Penilaian Kapasitas Organisasi

Transkripsi

1 Penilaian Kapasitas Organisasi Lembar Penilaian Nama Organisasi: Alamat: Visi dan Misi: Aktivitas Utama: Tanggal Penilaian: Penilai: Skala Pemeringkatan 0 Tidak dapat diterapkan atau tidak tersedia cukup informasi 1 Perlu perhatian segera/prioritas 2 Perlu perbaikan mendasar/menyeluruh 3 Perlu banyak perbaikan 4 Perlu perbaikan pada beberapa aspek 5 Dapat diterima dengan beberapa perbaikan 6 Dapat diterima, perlu dipertahankan Page 1 of 10

2 1. Kepengurusan A. TATA KELOLA a) Pengurus memberikan arah kebijakan dan pengawasan secara menyeluruh b) Pengurus memiliki dan melaksanakan mekanisme akuntabilitas c) Pengurus mampu melaksanakan peran kunci (formulasi rencana strategis dan kebijakan, penggalangan dana, arah pengembangan organisasi & program, monitoring dan audit, pengembangan jejaring) d) Pengurus mewakili pemangku kepentingan kunci dan menjalankan kepengurusan secara penuh e) Pengurus secara rutin mengundang/mencari masukan dari pemangku kepentingan f) Pengurus memiliki mekanisme perekrutan, penggantian, dan pengisian anggota sesuai prinsip tata kelola yang baik 2. Misi/Tujuan a) Organisasi memiliki misi/tujuan yang jelas b) Misi/tujuan organisasi dimengerti semua pemangku kepentingan c) Strategi organisasi sesuai dengan misi/tujuan d) Strategi memiliki sasaran dan cara mencapai yang jelas e) Rencana implementasi/program/proyek dikembangkan bersama antara pimpinan dan staf manajemen serta pemangku kepentingan yang relevan 3. Status Hukum a) Organisasi terdaftar sesuai peraturan yang berlaku b) Organisasi melaksanakan kegiatan sesuai dengan peraturan yang berlaku 4. Pemangku Kepentingan (Stakeholders) a) Organisasi berkomunikasi secara rutin dengan pemangku kepentingan b) Pemangku kepentingan mendapatkan manfaat nyata dari kegiatan organisasi c) Aspirasi pemangku kepentingan diintegrasikan dalam proses perencanaan d) Pemangku kepentingan terliabt dalam proses monitoring dan evaluasi 5. Kepemimpinan a) Pengurus dan pimpinan manajemen selaku pimpinan memahami tugas dan tanggung jawab mereka b) Pimpinan organisasi mendorong dan memperkuat keterlibatan staf dan pemangku kepentingan dalam pengambilan keputusan c) Pimpinan akuntabel pada pemangku kepentingan d) Pimpinan dapat diakses/dihubungi oleh pemangku kepentingan Page 2 of 10

3 1. Struktur & Budaya Organisasi B. PRAKTEK MANAJEMEN a) Organisasi memiliki struktur organisasi dengan otoritas dan tanggung jawab yang didefinisikan dengan jelas b) Manajemen melaksanakan monitoring dan evaluasi serta audit secara rutin c) Sistem untuk menilai kinerja organisasi dan pencapaian misi/tujuan dilaksanakan secara konsisten d) Manajemen memiliki sistem untuk memastikan keterlibatan semua staf dalam pengambilan keputusan secara proporsional e) Organisasi memiliki kebijakan dan prosedur untuk melaksanakan akuntabilitas pada pmangku kepentingan 2. Perencanaan a) Masukan dari pemangku kepentingan yang relevan dipertimbangkan dalam proses perencanaan b) Rencana kerja/tahunan dikembangkan dengan mengacu pada rencana strategis c) Rencana kerja/tahunan diperbaharui secara rutin d) Sumber daya direncanakan dan dipergunakan sesuai rencana e) Rencana kerja memiliki fleksibilitas untuk disesuaikan dengan hasil/temuan proses monitoring 3. Personil a) Organisasi memiliki deskripsi dan kualifikasi pekerjaan sebagai dasar proses seleksi dan rekruitmen b) Organisasi memiliki SOP personalia yang jelas sesuai dengan peraturan c) SOP personalia direview dan diperbaharui secara rutin d) Indikator kinerja untuk setiap staf dirumuskan dengan jelas dan diketahui staf e) Organisasi memiliki sistem manajemen data karyawan yang diperbaharui setiap tahun f) Manajemen memiliki jenjang karir dan rencana pensiun sesuai peraturan g) Manajemen memiliki rencana regenerasi staf 4. Pengembangan Program a) Staff dan pemangku kepentingan terlibat dalam desain, implementasi, monitoring dan evaluasi program b) Program dilengkapi mekanisme dan format monitoring, evaluasi, dan pelaporan c) Program dimodifikasi/dikembangkan sesuai hasil monitoring, evaluasi, dan pelaporan 5. Prosedur Administratif a) Organisasi memiliki SOP administratif b) SOP administratif dilaksanakan secara konsisten Page 3 of 10

