SISTEM AKUNTANSI PENGGAJIAN PADA PT ASURANSI JIWASRAYA (PERSERO) WILAYAH MEDAN TUGAS AKHIR Ditulis untuk Memenuhi Syarat Menyelesaikan Pendidikan Program Diploma 3 Oleh : RINA NATALIA SIPAYUNG NIM 1105082189 PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN AKUNTANSI POLITEKNIK NEGERI MEDAN MEDAN 2014
ABSTRAK Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui penerapan sistem penggajian pada PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Medan serta membandingkan apakah sistem tersebut telah sesuai dengan teori Mulyadi. Pengumpulan data dilakukan dengan menggunakan teknik wawancara dan dokumentasi. Kemudian data dianalisis dengan menggunakan metode deskriptif. Hasil penelitian menunjukkan bahwa sistem penggajian PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Medan telah sesuai dengan teori Mulyadi. Kata kunci : Sistem, Penggajian
ABSTRACT This study aims to determine the payroll system at PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Medan, and to compare the system whether it has been accordance with the Mulyadi s theory. Data are being collected by doing interview and documentation technics. Then data analysed by using descriptive method. The findings show that the process of salary system at PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Medan has been in accordance with the Mulyadi s theory. Keyword : System, Payroll
KATA PENGANTAR Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas segala berkat dan anugerah-nya sehingga Tugas Akhir ini dapat diselesaikan dengan baik. Tugas Akhir ini disusun untuk memenuhi salah satu syarat akademis dalam menyelesaikan pendidikan Diploma 3 Program Studi Akuntansi Jurusan Akuntansi Politeknik Negeri Medan. Adapun Tugas Akhir ini disusun berdasarkan data yang diperoleh dari PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Regional Medan yang beralamat di Jalan Palang Merah No.1 Medan. Dalam penulisan Tugas Akhir ini, banyak dukungan dan bimbingan yang diterima penulis dari berbagai pihak, baik secara moril maupun material sehingga Tugas Akhir ini dapat diselesaikan sebagaimana mestinya. Maka pada kesempatan ini, penulis mengucapkan terima kasih kepada: 1. M.Syahrudin, S.T., M.T., Direktur Politeknik Negeri Medan. 2. Darwin S.H. Damanik, S.E., M.Si, Ketua Jurusan Akuntansi Politeknik Negeri Medan. 3. Parjuangan Pardosi, S.E., M.Si, Sekretaris Jurusan Akuntansi Politeknik Negeri Medan. 4. Sastra Karo-Karo, S.E.Ak., M.Si., Kepala Program Studi Akuntansi Politeknik Negeri Medan. 5. Darmawati Simanjuntak, S.E.Ak, Dosen Pembimbing Utama 6. Mariahati, Dra, M.Hum, Dosen Pembimbing Pendamping 7. Charles Panggabean, S.E.,AAIJ, Kabag Adm dan Keuangan PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Medan 8. Seluruh karyawan PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Medan 9. Seluruh teman kelas AK 6H Teristimewa untuk orang tua saya R.Sipayung dan R.Sinaga yang sangat saya cintai, abang yang saya sayangi Dedy Sipayung dan Jhon Sipayung, sahabat terbaik saya Ignasius Ridwan Hutauruk dan Devi Mardiana Sihombing beserta seluruh keluarga dan teman-teman yang selalu memberikan bantuan kepada saya berupa materi, doa dan semangat.
