Sebelum anda memasukkan data kedalam program MYOB, ada beberapa persiapan yang harus anda lakukan diantaranya :

Transkripsi

1 Hal : 1 TUTORIAL MYOB 13 Persiapan awal Sebelum anda memasukkan data kedalam program MYOB, ada beberapa persiapan yang harus anda lakukan diantaranya : 1. Tetapan priode awal buku 2. Siapkan daftar rekening, beserta saldo awal neraca 3. Siapkan data customer,vendor,inventory beserta saldo awal 4. Buat rekening, linked account, tarip pajak penjualan 5. Buat transaksi yang sering terjadi berulang kali pada menu Save Recurring (kalau ada) 6. Jika memungkinkan buat backup data (ke disket atau flash) 7. Setelah itu anda masukkan data (jurnal) Chart of Account (Daftar rekening) Sesuai dengan systen akuntansi ada 8 kelompok rekening beserta nomornya disediakan pada program MYOB yaitu : 1. Assest, 2 Liability, 3 Equity, 4 Income, 5 Cost of Sales, 6 Expense, 7 Other income, 8 Other Expense Tingkatan rekening dalam MYOB dibagi menjadi 4 tingkatan, dan jenis rekening dibagi menjadi 3 bagian yaitu : 1. Header account yaitu rekening yang masih dapat dibagi lagi menjadi beberapa sub rekening, dimana rekening ini menampung saldo dari subrekening, rekening ini tidak dapat menampung jurnal (transaksi) 2. Detail account yaitu rekening yang dapat menampung transaksi(postable) dan tidak dapat dibagi lagi menjadi subrekening, saldo rekening ini akan masuk ke rekening header pada level diatasnya 3. Detail cheque account yaitu rekening khusus untuk Bank, dapat membuat transaksi perbankan seperti pembayaran utang, penerimaan piutang dan dapat dilakukan rekonsiliasi bulanan, rekening ini juga digunakan untuk menghubungkan(link) ke rekening yang lain 4. Detail credit crad yaitu rekening yang fungsinya sama dengan detail cheque account terdapat pada kelompok liability

2 Hal : 2 Linked account Fungsi ini digunakan untuk menghubungkan anatara beberapa rekening agar dapat berkordinasi untuk membuat jurnal secara otomatis, dan dalam penyusunan laporan keuangan, Sebagai contoh perusahaan menetapkan bank sebagai cheque customer receipts( rekening penerima pembayaran piutang dagang), maka saat melakukan penjualan tunai uang hasil penjualan akan masuk ke rekening bank. MYOB membuat linked account menjadi 4(empat) kelompok sesuai dengan fungsinya masing-masing. Anda dapat mengeditnya dari menu Setup, klik linked account 1. Account and banking account yaitu a. Equity account for historical balancing : diisi sesuai dengan nomor rekening penyeimbang berada di kelompok equity b. Cheque account for electronic payments : diisi sesuai dengan nomor rekening account cheque dibayar dimuka berada di kelompok assets( jika ada) c. Cheque account for undeposited funds : diisi sesuai dengan nomor rekening account cheque dana tidak disimpan berada dikelompok assets (jika ada) 2. Sales account yaitu : a. Assets account for tracking receivables : diisi sesuai dengan nomor rekening piutang dagang (kelompok assets) b. Cheque account for customer receipts : diisi sesuai dengan rekening bank penerima uang/cek dari pelanggan (harus bertype detail cheque account) c. I charge freight on sales : diisi untuk rekening pendapatan angkut barang (kelompok income), jika tidak ada kosongkan cek mark d. I track deposits collected from customers : diisi untuk rekening penerimaan uang muka dari pelanggan (kelompok liability) e. I give discount for early payment : diisi dengan nomor rekening potongan penjualan f. I assess charge for late payment : diisi dengan nomor rekening pendapatan denda ( kelompok income) 3. Purchases accounts yaitu a. Liability account for tracking payables : diisi sesuai dengan nomor rekening hutang dagang (kelompok liability)

