BAB 2 GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN 2.1 Sejarah Perusahaan PT. Andini Sarana didirikan pada tanggal 31 Mei 1983 oleh Drg. John Takili dengan menempati sebuah garasi dengan beberapa mesin sederhana dan 6 orang karyawan. Pada permulaannya PT. Andini Sarana hanya memproduksi phantom head, kursi gigi manual dan dental unit yang terpisah, kemudian baru dikembangkan pembuatan full electric chairmounted unit dengan base Pantograph. Pada tahun 1987 PT. Andini Sarana bergabung dengan Mensa Group dan menempati workshop di daerah Rawasari. Kemudian pada tahun 1991 pindah lokasi dan hingga sekarang berada di Kawasan Industri Pulo Gadung, Jakarta, menempati lahan seluas 6.350 m 2 dan bangunan pabrik seluas 5.500 m 2. Dalam perkembangan selanjutnya, PT. Andini Sarana telah berkembang menjadi pabrik peralatan kesehatan gigi pertama di Indonesia yang modern dan memenuhi Standard Nasional Indonesia maupun Standard Internasional (SNI dan ISO TUV Cert.). Lebih dari 10.000 unit produksinya telah tersebar di seluruh pelosok Indoensia, baik di instansi pemerintah maupun swasta (rumah sakit, klinik, dan praktek pribadi). PT. Andini Sarana terus melakukan riset dan pengembangan terhadap produkproduk yang ditawarkan. Hal ini dilakukan terutama ditujukan sejalan dengan kebijakan pelayanan kesehatan gigi masyarakat yang dilaksanakan oleh Departemen Kesehatan mulai dari pelayanan di lapangan, puskesmas kelurahan/pedesaan, tingkat kecamatan
9 maupun di RS baik di tingkat kabupaten, kotamadya maupun propinsi demikian pula untuk keperluan pelayanan kesehatan gigi di lingkungan kesehatan TNI maupun Polri. Pengembangan peralatan untuk Fakultas Kedokteran Gigi maupun pendidikan perawat gigi telah disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing. Peralatan kesehatan gigi yang diproduksi dirancang sedemikian rupa sehingga hanya memerlukan perawatan sederhana maupun reparasi yang mudah. Sebagai produsen yang mementingkan kualitas produk yang dihasilkan, sejak semula PT. Andini Sarana mempunyai komitmen untuk menggunakan standard yang telah diakui baik di dalam negeri maupun internasional. Beberapa sertifikat jaminan kualitas yang sudah diterima oleh Andini antara lain: SII Standard Industri Indonesia (1989), SNI Standard Nasional Indonesia (1992), 2000 ISO 9002 1994 TUV Cert. (2000), ISO 9001 2000 TUV Cert. (2003), 2003 CE Mark (2003). 2.2 Struktur Organisasi Perusahaan dalam mencapai tujuannya harus mengkoordinasi seluruh kegiatan yang ada di dalamnya sehingga tercipta suatu kerja sama yang baik antara bagian yang satu dengan bagian lainnya. Oleh karena itu, diperlukan suatu struktur organisasi yang baik dimana para anggotanya dapat saling bekerja sama dalam melaksanakan aktivitas secara efektif dan efisien. PT. Andini Sarana memiliki bentuk struktur organisasi fungsional. Setiap bagianbagian mempertanggungjawabkan pekerjaannya kepada seorang atasan. Perintah atau instruksi dari pimpinan perusahaan mengalir secara linear, dari tingkat yang paling tinggi sampai paling rendah. Struktur organisasi PT. Andini Sarana dapat dilihat pada gambar berikut.
