PERANAN SEKREI'ARIS DALAM MENGATUR PERJALANAN DINAS PIMPINAN PADA PT BANK RAKYAT INDONESIA (PERSERO) Tbk KANTOR CABANG MEDAN PUTRI HIJAU TUGAS AKHIR Disusun Sebagai Salah Satu Syarat Menyelesaikan Pendidikan Diploma 3 Oleh: Suci Rahmayani NPM : 085301059 PROGRAM STUDI ADMINISTRASI BISNIS JURUSAN ADMINISTRASI POLITEKNIK MANDIRI BINA PRESTASI MEDAN 2011
KATA PENGANTAR Penulis memanjatkan puji dan syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa atas berkah dan rahmatnya yang selama ini telah memberikan kekuatan, kesehatan serta inspirasi sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini. Penulis menyelesaikan Tugas Akhir ini berdasarkan pengamatan langsung pada PT Bank Rakyat Indonesia (Persero) Tbk Kantor Cabang Medan Putri Hijau. Adapun maksud dari penyusunan Tugas Akhir ini adalah untuk persyaratan menyelesaikan program D3 Politeknik Mandiri Bina Prestasi Medan. Hasil dan hal-hal barn yang telah didapatkan penulis dari PT Bank Rakyat Indonesia (Persero) Tbk Kantor Cabang Medan Putri Hijau, merupakan dasar penulis membuat Tugas Akhir. Penulis menyadari bahwa masih banyak kekurangan dari penyusunan Tugas Ahir ini, karenanya dengan kerendahan hati penulis sangat mengharapkan masukan, kritik dan saran yang bersifat membangun. Akhir kata dari penulis, semoga Tugas Akhir ini bermanfaat bagi semua pihak demi kemajuan bersama. Medan, Agustus 2011 Penulis Suci Rahmayam NPM 085301050
UCAPAN TERIMA KASIH Dalam menyusun laporan Tugas Akhir ini, penulis mengucapkan terima kasih dan rasa hormat kepada: 1. Bapak Drs. Tenang Malem Tarigan, M.Si.Ak selaku Direktur Politeknik Wfandiri Bina Prestasi (MBP) Medan. 2. Ibu Afridayanti Surbakti S.E, selaku Ketua Program Studi Administrasi Bisnis dan sekaligus Dosen Pembimbing penulis dalam menyusun Laporan Tugas Akhir ini. 3. Bapak Kuswardono, sebagai Pimpinan PT Bank Rakyat Indonesia (Persero) Tbk Cabang Medan Putri Hijau. 4. Bapak dan Ibu Pengajar juga seluruh staf pegawai di Politeknik Mandiri Bina Prestasi (MBP) Medan. 5. Bapak Yanto dan Bapak Herry Husni, sebagai pembimbing Praktik Keda Lapangan (PKL) dibagian Kresun dan Kretap PT. Bank Rakyat Indonesia (Persero) Tbk Cabang Medan Putri Hijau. 6. Seluruh pegawai Kresun dan Kretap PT Bank Rakyat Indonesia (Persero) Tbk Cabang Medan Putri Hijau: Bapak Lubis, Bapak Ibnu, Ibu Mega, Kakak Puspita dan Kakak Eka yang telah banyak membantu dalam pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan (PKL). 7. Seluruh keluarga yang telah memberikan dorongan, semangat dan doa juga bantuan moril dan material yang tiada terhingga nilainya terutama Ibunda tercinta, yang telah banyak membantu kelancaran penulis dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini. 8. Semua rekan-rekan Mahasiswa di Politeknik Mandiri Bina Prestasi (MBP) khususnya dari kelas AB6A
ABSTRAK Perjalanan dinas adalah Perjalanan yang dilakukan oleh pimpinan dalam rangka melaksanakan tugas kedinasan, seperti undangan dari pimpinan pusat, penjajakan keda sama, dan seminar, maka sekretarislah yang mengurus perjalanan dinas pimpinan, adapun permasalahan yang tejadi pada. PT. Bank Rakyat Indonesia (Persero) Tbk Kantor Cabang Medan Putri Hijau sekretaris tidak menyediakan form daftar Perjalanan dinas, tetapi hanya mempersiapkan dokumen-dokumen perjalanan dinas. Tujuan penulisan Tugas Akhir ini adalah untuk mengetahui peranan sekretaris dalam mengatur perjalanan dinas pimpinan, penelitian ini dilaksanakan pada PT Bank Rakyat Indonesia (Persero) Tbk Kantor Cabang Medan Putri Hijau, jenis dan sumber data yang diperoleh melalui data sekunder dan teknik yang digunakan menggunakan teknik wawancara dan studi dokumentasi. Hasil dari penelitian adalah bahwa sekretaris sebagai tangan kanan pimpinan yang memiliki tugas mengatur perjalanan dinas pimpinan seperti transportasi, akomodasi dan dokumen Perjalanan dinas pimpinan mulsi dari keberangkatan sampai dengan kembali ke perusahaan. Kata kunci : Sekretaris, perjalanan dinas pimpinan
