Mata Kuliah Triwulan Kelas Nama Dosen : Sistem Informasi Manajemen : I (satu) : E52 : Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc(CS) KONVERSI SISTEM INFORMASI Disusun Oleh: Yuni Astuti Tri Tartiani P056133732.52E
KATA PENGANTAR Segala Puji senantiasa dipanjatkan ke khadirat Allah SWT yang telah memberikan Rahmat dan Karunia-Nya kepada penulis, sehingga dapat menyelesaikan paper ini dengan baik, paper ini disusun sebagai syarat untuk memenuhi tugas Mata Kuliah Sistem Informasi Manajemen pada triwulan 1 kelas E-52 MB-IPB. Paper ini bertujuan untuk mengetahui bagaimana konversi sistem informasi dapat dilakukan. Penyusunan paper ini banyak dibantu oleh berbagai pihak baik secara moril maupun materiil. Oleh karena itu penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya terutama kepada : 1. Bapak Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc(CS), yang telah memberikan arahan dan bimbingan kepada penulis. 2. Kedua orang tua penulis atas perhatian, doa restu dan dukungan yang selalu diberikan kepada penulis. 3. Rekan-rekan angkatan E-52 MB IPB yang telah membantu dalam diskusi dan pembahasan tugas kuliah ini. Penulis menyadari bahwa masih terdapat kekurangan dalam penulisan paper ini. Oleh karena itu, kritik dan saran konstruktif sangat diperlukan untuk hal yang lebih baik. Akhirnya penulis berharap semoga paper ini dapat bermanfaat untuk hal kebaikan. Amin. Jakarta, Januari 2015 Penulis i
DAFTAR ISI KATA PENGANTAR... i DAFTAR ISI... ii DAFTAR GAMBAR... iii I. PENDAHULUAN... 1 1.1. Latar Belakang... 1 1.2. Tujuan... 2 II. TINJAUAN PUSTAKA... 3 2.1. Sistem Informasi Manajemen... 3 2.2 Konversi Sistem... 4 III PEMBAHASAN... 13 3.1 Studi Kasus Konversi SI Pada Perpustakaan Nasional RI... 13 IV. KESIMPULAN... 18 DAFTAR PUSTAKA... 19 ii
DAFTAR GAMBAR Gambar 1. Strategi Konversi... 9 Gambar 2. Hubungan Antar Komponen dalam Penerimaan Teknologi... 15 iii
I. PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Kebutuhan akan informasi yang dapat diperoleh secara cepat dan akurat merupakan kebutuhan yang tidak dapat dihindari pada era globalisasi ini yang realisasinya sangat ditunjang oleh perkembangan teknologi informasi khususnya yang dapat mengemas informasi ke dalam bentuk yang lebih praktis dan menarik. Era globalisasi, merupakan salah satu wujud awal terjadinya perubahan peradaban manusia tersebut, ketika manusia memperlakukan informasi menjadi sumber daya strategis (strategic resource) menggantikan modal (capital) sebagai sumber daya strategis di era industri. Saat ini kesuksesan ekonomi tidak lagi ditentukan oleh capital-intensive tetapi telah digantikan dengan brain-intensive, di mana penguasaan technical-know-how dan informasi merupakan prasyarat yang perlu dipenuhi. Lingkungan bisnis yang mengalami perubahan secara pesat tersebut menuntut pengembangan dalam sistem informasi perusahaan. Namun proses pengembangan sistem informasi terkadang bersifat temporary dan menimbulkan banyak masalah seperti kurangnya SDM yang handal, besarnya biaya investasi bagi pelatihan dan pengembangan, dukungan hardware yang kurang memadai hingga masalah klasik, kurangnya waktu manajemen untuk memperhatikan detil pengembangan sistem informasi. Terdapat beberapa tahapan dalam pengembangan sistem. Tahapan tersebut adalah analisis sistem, Perancangan sistem, implementasi dan tahapan terakhir adalah operasi dan perawatan sistem. Lingkungan kesuksesan organisasional bisnis dipengaruhi dengan kemampuan beradaptasi dan menanggapi perubahan, hal ini berkaitan erat dengan tahapan ketiga yaitu tahapan implementasi sistem atau disebut juga dengan konversi sistem. Konversi sistem merupakan proses mengganti atau meninggalkan sistem yang lama dengan sistem yang baru. Tidak jarang terjadi suatu kesalahan besar yang berakibat fatal pada perusahaan ketika akan melakukan konversi dari sistem yang lama dan sistem yang baru. Hal ini terjadi karena sistem yang dikembangkan tidak atau kurang sesuai dengan 1