10 Direktur Utama Manager Produksi Manager Pemasaran Manager Keuangan Manager Personalia PPIC Pembelian Pembukuan Personalia Produksi Penjualan Bendahara Umum Quality Assurance Transportasi Litbang Sumber: Bagian Personalia PT. Andini Sarana, Tahun 2003 Gambar 2.1 Struktur Organisasi PT. Andini Sarana Perumusan kebijaksanaan dan rencana-rencana dilakukan oleh Direktur Utama. Tanggung jawab dan wewenang seorang Direktur Utama adalah: 1. Bertanggung jawab atas penentuan kebijaksanaan umum agar dapat dipakai sebagai dasar kegiatan perusahaan sesuai dengan tujuan dari perusahaan. 2. Berwenang atas pengangkatan dan pemberhentian manager. 3. Berwenang untuk meminta pertanggungjawaban dari manager. Dalam melaksanakan tugas sehari-hari, Direktur Utama juga dibantu oleh:
11 1. Manajer Personalia Manajer Personalia mempunyai tanggung jawab serta wewenang sebagai berikut: Bertanggung jawab atas pengaturan dan pelaksanaan masalah tata usaha personalia / kepegawaian dan pembayaran gaji / upah. Bertanggung jawab atas pencarian dan perekrutan tenaga kerja baru apabila sedang dibutuhkan. Bertanggung jawab atas penerimaan dan penempatan pegawai. Dalam melaksanakan tugasnya, Manajer Personalia ini membawahi 2 bagian, yaitu: Bagian Personalia Bagian Umum 2. Manajer Pemasaran Manajer pemasaran mempunyai tanggung jawab serta wewenang sebagai berikut: Bertanggung jawab atas pembelian bahan-bahan baku, bahan pembantu dan bahan-bahan lain yang berhubungan dengan produksi maupun tidak. Bertanggung jawab atas penjualan atau pemasaran dari hasil produksi. Bertanggung jawab atas penyimpanan barang di gedung dan pengiriman barang jadi kepada agen. Dalam melaksanakan tugasnya, Manajer Pemasaran ini membawahi 3 bagian, yaitu:
12 Bagian Pembelian Bagian Penjualan Bagian Gudang / Transportasi 3. Manajer Keuangan Manajer Keuangan mempunyai tanggung jawab serta wewenang sebagai berikut: Bertanggung jawab atas penyediaan dana untuk semua anggaran. Bertanggung jawab atas pembayaran utang kepada kreditur dan pembayaran utang. Bertanggung jawab atas penyusunan kalkulasi harga pokok produksi dan penyusunan anggaran pembelian barang-barang untuk keperluan produksi dan lainnya. Dalam melaksanakan tugasnya, Manajer Keuangan membawahi 2 bagian yaitu: Bagian Pembukuan Bagian Bendahara 4. Manajer Produksi dan Teknik Manajer Produksi mempunyai tanggung jawab serta wewenang sebagai berikut: Bertanggung jawab atas penyusunan rencana produksi untuk semua produk. Berwenang untuk melakukan perubahan-perubahan pada rencana produksi demi kelancara produksi.
13 Bertanggung jawab atas seluruh proses produksi perusahaan. Berwenang untuk merubah atau melakukan modifikasi pada proses produksi demi kelancaran produksi. Bertanggung jawab atas kualitas dari produk yang dihasilkan. Bertanggung jawab atas perawatan serta perbaikan mesin apabila diperlukan. Dalam melaksanakan tugasnya, Manajer Produksi membawahi 4 bagian, yaitu: Bagian PPIC Bagian Produksi Bagian Quality Assurance Bagian Litbang (Penelitian dan Pengembangan) 2.3 Produk Yang Dihasilkan PT. Andini Sarana memproduksi berbagai macam peralatan kedokteran gigi dan rumah sakit. Lima jenis produk yang menjadi produk utama dari PT. Andini Sarana antara lain. 1. Acura Aktuator 2. Acura Hidrolik 3. Solusi Aktuator 4. Solusi Hidrolik 5. Dexta Selain kelima produk diatas, PT. Andini Sarana juga memproduksi merek-merek Dental Chairmounted Unit lain seperti Familia, Osana, New Osana, Astica, dan juga memasarkan produk dental chairmounted unit yang diimpor dari negara lain seperti
14 Fimet yang diimpor dari Perancis. Namun untuk produk selain kelima produk diatas sebagian besar sudah tidak diproduksi dan tidak dipasarkan lagi karena permintaan pelanggan yang sedikit. Gambar dari produk-produk tersebut dapat dilihat pada lampiran. 2.4 Proses Produksi Sebagian besar proses produksi pada PT. Andini Sarana berupa proses peraktian. Untuk menghasilkan satu unit produk akhir dibutuhkan enam proses perakitan, yaitu: Proses perakitan produk akhir Proses perakitan komponen Arm Table Proses perakitan komponen Body Proses perakitan komponen Motor (Motor Hidrolik atau Aktuator tergantung pada produk akhir yang akan dibuat) Proses perakitan Pantograph Proses perakitan Water Container Proses perakitan produk akhir dilakukan bilamana terdapat pesanan produk akhir sedangkan proses perakitan komponen dilakukan untuk menjaga tingkat persediaan komponen. Kelima perakitan komponen dapat berjalan paralel, namun perakitan produk akhir baru dilakukan bisa bila kelima komponen sudah tersedia. Assembly Chart yang mengilustrasikan proses perakitan kelima produk akhir dapat dilihat pada lampiran. 2.5 Lantai Produksi Lantai Produksi dibagi menjadi 5 bagian yaitu: Bagian Sub-Assembly Arm Table : merakit komponen sub-assembly Arm Table.