Disadari bahwa masih banyak kelemahan dan kekurangan yang terdapat dalam Tugas Akhir ini, untuk itu diharapkan kritik dan saran yang membangun demi kesempurnaan Tugas Akhir ini. Semoga Tugas Akhir ini dapat berguna dan bermanfaat bagi para pembaca. Medan, 19 Juni 2014 Penulis, Rina Natalia Sipayung NIM. 1105082189
DAFTAR ISI Halaman LEMBAR PERSETUJUAN LEMBAR PENGESAHAN PERNYATAAN KEASLIAN ABSTRAK KATA PENGANTAR... i DAFTAR ISI... iii DAFTAR LAMPIRAN... v BAB 1 PENDAHULUAN... 1 1.1 Latar Belakang Pemilihan Judul... 1 1.2 Perumusan Masalah... 3 1.3 Tujuan Penelitian... 3 1.4 Manfaat Penelitian... 3 1.5 Metode Penelitian... 3 1.6 Metode Analisis Data... 5 1.7 Jadwal Kegiatan dan Penulisan Laporan... 5 BAB 2 TINJAUAN UMUM MENGENAI PERUSAHAAN... 6 2.1 Sejarah Singkat PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Medan... 6 2.2 Ruang Lingkup PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Medan... 7 2.3 Visi, Misi, dan Nilai PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Medan.. 8 2.4 Keunggulan PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Medan... 10 2.5 Logo PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Medan... 11 2.6 Struktur Organisasi PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Medan... 12 BAB 3 TINJAUAN KEPUSTAKAAN... 15 3.1 Pengertian Sistem... 15 3.2 Pengertian Akuntansi... 15 3.3 Pengertian Sistem Akuntansi... 16
3.4 Pengertian Gaji... 17 3.5 Komponen Gaji... 17 3.6 Formulir yang Digunakan dalam Sistem Penggajian... 19 3.7 Catatan Akuntansi yang digunakan... 20 3.8 Fungsi yang Terkait dalam Sistem Penggajian... 22 3.9 Prosedur Penggajian... 22 3.10 Sistem Pengendalian Intern dalam Penggajian... 23 3.11 Bagan Alir Sistem Penggajian... 25 BAB 4 HASIL PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA... 33 4.1 Pengumpulan Data... 33 4.2 Pengolahan Data... 41 BAB 5 PEMBAHASAN... 43 5.1 Unsur-unsur Gaji... 43 5.2 Formulir yang digunakan... 43 5.3 Catatan Akuntansi yang digunakan... 44 5.4 Fungsi Fungsi yang Terkait... 44 5.5 Prosedur Penggajian... 45 5.6 Sistem Pengedalian Intern Penggajian... 45 BAB 6 SIMPULAN DAN SARAN... 47 6.1 Simpulan... 47 6.2 Saran... 47 DAFTAR PUSTAKA... 49 LAMPIRAN
DAFTAR LAMPIRAN No Lampiran Judul Halaman Lampiran 1 Struktur Organisasi PT Asuransi Jiwasraya 50 (Persero) Wilayah Medan Lampiran 2 Slip Gaji Karyawan PT Asuransi Jiwasraya 51 (Persero) Wilayah Medan Lampiran 3 Daftar Kehadiran Karyawan PT Asuransi 52 Jiwasraya (Persero) Wilayah Medan Lampiran 4 Kartu Jam Hadir Karyawan PT Asuransi 53 Jiwasraya (Persero) Wilayah Medan Lampiran 5 Daftar Pajak Pendapatan Pegawai Medan 54 Regional Office PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Wilayah Medan Lampiran 6 Surat Izin Riset di PT Asuransi Jiwasraya 55 (Persero) Wilayah Medan
1.1 Latar Belakang Pemilihan Judul BAB 1 PENDAHULUAN Semua perusahaan pada dasarnya didirikan memiliki tujuan untuk memperoleh keuntungan agar dapat berkembang dan bersaing dengan perusahaan-perusahaan lainnya. Hal tersebut dapat dilakukan jika faktor produksi dapat berjalan dengan baik, efektif dan efisien. Salah satu faktor produksi tersebut adalah sumber daya manusia yang handal dan berkualitas. Hal ini mendorong perusahaan atau instansi pemerintahan untuk mengelola usahanya secara profesional, sehingga tujuan yang hendak dicapai dapat terwujud. Pada dasarnya, kualitas karyawan berkorelasi dengan tingkat kesejahteraan karyawan. Itu sebabnya gaji karyawan sangat diperhitungkan dalam menentukan