3 Hal : 3 b. Cheque account for paying bills : diisi sesuai dengan nomor rekening bank pembayar hutang/cek dari pemasok (harus bertype detail cheque account) c. I pay freight on purchases : diisi sesuai dengan rekening biaya angkut pembelian (kelompok expense) d. I take discount for early payment : diisi dengan nomor rekening potongan pembelian e. I pay charge for late payment : diisi dengan rekening biaya denda terlambat bayar utang(kelompok expense) 4. Payroll account yaitu a. Payroll cheque account : diisi sesuai dengan nomor rekening account cheque dibayar dimuka berada di kelompok assets( jika ada) b. Default employer expense account : diisi sesuai dengan nomor rekening gaji pimpinan yang tidak termasuk didalam pembayar cek kepada pegawai(kelompok expense) c. Default wages expense account : diisi sesuai dengan nomor rekening gaji dan upah (kelompok expense) d. Default tax/deduction payable account : diisi sesuai dengan nomor rekening pengurangan utang gaji(kelompok liability) Pajak pertambahan nilai (PPN) Saat melakukan pembelian/penjualan akan dikenakan PPN, secara otomatis dihitung, maka harus melakukan setup PPn serta tarif pajaknya dan memilih linked account untuk pajak keluaran dan pajak masukan, dilakukan dari menu List, tax codes, dan edit yang perlu serta jangan lupa dibuat linked a. Linked account for tax collected diisi dengan pajak keluaran (kelompok liability) b. Linked account for tax paid di isi dengan pajak masukan (kelompok assets) Setup Preference Menu ini digunakan untuk fasilitas pilihan dan preferensi, pengaturan, bentuk laporan baik penjualan, pembelian, pemasangan password, auto saving dan beberapa pengaturn lainnya, terdiri dari 7 menu yang dapat digunakan fasilitas setiap menu. Untuk membuat otomatis keluar dengan Rp (Rupiah) anda lakukan dari Start, control panel,pilih regional dan language, customize pilih Indonesia

4 Hal : 4 Kasus perusahaan dagang Pada awal Agustus 2005 perusahaan memulai menggunakan MYOB, dengan data sbb: Nama : PT Rizki Ardiansyah Alamat : Jl. Agung Raya I no. 34 Lenteng Agung City : Jakarta Selatan State : Indonesia Telephon : Priode Akuntansi : 01/01/2005 s.d 31/12/2005 Data akuntansi perusahaan dan kebijaksanaannya adalah : Pajak Pertambahan Nilai : 10% Currency (mata uang) : Rp. Methode persediaan : LIFO Termin pembelian dan penjualan : 2/10,n/30, untuk transaksi tunai potongan langsung mengurangi harga sebesar 5% Data rekening yang harus dibuat : Account Number Account Name Type Opening Balance Kelompok Asset Aktiva Header Aktiva lancar Header Kas ditangan Detail Rp Kas di Bank KPD Detail Rp Cheque Kas di Bank ATA Detail Rp Cheque Surat-surat berharga Detail Rp Piutang dagang Detail Rp Persediaan barang dagangan Detail Rp Pembayaran dimuka ke vendor Detail Aktiva tetap Header Tanah Detail Rp Gedung Header Harga perolehan gedung Detail Rp Akum.Depresiasi gedung Detail Kenderaan Header Harga perolehan kenderaan Detail Rp Akum.Depresiasi kenderaan Detail Kelompok Liability Kewajiban Header Hutang jangka pendek Header Hutang dagang Detail Rp Hutang PPN Header

5 Hal : PPN Keluaran Detail PPN Masukan Detail Uang muka customer Detail Hutang jangka panjang Header Hutang bank Detail Rp Kelompok Equity Modal & Equity Header Modal Saham Detail Rp Laba di tahan Detail Rp Laba ditahan berjalan Detail Historical Balancing Kelompok Income Penjualan Header Penjualan Detail Pendapatan jasa angkut Detail Potongan penjualan Detail Kelompok cost of sales Harga pokok penjualan Header Pembelian Detail Biaya angkut pembelian Detail Potongan pembelian Detail Kelompok expense Biaya Operasional Header Biaya Penjualan Header Biaya komisi penjualan Detail Biaya sewa ruko Detail Biaya Administrasi &Umum Header Biaya Telp & listrik Detail Gaji karyawan Detail Biaya Depr. Gedung Detail Biaya Depr. Kenderaan Detail Kelompok Other Incame Pendapatan luar biasa Header Pendapatan bunga bank Detail Kelompok Other Expense Biaya diluar usaha Header Biaya bunga Detail Data barang dagangan (Inventory) Item Number TV1 Name TV KATARA Minimum level, 5 Reorder Quantity, 10 Primary Vendor PT Media TV Sales price