15 Bagian Sub-Assembly Body: merakit komponen sub-assembly Body Bagian Sub-Assembly Pantograph: merakit komponen sub-assembly Pantograph, Bagian Sub-Assembly Motor: merakit komponen sub-assembly Motor Hidrolik atau Motor Aktuator Bagian Assembly: Merakit semua komponen produk menjadi produk jadi. Bagian Machining: Melakukan pemrosesan dengan menggunakan mesin pada material yang dibutuhkan oleh komponen, khusus untuk material yang diterima oleh pabrik dalam keadaan belum siap pakai. 2.6 Penanganan Pesanan Setiap awal tahun bagian Pemasaran membuat estimasi penjualan selama setahun ke depan. Estimasi ini akan terus dipantau setiap akhir bulannya dan kemudian dievaluasi dan direvisi bila diperlukan. Estimasi penjualan diberikan kepada bagian Produksi lalu diterjemahkan menjadi rencana produksi tahunan dan bulanan, rencana produksi inilah yang menjadi dasar utama kegiatan produksi pada PT. Andini Sarana. Setiap pesanan yang masuk dan telah disetujui oleh pihak pabrik dan pembeli akan diolah lebih lanjut. Bila produk yang akan dijual berada dalam kondisi stock-ready, maka produk tersebut dapat langsung dikirim ke pelanggan. Bila tidak, maka bagian pemasaran akan meneruskan pesanan tersebut kepada bagian produksi untuk kemudian diterjemahkan menjadi surat perintah kerja atau work order. Berdasarkan work order ini, produksi barang jadi akan dialihkan untuk difokuskan pada produk yang akan dijual. Untuk mengantisipasi kekurangan kapasitas, bagian Pemasaran dapat menawarkan pengiriman barang yang lebih lama hingga dua bulan kedepan
16 2.7 Pelanggan Beberapa perusahaan maupun individu yang menjadi pelanggan atau telah membeli produk PT. Andini Sarana antara lain: PT. Mitra Utama Sejahtera, PT. Bhakti Persada SP, PT. Multi Mega Service, Sejumlah Fakultas Kedokteran Gigi Universitas, dan Pembeli-pembeli individu. 2.8 Sistem Kerja Dalam melakukan kegiatan produksinya, PT. Andini Sarana menerapkan sistem kerja satu shift dengan jam kerja delapan jam efektif setiap hari selama hari Senin-Jumat dengan hari Sabtu dan Minggu adalah hari libur. Apabila diperlukan maka dapat dilakukan lembur sebanyak dua jam pada setiap hari kerja. Apabila terdapat hari libur nasional maka perusahaan akan menghentikan aktifitas perusahaannya. Tabel berikut menunjukkan jadwal jam kerja perusahaan. Tabel 2.1 Jadwal Jam Kerja Perusahaan Hari Jam Kerja Jam Istirahat Senin s/d Kamis 08.00 17.00 12.00 13.00 Jumat 08.00 17.30 11.30 13.00 2.9 Sistem Informasi Perusahaan Penerapan sistem informasi pada perusahaan masih terbatas, belum terdapat sistem informasi yang mengintegrasikan antar bagian dalam menjalankan proses bisnisnya sehari-hari.
17 Penggunaan komputer sudah dilakukan namun hanya terbatas untuk pembuatan laporan dan penyimpanan data. Media penghubung antar bagian dilakukan secara manual, yaitu dengan berbagai bentuk form yang ada, misalnya bagian pemasaran membuat form pemesanan barang yang berupa lembaran kertas untuk kemudian diserahkan kepada bagian produksi sebagai dasar untuk melakukan proses produksinya. Penggunaan aplikasi spreadsheet digunakan oleh bagian PPIC untuk memudahkan perhitungan dan penyimpanan data perhitungan tersebut. Berbagai form yang ada ini disimpan oleh bagian yang bersangkutan, diringkas secara berkala, dimasukkan ke komputer dan kemudian disimpan atau sebagian dicetak sebagai laporan.