PENYEDIAAN SURAT SETUJU TERIMA

PENYEDIAAN SURAT SETUJU TERIMA

Penyediaan Surat Setuju Terima Surat Setuju Terima ialah surat yang mengesahkan penerimaan sesuatu tawaran berasaskan kepada syarat yang telah ditetapkan dalam dokumen sebut harga, syarat yang telah dipersetujui dalam Surat Niat dan apa-apa syarat lain yang telah dipersetujui melalui rundingan sebelumnya. Sehubungan dengan itu, apa-apa syarat yang telah dipersetujui sebelumnya hendaklah dinyatakan dengan jelas dan persetujuan tersebut merupakan sebahagian daripada perjanjian kontrak. Surat Setuju Terima ialah satu dokumen perundangan yang sah dan merupakan sebahagian daripada perjanjian kontrak. Peranan yang terlibat dalam penyediaan Surat Setuju Terima ini adalah Urus setia. Hakcipta Terpelihara 2011 Commerce Dot Com Sdn. Bhd. Dikemaskini pada 16 Januari 2012 1

Peranan Urusetia: Proses Penyediaan Surat Setuju Terima Langkah 1 Log masuk peranan Urusetia. Skrin Buletin Tindakan akan dipaparkan setelah pengguna berjaya log masuk ke dalam sistem. 1. Klik pada Tukar Menu > Sebutharga. Hakcipta Terpelihara 2011 Commerce Dot Com Sdn. Bhd. Dikemaskini pada 16 Januari 2012 2

Langkah 2 Skrin Buletin Tindakan berkaitan akan dipaparkan. 1. Klik pautan Sebutharga (Menunggu Penyediaan LOI/LOA). Hakcipta Terpelihara 2011 Commerce Dot Com Sdn. Bhd. Dikemaskini pada 16 Januari 2012 3

Langkah 3 Skrin Penyediaan Surat Niat/Surat Setujuterima akan dipaparkan. 1. Klik butang Penyediaan Surat Setujuterima. NOTA: 1. Surat Niat yang telah disahkan oleh pembekal akan menunjukkan status Diperakui. 2. Klik pautan Lihat Laporan Penilaian yang telah disatukan untuk melihat Laporan Penilaian Yang Disatukan yang dijana oleh sistem. Hakcipta Terpelihara 2011 Commerce Dot Com Sdn. Bhd. Dikemaskini pada 16 Januari 2012 4

Contoh Laporan Penilaian Yang Disatukan yang akan dipaparkan. Hakcipta Terpelihara 2011 Commerce Dot Com Sdn. Bhd. Dikemaskini pada 16 Januari 2012 5

Hakcipta Terpelihara 2011 Commerce Dot Com Sdn. Bhd. Dikemaskini pada 16 Januari 2012 6

Langkah 4 Skrin Penyediaan Surat Setujuterima akan dipaparkan. 1. Masukkan No. Rujukan Fail (No. Fail/Kandungan). 2. Masukkan Tarikh Akhir Rundingan/Perbincangan. 3. Masukkan Lokasi Rundingan/Perbincangan. 4. Masukkan Catatan Rundingan/Perbincangan 5. Masukkan Tarikh Mula Pembekalan. 6. Klik kotak semak Pilih bagi terma yang berkaitan dengan surat setuju terima. 7. Klik butang Teruskan. Hakcipta Terpelihara 2011 Commerce Dot Com Sdn. Bhd. Dikemaskini pada 16 Januari 2012 7