6 Hal : 6 Unit of measure Unit Cost Price/beli Rp Saldo 10 Data customer/pelanggan adalah : CV Rahayu (customer) CV Barokah (customer) Fisrt address Jl. Kanikir no.19 Fisrt address Jl. Mahkota C2 Karang anyar Gunung Putri City Subang City Bogor State Indonesia State Indonesia Postcode Postcode Phone#1 (0260) Phone#1 (0256)75585 Fax# Fax# Identifiers R Identifiers B Salutatition Mr Salutation Mr Contact Doni alexander Contact Edwin P Term 2/10, n/30 Term 2/10,n/30 Saldo piutang Rp Saldo Piutang Rp PT Media TV(Vendor) Fisrt address Jl. Bulevard Timur Kelapa Gading City Jakarta State Indonesia Postcode Phone#1 (021) Fax# Identifiers M Salutatition Mrs Contact Chei Ming Way Term 2/10, n/30 Saldo Utang Rp Data Transaksi pada bulan Agustus 2005 Tanggal K e t e r a n g a n 1 Agt Membeli tunai 10 Unit TV Rp kepada PT Media TV 4 Agt Membeli kredit 10 Unit TV Katara@ Rp kepada PT Media TV 8 Agt Pengembalian 2 unit TV atas pembelian kredit Tgl 4 Agustu Agt Penjualan tunai 10 Unit TV harga per unit Rp kpd CV Barokah 14 Agt Penjualan kredit 15 unit TV harga per unit Rp kpd CV Rahayu 15 Agt Membayar biaya telp dan listrik Rp dengan kas di tangan

7 Hal : 7 18 Agt Perusahaan membayar biaya komisi untuk dua orang karyawan freelance sebesar Rp Agt PT Rahayu melunasi piutan dagangannya atas transaksi tgl 14 Agustus 25 Agt Dibayar gaji karyawan Rp denga kas di Bank KPD Cek No dan tanggal 25 ditetapkan untuk pembayaran gaji bulan berikut 28 Agt Pelunasan semua hutang dagang kepada PT Media TV berikut saldo hutang bulan yang lalu Data penyesuaian per 31 Agustus sebagai berikut : 1. Biaya Depresiasi ditetapkan denga methode garis lurus, Gedung : umur ekonomis 20 tahun, Kenderaan : 10 tahun Diminta : 1. Tampilkan Laporan Keuangan : Rugi-laba dan neraca per 31 Agustus Neraca saldo setelah penyesuaian 3. Tampilkan Laporan persediaan barang Penyelesaian soal Untuk menyelesaikan soal ini bahwa MYOB telah di install di komputer masing2 dan yang dipakai adalah MYOB versi 13 dan harap di ikuti langkah demi langkah dengan melihat form yang dibuat Pertama sekali dari windows pilih program MYOB Accounting 13 sehingga yang tampil Next Karena kita baru memulai maka klik Create new company file Next dulu baru informasi perusahaan sehingga kelihatan seperti dibawah ini :

8 Hal : 8 Nama lengkap Perusahaan Menampilkan tentang priode akuntansi Januari sampai Desember 2005 Tahun buku Bulan tutup buku Bulan transaksi Next, akan menampilkan confirm dari informasi accounting, pilih yang ke 2, artinya kita membuat sendiri account yang diperlukan Next lagi Dimana file data akan disimpan, di usahakan disimpan dalam folder kelas masing-masing sehingga nantinya mudah di temukan dan tidak bercampur dengan file dari temannya, untuk nama file sesuaikan saja dengan nama perus dan identitas kamu, seperti kelihatan dibawah ini

9 Hal : 9 Directory data disimpan Next lagi, kelihatan seperti dibawah ini Pilih Command center, kelihatan seperti ini Tampilan utaman MENU MYOB

10 Hal : 10 Untuk membuat Rekening dapat kita mulai dari menu utama Account klik account list sehingga tampil seperti dibawah ini : Rekening yang harus anda buat mulai dari (Aktiva) sampai (Biaya bunga) dengan cara kalau sudah ada nomor acoount tinggal edit dan rubah namanya serta sesuaikan dengan Type apakah Header atau detail, dan bagi yang belum dengan klik new isi nomor acccount dulu baru OK setelah itu klik lagi new account buat nama accountnya dan typenya dan jangan lupa setiap account sudah diisi dengan jumlah saldo awal. Jika ada yang salah perkiraan dengan klik edit, perbaiki yang salah, bisa juga dari daftar perkiraan dengan mengklik tanda panah Untuk menghapus rekening, dengan cara perkiraan harus di nolkan lebih dahulu, klik edit, baru dari menu edit pilih delete account Dengan cara sebagai berikut Pertama klik new tampil seperti ini Untuk membuat header Isi account number misal 1000, enter isi dengan Aktiva lancar, terus pilih Header account, tidak bisa di isi jumlah,biarkan nilai kosong