keinginan pengguna. Oleh karena itu permasalahan yang tejadi di suatu perusahaan dan keinginan dari pengguna haruslah dipahami dengan baik oleh pengembang sistem. Selain itu diperlukan suatu pendekatan atau strategi konversi agar konversi sistem tersebut dapat berhasil dilakukan. Mengingat kebutuhan masyarakat akan informasi semakin cepat, maka disini perlu adanya suatu lembaga yang tanggap terhadap pengelolaan, penyimpanan serta penyebaran informasi, lembaga tersebut adalah perpustakaan. 1.2. Tujuan Tujuan dari penulisan paper ini yaitu untuk mengetahui bagaimana konversi sistem informasi dapat dilakukan di suatu organisasi dengan berdasarkan pada teori dan studi kasus Konversi SI Pada Perpustakaan Nasional RI. 2
II. TINJAUAN PUSTAKA 2.1. SISTEM INFORMASI MANAJEMEN Menurut O brien (2010) Sistem Informasi Manajemen (SIM) adalah suatu sistem terpadu yang menyediakan informasi untuk mendukung kegiatan operasional, manajemen dan fungsi pengambilan keputusan dari suatu organisasi. merupakan kombinasi yang teratur antara people, hardware, software, communication network dan data resources (kelima unsur ini disebut komponen sistem informasi) yang mengumpulkan, merubah dan menyebarkan informasi dalam organisasi. Adapun menurut Jogiyanto (2003) Sistem Informasi sebenarnya menunjukkan sistem-sistem informasi fungsional, yaitu sistem-sistem informasi yang diterapkan di fungsi-fungsi organisasi. Sistem informasi manajemen atau SIM (bahasa Inggris: management information system, MIS) adalah sistem perencanaan bagian dari pengendalian internal suatu bisnis yang meliputi pemanfaatan manusia, dokumen, teknologi, dan prosedur oleh akuntansi manajemen untuk memecahkan masalah bisnis seperti biaya produk, layanan, atau suatu strategi bisnis. Sistem informasi manajemen dibedakan dengan sistem informasi biasa karena SIM digunakan untuk menganalisis sistem informasi lain yang diterapkan pada aktivitas operasional organisasi. Secara akademis, istilah ini umumnya digunakan untuk merujuk pada kelompok metode manajemen informasi yang bertalian dengan otomasi atau dukungan terhadap pengambilan keputusan manusia, misalnya sistem pendukung keputusan, sistem pakar, dan sistem informasi eksekutif. (Wikipedia, 2014). 3
Jadi dari beberapa definisi tersebut, dapat dirangkum bahwa Sistem Informasi Manajemen adalah kumpulan dari interaksi sistem-sistem dan subsistem informasi terkoordinasi yang berguna bagi suatu organisasi atau perusahaan dalam mengambil keputusan secara efektif dan efisien sehingga dapat memecahkan masalah bisnis dan mencapai tujuan perusahaan. 2.2 Konversi Sistem Berdasarkan kamus besar Bahasa Indonesia dalam http://bahasa.cs.ui.ac.id/kbbi, konversi adalah perubahan dari satu sistem pengetahuan ke sistem yang lain; perubahan pemilikan atas suatu benda, tanah, dan sebagainya; perubahan dari satu bentuk (rupa dan sebagainya) ke bentuk (rupa dan sebagainya) yang lain. Dan Menurut Riyanti dalam riyanti.staff.gunadarma.ac.id menyebutkan bahwa, konversi sistem merupakan tahapan yang digunakan untuk mengoperasikan IT dalam rangka menggantikan sistem yang lama atau proses pengubahan dari sistem lama ke sistem baru. Menurut James A. O Brien (2006) mengatakan bahwa operasi awal dari sistem bisnis yang baru, dapat menjadi tugas yang sulit. Hal ini biasanya memerlukan proses konversi (convertion) dari penggunaan sistem yang ada saat ini ke operasi aplikasi yang baru atau yang lebih baik. Adapun pengertian Konversi sistem menurut Jogiyanto (2003) adalah bahwa Konversi sistem atau implementasi sistem merupakan proses mengganti atau meninggalkan sistem yang lama dengan sistem yang baru. Untuk mengganti sistem yang lama dengan yang baru diperlukan suatu pendekatan atau strategi supaya berhasil. Implementasi sistem merupakan bagian dari siklus hidup pengembangan sistem atau System Development Life Cycle (SDLC). Pengembangan sistem informasi awalnya menggunakan metode siklus hidup pengembangan sistem atau SDLC (System Development Life Cycle) dimana setiap perusahaan mengembangkan sistem informasinya sendiri. Tahapan awal SDLC adalah analisis sistem (system analysis) dimana pada tahapan ini terdapat studi pendahuluan, studi kelayakan, mengidentifikasi permasalahan dan kebutuhan pemakai, memahami sistem yang ada dan menganalisis hasil penelitian. Tahapan selanjutnya yaitu perancangan sistem (system design). Dalam tahap kedua ini 4