ABSTRACT. Itenerary is travel that doing by manager in duty of departement, such as invitation from central, fathom of join and presentation, so the secretary who one handle it. There's a problem at PT Bank Rakyat Indonesia (Persero) Tbk branch office of Medan puteri hijau is not available for list of itenerary, but only to prepare official travel documents. The purpose of Tugas Akhir is to know role of secretary in handle manager's itenerary, this research is doing at PT Bank Rakyat Indonesia (Persero) Tbk branch office of Medan Puteri huau, kind and source of data got fi-om sekunder and use interview and documentation technic. Results of peneliatian is that the secretary as a leader who has the right-hand trip leaders organize tasks such as transport, accommodation and off cial travel documents pimpirsn mulsi dsri departure to return to the company. Keyword : secretary, itenerary
DAFTAR ISI Halaman LEMBAR PENGESAHAN LEMBAR PENGUJI LEMBAR PERSEMBAHAN KATA PENGANTAR... UCAPAN TERIMA KASIH...... ABSTRAK...... DAFTAR ISI... i ii iii iv BAB 1 PENDAHULUAN...... 1 1.1. Latar Belakang...... 1 1.2. Perumusan Masalah... 3 1.3. Tujuan dan Manfaat Penelitian...... 3 1.3.1. Tujuan Penelitian...... 3 1.3.2. Manfaat Penelitian...... 4 BAB 2 LANDASAN TEORITIS... 5 2.1. Pengertian Sekretaris... 5 2.2. Ruang Lingkup Tugas-Tugas Sekretaris... 6 2.3. Peranan Sekretaris Dalam Menangani Perjalanan Dinas Pimpinan.... 7 2.3.1. Pengertian dan Macam-Macam Perjalanan Dinas... 7 2.3.2. Perencanaan Perjalanan Dinas Pimpinan... 9 BAB 3 METODE PENELITIAN... 13 3.1. Subjek dan Objek Penelitian...... 13 3.2. Jenis dan Sumber Data... 13 3.3. Teknik Pengumpulan Data... 13
BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN... 15 4.1. Gambaran Umum PT. BRI (Persero) Tbk Kanca MPH... 15 4.2. Uraian Tugas dan Tanggung Jawab PT. BRI (Persero) Tbk Kanca MPH... 16 4.3. Struktur Organisasi PT. BRI (Persero) TBk Kanca MPH... 23 4.4. Hasil... 25 4.4.1. Ruang Lingkup Tugas-Tugas Sekretaris Pada PT. BRI (Persero) Tbk Kanca MPH... 25 4.4.2. Perjalanan Sekretaris Dalam Menangani Perjalanan Dinas Pimpinan PT. BRI (Persero) Tbk Kanca MPH... 25 4.4.2.1.Macam-Macam Transportasi Perjalanan Dinas Pimpinan PT. BRI (Persero) Tbk Kanca MPH... 26 4.4.2.2.Perencanaan Perjalanan Dinas Pada PT. BRI (Persero) Tbk Kanca MPH... 27 4.5. Pembahasan... 28 BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN... 33 5.1. Simpulan... 33 5.2. Saran... 34 DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Dengan semakin pesatnya kemajuan dalam dunia bisnis, tugas-tugas seorang pimpinan semakin luas dan kompleks. Seorang pimpinan perusahaan memiliki berbagai macam tugas dan tanggungjawab dalam menjalankan tugas rutin jabatannya. Dengan demikian, tentunya pimpinan akan sangat membutuhkan bantuan seseorang untuk nielancarkan tugas tersebut. Tenaga bantuan yang dimaksud adalah tenaga bantuan seorang sekretaris yang mampu membantu pimpinan dalam menjalankan roda perusahaan, agar dapat dilaksanakan dengan baik dan lancar. Seorang sekretaris telah diberi kepercayaan oleh pimpinan untuk dapat menyelesaikan tugas-tugasnya sebagai sekretaris secara baik dan benar. Bila pelimpahan wewenang ini dapat dilaksanakan dengan baik, maka pimpinan dapat memusatkan konsentrasinya pada pengawasan dan perencanaan perusahaan. Pada dasarnya tugas sekretaris meliputi tugas rutin, tugas insidentil, dan juga tugas kreatif. Tugas rutin seorang sekretaris meliputi korespondensi, menerima tamu, menerima telepon, hingga kearsipan. Tugas insidentil meliputi mempersiapkan rapat, mengatur pertennuan pimpinan dengan relasi, mengurus pejalanan dinas, dan sebagainya. Sedangkan tugas kreatif sekretaris meliputi mengirimkan bunga atau Surat ucapan kepada rekan pimpinan, membuat kliping, dan sebagainya. Salah satu tugas sekretaris dalam melaksanakan instruksi adalah melakukan persiapan-persiapan perjalanan dinas pimpinan, karena perjalanan dinas merupakan salah satu aktivitas organisasi atau perusahaan yang sering dilakukan pimpinan. Agar perjalanan dinas dapat berjalan secara efektif dan efisien, maka perlu dilakukan penjadwalan dan pengaturan pada perjalanan dinas tersebut, sehingga pekerjaan