4 c) SOP administratif secara rutin ditinjau dan diperbaharui 6. Manajemen Resiko a) Organisasi memiliki sistem untuk meminimalisir penyimpangan b) Audit atas asset dan program dilaksanakan rutin c) Laporan audit eksternal mencakup review praktek manajemen d) Rekomendasi dalam laporan audit dilaksanakan secara konsisten 7. Sistem Informasi a) Organisasi memiliki sistem untuk mengumpulkan dan menganalisa data dan informasi dari lapangan/program b) Tersedia tenaga terlatih untuk mengelola sistem informasi c) Tersedia mekanisme untuk memberikan umpan balik, pembelajran, dan perbaikan kepada manajemen dan organisasi 8. Pelaporan Program a) Organisasi membuat laporan yang diperlukan sesuai dengan standar b) Organisasi secara rutin mempersiapkan laporan kegiatan c) Organisasi secara rutin mempersiapkan laporan evaluasi d) Organisasi mempublikasikan dan mendiseminasi laporan program tahunan kepada pemangku kepentingan e) Format laporan disesuaikan dengan kebutuhan pemangku kepentingan 1. Pengembangan SDM C. SUMBER DAYA MANUSIA (SDM) a) Organisasi memiliki rencana pengembangan SDM b) Pelatihan staf didasarkan pada kapasitas, kebutuhan, dan tujuan strategis c) Kompetensi yang dikembangkan dalam pelatihan diberi ruang untuk berkembang dan diimplementasikan dalam lingkungan kerja d) Penilaian kinerja didasarkan pada kinerja dan output yang terukur e) Promosi didasarkan pada pencapaian kinerja dan output yang terukur 2. Manajemen SDM a) Deskripsi pekerjaan didokumentasikan dan diperbaharui secara rutin b) Deskripsi pekerjaan dijadikan acuan penugasan staf c) Terdapat keterkaitan yang jelas antara kapasitas staf dan misi/tujuan organisasi d) Kebijakan dan perhitungan upah secara jelas dirumuskan dan nilainya kompetitif e) Kebijakan fasilitas staf didokumentasikan dan diimplementasikan f) Organisasi mengikuti peratuan pajak dan hubungan industrial yang berlaku g) Supervisi dilaksanakan secara rutin h) Prosedur penanganan konflik dan keluhan tersedia dan efektif Page 4 of 10