terdapat perancangan awal dan perancangan rinci. Kemudian tahapan ketiga adalah implementasi sistem (system implementation) dan tahapan terakhir adalah operasi dan perawatan sistem (system operation and maintanance). Perusahaan atau organisasi melakukan pengalihan atau konversi sistem yang lama disebabkan karena beberapa hal. Pertama, adanya permasalahanpermasalahan (problems) yang timbul pada sistem yang lama. Permasalahan yang timbul dapat berupa ketidakberesan dalam sistem yang lama sehingga mengakibatkan sistem yang lama tidak dapat beroperasi sesuai dengan yang diharapkan atau karena adanya pertumbuhan organisasi yang menyebabkan timbulnya kebutuhan informasi yang semakin luas, volume pengolahan data juga semakin meningkat dan terjadi perubahan prinsip akuntansi yang baru sehingga perlu disusun sistem yang baru. Sistem yang lama tidak efektif lagi dan tidak dapat memenuhi lagi semua kebutuhan informasi yang dibutuhkan manajemen. Kedua, Untuk meraih kesempatan-kesempatan dalam keadaan persaingan pasar yang ketat, kecepatan informasi atau efisiensi waktu sangat menentukan berhasil atau tidaknya strategi dan pengembangan sistem informasi sehingga teknologi informasi perlu digunakan untuk meningkatkan penyediaan informasi agar dapat mendukung proses pengambilan keputusan yang dilakukan oleh manajemen. Ketiga, adanya instruksi dari pimpinan atau adanya peraturan pemerintah. Konversi sistem merupakan tahapan yang digunakan untuk mengoperasikan sistem baru dalam rangka menggantikan sistem yang lama atau proses pengubahan dari sistem lama ke sistem baru. Jika sistem baru merupakan paket perangkat lunak terbungkus (canned) yang akan berjalan pada komputernya yang baru, maka konversi akan relatif lebih mudah. Jika konversi memanfaatkan perangkat lunak terkustomisasi baru, database baru, perangkat komputer dan perangkat lunak kendali baru, jaringan baru dan perubahan drastis dalam prosedurnya, maka konversi menjadi agak sulit dan menantang. Fenomena kegagalan pada konversi sistem terjadi karena: 1) Sistem yang dikembangkan tidak atau kurang sesuai dengan keinginan user, karena proses investigasi, analisa design sistem yang dikembangkan kurang tajam. 5
2) Adanya perilaku yang cenderung menolak atau sulit menerima setiap perubahan dalam organisasi perusahaan, khususnya yang sistem informasi baru yang memerlukan peningkatan pengetahun dan keterampilan. 3) Adanya kekhawatiran dari karyawan perusahaan apabila sistem informasi baru (komputerisasi) diimplementasikan akan terjadi lay-off karyawan perusahaan (pengurangan pegawai). 4) Tidak dibarengi dengan business re-engineering process, sehingga sistem komputerisasi kurang memberikan dampak effisiensi dan efektivitas yang maksimal bagi perusahaan. 5) Perencanaan aktivitas implementasi tidak dipersiapkan secara comprehensive dan integrated yang meliputi aktivitas : Hardware, software and services acquisition Software development or modification End user training System documentation & Conversion methode : pilot project, paralllel cut-over, phase-in cut over, direct cut over (plunge). Bilamana program dan prosedur sudah siap, tahapan konversi dapat mulai. Data dikumpulkan, file dibangun, dan sistem secara menyeluruh diuji. Ada berbagai metode pengujian. Salah satunya adalah menguji sistem dalam kondisi yang disimulasikan. Metode lain adalah menguji kondisi nyata sejajar dengan sistem dan prosedur yang ada. Lazimnya ada anggapan kurang baik dalam melaksanakan suatu sistem yang rumit tanpa mengalami salah satu pengujian tersebut. Setelah semua kesalahan dan permasalahan yang ditemukan dalam pengujian sistem diperbaiki, sistem itu dilanjutkan ke dalam operasi nyata. Bilamana dapat jalan tanpa kesulitan, sistem dipasrahkan pada kelompok pemeliharaan dalam pengolahan informasi. Kesalahan atau perubahan kecil langsung ditangani sebagai pemeliharaan. Kegiatan ini tidaklah sepele. Kurang lebih sepertiga biaya analis/pembuat program dilibatkan dalam pemeliharaan program ang ada. Karena pentingnya pemeliharaan, sistem perlu didesain dan didokumentasi demi keampuhan pemeliharaan. Beberapa organisasi meminta kelompok pemelihara untuk menelaah semua aplikasi baru demi keampuhan 6