11 Hal : 11 Untuk membuat account detail Klik New diisi acount number misal 1100, enter isi acoount name Kas ditangan, enter lagi terus isi jumlah sesuai dengan soal, Tax code tetap NT, enter lagi kalau nilainya merupakan perkiraan contra misal akumulasi dibuat dengan tanda kurung() atau pakai minus. Begitu seterusnya dengan perkiraan yang lain Untuk membuat Rekening Kas di bank KPD atau Kas di bank ATA dilakukan seperti dibawah ini, yag dipilih detail cheque account, Text code tetap NT Setelah selesai di isi kelompok Aktiva akan kelihatan seperti dibawah ini Jumlah Aktiva

12 Hal : 12 Untuk kelompok kewajiban setelah selesai kelihatan seperti dibawah ini Jumlah Kewajiban Untuk kelompok Equity Historical Balancing harus nol dan set Jumlah Modal Untuk kelompok income setelah selesai kelihatan seperti dibawah ini Untuk kelompok Cost of sales setelah selesai kelihatan seperti dibawah ini

13 Hal : 13 Untuk kelompok Expense setelah selesai kelihatan seperti dibawah ini Untuk kelompok Other income setelah selesai kelihatan seperti dibawah ini Untuk kelompok Other expense setelah selesai kelihatan seperti dibawah ini Link Account Untuk menghilangkan link account edit rekening pindahkan ke rekening yang tidak digunakan, terus bisa dirubah type accountnya Untuk Linked account, bisa dilakukan dari setup terus linked accounts tampilkan satu persatu mulai dari account and banking account, sales account dan purchases account kalau sudah sama tidak perlu edit lagi dan bagi yang tidak sama harus diedit sesuai dengan hasil seperti ini :

14 Hal : 14 Untuk sales linked account klik ke tanda panah kebawah terus lihat account yang sesuai dengan linked, kalau dibawah tinggal cekmark kotak dan pilih account yang di inginkan Untuk Purchases linked account klik ke tanda panah kebawah terus lihat account yang sesuai dengan linked, kalau dibawah tinggal cekmark kotak dan pilih account yang di inginkan Pengaturan Pajak Pertambahan Nilai (PPN) Untuk pengaturan pajak dapat dilakukan dari menu List, Tax codes akan ditampilkan

15 Hal : 15 Tax yang harus di edit GST dan NT, yang lainnya rate di hapus, dengan cara klik code tax, dari menu Edit, terus delete tax code, sedangkan mengedit GST,jangan lupa mengisi PPN Keluaran dan PPN Masukan aka kelihatan seperti ini Setelah semua dihapus akan kelihatan seperti dibawah ini : Mengisi data customer Dari menu utama pilih card file klik card list dan pilih lagi menu customer untuk mengisi klik new isi nama customer CV Rahayu, enter dan isi data lengkap data customer sehingga tampil seperti dibawah ini :

16 Hal : 16 Setelah selesai klik Selling details, isi sesuai dengan data yang dibawah ini Untuk mengisi data CV Barokah sama caranya dengan diatas( CV Rahayu), lihat data untuk CV Barokah. Mengisi data Vendor Dari menu utama card file, baru card list, pilih suplier, terus isi data supliernya ( PT Media TV) Setelah selesai klik buying details isi data sesuai dengan soal

17 Hal : 17 Jika telah diisi semuanya kelihatan seperti dibawah ini Untuk mengisi saldo awal customer Dari menu setup, balance, customer balance, klik customer, klik add sale, isi data awal seperti dibawah ini Tgl awal Saldo awal Perhatikan pengisian tanggal,isi saldo awal dan Tax code di isi NT, setelah selesai klik record, sama juga untuk pengisian CV Rahayu

18 Hal : 18 Untuk mengisi saldo awal vendor Dari menu setup, balance, suplier balance, klik suplier, add purchases, isi data awal seperti dibawah ini Setelah semua saldo awal di isi maka kelihatan Mengisi data persediaan (produk) Untuk mengisi data persediaan dengan cara dari menu utama, pilih inventory, item list, klik new dan isi data sesuai dengan soal, sehingga hasilnya seperti dibawah ini

19 Hal : 19 Klik selling detail isi seperti dibawah ini Klik buying detail isi seperti dibawah ini Untuk membuat methode LIFO dari menu Inventory, klik set item price pilih last code seperti dibawah ini Untuk mengisi saldo awal inventory dilakukan dari menu inventory, adjus inventory, perhatikan pengisian tanggal, mengisi data bisa dilakukan pakai tab saja,setelah selesai klik record, isi data sehingga tampil seperti dibawah ini

