PENDEKATAN ANALISIS KEBUTUHAN PELATIHAN (TRAINING NEEDS ASSESSMENT) PADA BADAN PENGAWAS PEMANFAATAN TEKNOLOGI NUKLIR Ahmad Ciptadi Syuryavin 1, Nanang Triagung EH 2 BAPETEN, Jl. Gajah Mada No.8, Jakarta, 10120 a.ciptadi@bapeten.go.id, n.triagung@bapeten.go.id ABSTRAK PENDEKATAN ANALISIS KEBUTUHAN PELATIHAN (TRAINING NEEDS ASSESSMENT) PADA BADAN PENGAWAS PEMANFAATAN TEKNOLOGI NUKLIR. Teknologi nuklir adalah teknologi yang membutuhkan kompetensi tertentu yang berbeda di banding teknologi lainnya. Kenyataan tersebut memunculkan kebutuhan akan badan pengawas pemanfaatan teknologi nuklir yang terpisah dari badan pengawas lain meskipun mengutamakan prinsip dan tujuan yang sama, yaitu keselamatan dan keamanan. Dalam rangka mencapai keselamatan dan keamanan pemanfaatan teknologi nuklir ini maka dibutuhkan juga suatu cara untuk menjaga dan meningkatkan kualitas kompetensi SDM badan pengawas. Makalah ini memberikan suatu pendekatan analisis kebutuhan pelatihan, atau lebih dikenal dengan Training Needs Assessment (TNA) dalam rangka menjaga dan meningkatkan kompetensi SDM badan pengawas pemanfaatan teknologi nuklir. Analisis kebutuhan pelatihan ini dibuat dengan mengacu dan melakukan studi literatur kepada standarstandar keselamatan IAEA, yaitu GS-R 1, GS-R 3, GS-G 1.1, GS-G 3.1, dan TECDOC 1254 IAEA. Dari standar-standar IAEA tersebut lalu dirumuskan suatu system analisis kebutuhan pelatihan untuk SDM badan pengawas. Dari hasil studi diperoleh kesimpulan bahwa untuk melakukan TNA dibutuhkan koordinasi penuh dari seluruh bagian organisasi badan pengawas. Kata kunci: kompetensi, badan pengawas, TNA. ABSTRACT TRAINING NEEDS ANALYSIS APPROACH FOR NUCLEAR TECHNOLOGY REGULATORY AGENCY. Nuclear technology is technology that requires a different specific competence in the appeal of other technologies. Although having the same purposes, nuclear safety and security, this fact raises the need for nuclear technology regulatory body which is separated from other regulatory bodies. In order to achieve safety and security of the utilizations of nuclear technology, the regulatory body needs to increase its human resources competencies. This paper provides an approach to training needs analysis, which is known as Training Needs Assessment (TNA). The TNA is composed with adopting IAEA safety standards namely GS-R 1, GS-R 3, GS-G 1.1, GS-G 3.1, and TECDOC 1254. From the result, we can conclude that in order to conduct TNA, we need full coordination from all organization part of regulatory body. Keywords: competency, regulatory body, TNA. 1. PENDAHULUAN Teknologi nuklir adalah teknologi spesifik maju dan memerlukan kompetensi spesifik tertentu yang dalam pelaksanaannya mengutamakan keselamatan dan keamanan bagi pekerja, masyarakat dan juga lingkungannya. Dalam rangka keselamatan dan keamanan pemanfaatan teknologi nuklir tersebut maka dibentuklah badan pengawas. Untuk mendukung pelaksanaan standar keselamatan IAEA dan memastikan kompetensi maka dalam setiap badan pengawas pemanfaatan tenaga nuklir perlu memiliki proses Analisis Kebutuhan Pelatihan (Training Needs Assessment) yang telah ditetapkan dan dilaksanakan dengan baik. TNA tersebut harus memiliki pendekatan sistematis dan prosedur bertahap. 2. METODOLOGI Metodologi yang digunakan dalam merumuskan TNA di sini adalah melakukan studi literatur yang berasal dari standar-standar keselamatan IAEA dan Ahmad Ciptadi dkk 63 Sekolah Tinggi Teknologi Nuklir-BATAN