pemeliharaan. Mereka boleh menolak sistem yang tidak memenuhi standar yang layak. (Davis, 1997). Menurut Jogiyanto (2003) terdapat empat metode konversi sistem, yaitu : 1) Konversi Paralel Pendekatan atau strategi konversi paralel (parallel conversion) dilakukan dengan mengoperasikan sistem yang baru bersama-sama dengan sistem yang lama selama satu periode waktu tertentu. Kedua sistem ini dioperasikan bersama-sama untuk meyakinkan bahwa sistem yang baru telah benar-benar beroperasi dengan sukses sebelum sistem yang lama dihentikan. Kebaikan sistem ini adalah risiko penerapan yang rendah, yaitu jika sistem yang baru gagal, sistem yang lama masih tetap beroperasi. Kelemahan dari pendekatan ini adalah biaya yang harus dikeluarkan. Karena dua sistem berjalan bersama-sama, maka biaya operasi sistem-sistemnya menjadi mahal. Pendekatan ini banyak digunakan untuk sistem yang kompleks dan besar. 2) Konversi Pilot Pendekatan atau strategi konversi pilot (pilot conversion) atau pendekatan konversi lokasi (location convertion) dilakukan bertahap pada suatu lokasi sebagai suatu percontohan dan jka berhasil dilanjutkan ke lokasi yang lainnya. Pendekatan ini biasanya dilakukan bila suatu sistem yang sejenis akan diterapkan ke banyak bagian atau lokasi atau departemen. Kebaikan dari pendekatan ini adalah risiko kegagalan penerapan sistem sedang yaitu kegagalan sistem mungkin terjadi hanya terletak pada lokasi konversi yang awal saja, karena kesalahan pada lokasi sebelumnya dapat dibetulkan terlebih dahulu sehingga tidak terjadi kesalahan pada lokasi berikutnya. Kelemahan dari pendekatan ini adalah waktu konversi dapat menjadi lama, karena dilakukan tidak langsung untuk seluruh lokasi tetap bertahap untuk masing-masing lokasi. 3) Konversi Bertahap Pendekatan atau strategi konversi bertahap (phasing conversion atau stepped conversion atau phased cut-over conversion) dilakukan dengan menerapkan masing masing modul dari sistem secara bertahap dan urut. Pendekatan ini 7
dilakukan dengan menerapkan sebuah modul terlebih dahulu dan jika sukses maka disusul oleh modul lainnya sampai semua modul selesai diterapkan. Kebaikan dari pendekatan ini adalah risiko kegagalan penerapan sistem sedang yaitu kegagalan sistem mungkin terjadi hanya terletak pada modul konversi yang awal saja, karena kesalahan pada modul sebelumnya dapat dibetulkan terlebih dahulu. Kelemahan dari pendekatan ini adalah waktu konversi dapat menjadi lama, karena dilakukan tidak langsung untuk seluruh modul tetapi bertahap untuk masing-masing modul. 4) Konversi Langsung (Direct Conversion) Pendekatan atau strategi konversi langsung (direct conversion atau direct cutover atau cold turkey conversion atau abrupt cutover) dilakukan dengan mengganti sistem yang lama langsung dengan sistem yang baru. Kebaikan dari pendekatan ini adalah pada biaya konversinya yang tidak terlalu besar. Kelemahan dari pendekatan ini adalah risiko yang harus ditanggung besar, karena kegagalan sistem yang baru dapat berakibat fatal berhentinya kegiatan dari sistem karena sistem yang lama juga sudah dihentikan. Gambar 1 berikut ini menunjukkan keempat strategi konversi yang ada beserta biaya dan risiko yang harus ditanggungnya. 8
Biaya Implementasi Risiko Implementasi Konversi Paralel Sistem Baru mahal rendah Sistem Lama Konversi Pilot Konversi Phasing Sistem Lama Sistem Lama Sistem Baru Sistem Baru Konversi Cold Turkey Sistem Lama Sistem Baru Gambar 1. Strategi Konversi Sumber : Jogiyanto (2003) murah tinggi Konversi sistem berhasil tergantung pada seberapa bisanya profesional sistem menyiapkan penciptaan dan pengkonversian file data yang diperlukan untuk sistem baru. Dengan mengkorversi suatu file, maksudnya adalah bahwa file yang tetah ada (existing) harus dimodifikasi setidaknya dalam format file tersebut, isi file tersebut, media penyimpanan dimana file ditempatkan. Dalam suatu konversi sistem, kemungkinan beberapa file bisa mengalami ketiga aspek konversi tersebut secara serentak. Terdapat dua metode dasar yang bisa digunakan untuk menjalankan konversi file berikut ini: 1) Konversi File Total Konversi File Total dapat digunakan bersama dengan semua metode konversi file sistem di atas. Jika file sistem baru dan file sistem lama berada pada media yang bisa dibaca komputer, maka bisa dituliskan program sederhana untuk mengkonversi file dari format lama ke format baru. Umumnya pengkonversian dari satu sistem komputer ke sistem yang lain akan melibatkan tugas-tugas yang tidak bisa dikerjakan secara otomatis. 9
