Jurnal Khusus (Special Journals) Definition Special Journals merupakan suatu journal akuntansi yang di rancang untuk mencatat satu jenis transaksi tertentu yang terjadi berulang-ulang. Atau merupakan suatu metode untuk mengikhtisarkan transaksi. Format dan dan banyaknya special journal yang dipakai oleh suatu perusahaan tergantung pada sifat atau keadaan usaha tersebut. Transaksi yang paling lazim terjadi pada perusahaan dan special journal yang dapat digunakan untuk mencatat transaksi tersebut adalah sebagai berikut: Transaction Description Special Journal Sale of merchandise on Di catat pada Sales Journal account Receipt of cash from any Di catat pada Cash Receipts Journal source Purchases of merchandise or Di catat pada Purchases Journal other items on account Payment of cash for any porpuse Di catat pada Cash Payments Journal Sedangkan untuk ayat-ayat yang tidak tertampung dalam special journals dapat digunakan general journal. adjusting and closing entries di catat pada general journal. Sales Journal Digunakan khusus untuk mencatat sales of merchandise on account, sedangkan untuk cash sales akan dicatat pada cash receipt journal. PT ABC merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang penjualan barang-barang makanan. Para customer yang telah membeli barang-barang makanan dari PT ABC selama bulan mei tersebut adalah sebagai berikut: Date Transaction Amount Customer Jenis Penjualan Invoice No Mei 02 PT Mekar Kredit 003 Rp 1.000 06 PT Mawar Kredit 004 5.000 18 PT Mekar Kredit 005 6.000 27 PT Wangi Kredit 006 4.500
Transaksi-transaksi di atas jika dicatat dalam sales journal atas terlihat seperti dibawah ini: Sales Journal Hal 10 Date Invoice No Account Debited P/R Account Rec. Sales (Cr) Mei 02 003 PT Mekar 1.000 06 004 PT Mawar 5.000 18 005 PT Mekar 6.000 27 006 PT Wangi 4.500 31 16.500 Prosedur dasar untuk memindahkan (mem-posting) sales journal ke ledger yaitu: Hasil penjumlahan untuk satu bulan dipindahkan (di-posting) ke perkiraan Account Receivable dan Sales pada general ledger. Setiap transaksi seperti debit sebesar Rp 6.000, PT Mekar juga harus dipindahkan (diposting) secara tersendiri ke perkiraan customer pada subsidiary ledger Account Receivable. Untuk mengetahui lebih jelas mengenai asal usul dari ayat-ayat yang dipindahkah (di-posting) ke subsidiary ledger, maka: Sumber ayat jurnal tersebut di beri tanda pada kolom Referensi Posting (P/R) dari setiap perkiraan dengan mencantumkan huruf S (Sales) dan nomor halaman dari setiap sales journal. Tanda tik ( ) dicantumkan pada kolom Referensi Posting (P/R) dalam sales journal seperti tertera dibawah ini. Account Receivable 112 Date Item P/R Mei 01 25.000 31 S10 16.500 41.500 Sales 411 Date Item P/R Mei 31 S10 16.500 16.500 Subsidiary Ledger - Account Receivable Nama : PT Mekar Date Item P/R Mei 01 15.000 02 S10 1.000 16.000 18 S10 6.000 22.000 Nama : PT Mawar Date Item P/R Mei 01 10.000 06 S10 5.000 15.000
Nama : PT Wangi Date Item P/R 27 S10 4.500 4.500 Cash Receipt Journal Digunakan khusus untuk mencatat cash yang diterima dari customer seperti cash sales dan penerimaan dari customers on acount. Jenis transaksi yang berkaitan dengan penerimaan cash dan seberapa sering hal itu terjadi menentukan judul-judul yang akan diberikan kepada kolom-kolom lainnya. Sumber penerimaan Cash yang sering terjadi berasal dari penagihan account payabe, maka pada cash receipt journal mempunyai kolom dengan judul account receivable, sedangkan sumber penerimaan Cash yang jarang terjadi di letakan di kolom dengan judul perkiraan lain. Selama bulan Mei tahun berjalan, ringkasan transaksi penerimaan cash yang sudah terjadi di PT ABC adalah sebagai berikut: In (000) Date Transaction Amount Mei 01 Pendapatan sewa 8.000 18 Penerimaan kas dari PT Mekar, untuk pelunasan account 15.000 payable 27 Penerimaan kas dari PT Mawar, untuk pelunasan account 7.000 payable 30 Penerimaan kas dari PT Mekar, untuk pelunasan account 6.000 payable Penjelasan: Jenis transaksi yang sering terjadi yaitu penerimaan cash dari customer untuk pelunasan Account Payable, maka dibuatkan satu kolom tersendiri dengan judul Account Receivable (Cr), sedangkan untuk transaksi rent revenue, jarang terjadi maka diletakan di sundry account. Transaksi-transaksi di atas jika dicatat dalam cash receipt journal atas terlihat seperti di bawah ini: Cash Receipt Journal Hal : 01 Account Cash Receivable (Cr) Date Account Credited P/R Sundry Account (Cr) Mei 01 Pendapatan sewa 411 8.000 8.000 18 PT Mekar 15.000 15.000 27 PT Mawar 7.000 7.000 30 PT Mekar 6.000 6.000 8.000 28.000 36.000 ( ) 112 111 Proses pemindahan (Posting) dari jurnal penerimaan kas ke buku besar umum dan ke buku besar pembantu pada prinsipnya sama yaitu: 1. Jumlah yang terdapat pada kolom Sundry Account (Credit) dipindahkan ke perkiraan yang sesuai pada buku besar umum.