5 i) Kebijakan kesehatan dan keselamatan tersedia dan efektif 3. Pengorganisasian Pekerjaan a) Pertemuan staf dilaksanakan secara rutin b) Staf berpartisipasi dalam keputusan manajemen c) Kerja tim (teamwork) diprioritaskan dan didorong d) Informasi dibagi secara bebas kepada seluruh staf e) Staf didorong untuk mengambil inisiatif 4. Keberagaman a) Keberagaman komunitas direfleksikan dalam komposisi staf 1. Akunting D. PENGELOLAAN KEUANGAN a) Organisasi memiliki SOP keuangan b) Organisasi memiliki kode akun (chart of account) 2. Budjeting a) Proses budjeting terintegrasi dalam proses perencanaan tahunan b) Unit keuangan bertanggung jawab untuk persiapan dan pelaksanaan budjet tahunan yang ada c) Organisasi memiliki proyeksi keuangan tahunan d) Budjet tahunan diimplementasikan secara konsisten e) Budjet dikontrol secara terus menerus a) Audit eksternal dilaksanakan secara rutin b) Terdapat mekanisme kontrol pengeluaran unit-unit 3. Pelaporan Keuangan a) Laporan keuangan tahunan dipersiapkan oleh KAP b) Laporan mencakup neraca (balance sheet) c) Laporan dilengkapi lampiran-lampiran d) Laporan direview oleh pengurus e) Laporan digunakan untuk evaluasi dan perencanaan organisasi f) Laporan keuangan tahunan dipublikasikan dan disebarluaskan 4. Diversifikasi Sumber Dana a) Organisasi memiliki beberapa sumber dana b) Organisasi memiliki rencana peningkatan pendapatan c) Organisasi memiliki kemampuan untuk ikut tender d) Organisasi memiliki kemampuan bekerja dengan beberapa sumber dana Page 5 of 10

6 1. Kompetensi E. PELAYANAN a) Organisasi memiliki kompetensi yang relevan dengan misi/tujuan b) Kompetensi dikenali dan dimanfaatkan oleh pemangku kepentingan c) Organisasi memiliki mekanisme pengembangan kompetensi sesuai kebutuhan pemangku kepentingan 2. Komitmen Pada Pemangku Kepentingan a) Prioritas program didasarkan pada analisa kebutuhan riil b) Prioritas program dan pelayanan dirumuskan bersama pemangku kepentingan c) Program efisien, memadai, hemat, dilaksanakan pada waktu yang tepat 3. Penilaian (Assessment) a) Organisasi bersama dengan pemangku kepentingan mengembangkan indikator pelayanan b) Indikator untuk setiap tujuan program dirumuskan dengan jelas dan terukur c) Organisasi memiliki data dasar (baseline) yang dianalisa secara periodik d) Organisasi mengevaluasi dampak pelayanan dan menggunakan hasil evaluasi untuk memperbaiki program e) Hasil/dampak dari pelayanan disampaikan kepada pemangku kepentingan 4. Membangun Kesadaran a) Program dan pelayanan secara rutin diinformasikan kepada publik b) Organisasi secara aktif mendidik dan membangun kesadaran pemangku kepentingan 1. Hubungan Dengan Pemangku Kepentingan F. HUBUNGAN EKSTERNAL/JEJARING a) Organisasi dianggap kredibel/dipercaya oleh pemangku kepentingan b) Organisasi dianggap bermanfaat/berdampak positif oleh pemangku kepentingan c) Organisasi dan pemangku kepentingan memiliki saling pemahaman mengenai tujuan bersama 2. Kolaborasi Antar Organisasi a) Organisasi memiliki jejaring dan kerja sama dengan organisasi lain pada skala lokal, nasional, maupun internasional b) Organisasi secara aktif berperanan didalam jejaring/kerja sama c) Organisasi melaksanakan program jejaring/kerja sama 3. Kolaborasi Dengan Pemerintah a) Organisasi memiliki kontak/komunikasi dengan pengambil kebijakan Page 6 of 10