Rancangan file baru hampir selalu mempunyai field-field record tambahan, struktur pengkodean baru, dan cara baru perelasian item-item data (misalnya, file-file relasional). Seringkali, selama konversi file, kita perlu mengkonstruksi prosedur kendali yang rinci untuk memastikan integritas data yang bisa digunakan setelah konversi itu. Dengan menggunakan klasifikasi file berikut, perlu diperhatikan jenis prosedur kendali yang digunakan selama konversi : File Master, Ini adalah file utama dalam database. Biasanya paling sedikit satu file master diciptakan atau dikonversi dalam setiap konversi sistem. File Transaksi, File ini selalu diciptakan dengan memproses suatu subsistem individual di dalam sistem informasi. Akibatnya, perlu dicek secara seksama selama pengujian sistem informasi. File Indeks, File ini berisi kunci atau alamat yang menghubungkan berbagai file master. File indeks baru harus diciptakan kapan saja file master yang berhubungan dengannya mengalami konversi. File Tabel, File ini dapat juga diciptakan dan dikonversi selama konversi sistem. File tabel bisa juga diciptakan untuk mendukung pengujian perangkat lunak. File Backup, Kegunaan file backup adalah untuk memberikan keamanan bagi database apabila terjadi kesalahan pemrosesan atau kerusakan dalam pusat data. Oleh karenanya, ketika suatu file dikonversi atau diciptakan, file backup harus diciptakan. 2) Konversi File Gradual Konversi File Gradual (sedikit demi sedikit) terutama digunakan dengan metode paralel dan phase-in. Dalam beberapa contoh, akan bekerja untuk metode pilot. Umumnya konversi file gradual tidak bisa diterapkan untuk konversi sistem langsung. Beberapa perusahaan mengkonversi file-file data mereka secara gradual (sedikit demi sedikit). Record-record akan dikonversi hanya ketika mereka menunjukkan beberapa aktivitas transaksi. Recordrecord lama yang tidak menunjukkan aktivitas tidak pernah dikonversi. 10
Metode ini bekerja dengan cara berikut : a) Suatu transaksi diterima dan dimasukkan ke dalam sistem. b) Program mencari file master baru (misalnya file inventarisasi atau file account receivable) untuk record yang tepat yang akan di update oleh transaksi itu. Jika record tersebut telah siap dikonversi, berarti pengupdate-an record telah selesai. c) Jika record tersebut tidak ditemukan dalam file master baru, file master lama diakses untuk record yang tepat, dan ditambahkan ke file master baru dan di update. d) Jika transaksi tersebut adalah record baru, yakni record yang tidak dijumpai pada file lama maupun file baru (misalnya, pelanggan baru), maka record baru disiapkan dan ditambahkan ke file master baru Untuk menghindari kesalahan yang terjadi dalam konversi sistem dalam suatu organisasi dapat dilakukan beberapa cara berikut ini: Perusahaan perlu mengkaji ulang visi, misi, serta tujuan yang akan dicapai serta mempelajari implementasi-implementasi yang belum optimal Melatih sumber daya manusia (SDM) agar mampu menjalankan dan mengoptimalkan fungsi dari sistem informasi baru yang diterapkan. Pemimpin perusahaan perlu mengetahui dan mengerti mengenai pentingnya sistem baru ini diterapkan di perusahaan sehingga memberikan perhatian terhadap pengimplementasian sistem baru ini di perusahaan. Perusahaan perlu memberikan perhatian yang sama terhadap bagian pengolahan informasi, sehingga jenjang karir pada bagian ini jelas dengan demikian karyawan termotivasi untuk ditempatkan pada bidang tersebut. Perlu menciptakan sinergisme diantara subsistem-subsistem yang mendukung pengoperasian sistem sehingga akan terjadi kerjasama Mengevaluasi dan memperoleh perangkat keras baru dan perangkat lunak. Hardware meliputi sistem komputer, terminal POS, dan prosesor telekomunikasi dan fasilitas jaringan. Software mencakup program manajemen jaringan dan paket transaksi POS pengolahan. Mengembangkan program komputer atau membuat modifikasi yang diperlukan untuk paket perangkat lunak yang akan dibeli. Menyiapkan materi pelatihan dan dokumentasi tentang cara mengoperasikan sistem POS baru untuk manajer dan tenaga penjualan. 11