ditujukan untuk fungsi, oleh karena itu berlaku untuk setiap pengawas. Analisis ini mendukung Modul III, bagian I dari pedoman IRRS. 3. HASIL DAN PEMBAHASAN GS-R-1 adalah salah satu syarat keselamatan pertama dalam Seri Standar Keselamatan IAEA, dan termasuk dalam persyaratan keseluruhan untuk staffing dan pelatihan badan pengawas (paragraf 4.6-4.8). GS-R-3 meliputi hal-hal yang berhubungan dengan SDM. Persyaratannya adalah bahwa manajemen senior harus menentukan jumlah SDM yang dibutuhkan dan harus menyediakan SDM untuk melaksanakan kegiatan organisasi (paragraf 4.1) dan persyaratan kompetensi individu untuk semua level (paragraf 4.3). GS-G-3.1 memberikan pedoman yang sangat baik untuk organisasi dalam kaitannya dengan manajemen SDM (paragraf 2.25) dan pelatihan (paragraf 4.4). Ide utamanya adalah untuk: Mengatur pengetahuan organisasi untuk pengambilan keputusan, baik internal maupun eksternal. Mendefinisikan kebutuhan kompetensi dan memastikan bahwa kompetensi tersebut tersedia Merencanakan dan menerapkan pelatihan yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan akan kompetensi baik saat ini maupun untuk masa depan. GS-G-1.1 menyediakan pedoman untuk pelatihan staf badan pengawas, termasuk kebutuhan pelatihan. Di sini dikatakan bahwa segera setelah rekrutmen, tiap anggota staf harus diberikan rencana pelatihan, termasuk pelatihan penyegaran kembali secara periodik. Rencana tersebut harus merinci sifat/jenis pelatihan yang dibutuhkan, waktu, urutan, dan dimana pelatihan dapat diperoleh, serta tingkat kompetensi yang akan dicapai. TECDOC 1254 IAEA menyediakan kerangka kompetensi yang detil dan sistematis untuk badan pengawas, menggambarkan beberapa contoh, dan pengaturan kompetensi yang dibutuhkan dalam model 4 kuadran. Dari standar-standar keselamatan tersebut, ada dua hal penting yang sangat dibutuhkan dalam membangun suatu sistem TNA yang baik yaitu: Perencanaan Kebutuhan Staff ke Depan Manajemen yang tepat dalam perekrutan dan pelatihan memerlukan analisis awal kebutuhan masa SEMINAR NASIONAL depan badan pengawas, dalam hal kompetensi, pengetahuan, keterampilan, dan sikap. Ini harus mencakup pemeriksaan yang khusus tentang struktur organisasi, dan pertimbangan apakah itu cocok untuk tugas-tugas di masa depan. Analisis ini harus memperhitungkan pemindahan staf, restrukturisasi dan kebutuhan untuk pemindahan tanggung jawab. Hasilnya lalu dapat digunakan sebagai gambaran untuk perekrutan dan promosi di masa depan. Dengan mempertimbangkan tugas masa depan dan penggunaan terbaik dari sumber daya yang tersedia, badan pengawas harus memeriksa secara kritis topik-topik mana yang harus disimpan 'in-house' sebagai kegiatan inti, dan yang mungkin didelegasikan ke otoritas lainnya, atau sebagai area untuk -mandiri pemegang ijin, di bawah pengaturan jaminan kualitas yang sesuai. Pendekatan yang sering digunakan adalah memakai pegawai outsourcing dari badan independen eksternal yang menyediakan bantuan sebagai TSO kepada badan. Pada kasus ini, badan pengawas harus menyediakan sejumlah kualifikasi staf tertentu, memantau dan mengevaluasi pekerjaan TSO tersebut. Sebagai bagian dari proses perencanaan, badan pengawas perlu mempertimbangkan keterampilan apa saja yang dapat diselesaikan dengan lebih baik dengan menggunakan SDM eksternal, seperti TSO atau konsultan, dibandingkan dengan perekrutan dan pelatihan staf internal. Seleksi dan Rekrutmen Sebagian besar badan pengawas memiliki kebijakan untuk rekrutmen dan seleksi, baik tertulis atau tidak. Umur dan pengalaman staf bervariasi, tetapi kebanyakan pekerjaan memerlukan kualifikasi dalam beberapa spesialisasi teknis tertentu. TECDOC 1254, paragraf 3.4 menjelaskan daftar spesialisasi-spesialisasi