7 b) Organisasi berdialog secara periodik dengan pengambil kebijakan c) Organisasi memiliki kerja sama dengan pemerintah d) Aktivitas dan rekomendasi organisasi diintegrasikan dalam rencana dan program pemerintah 4. Kolaborasi Dengan Sponsor/Pendana a) Organisasi memiliki beberapa hubungan/kerja sama dengan komunitas sponsor/pendana b) Organisasi dianggap kredibel/dapat dipercaya oleh sponsor/pendana c) Organisasi dianggap sebagai partner kunci oleh sponsor/pendana d) Organisasi berkomunikasi secara terbuka dan periodik dengan sponsor/pendana 5. Public Relations (PR) a) Organisasi memiliki rencana dan kegiatan PR b) Tujuan dan sasaran PR dirumuskan dengan jelas dan diketahui oleh pemangku kepentingan c) Organisasi memiliki kesan positif di publik d) Publik mengetahui kegiatan dan dampak positif organisasi 6. Sumber Daya Lokal a) Organisasi memiliki hubungan/kerja sama dengan perusahaan lokal b) Organisasi berpartisipasi dalam kegiatan komunitas c) Terdapat mekanisme hubungan/kerja sama antara organisasi dengan organisasi rakyat/ organisasi masyarakat sipil lain 7. Media a) Organisasi memiliki strategi bekerja dengan media b) Kegiatan organisasi mendapat liputan dan pemberitaan positif dari media c) Organisasi menjadi referensi media pada isu yang relevan 1. Keberlanjuan Program/Pelayanan G. KEBERLANJUTAN a) Program mendapatkan dukungan dari pemanfaat b) Komunitas memiliki rasa kepemilikan terhadap program/pelayanan c) Program tetap berjalan meskipun terjadi perubahan di komunitas d) Organisasi memiliki sistem untuk menjamin keberlanjutan program jangka menengah dan jangka panjang e) Organisasi memiliki strategi mundur (phasing out) yang terprogram f) Organisasi melaksanakan transfer skill dan pengetahuan kepada komunitas 2. Keberlanjutan Organisasi a) Organisasi memiliki visi bersama mengenai keberadaannya di masa depan yang jelas dan dipahami pemangku kepentingan Page 7 of 10

8 b) Organisasi memiliki kerja sama dengan jejaring lain yang berkelanjutan c) Organisasi memiliki akses informasi terhadap berbagai potensi dan peluang pengembangan program d) Organisasi berpartisipasi aktif pada isu/inisiatif global e) Organisasi memiliki hubungan/kerja sama dengan berbagai organisasi/perusahaan pada skala lokal, nasional, dan global f) Organisasi memiliki kapasitas untuk menata/restrukturisasi organisasi sesuai dengan kebutuhan pengembangan g) Organisasi mngetahui dan memantau perundang-undangan yang terkait dengan keberadaan dan programnya h) Organisasi secara aktif terlibat dalam advokasi kebijakan yang terkait dengan keberadaannya 3. Keberlanjutan Keuangan a) Organisasi memiliki kemampuan untuk mengakses sumber daya yang beragam untuk mendukung kegiatannya b) Organisasi memiliki mekanisme untuk mendapatkan pemasukan dari kegiatan yang dilaksanakan c) Organisasi memiliki strategi penggalangan dana d) Organisasi memiliki kapasitas untuk mengimplementasikan strategi penggalangan dana e) Peluang penggalangan dana lokal teridentifikasi f) Organisasi memiliki kapasitas untuk membuat proposal dan mengikuti tender 4. Keberlanjutan Sumber Daya Non-Uang a) Organisasi mengidentifikasi sumber daya lokal b) Organisasi memiliki rencana diversifikasi sumber daya c) Organisasi telah melaksanakan kegiatan mempergunakan sumber daya lokal menggantikan kebutuhan uang Page 8 of 10

9 PENILAIAN PROSEDUR 1. Jumlahkan angka yang dipilih untuk setiap kategori 2. Bagi jumlah angka dengan angka pada kolom nilai 3. Angka yang didapat adalah angka untuk setiap kategori 4. Beri tanda pada catatan angka yang tertinggi dan terendah. Angka yang tertinggi adalah kategori yang relatif terbaik. Angka terendah adalah kategori yang relatif terendah 5. Jumlahkan angka semua kategori sebagai nilai total Kategori Nilai Catatan Tata Kelola XX/126 Praktek Manajemen Sumber Daya Manusia Pengelolaan Keuangan Pelayanan Hubungan Eksternal/ Jejaring Keberlanjutan XX/216 XX/126 XX/144 XX/78 XX/144 XX/138 TOTAL Page 9 of 10

10 NARASI PENILAIAN Ringkasan Pencapaian Wilayah yang perlu mendapat perbaikan Rekomendasi Page 10 of 10