Mendidik dan melatih manajer, tenaga penjualan, dan sistem informasi personil untuk mengoperasikan sistem yang baru. Uji sistem dan melakukan koreksi sampai beroperasi dengan benar dikonversi ke sistem baru secara bertahap untuk meminimalkan gangguan. Gunakan toko pertama dikonversi sebagai instalasi pilot untuk membantu dengan pengujian dan pelatihan. Melakukan audit pasca-implementasi dalam waktu 30 hari dari setiap konversi untuk menentukan apakah sistem POS baru mencapai keuntungan yang diharapkan 12
III PEMBAHASAN 3.1 Studi Kasus Konversi Sistem Informasi Pada Perpustakaan Nasional RI Studi kasus konversi sistem informasi dalam paper ini berdasarkan pada artikel majalah Online Visi Pustaka Vol.15 No.3 - Desember 2013 mengenai Analisis Penerimaan Sistem Informasi Integrated Library System (INLIS): Studi Kasus di Perpustakaan Nasional RI. Artikel ini berisi penelitian yang dilakukan oleh Tuty Hendrawati yang dapat dilihat dari link berikut ini (http://www.pnri.go.id/majalahonlineadd.aspx?id=300). Artikel yang berisi penelitian ini menjelaskan beberapa hal mengenai penerimaan konversi sistem informasi di Perpustakaan Nasional RI seperti berikut ini: Mengingat kebutuhan masyarakat akan informasi semakin cepat, maka disini perlu adanya suatu lembaga yang tanggap terhadap pengelolaan, penyimpanan serta penyebaran informasi, lembaga tersebut sering kita kenal dengan nama perpustakaan. Dalam menjalankan tugas serta fungsinya perpustakaan dituntut cepat untuk memberikan layanan informasi kepada para pemustaka. Oleh karena itu perlu adanya penggunaan serta pemanfaat Teknologi Informasi (TI) di segala aspek kegiatan di perpustakaan, atau dengan kata lain otomasi perpustakaan. Kehadiran TI pun sangat membantu dalam banyak hal, baik itu untuk membantu dalam operasionalisasi perpustakaan, seperti : proses keanggotaan, Akusisi bahan pustaka, katalogisasi bahan pustaka, layanan sirkulasi (peminjaman bahan perpustakaan) serta memudahkan para pustakawan dalam mengorganisir dan memberikan layanan bahan pustaka yang dimilikinya dan sebagai sarana penerlusuran bagi para pemustaka dalam mencari bahan pustaka yang mereka cari (proses temu kembali informasi). Sejalan dengan perkembangan teknologi informasi, peran teknologi dalam perpustakaan tidak hanya sebagai penunjang dalam pelaksanaan tugas subtantif saja namun juga harus mampu sebagai penunjang tugas administratif. Berdasarkan pemikiran tersebut, pada tahun 2005, Perpustakaan Nasional RI bekerjasama dengan pihak ketiga untuk mengembangkan sebuah Sistem Informasi 13
Perpustakaan Terpadu. Sistem ini merupakan sistem informasi berbasis WEB yang dapat diakses dari manapun, sehingga mempermudah proses penelusuran informasi oleh penggunanya. Sistem Informasi perpustakaan dikembangkan secara bertahap mulai pada tahun 2005 dan hingga saat ini baru 4 modul yang berjalan dari 5 modul direncanakan. Untuk pertama kalinya implementasi INLIS di Perpustakaan Nasional RI dimulai pada tahun 2010 sampai sekarang. Dimana alasan utama dalam penerapan sistem informasi perpustakaan ini diharapkan dapat meningkatkan kepuasan bagi pengguna dengan memberikan layanan prima. Beranjak di tahun ke-2 (dua) setelah implementasi sistem informasi perpustakaan, mulai timbulnya beberapa gejala yang menujukkan pada tingkat pemakai, seperti : 1) Keluhan dari pegawai tentang Performance System yang belum stabil. 2) Akses sambungan jaringan komputer terputus, sehingga tidak dapat melakukan operasional pada sistem tersebut. 3) Keluhan dari beberapa pimpinan bahwa sistem informasi perpustakaan belum sesuai dengan kebutuhan proses bisnis mereka. 