20 Hal : 20 Penyelesaian transaksi tanggal 01 Agustus 2005 (pembelian tunai) Transaksi pembelian tunai dengan cara klik modul purchases, enter purchases, klik Layout, pilih item, isi data seperti dibawah ini Perhatikan jika beli dengan faktur pakai BILL, Tax inclusive kosong, tanggal pembelian terus untuk item bisa pakai tab, karena beli tunai ada discount 5%, paid to day harus di isi, terakhir pilih record Jika keluar seperti ini klik saja NO

21 Hal : 21 Kalau ada pertanyaan seperti ini, jawab OK artinya dilakukan transaksi melalui cek Untuk menampilkan data jurnal bisa di klik transaction jurnal, sesuaikan tanggal maka akan kelihatan seperti ini Untuk penyelesaian tanggal 04 Agt 2005 transaksi pembelian kredit Transaksi pembelian kredit dengan cara klik modul purchases, enter purchases, klik Layout, pilih item, discount di isi kosong, paid to day di isi kosong, isi data seperti dibawah ini

22 Hal : 22 Penyelesaian tanggal 8 Agustus 2005 (retur pembelian) Klik modul purchases, klik register, klik Return& debits, new purchases, klik layout, pilih item, pada kolom received diisi dengan -2 atau (2), discount di isi kosong,paid to day di isi dengan nol dan terakhir klik record, tampilan seperti dibawah ini

23 Hal : 23 Penyelesaian tanggal 12 Agustus 2005 (penjualan tunai) Dapat dilakukan dengan cara menu Sales, enter sales, pilih layout, item, isi data seperti dibawah ini Perhatikan jika jual dengan faktur pakai INVOICE, Tax inclusive kosong, tanggal pembelian terus untuk item bisa pakai tab, karena beli tunai ada discount 5%, paid to day harus di isi, terakhir pilih record Penyelesaian transaksi tanggal 14 Agustus 2005 (penjualan kredit)

24 Hal : 24 Transaksi penjualan kredit dengan cara klik modul sales, enter sales, klik Layout, pilih item, discount di isi kosong, paid to day di isi kosong, isi data seperti dibawah ini

25 Hal : 25 Penyelesaian transaksi tanggal 15 Agustus 2005 Transaksi pembayaran biaya listrik dan air, diproses melalui modul account, klik record jurnal entry, selesai klik record, isi data seperti dibawah ini Penyelesaian transaksi tanggal 18 Agustus 2005 Transaksi pembayaran biaya komisi, sama seperti diatas, diproses melalui modul acccount, klik record jurnal entry, isi data seperti dibawah ini Penyelesaian transaksi tanggal 21 Agustus 2005 Pembayaran piutang dagang, dilakukan melalui proses modul sales, klik receive payment, di isi amount received dan amount applied, sehingga tampak seperti dibawah ini

26 Hal : 26 Perhatikan pengisian tanggal, discount di kosongkan dan amount applied di isi di kolom sejajar dengan tanggal 14 Agustus 2005 Penyelesaian tanggal 25 Agustus Transaksi bayar gaji karyawan via bank KPD dan berulang, diproses melalui modul banking, klik spend money, jangan lupa klik terelebih dahulu save recurring yang berguna untuk pembayaran gaji bulan berikutnya, klik save template dan baru klik record

27 Hal : 27 Penyelesaian tanggal 28 Agustus 2005 Pembayaran hutang dagang kepada PT Media TV, akan berakibat hutang dagang menjadi nol, diproses melalui modul Purchases, pay bills, isi data seperti dibawah ini Perhatikan tanggal, discount dikosongkan dan isi Amount, amount applied dan out of balance harus berisi nol

28 Hal : 28 Penyelesaian tanggal 31 Desember 2005 Jurnal penyesuaian untuk biaya penyusutan bulan ini di proses melalui modul Account, record jurnal entry dengan perhitungan sebagai berikut : Biaya penyusutan gedung : Rate =1/20* 100% = 5% ( x5%)/ Biaya penyusutan kenderaan : Rate= 1/10*100% = 10% ( x10%)/ ,33 Setelah selesai semua jurnal bisa kita lihat isi setiap jurnal tersebut Account, transaction jurnal, date from isi tanggal awal tahun tekan tab, akan ditampilkan seperti dibawah ini General

29 Hal : 29 Disburments Receipts Sales

30 Hal : 30 Purchases Menampilkan laporan keuangan (laporan rugi laba dan neraca) Klik report, klik balance sheet, kelihatan seperti dibawah ini Bisa juga ditampilkan analisis baik neraca maupun rugi laba

31 Hal : 31 Profit loss year to date, akan tampil seperti dibawah ini