2. Jumlah yang terdapat pada kolom Account Receivable (Credit) dipindahkan (Posting) satu per satu ke perkiraan pelanggan pada buku besar pembantu Account Receivable. 3. Jumlah pada kolom Cash (Debit) tidak diposkan sendiri-sendiri, tapi langsung diambil totalnya. Untuk mengetahui lebih jelas mengenai asal usul dari ayat-ayat yang dipindahkah (di posting) ke buku besar pembantu, maka: Sumber ayat jurnal tersebut di beri tanda pada kolom Referensi Posting (P/R) dari setiap perkiraan dengan mencantumkan huruf CR (Cash Receipts) dan nomor halaman dari setiap cash receipt journal. Tanda tik ( ) dicantumkan pada kolom Referensi Posting (P/R) dalam cash receipt journal seperti tertera dibawah ini. Buku Besar Cash 111 Date Item P/R Mei 01 awal 5.000 31 Jurnal penerimaan kas CR01 36.000 41.000 Account receivable 112 Date Item P/R Mei 01 awal 25.000 31 S10 16.500 41.500 31 JPK01 28.000 13.500 Rent Income 411 Date Item P/R Mei 31 JPK01 8.000 8.000 Buku Besar Pembantu Account Receivable Nama : PT Mekar Date Item P/R Mei 01 15.000 02 S10 1.000 16.000 18 S10 6.000 23.000 18 CR01 15.000 7.000 30 CR01 6.000 1.000 Nama : PT Mawar Date Item P/R Mei 01 10.000 06 S10 5.000 15.000 27 CR01 7.000 8.000
Pengendalian Account Receivable dan Buku Besar Pembantu Setelah semua pemindahan (Posting) dilakukan untuk bulan tersebut, maka hasil penjumlahan atas pada subsidiary ledger account receivable harus dibandingkan dengan saldo perkiraan pengendali account receivable pada general ledger. Jika kedua jumlah tersebut tidak sama, maka kesalahan yang menyebabkan perbedaan tersebut harus di cari dan dikoreksi. Untuk PT ABC hasil penjumlahan dari skedul account receivable sebesar Rp 39.500 sama dengan yang terdapat pada perkiraan pengendali piutang usaha per 31 Mei tahun berjalan, seperti yang tertera dibawah ini. Account Receivable (Pengendali), 31 Mei Rp 13.500 PT ABC Skedul Account Receivable 31 Mei xxxx PT Mekar Rp 1.000 PT Mawar 8.000 PT Wangi 4.500 Total Piutang Usaha 13.500 Purchases Journal Digunakan khusus untuk mencatat transaksi purchases on account. Untuk transaksi cash purchases akan dicatat pada Cash Payment Journal. Perancangan dari Purchases Journal pada prinsipnya sama dengan Cash Receipt Journal, Sales Journal yaitu judul kolom tertentu akan dibuat tergantung dari apakah transaksi itu sering terjadi atau tidak, Jika transaksi sering terjadi maka dibuatkan judul kolom tersendiri sedangkan untuk jenis transaksi yang jarang terjadi maka diletakan di judul kolom perkiraan lainnya. Selama bulan Mei tahun berjalan, ringkasan transaksi purchases on account yang sudah terjadi di PT ABC adalah sebagai berikut: In (000) Date Jenis Transaksi Nilai Mei 03 Pembelian barang dagang dari PT Kembang, kredit 7.000 09 Pembelian barang dagang dari PT Bunga, kredit 8.000 15 Pembelian barang dagang dari PT Abadi, kredit 9.000 28 Pembelian perlengkapan dari PT Kekal, kredit 2.500 Proses pemindahan (Posting) dari Purchases journal ke ledger pada prinsipnya sama dengan yang digunakan dalam memindahkan (Posting) sales journal dan cash receipt journal. Untuk mengetahui lebih jelas mengenai asal usul dari ayat-ayat yang dipindahkah (di posting) ke buku besar pembantu, maka: Sumber ayat jurnal tersebut di beri tanda pada kolom Referensi Posting (P/R) dari setiap perkiraan dengan mencantumkan huruf P (Purchases) dan nomor halaman dari setiap Purchases Journal. Tanda tik ( ) dicantumkan pada kolom Referensi Posting (P/R) dalam Purchases Journal seperti tertera dibawah ini.