khusus. Dokumen-dokumen IAEA yang terdaftar pada bagian pendahuluan tidak memberikan rekomendasi khusus mengenai kualifikasi masuk dan pengalaman untuk merekrut badan pengawas. Tiap negara anggota boleh membuat kebijakan tergantung kondisi bangsanya, seperti tingkat gaji dan pelatihan yang dibutuhkan untuk mencapai staf berkualitas tinggi. Harus ada proses rekrutmen yang sistematis, yang dapat dilakukan meliputi berbagai cara seperti rekrutmen melalui universitas dan institut teknik, komunitas teknis dan publikasi mereka, iklan lowongan umum dan sarana-sarana yang sesuai lainnya. Evaluasi pelamar dapat dilakukan dengan uji bakat, uji kepribadian, dan pengujian kemampuan dan keterampilan khusus disesuaikan dengan jenis lowongannya. Sekolah Tinggi Teknologi Nuklir-BATAN 64 Ahmad Ciptadi dkk
Terlepas dari sumber daya anggota staf baru, beberapa pelatihan akan diperlukan untuk memperkenalkan mereka kepada organisasi dan mempersiapkan mereka untuk memperkirakan peran mereka dalam organisasi. Sebagai tambahan lagi, program pelatihan yang berkesinambungan untuk personil pada semua level dalam organisasi dibutuhkan untuk menjaga dan memastikan perbaikan kompetensi mereka secara kontinyu. TNA untuk Badan Pengawas Sangat penting bagi badan pengawas untuk menerapkan pendekatan yang sistematis dalam mengidentifikasi kompetensi kondisi saat ini dan yang diinginkan, menentukan gapnya, dan merancang serta menerapkan program pelatihan untuk mencapai kompetensi yang diinginkan. TNA membutuhkan tenaga kerja yang luas dalam hal sumber daya dan waktu. Ini dapat digunakan untuk mengembangkan atau memfokuskan kembali program pelatihan yang sudah ada dalam menentukan kompetensi yang diharapkan. Untuk melakukan TNA, harus dimulai dengan misi dan fungsi organisasi. Informasi ini harus didokumentasikan seperti yang dipersyaratkan dalam GS-R-3, Sistem Manajemen untuk Fasilitas dan Aktivitas, Bab 2.8 yang menyatakan: Dokumentasi sistem manajemen harus mencakup hal-hal berikut: Pernyataan kebijakan organisasi Deskripsi struktur organisasi Deskripsi tanggung jawab fungsional, akuntabilitas, tingkat kewenangan dan interaksi dari pengaturan, pelaksanaan dan pengkajian kerja. Deskripsi proses dan informasi pendukung yang menjelaskan bagaimana pekerjaan dipersiapkan, direview, dilakukan, dikaji dan diperbaiki. Tiap orang dalam badan pengawas harus memahami fungsi dan sistem manajemen organisasi. Dalam GS-R-1 dan GS-G-1.1 fungsi juga diidentifikasi sebagai berikut: Fungsi utama badan pengawas Perijinan Review dan pengkajian Inspeksi dan penegakan hukum Pengembangan peraturan dan pedoman Fungsi tambahan Riset dan pengembangan Persiapan Kedaruratan Kerjasama internasional Badan pengawas biasanya dibagi ke dalam sejumlah unit kerja. Tergantung dari unit tersebut, dapat saja berwenang pada salah satu fungsi. Fungsi unit mengarah pada tugas-tugas terkait yang dibutuhkan untuk memenuhi tanggung jawabnya. Tiap tugas memerlukan kompetensi tertentu dalam hal pengetahuan, keterampilan, dan sikap (KSA). Dalam Tabel IV dan V, TECDOC-1254 mengidentifikasi kompetensi-kompetensi spesifik yang dibutuhkan untuk tiap fungsi dalam model kuadran. Dalam hal ini, manajemen unit mengidentifikasi gap-gap pada kompetensi yang ada dan KSA yang terkait, yang dapat diperbaiki oleh rekrutmen, pelatihan, atau outsourcing. Proses TNA Manajemen badan pengawas harus menentukan kompetensi dan KSA apa yang dibutuhkan untuk tiap posisi staf. TECDOC-1254 menyediakan pedoman untuk perencanaan pelatihan berbagai macam staf yang dibutuhkan badan pengawas. TECDOC 1254 mengatur