BAB II GAMBARAN UMUM HOTEL PARDEDE INTERNASIONAL MEDAN 2.1.Sejarah Singkat Perusahaan Adanya keputusan bersama Menteri Keuangan dan Menteri Perhubungan Republik Indonesia No. 101 September 1968, telah mendorong para pengusaha Indonesia untuk mendirikan hotel-hotel, sebagai upaya mendorong kemajuan pariwisata di Indonesia dan merupakan salah satu pendapatan negara yang cukup potensial yang perlu ditingkatkan peranannya. Berselang beberapa waktu kemudian, secara kebetulan Bapak TD.Pardede bertemu dengan Bapak M.J.Prayogo (Waktu itu menjabat Konsul Jenderal Pariwisata Perhubungan RI di Singapura), dan beliau menganjurkan agar mendirikian usaha perhotelan yang bertaraf Internasional. Setelah mempelajari dokumen-dokumen dari surat keputusan tersebut dan mendengar keteranganketerangan yang meyakinkan sehingga diambil kesimpulan membuka usaha perhotelan sebagai tambahan bidang-bidang usahanya yang telah ada yakni pertekstilan, perkebunan,pendidikan, kesehatan dan perikanan. Pada tanggal 1 Mei 1970, Motel Danau Toba dan Copa Cabana Club dibuka secara resmi untuk umum dengan manager pertama Drs.D.Silaen dan asisten manager Zaman Ginting, BA. Kemudian pada 1 Juli 1970 diinstruksikan oleh Bapak dan Ibu TD.Pardede untuk menyusun rencana pembuatan satu hotel dengan kamar bertaraf Internasional yang diberi nama Hotel Danau Tobe Internasional. Sambil menunggu selesainya proyek Hotel Danau Toba Internasional, bapak TD.Pardede sebagai usahawan yang gigih dan berkemauan
keras, mendirikan dan meresmikan hotel-hotel yang kecil dengan selalu mempertahankan standard Internasional. Pada tanggal 18 Maret 1971 dibuka dan diresmikanlah Pardede Internasional Hotel yang terletak dijalan Ir.H.Juanda No 14 Medan dengan jumlah kamar sebanyak 46 kamar. Dengan semakin banyaknya investasi asing dibidang perminyakan dan perkebunan di Sumut, hotel yang baru diresmikan segera mencapai occupancy rate (tingkat hunian kamar) yang tinggi. Suatu prinsip yang dipuji dari bapak TD.Pardede dalam mendirikan dan menjalankan usahanya dalam bidang perhotelan ini adalah : Prinsip percaya diri kepada diri sendiri dan percaya pada kekuatan sendiri. Tenaga-tenaga staff dan karyawan didatangkan dari pulau jawa pada waktu Hotel Danau Toba Internasional yang saat ini masih mempunyai 200 kamar selesai didirikan dan siap untuk dibuka, tenaga staff dan karyawan telah siap pula untuk Hotel tersebut. Pada tanggal 10 Juni 1972 dibuka dan diresmikanlah Hotel Danau Toba Internasional untuk umum dengan general Manager pertama Stanley J.Allison dari London dan tenaga cook dari Jepang. Dengan demikian, dapatlah disimpulkan bahwa sejak 1 Mei 1971 sampai dengan 1973, Pardede Internasional Hotel Group sudah mempunyai cabangcabang-cabang (anak perusahaan), yaitu : a. Hotel Danau Toba dan Copa Cabana Club b. Hotel Danau Toba Mini c. Restoran Internasional Loly Bri Club
d. Pardede Internasional Hotel e. Hotel Pardede Internasional Jakarta f. New Belawan Internasional Hotel g. Swimming Pool Club Hotel Danau Toba Internasional Hotel h. Hotel Danau Toba Internasional Parapat Bulan Oktober 1973 Drs.Rudolf M.Pardede (putra T.D.Pardede) kembali dari pendidikannya di London dan ditetapkan menjadi Presiden Direktur Internasional Hotel Group. Sebelum Hotel Danau Toba Internasional dibuka, Hotel Danau Toba dan Pardede Internasional Hotel dibuka occupancynya turun menjadi 60%. Hal ini disebabkan karena tamu-tamu lebih memilih hotel danau toba internasional untuk penginapannya. Pada masa-masa permulaan ini terasa adanya persaingan dikalangan sendiri, yaitu antara hotel-hotel yang terhimpun dalam pardede internasional hotel group. Saat ini pardede internasional group telah memiliki cabang-cabang di Jakarta,Medan,Berastagi,Parapat,Tebing Tinggi,Belawan dan Aceh. Dengan semakin banyaknya jumlah pemesanan kamar hotel maka Pardede Internasional Hotel Medan menambah jumlah kamar hingga sampai saat ini sebanyak 165 kamar yang dilengkapi dengan AC,TV Colour, Parabola, Kulkas untuk masingmasing kamar. Dengan demikian Pardede Internasional hotel Medan di klasifikasikan Hotel Bintang 3 (tiga)