Date Account Credited P/R Account Payable (Cr) Purchases Journal Hal : 02 Inventory Sundry Account P/R Amount Mei 03 PT Kembang 7.000 7.000 09 PT Bunga 8.000 8.000 15 PT Abadi 9.000 9.000 28 PT Kekal 2.500 Supplies 116 2.500 26.500 24.000 2.500 (211) 114 Buku Besar Inventory 114 Date Item P/R Mei 01 10.000 31 P02 24.000 34.000 Supplies 116 Date Item P/R Mei 01 1.500 31 P02 2.500 4.000 Account Payable 211 Date Item P/R Mei 01 awal 25.000 31 P02 26.500 51.500 Buku Besar Pembantu Account Payable Nama : PT Kembang Date Item P/R Mei 01 awal 5.000 03 P02 7.000 12.000 Nama : PT Bunga Date Item P/R Mei 01 awal 8.000 09 P02 8.000 16.000 Nama : PT Abadi Date Item P/R Mei 01 awal 7.000 15 P02 9.000 16.000
Nama : PT Kekal Date Item P/R Mei 01 awal 5.000 28 P02 2.500 7.500 Cash Payment Journal Digunakan khusus untuk mencatat transaksi cash payment, baik untuk payment to creditor, cash purchases atau the other payments. Perancangan dari cash payment journal pada prinsipnya sama dengan cash receipt journal, Sales journal dan purchases journal yaitu judul kolom tertentu akan dibuat tergantung dari apakah transaksi itu sering terjadi atau tidak, Jika transaksi sering terjadi maka dibuatkan judul kolom tersendiri sedangkan untuk jenis transaksi yang jarang terjadi maka diletakan di judul kolom perkiraan lainnya. In(000) Date Transaction Amount Mei 03 Pembayaran beban prasarana 1.000 07 Pembayaran hutang usaha, PT Kembang 8.000 12 Pembayaran hutang usaha, PT Bunga 7.000 27 Pembelian barang dagang, PT Bunga, tunai 5.000 30 Pembelian barang dagang, PT Abadi, tunai 3.000 Proses pemindahan (Posting) dari cash payment journal ke ledger pada prinsipnya sama dengan yang digunakan dalam memindahkan (Posting) Sales journal, cash receipt journal dan purchases journal. Untuk mengetahui lebih jelas mengenai asal usul dari ayat-ayat yang dipindahkah (di posting) ke subsidiary ledger, maka: Sumber ayat jurnal tersebut di beri tanda pada kolom Referensi Posting (P/R) dari setiap perkiraan dengan mencantumkan huruf CP (Cash Payment) dan nomor halaman dari setiap Cash Payment Journal. Tanda tik ( ) dicantumkan pada kolom Referensi Posting (P/R) dalam Cash Payment Journal seperti tertera dibawah ini. Date Check No Cash Payment Journal Hal : 05 Account Debited P/R Sundry Account Inventory Account Payable Mei 03 001 Beban prasarana 517 1.000 1.000 07 002 PT Kembang 8.000 8.000 12 003 PT Bunga 7.000 7.000 27 004 PT Bunga 5.000 5.000 30 005 PT Abadi 3.000 3.000 1.000 8.000 15.000 24.000 (117) (211) (111) Cash (Cr)
Buku Besar Cash 111 Date Item P/R Mei 01 awal 5.000 31 CR01 36.000 41.000 31 CP05 24.000 17.000 Inventory 117 Date Item P/R Mei 01 10.000 31 P02 24.000 34.000 31 CP05 8.000 42.000 Account Payable 211 Date Item P/R Mei 01 25.000 31 P02 26.500 51.500 31 CP05 15.000 36.500 Buku Besar Pembantu Account Payable Nama : PT Kembang Date Item P/R Mei 01 awal 5.000 03 P02 7.000 12.000 07 CP05 8.000 4.000 Nama : PT Bunga Date Item P/R Mei 01 awal 8.000 09 P02 8.000 16.000 12 CP05 7.000 9.000 Pengendalian Account Payble dan Buku Besar Pembantu Setelah semua pemindahan (Posting) dilakukan untuk bulan tersebut, hasil penjumlahan atas saldo-saldo buku besar pembantu account payable harus dibandingkan dengan saldo perkiraan pengendali account payable pada general ledger. Jika kedua jumlah tersebut tidak sama, maka kesalahannya harus di cari dan dikoreksi. dari masing-masing supplier dapat dirangkum pada suatu skedul.
Account Receivable Skedul Account Payable (Pengendali) 31 Mei, 31 Mei 36.500 PT Kembang 4.000 PT Bunga 9.000 PT Abadi 16.000 PT Kekal 7.500