NOTA: 1. Maklumat berikut dibenarkan untuk dikemas kini (jika perlu) : i) Tajuk Surat Setujuterima * ii) Tarikh Keluaran Surat Setujuterima * iii) Name Pegawai PTJ * iv) Jawatan Pegawai * v) Alamat PTJ * vi) No. Telefon PTJ vii) No. Fax PTJ viii) Alamat Pembekal * ix) No. Telefon Pembekal x) No. Fax Pembekal xi) Harga Surat Tawaran * 2. Maklumat di bawah wajib dilengkapkan jika Surat Niat dikeluarkan : i) Tarikh Akhir Rundingan/Perbincangan ii) Lokasi Rundingan/Perbincangan iii) Catatan Rundingan/Perbincangan 3. Nombor Rujukan Notifikasi Gagal adalah no rujukan fail bagi makluman yang dihantar kepada pembekal yang tidak berjaya dalam sebut harga. 4. Butang Penyelenggaraan Terma Tambahan disediakan jika terdapat syarat/terma lain yang diperlukan selain daripada yang disenaraikan dalam skrin ini dan akan ditanda secara automatik pada kotak semak dalam lajur pilih sebagai syarat/terma surat setujuterima. (Rujuk Langkah 4a dan Langkah 4b). 5. Butang Simpan disediakan untuk menyimpan semua maklumat yang dikunci masuk untuk menyambung tindakan seterusnya pada hari atau masa yang lain. Hakcipta Terpelihara 2011 Commerce Dot Com Sdn. Bhd. Dikemaskini pada 16 Januari 2012 8

Langkah 4a Skrin Penyediaan Surat Setujuterima akan dipaparkan. 1. Klik butang Penyelenggaraan Syarat Tambahan. NOTA: 1. Butang Tambah Dokumen disediakan bagi memudahkan pengguna untuk memuat naik dokumen sokongan tambahan berkaitan yang dirasakan perlu. Hakcipta Terpelihara 2011 Commerce Dot Com Sdn. Bhd. Dikemaskini pada 16 Januari 2012 9

Langkah 4b Skrin Penyelenggaraan Syarat Tambahan akan dipaparkan. 1. Masukkan Syarat. 2. Klik butang Tambah. 3. Klik butang Teruskan. NOTA: 1. Ulang Langkah 4a dan Langkah 4b (jika perlu) sehingga selesai disediakan. Hakcipta Terpelihara 2011 Commerce Dot Com Sdn. Bhd. Dikemaskini pada 16 Januari 2012 10

Langkah 5 Skrin Pratonton Surat Setujuterima akan dipaparkan. 1. Masukkan PIN Kad Pintar dan klik butang Serah. NOTA: 1. Klik butang Kembali untuk ke skrin sebelumnya. Hakcipta Terpelihara 2011 Commerce Dot Com Sdn. Bhd. Dikemaskini pada 16 Januari 2012 11

Langkah 6 Skrin Pemberitahuan/Pengesahan akan dipaparkan. 1. Klik butang Buletin Tindakan. NOTA: 1. Butang Cetak SST disediakan untuk menjana Surat Setuju Terima dalam format pdf bagi tujuan rekod dan cetakan. 2. Butang Cetak Laporan Perincian Cadangan Berjaya disediakan untuk menjana laporan maklumat cadangan terperinci yang ditawarkan oleh pembekal yang berjaya dalam sebut harga. Hakcipta Terpelihara 2011 Commerce Dot Com Sdn. Bhd. Dikemaskini pada 16 Januari 2012 12

Contoh Surat Setujuterima yang akan dipaparkan. Hakcipta Terpelihara 2011 Commerce Dot Com Sdn. Bhd. Dikemaskini pada 16 Januari 2012 13

Contoh Laporan Perincian Cadangan Berjaya yang akan dipaparkan. Hakcipta Terpelihara 2011 Commerce Dot Com Sdn. Bhd. Dikemaskini pada 16 Januari 2012 14

Langkah 7 Skrin Buletin Tindakan akan dipaparkan. 1. Klik pautan Sebutharga (Menunggu Penyediaan LOI/LOA). Hakcipta Terpelihara 2011 Commerce Dot Com Sdn. Bhd. Dikemaskini pada 16 Januari 2012 15

Langkah 8 Skrin Penyediaan Surat Niat/Surat Setujuterima akan dipaparkan. 1. Klik menu Log Keluar. NOTA: 1. Status Surat Setujuterima bertukar kepada Selesai dan menunggu pengesahan pembekal. Status ini akan bertukar daripada Selesai kepada Diperakui apabila pembekal mengesahkan surat setuju terima yang diserahkan secara atas talian. Hakcipta Terpelihara 2011 Commerce Dot Com Sdn. Bhd. Dikemaskini pada 16 Januari 2012 16