Disinilah pentingnya peran para pengusaha hotel, salah satunya yakni Pardede Internasional hotel Group sebagai badan usaha yang menyediakan fasilitas lainnya bagi para wisatawan. Tabel 1. Daftar Kamar Hotel Pardede Internasional Medan Tipe Kamar Jumlah Kamar Standard Room 3 Superior Room 45 Deluxe Room 64 Suite Room 5 Exbed Room 16 Cottage Suite 32 Cottage Standard 48 Sumber : Hasil Penelitian, 2011 Dengan demikian peneliti juga akan menyajikan latar belakang atau profil bisnis Hotel Pardede Internasional Medan secara ringkas, yaitu sebagai berikut : Nama Bisnis Misi : Hotel Pardede Internasional Medan : Memuaskan pelanggan melalui pelayanan yang sangat istimewa dengan menampilkan kualitas produk yang baik serta menciptakan atmosfer yang bersahabat, nyaman dan professional dan member kesan Your Paradise In Sumatera Visi : Menjadi Hotel yang tetap terdepan dikelasnya. Strategi bersaing/
Strategi Generik Yang digunakan sekarang : Strategi diferensiasi yaitu dengan membuat harga kamar yang sangat terjangkau untuk pelanggan dengan menampilkan fasilitas yang terlengkap serta di dukung oleh lokasi yang sangat strategis dan pelataran parkir yang sangat luas. Pesaing : Seluruh Hotel yang ada di kota Medan Faktor Lingkungan Yang paling berpengaruh : Faktor lingkungan yang paling berpengaruh antara lain dari lingkungan makro yaitu situasu keamanan kota Medan dan dari lingkungan mikro yaitu tentunya pelanggan dan pesaing baru, misalnya hotel berbintang lima. 2.2.Struktur Organisasi Setiap perusahaan baik perusahaan pemerintah maupun swasta, pada umumnya memiliki struktur organisasi, penyusunan struktur organisasi merupakan langkah pertama dan tepat dalam memulai pelaksanaan kegiatan dengan kata lain penyusunan struktur organisasi adalah langkah untuk melaksanakan kegiatan yang terencana di suatu perusahaan. Dengan demikian struktur organisasi akan memberikan gambaran maupun petunjuk tentang bagian atau unit kerja serta pembagian kerja di suatu perusahaan, sekaligus memberikan perintah dan wewenang terhadap unit organisasi.
Selain itu struktur organisasi dapat merupakan petunjuk mengenai tanggung jawab bagi setiap bawahan serta batasan wewenang dan fungsi bahawan, sehingga dapat mempermudah dalam menentukan, mengarahkan dan mengontrol pelaksanaan aktivitas-aktivitas perusahaan. Struktur organisasi perusahaan tidak sama untuk setiap perusahaan, karena struktur organisasi tergantung besar dan sifat kegiatan perusahaan. Jadi berhasil tidaknya organisasi perusahaan dalam mencapai tujuan bukan saja ditentukan dari struktur yang dibuat, tetapi tergantung pada pengendalian struktur itu sesuai dengan tujuan yang dicapai. Suatu organisasi harus fleksibel karena dipengaruhi ketidakpastian dimasa yang akan datang, sehingga harus ada penyesuaian terhadap keadaan yang sedang dan akan dijalani. Sebab struktur organisasi yang berbelit-belit dan tidak jelas akan dapat menimbulkan kegagalan dalam mencapai tujuan perusahaan. Untuk mencapai tujuan organisasi harus diperhatikan adalah pembagian tugas,karena kegiatan tidak dapat berjalan apabila tidak terdapat pembagian tugas yang diuraikan secara jelas dan terperinci. Pada perusahaan ini struktur organisasi yang dipakai adalah organisasi garis dan staff, dimana wewenang dari pucuk pimpinan dilimpahkan kepada kepala manajer lainnya baik pekerjaan pokok maupun pekerjaan bantuan. Adapun struktur organisasi yang dimiliki dan dijalankan pada hotel pardede internasional diuraikan sebagai berikut :
2.3. Adapun uraian tugas masing-masing adalah sebagai berikut : a. General Manager 1) Menetapkan budget tahunan dari tiap-tiap departemen bersama-sama Chief Accounting, front office manager food and beverage manager,house keeper manager. 2) Mengikuti atau mengadakan rapat tahunan untuk melihat sejauh mana income yang diperoleh selama 1 bulan dan kendala-kendala apa yang dihadapi dan perlu ditangani secepatnya. 3) Bekerjasama dengan departemen-departemen yang ada untuk menigkatkan pendapatan hotel. 4) Menandatangani kas untuk bank pembayaran,pembelian barang dan kas bank penerimaan uang bersama-sama dengan chief accounting. 5) Mengambil keputusan dan kebijaksanaan sehubungan dengan rencana dan tujuan perusahaan yang telah ditetapkan. 6) Bertanggung jawab atas pelaksanaan pembinaan dan peningkatan mutu karyawan di unit kerja. b. Sekretaris atau Duty Manager 1) Melaksanakan tugas-tugas yang sangat prinsipil yang dibebankan General Manager.