4) Terdapat banyak pendapat mengenai perbandingan kehandalan antara sistem lama dengan sistem baru yang diimplementasikan. Gejala gejala tersebut menimbulkan kekhawatiran terhadap penerimaan sistem perpustakaan di masa mendatang, terutama akan adanya penerimaan sistem secara terpaksa. Salah satu model penerimaan teknologi Menurut Davis (1989) dalam artikel majalah visi online dapat dilihat pada Gambar 2. Menurutnya tingkat penerimaan teknologi informasi (Information technology Acceptance) ditentukan oleh enam faktor, yaitu variabel dari luar (external variable), persepsi pengguna terhadap kemudahan dalam menggunakan teknologi (Perceived Ease of Use), persepsi pengguna terhadap daya guna teknologi (Perceived Usefulness), sikap pengguna terhadap teknologi (Attitude Toward Using), kecenderungan perilaku (Behavioral Intention) dan pemakaian actual (Actual Usage). 14
Gambar 2. Hubungan Antar Komponen dalam Penerimaan Teknologi Aspek dari implikasi penelitian konversi sistem informasi di perpustakaan nasional RI adalah: A. Aspek Manajerial 1) Pihak pengambil keputusan dapat menggunakan hasil penelitian ini sebagai bahan evaluasi dalam penerapan sistem informasi perpustakaan INLIS yang berkesinambungan. 2) Kualitas informasi (Information quality) merupakan salah satu faktor yang sangat memperngaruhi penerimaan pegawai dalam menggunakan INLIS, sehingga dalam pengembangan sistem kedepanya perlu diperhatikan tingkat keakuratan, kelengkapan, kemudahan untuk memahami informasi yang ditampilkan dari sistem tersebut, serta tingkat relevansi dan adanya penjaminan tingkat keamanan informasi yang tersimpan pada sistem INLIS. Dengan meningkatnya kualitas informasi yang dihasilkan pada sistem INLIS, maka akan menimbulkan tingkat kepuasan pegawai atas perolahan informasi pada sistem tersebut. 3) Harapan-harapan akan performa dari sistem INLIS (Performance expectancy) serta harapan upaya dalam penggunaan sistem (Effort ecpectancy), akan senantiasa dapat memberikan masukan bagi pihak yang melakukan pengembangan sistem, sehingga dalam pengembangannya variabel penentu Performance expectancy dan effort ecpectancy dapat dijadikan tolok ukur dalam evaluasi sistem. 15
4) Pihak pengambil keputusan dapat menggunakan hasil penelitian ini sebagai bahan pertimbangan dalam merencanakan pengembangan sumber daya yang berkompeten dalam menunjang operasional sistem, sehingga hal ini dapat memberikan dampak positif baik bagi organisasi, ataupun bagi para pegawai. Sumber daya yang dimaksud adalah, berupa fasilitas penunjang operasional serta berupa keahlian dan pengetahuan para pegawai dalam penggunaan sistem. B. Aspek Sistem 1) Dampak terhadap sistem akan terlihat pada tingkat ketersediaan sistem. Pengguna mengharapkan supaya sistem informasi INLIS dapat dengan mudah diakses, yang berarti operasional sistem INLIS perlu memperhatikan kelangsungan layanannya, meminimalisasi adanya gangguan terhadap aplikasi sistem, serta pemeliharaan infrastruktur teknologi informasi. 2) Untuk pengembangan sistem kedepanya, faktor kemudahan serta kenyaman dalam menggunakan system INLIS sangat lah penting diperhatikan, hal ini disebabkan, pengguna lebih tertarik untuk menggunakan sistem yang mudah (user friendly) serta nyaman. C. Aspek People (orang) 1) Berdasarkan hasil penelitian ini, pengguna menerima sistem ini karena dari kualitas informasi yang dihasilkan pada sistem tersebut, sehingga pengelola dapat meningkatkan atas kualitas data yang diperoleh dari sistem INLIS, seperti keakuratan informasi, kelengkapan atas perolehan informasi, format informasi yang mudah dimengerti, adanya relevansi, serta tingkat keamanan yang terjamin atas informasi yang disimpan pada sistem informasi INLIS, sehingga dengan begitu akan menimbulkan kepuasan tersendiri bagi para pegawai dalam menggunakan system INLIS. 2) Performance expectancy atau ekspektasi atas perfoma sistem informasi INLIS merupakan salah satu fakor yang mendorong para pegawai untuk menggunakan sistem tersebut, dengan harapan adanya sistem tersebut dapat meningkatkan kinerja para pegawai, baik dalam penyelesaian 16