pimpinan tidak akan terbengkalai hanya karena kesalahan dalam menyusun jadwal atau tidak adanya jadwal yang digunakan sebagai acuan pelaksanaan perjalanan dinas. Oleh karena itu, seberapapun pentingnya suatu pekerjaan apabila tidak mampu menyusunnya dengan baik, maka hasilnya juga akan kurang memuaskan. Mengatur dan menyiapkan perjalanan dinas pimpinan meliputi, mempersiapkan segala sesuatu, mulai dari dokumen yang dibutuhkan pimpinan dalam perjalanannya, konfirmasi tiket dan hotel, pembuatan jadwal perjalanan, sampai segala sesuatu yang dapat menunjang keberhasilan dan kenyamanan PT Bank Rakyat Indonesia (persero) adalah suatu perusahaan perbankan yang sahamnya 30% dimiliki oleh pemerintah. Perusahaan milik pemerintah biasanya memiliki kegiatan yang beragam dan kompleks, termasuk menyelenggarakan perjalanan dinas pimpinan pada PT Bank Rakyat Indonesia (persero) Kantor Cabang Medan Putri Hijau. Pimpinan dibantu oleh seorang sekretaris dalam menjalankan tugas rutinnya. Sekretaris menjalankan segala tugas rutin pimpinan, termasuk menangani perjalanan dinas pimpinan. Adapun permasalahan yang terjadi ketika pimpinan melakukan perjalanan dinas pada PT Bank Rakyat Indonesia (Persero) Kantor Cabang Medan Putri Hijau, tidak menyediakan form daftar perjalanan dinas, sekretaris hanya mempersiapkan dokumen perjalanan dinas pimpinan seperti pemesanan tiket, mengurus visa, pasport dan mendampingi pimpinan saat melakukan perjalanan dinas. Dan permasalahan yang lain yang sering terjadi ketika melakukan perjalanan dinas pimpinan adalah sebelum melaksanakan perjalanan dinas, sekretaris tidak langsung membooking kamar hotel ditempat tujuan sehingga sampai dihotel tujuan sering sekali kamar hotel penuh dan banyak menghabiskan waktu untuk mencari penginapan lain.
Berdasarkan uraian di atas, akan diadakan penelitian mengenai tugas sekretaris dalam penyelenggaraan perjalanan dinas pimpinan. Oleh karena itu dipilih judul penelitian yaitu : Peranan Sekretaris dalam Mengatur Perjalanan Dinas Pimpinan Pada PT. Bank Rakyat Indonesia (persero) Kantor Cabang Medan Putri Hijau. 1.2 Perumusan Masalah Berdasarkan uraian pada latar belakang diatas maka rumusan masalah yang digunakan untuk kegiatan penelitian ini adalah: "Bagaimana Peranan Sekretaris Dalam Mengatur Perjalanan Pimpinan Pada PT Bank Rakyat Indonesia (Persero) Tbk Kantor Cabang Medan Putri Hijau"? 1.3 Tujuan dan Manfaat Penelitian Setiap kegiatan penelitian yang dilakukan pasti mempunyai tujuan dan manfaat yang diharapkan dapat tercapai seria bermanfaat bagi diri pribadi, peru-sahaan dan masyarakat luas. 1.3.1 Tujuan penelitian Adapun yang menjadi tujuan dalam penelitian ini adalah untuk mengetahui peranan sekretaris dalam mengatur perjalanan dinas pimpinan pada. PT Bank Rakyat Indonesia (Persero) Kantor Cabang Medan Putri Hijau. 1.3.2 Manfaat Penelitian 1. Bagi para pengambil keputusan di PT Bank Rakyat Indonesia (Persero) Kantor Cabang Medan Putri Hijau dalam hal meningkatkan selain kinerja sekretaris, selain itu dapat digunakan sebagai masukan dalam menyusun dan mengatur perjalanan dinas pimpinan 2. Bagi Politeknik MBP merupakan tambahan pengayaan Tugas Akhir untuk dapat digunakan dan dikembangkan. 3. Bagi penulis, dengan adanya penulisan Tugas Akhir ini dapat menambah pengetahuan terutama dibidang mengatur perjalanan dinas pimpinan.
4. Bagi penulis lain, dapat digunakan sebagai bahan referensi khususnya mengenai mengatur perjalanan dinas pimpinan.