tingkat kualitas seorang karyawan. Besarnya gaji mencerminkan status, pengakuan, dan tingkat pemenuhan kebutuhan yang dinikmati karyawan bersama keluarganya. Dengan mengetahui hal tersebut maka suatu perusahaan atau instansi pemerintah dapat memotivasi karyawan agar melaksanakan tugas dan tanggungjawab yang dibebankan kepadanya, salah satunya dengan memberikan gaji yang sesuai. Gaji adalah balas jasa yang dibayarkan secara periodik kepada karyawan tetap serta mempunyai jaminan yang pasti. Pelaksanaan pemberian gaji dan upah tersebut membutuhkan suatu sistem sebagai dasar penentuan gaji dan upah yang memberikan kepuasan bagi karyawan, laba untuk perusahaan, serta barang/jasa yang berkualitas dan harga yang pantas. Sistem adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan (Mulyadi, 2008:5). Pada dasarnya sistem penggajian diberikan kepada karyawan perusahaan yang bersifat tetap. Sistem penggajian merupakan sistem pembayaran atas jasa yang diserahkan oleh karyawan yang bekerja sebagai manajer, atau kepada karyawan yang gaji dibayarkan bulanan, tidak tergantung dari jumlah jam atau hari kerja atau jumlah produk yang dihasilkan (Mulyadi, 2008:391). Maksud dan tujuan dari sistem akuntansi adalah untuk menyediakan informasi pengelolaan kegiatan layanan publik dan memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada baik mengenai mutu ketepatan penyajian maupun struktur informasinya.
Dalam melaksanakan penggajian diperlukan suatu sistem yang akan mengatur proses penggajian itu sendiri, hal ini dimaksudkan agar gaji tersebut sampai kepada karyawan sesuai dengan besarnya gaji yang ditentukan oleh perusahaan. Penggajian merupakan bagian yang menjadi perhatian besar dalam perusahaan, karena merupakan salah satu biaya operasi perusahaan yang terbesar dan sangat sensitif, maksudnya adalah kesalahan yang mudah terjadi dalam hal penggajian atau terjadi hal-hal yang tidak wajar dalam penggajian. Untuk menghindari hal tersebut, maka diperlukan sistem yang diharapkan akan menghasilkan informasi penggajian yang akurat, cepat dan dapat dipercaya. PT Asuransi Jiwasraya adalah perusahaan asuransi yang berbentuk Persero dan merupakan Badan Usaha Milik Negara. PT Asuransi Jiwasraya memiliki banyak karyawan dengan golongan dan status yang berbeda. Dengan begitu, diperlukan beberapa kebijakan untuk menentukan seberapa besar gaji yang layak untuk semua karyawan berdasarkan golongannya. Berdasarkan uraian tersebut di atas dapat diambil kesimpulan bahwa sistem informasi akuntansi terhadap penggajian dan pengupahan merupakan bagian yang sangat penting dari kegiatan perusahaan agar dapat memenuhi tujuan perusahaan dengan baik, efektif dan efisien. Penulis tertarik untuk membahas tentang sistem penggajian yang dilaksanakan pada PT Asuransi Jiwasraya sehingga penulis memilih judul Sistem Akuntansi Penggajian Pada PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Medan 1.2 Perumusan Masalah Perusahaan didirikan pada dasarnya untuk memperoleh laba. Laba dapat diperoleh dengan adanya sumber daya manusia, salah satu faktor pendukungnya adalah gaji. Karena pentingnya gaji, untuk itu diperlukan sistem yang mengatur proses penggajian tersebut untuk menghindari kecurangan-kecurangan dalam pemberian gaji karyawan. Berdasarkan uraian tersebut maka penulis menarik perumusan masalah yaitu Apakah sistem akuntansi penggajian pada PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Medan telah sesuai dengan teori menurut Mulyadi?.