2) Membantu general manager untuk mengambil tindakan kebijaksanaan buat tugas dan tanggungjawab para manager atau kebijaksanaan pengembangan SDM. 3) Melaksanakan tugas-tugas lain yang berhubungan dengan yang ditugaskan oleh general manajer. c. Chief Accounting 1) Menandatangani bukti kas bank penerimaan dan pengeluaran. 2) Menandatangani bon masuk barang-barang. 3) Memeriksa tugas-tugas yang dikerjakan bawahan. 4) Membuat laporan keuangan dan realisasi budget setiap akhir bulan. 5) Memberi pengarahan kepada kru yang terkait didalam hal meningkatkan disiplin dan kreativitas kerja sehingga tercapai tujuan yang ditetapkan. Chief accounting membawahi : General Cashier, Chief Store, Chief Internal Control, Ass.Accounting, Cashier, Control/ nite Auditor, Book Keeper. d. Front Office Manager 1) Bertanggung jawab atas kelancaran di front office department sebagai pusat kegiatan hotel.
2) Memonitor situasi pengisian kamar, situasi reservation yang sudah masuk. 3) Mencatat data, membuat statistic pengisian kamar. 4) Melaksanakan training secara terus menerus kepada kru dan mengatur schedule kerja kru. 5) Memonitor dan melaporkan hasil operasi front office setiap hari kepada Management Hotel. Front Office manager membawahi : Ass.Reception, reception, operator, bill captain, bill clerk, room boy. e. Food and Beverage Manager 1) Bertanggung jawab untuk merencanakan, mengorganisir, mengkoordinasikan semua kegiatan di food and beverage manager. 2) Mengadakan komunikasi, koordinasi dengan seluruh departemen yang ada. 3) Memonitor semua penjualan minuman dan makanan dalam hal pendapatan dan pengeluaran. 4) Menentukan cost and selling price dari makanan dan minuman. 5) Mengadakan renovasi-renovasi secara periodik dalam hal menu dan drink list.
6) Mengadakan evaluasi terhadap karyawan. Food and beverage manager membawahi : Supervisor B/R. Supervisor R/S, Supervisor Disco, Chief Cook/Kitchen, bartender, cook, waiter/s, cook help, dishwasher. f. House Keeper Manager 1) Bertanggung jawab atas segala masalah kebersihan dan kerusuhan yang ada di dalam hotel, dapat dilaporkan kepada general manager. 2) Membimbing, melatih, mengarahkan seluruh staff dan karyawan house keeping. 3) Mengadakan kerjasama yang baik dengan departemen-departemen lainnya untuk mencapai sasaran kerja yang efektif. 4) Membuat anggaran tahunan untuk mengatasi pengeluaran di house keeping. 5) Membuat daftar inventaris barang-barang di hotel. House keeper membawahi : Ass.House keeper, Supervisor room boy, supervisor linen, room boy/room maid, linen, houseman. g. Chief Maintenance 1) Bertanggung jawab kepada Koordinator teknik.
2) Merencanakan dan melaksanakan revisi ringan dan revisi besar mesinmesin. 3) Memeriksa langsung operasi mesin-mesin. 4) Menyusun laporan-laporan kerja setiap bagian. 5) Bertanggung jawab atas peralatan alat-alat dan lancarnya operasi mesin-mesin. Chief maintenance mambawahi : Supervisor otomat, supervisor electronic, Supervisor civil, tukang otomat, tukang elektronik, tukang civil. h. Chief Security 1) Bertanggung jawab atas segala kejadian-kejadian yang terjadi di lingkungan hotel. 2) Bertanggung jawab atas keamanan atau pengamanan personil, material,operasional dan situasi di lingkungan hotel. 3) Mengadakan koordinasi kerja dengan departemen-departemen lainnya guna menegakkan peraturan-peraturan yang dikeluarkan pimpinan. Chief Security membawahi : Security, pengawas, satpam,time keeper.