara tunai. Meskipun ada transaksi tersebut cara dan langkah inputnya sama dengan input transaksi pembayaran hutang usaha Untuk Input Transaksi Pembayaran Piutang Usaha, klik Menu [Penjualan], [Pembayaran Piutang Usaha], sehingga muncul jendela berikut ini : Isilah semua data yang diperlukan, kemudian klik Rekam jika semuanya sudah di isi dengan benar. Catatan : Jangan input Transaksi Pembayaran Piutang Usaha, melalui [Kas dan Bank] [Kas Masuk] atau [Buku Besar] [Transaksi Jurnal Umum] walaupun jurnal yang di hasilkan sama tetapi nantinya di [Laporan] [Piutang Usaha atau Kartu Piutang Usaha tidak terupdate (terbentuk). 23

25 3.3 Transaksi Pengakuan Biaya Untuk Mencatat Pengakuan biaya dalam perusahaan non profit dengan cara : klik Menu [Pembelian], [Input Pembelian].Sehingga muncul jendela berikut ini : Transaksi ini digunakan apabila ada transaksi pembelian baik barang maupun jasa, baik dengan pembayaran cash maupun kredit. Transaksi ini akan membentuk jurnal pembelian dan ada di laporan Pembelian. Apabila transaksi di lakukan dengan Kredit akan menyebabkan terbentuk Kartu Hutang Usaha. Isilah semua data yang di perlukan (Nama Supplier/Pemasok), Nomor Invoice, Tanggal Invoice, Keterangan Transaksi, Item Transaksi dan Item Pendukung lainnya (Tgl pengiriman, Bagian Pembelian, Term Pembayaran dan Credit/Debit Memo) dan Opsi Transaksi, kemudian klik Rekam. Ini adalah opsi yang akan menentukan bagaimana transaksi ini diposting. Dalam contoh ini : - Opsi Invoice : Jika diberi tanda centang berarti transaksi ini akan langsung diposting ke buku besar, item barang akan ditambahkan ke kartu stok, dan hutang usaha langsung dicatat. Jika opsi ini tidak dicentang maka proses posting tidak akan terjadi. - Opsi Tunai : Jika dicentang berarti pembayaran akan dicatat langsung menggunakan rekening kas atau bank dan transaksi ini tidak dicatat di kartu hutang usaha. 24

26 3.4 Transaksi Pembayaran Hutang Usaha Transaksi Pembayaran Hutang Usaha adalah Proses mencatat pembayaran kepada supplier. Saldo rekening kas/bank dan hutang usaha akan berkurang akibat transaksi ini (Transaksi ini akan mengupdate kartu hutang dan membuat jurnal akuntansi). Untuk Input Transaksi Pembayaran Hutang Usaha, klik Menu [Pembelian], [Pembayaran Hutang Usaha], sehingga muncul jendela berikut ini : Isilah semua data yang diperlukan, kemudian klik Rekam jika semuanya sudah di isi dengan benar. Catatan : Jangan input Transaksi Pembayaran Hutang Usaha melalui [Kas dan Bank] [Kas Keluar] atau [Buku Besar] [Transaksi Jurnal Umum] walaupun jurnal yang di hasilkan sama 25

27 tetapi nantinya di [Laporan] [Hutang Usaha] atau Kartu Hutang Usaha tidak terupdate (terbentuk). 3.5 Transaksi Biaya Operasional Pada Perusahan Non Profit, transaksi biaya Operasional dilakukan dengan cara : Klik [Kas dan Bank], [Kas Keluar]. Sehingga muncul jendela berikut ini : Saldo rekening kas/bank akan berkurang akibat transaksi ini, seperti pembayaran listrik/telpon, pembayaran gaji, pembelian asset, pembayaran hutang ke bank, dll. Isilah semua data yang di perlukan kemudian klik Rekam 26

28 3.6 Melihat Daftar Transaksi dan Jurnal yang sudah di Buat Untuk Melihat Daftar Transaksi dan Jurnal yang sudah di Buat : klik Laporan> Buku Besar> Daftar Jurnal Semua Transaksi 27

29 BAB 4 LAPORAN PENTING Laporan & Analisa adalah Hasil output dari semua proses transaksi yang telah di input di Program Zahir dan sebagai alat untuk pengambilan keputusan yang bermanfaat untuk membaca keadaan atau status perusahaan dengan cepat, mudah, dan akurat. Berupa grafik untuk harta, neraca, laba-rugi, saldo bank, grafik penjualan, dan analisa rasio keuangan. 4.1 Laporan Keuangan Untuk melihat Laporan Keuangan perusahaan non profit : klik Laporan> laporan Keuangan> Neraca Standar ( Laba Rugi standar ) 28

30 4.2 Laporan Analisa Bisnis Fasilitas ini digunakan sebagai pendukung pengambilan keputusan yang bermanfaat untuk membaca keadaan atau status perusahaan dengan cepat, mudah, dan akurat. Berupa grafik untuk harta, neraca, laba-rugi, saldo bank, grafik penjualan, dan analisa rasio keuangan. 29

31 4.3 Laporan Penjualan ( Penerimaa Donatur ) 30

32 4.4 Laporan Pembelian 4.5 Laporan Piutang 31

33 4.6 Laporan Hutang 32