kompetensi dalam struktur kuadran seperti ditunjukkan pada Tabel 1. Tabel 1. Model Kuadran Kompetensi 4. Kompetensi keefektifan personal dan interpersonal Pemikiran analitis, penyelesaian masalah, dan pengambilan keputusan Keefektifan personal Komunikasi Kerja tim Manajemen 3. Kompetensi praktek/penerapan Teknik analitis berfokus keselamatan Teknik inspeksi Teknik audit Teknik investigasi 1. Kompetensi dasar hukum dan proses Dasar hukum Proses-proses Dokumen pedoman Dokumen ijin dan perijinan Proses penegakan hukum 2. Kompetensi disiplin teknis Teknologi dasar Teknologi terapan Teknologi spesialisasi Analisis kompetensi yang dibutuhkan dan yang ada di organisasi adalah tanggung jawab manajemen. Koordinator Pelatihan (KP) harus ditunjuk, untuk mengkoordinasikan proses pembandingan antara kompetensi yang ada dengan kompetensi yang diperlukan untuk mengidentifikasi gap kompetensi dalam KSA staf. Berdasarkan informasi yang berkembang melalui kerjasama dan koordinasi dengan manajemen organisasi, KP mengkuantifikasi Ahmad Ciptadi dkk 65 Sekolah Tinggi Teknologi Nuklir-BATAN
jumlah orang yang terkait pada tiap gap dan mengembangkan tabel kebutuhan staf. Sebelum melaksanakan suatu proses TNA, ada beberapa tindakan persiapan yang harus dilakukan, yaitu: 1. KP harus: Merencanakan TNA Mempersiapkan manajemen dan staf dalam melaksanakan TNA Mengorganisir dan memantau penerapan tiap langkah dalam Analisis Gap Menggunakan hasilnya untuk menghitung jumlah staf berdasarkan tiap gap Mempertimbangkan bagaimana mengisi gap-gap dengan cara rekrutmen, pelatihan, dan outsourcing Melaporkan hasil analisis dan merekomendasikan sarana untuk mengisi gap kepada manajemen Untuk gap yang harus diisi dengan pelatihan, kembangkan program pelatihan dengan berkonsultasi dengan manajemen dan staf lain Memantau pelaksanaan program pelatihan Evaluasi hasil pelatihan Gagas tindakan pelatihan ke depan untuk memastikan kompetensi dalam jangka pendek, menengah, dan panjang 2. KP harus belajar mengenai perumusan TNA dan TECDOC 1254 serta benar-benar memahami prosedur TNA. 3. KP harus melaksanakan rapat untuk mempersiapkan manajer dan staf mengenai prosedur TNA, menjelaskan arti kuisionerkuisioner dan bagaimana menggunakannya. 4. Dengan tuntunan dari KP, tiap unit dalam badan pengawas harus melaksanakan kajian mandiri mengenai kebutuhannya, berdasarkan deskripsi fungsi unitnya. Tahapan-tahapan pelaksanaan TNA adalah sebagai berikut: Tahap 1: Menentukan Fungsi Pengawasan Tiap Unit dan Kompetensi yang Dibutuhkan Mandat organisasi harus memperhitungkan kebutuhan saat ini sama dengan aspirasi masa depan organisasi. Daftar unit-unit harus dihadirkan dengan fungsinya bahkan walaupun unit tersebut belum ada. Semua kebutuhan yang belum ada harus diperhitungkan untuk pengembangan program pelatihan. Untuk melaksanakan tahap berikutnya, informasi tentang fungsi tiap unit harus tersedia dalam dokumentasi sistem manajemen. Mengidentifikasi kompetensi yang dibutuhkan dan SEMINAR NASIONAL relevan pada unit tersebut. Tabel IV dan V TECDOC 1254 menyediakan korelasi fungsi dengan kompetensi yang mampu diaplikasikan untuk tiap fungsi. Tabel-tabel ini dapat digunakan untuk menuntun identifikasi kompetensi yang penting pada suatu unit tergantung dari fokus fungsi yang dipenuhinya. Tahap 2: Menentukan Tugas-Tugas Terkait Fungsi Pengawasan Gambarkan tugas-tugas yang akan dibutuhkan untuk melaksanakan fungsi tiap unit. Tabel I dan II dari TECDOC 1254 menyediakan contoh tugas-tugas untuk fungsi utama dan sekunder. Tahap 3: Menentukan Tingkat KSA yang diperlukan untuk melaksanakan