1.3 Tujuan Penelitian Berdasarkan perumusan masalah di atas, maka tujuan diadakannya penelitian ini untuk mengetahui kesesuaian sistem penggajian pada PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Medan dengan teori menurut Mulyadi. 1.4 Manfaat Penelitian Berdasarkan tujuan penelitian di atas, maka penelitian ini diharapkan bermanfaat untuk : 1. Memperoleh informasi tentang sistem penggajian pada PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Medan. 2. Sebagai bahan referensi ilmiah bagi peneliti lainnya yang akan melakukan penelitian mengenai sistem penggajian. 3. Diharapkan dapat memberi informasi dan masukan bagi pembaca untuk mengetahui bagaimana Sistem Akuntansi Penggajian di PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Medan. 1.5 Metode Penelitian Metode penelitian merupakan langkah yang harus ditempuh dalam kegiatan penelitian agar tujuan yang ingin dicapai dari suatu penelitian dapat diterima secara ilmiah. Penelitian yang dilakukan oleh penulis dalam mengerjakan tugas akhir ini adalah bersifat deskriptif. 1.5.1 Sumber Data Sumber data penelitian ini adalah PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Medan. 1.5.2 Jenis Data Data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data sekunder. Data sekunder adalah data yang diperoleh dari sumber kedua atau sumber tidak langsung berupa data dokumentasi dan arsip-arsip resmi. Dalam penelitian ini data sekunder diperoleh berupa slip gaji, struktur organisasi, kartu jam hadir pegawai.
1.5.3 Teknik Pengumpulan Data Teknik pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini terdiri dari : 1. Teknik Wawancara Wawancara merupakan sebuah dialog yang dilakukan oleh pewawancara (interviewer) untuk memperoleh informasi dari wawancara (interview). Didalam pengumpulan data ini Penulis akan menggunakan pertanyaan yang berhubungan dengan sistem pengendalian intern penggajian. Beberapa pertanyaan tersebut antara lain : 1) Bagaimana sistem penggajian pada PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Medan? 2) Bagaimana metode pembayaran dan prosedur penggajian di PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Medan? 3) Fungsi-fungsi apa saja yang terkait dalam penggajian pada PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Medan? 4) Dokumen-dokumen apa saja yang dibutuhkan dalam prosedur penggajian pada PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Medan? 5) Unsur-unsur apa saja yang terdapat dalam gaji karyawan pada PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Medan? 6) Apakah catatan yang digunakan dalam sistem penggajian pada PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Medan? 2. Teknik Dokumentasi Dokumentasi merupakan teknik untuk mengumpulkan data dengan cara menggunakan dokumen yang tersedia sebagai sumber informasi. Di dalam metode dokumentasi ini Penulis menyelidiki benda-benda tertulis seperti buku-buku, majalah,dokumen, peraturan,dll. 1.6 Metode Analisis Data Metode analisis yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode deskriptif. Metode analisis deskriptif yaitu teknik yang menggambarkan semua peristiwa dan pembuatan dari objek yang diteliti, kemudian diolah serta ditafsirkan sehingga dapat memberikan keterangan dideskripsikan dengan cara komperatif atau membandingkan dengan teori.
1.7 Jadwal Kegiatan dan Penulisan Laporan Kegiatan dan penulisan tugas akhir memerlukan waktu 5 (lima) bulan terhitung dari bulan April s/d Agustus 2014 dengan alokasi waktu sebagai berikut : Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan dan Penulisan Tugas Akhir Waktu Kegiatan Penulisan Tugas Akhir No Kegiatan Apri l Mei Juni Juli Agustus 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 Persiapan 2 Pengumpulan data 3 Tabulasi dan analisa data 4 Menyususn konsep laporan 5 Konsultasi pada pembimbing 6 Sidang Tugas akhir 7 Perbaikan Laporan Tugas Akhir 8 Penggandaan Laporan Sumber : Buku Pedoman Tugas Akhir Jurusan Akuntansi (2014)