pekerjaan, meningkatkan produktivitas kerja, memberikan kesempatan promosi kerja. 3) Hasil penelitian ini juga bisa memberitahukan bahwa pegawai perpustakaan nasional sangat menginginkan sistem informasi yang mudah digunakan (User friendly) dan nyaman dalam penggunaannya. Berdasarkan hasil penelitian didapatkan bahwa faktor faktor yang mempengaruhi pegawai dalam menerima sistem informasi INLIS adalah kualitas informasi (information quality) yang dihasilkan dari sistem INLIS, tingkat kepuasan pegawai atas perolehan informasi (information satisfaction), harapan pegawai atas perfoma sistem yang dapat meningkatkan kinerja mereka (performance expectancy), harapan upaya / usaha dalam penggunaan sistem informasi (effort expectancy), serta karakteristik dari teknologi yang akan digunakan, meskipun tidak secara langsung mempengaruhi mental penerimaan dari para pegawai dalam mengadopsi penggunaan sistem informasi INLIS. Berdasarkan penelitian tersebut jika dikaitkan dengan teori yang ada maka hal-hal yang perlu diperhatikan dalam melakukan konversi sistem atau dalam menerapkan sistem informasi baru adalah tingkat penerimaan teknologi informasi (Information technology Acceptance) ditentukan oleh enam faktor, yaitu variabel dari luar (external variable), persepsi pengguna terhadap kemudahan dalam menggunakan teknologi (Perceived Ease of Use), persepsi pengguna terhadap daya guna teknologi (Perceived Usefulness), sikap pengguna terhadap teknologi (Attitude Toward Using), kecenderungan perilaku (Behavioral Intention) dan pemakaian actual (Actual Usage). Maka sebelum menerapkan sistem yang baru sangat penting bagi perusahaan untuk mempertimbangkan hal-hal tersebut terutama peruntukan bagi end user disamping budget. Agar sistem baru yang akan diterapkan tersebut dapat berjalan lebih baik dari sistem lama. Membantu dalam operasional dan manajemen dalam pengambilan keputusan dan menciptakan lingkungan organisasi yang lebih efektif dan efisien. 17
IV. KESIMPULAN Implementasi sistem informasi atau konversi sistem banyak menemui kendala di berbagai perusahaan. Salah satunya adalah karena karyawan sebagai penggunanya (end users) kurang mampu beradaptasi dalam menjalankan fungsi sistem informasi tersebut. Pengguna lebih tertarik untuk menggunakan sistem yang mudah (user friendly) serta nyaman. Untuk mengatasi hal ini perusahaan perlu melakukan pelatihan (training) kepada para karyawannya. Disamping itu perusahaan perlu memastikan tahapan awal yaitu analisis sistem dan perancangan sistem telah dilakukan dengan baik. Uji sistem dan koreksi sampai dengan benar yang dikonversi ke sistem baru harus dipastikan telah dilakukan dengan benar untuk mengurangi gangguan khususnya gangguan terhadap aplikasi sistem. Untuk memastikan sistem informasi baru berjalan dengan baik, maka setiap tahapan siklus hidup pengembangan sistem yaitu analisis sistem, perancangan sistem, implementasi sistem serta operasi dan perawatan sistem perlu dipastikan telah berjalan dengan benar. Cara lainnya yaitu dengan mengadaptasi salah satu dari empat strategi konversi sistem operasi, karena harapan perusahaan dengan menerapkan sistem yang baru, maka operasional bisnisnya menjadi semakin efektif dan efisien sehingga mudah bagi pihak manajer untuk menilai setiap kinerja bisnisnya dan akhirnya menghasilkan kebijakan manajerial yang akurat, tepat, dan cepat. 18
DAFTAR PUSTAKA Davis, Gordon. 1997. Sistem Informasi manajemen, Bagian II: Struktur dan Pengembangannya. Diterjemahkan Oleh, Bob Widyahartono. Jakarta: PT Pustaka Binaman Pressindo. Jogiyanto, 2003. Sistem Teknologi Informasi (Pendekatan Terintegrasi: Konsep Dasar, Teknologi, Aplikasi, Pengembangan dan Pengelolaan). Penerbit Andi Yogyakarta, Yogyakarta. O'Brien, J. A. and G.M. Marakas. (2010). Introduction to Information System (15th ed.). New York: McGraw-Hill. O Brien, James A. dan George M. Marakas. (2010). Management Information Systems. Eight Edition. New York : McGraw-Hill/Irwin Hendrawaty, Tuty. 2013. Analisis Penerimaan Sistem Informasi Integrated Library System (INLIS): Studi Kasus di Perpustakaan Nasional RI. Diambil dari Majalah Visi Pustaka Vol 15 No.3 http://www.pnri.go.id/majalahonlineadd.aspx?id=300 (3 Januari 2014) http://bahasa.cs.ui.ac.id/kbbi 19