fungsi Untuk tiap unit, supervisor/manajer unit harus menentukan tingkat KSA yang dibutuhkan untuk setiap posisi (rendah, medium, tinggi). Pekerjaan ini membutuhkan banyak waktu yang akan lebih baik jika dikerjakan secara tim. TECDOC 1254 menyediakan kumpulan KSA yang terkait pada tiap kompetensi dalam empat kuadran. TECDOC 1254 juga memberikan contoh kuisioner yang dapat digunakan untuk menentukan tingkat KSA yang dibutuhkan untuk melaksanakan fungsi. Di sini juga diterangkan definisi tinggi, medium dan rendah untuk tiap kompetensi. Tahap 4: Melakukan Pengkajian Mandiri dari Kompetensi yang Ada Untuk tiap KSA yang teridentifikasi anggota staf tiap unit harus mengkaji tingkatannya (Tinggi (T), Medium (M), Rendah (R)), tanpa harus tahu tingkat yang dibutuhkan, untuk menghindari prasangka. Hal ini dapat dilakukan dengan menggunakan kuisioner. Pada akhir proses tahap ini kita akan memiliki semua data KSA yang dibutuhkan dan KSA yang ada, sehingga kita dapat mengkaji gap diantaranya. Kuisioner juga dapat digunakan untuk melakukan analisis gap. Tahap 5: Menentukan gap kompetensi Koordinator Pelatihan dan manajer unit akan menganalisa gap di tiap unit, menentukan berapa banyak yang termasuk didalamnya. Lalu dibuat peta gap untuk keseluruhan organisasi. Tahap 6: Membuat skala prioritas gap dan menempatkan SDM yang tepat untuk mengisi gap tersebut Koordinator Pelatihan dan pihak manajemen harus membuat prioritisasi untuk tiap gap berdasarkan pentingnya terhadap fungsi dan menempatkan sumber daya untuk mengisi gap tersebut baik dengan cara rekrutmen, pelatihan atau Sekolah Tinggi Teknologi Nuklir-BATAN 66 Ahmad Ciptadi dkk
outsourcing. Tahap 7: Mengulangi proses TNA sesuai keperluan Dalam lingkungan organisasi pasti terjadi pengulangan proses TNA, baik untuk keseluruhan organisasi maupun bagian tertentu dari organisasi yang membutuhkan TNA. Akan tetapi sangat disarankan untuk mengulangi proses TNA keseluruhan secara periodik untuk mengkaji keefektifan program pelatihan, mendesain siklus pelatihan baru, dan untuk melakukan perbaikan yang kontinyu. 4. KESIMPULAN 1 TNA merupakan cara yang efektif dalam menjaga dan meningkatkan kualitas kompetensi SDM badan pengawas 2 TNA adalah proses yang membutuhkan peran serta seluruh bagian dari organisasi (baik badan pengawas ataupun bukan) 3 Dalam melaksanakan fungsinya, TNA merupakan proses yang dilaksanakan secara kontinyu dan berulang selama masa hidup sebuah organisasi. 5. DAFTAR PUSTAKA 1 IAEA Safety Requirements GS-R-1, Legal and Governmental Infrastructure for Nuclear, Radiation, Radioactive Waste and Transport Safety. 2 IAEA Safety Requirements GS-R-3, Management System for Facilities and Activities. 3 IAEA Safety Guide GS-G-3.1, Application of the Management System for Facilities and Activities. 4 IAEA Safety Guide GS-G-1.1, Organisation and Staffing of the Regulatory Body for Nuclear Facilities. 5 IAEA-TECDOC-1254, Training and staff of the regulatory body for nuclear facilities: A competency framework. 6. LAMPIRAN Sistem manajemen Penyelia dan Manajer Fungsi tiap unit Tugas tiap unit NS-R-3, NS-R-1, NS-G-1.1 TECDOC 1254 Manajemenmengidentifikasi kompetensi dan KSA yang dibutuhkan Manajemenmengidentifikasi kompetensi dan KSA yang tersedia Staf-kajian mandiri kompetensi dan KSA yang tersedia Fungsi Manajemen, KP dan/atau staf mengkonsolidasikan hasil kajian Kajian gap=dibutuhkan-tersedia Rekrutmen Analisis dan prioritisasi Outsourcing Pelatihan staf yang tersedia Kajian periodic dari pelaksanaan Gambar 1. Proses TNA Ahmad Ciptadi dkk 67 Sekolah Tinggi Teknologi Nuklir-BATAN