MODUL UMUM 2: PENDEKATAN PROSES DALAM PENGURUSAN Pendahuluan Modul ini merupakan asas kepada kerja buat setiap individu dalam organisasi yang ingin memastikan hasil kerja yang dilakukannya berimpak besar. Setelah memahami modul ini, pembaca akan dapat mengenal pasti proses kerja yang menjadi standard untuk diikuti bagi mengelak berlakunya kebiasaan salah yang sering dilakukan sebelum ini. Oleh sebab modul ini menjadi pra-syarat kepada sebahagian modul lain, pemahaman pembaca dengan modul ini pastinya akan dapat membantu pembaca memahami modul lain dengan mudah. Kebanyakan modul-modul lain akan menggunakan istilah pendekatan proses atau istilah yang seumpamanya dalam membantu pembaca memahami modul tersebut. Bagi memudahkan pembaca mengikuti penerangan yang berkaitan dengan istilahistilah dan alat-alat kualiti yang terdapat dalam modul ini, pembaca akan lebih memahaminya jika pengetahuan sedia ada yang berkaitan dengannya telah dimiliki pembaca. Latihan dan persoalan-persoalan yang terdapat dalam modul ini adalah untuk menguji pemahaman tentang konsep yang akan disampaikan dalam modul. Objektif Pada akhir modul ini, pembaca akan dapat: a. Memahami dan mengaplikasikan pendekatan proses dalam pengurusan dan kepimpinan sekolah. b. Mengenal pasti kelebihan dan kesilapan yang dilakukan dalam mengaplikasikan pendekatan proses dalam pengurusan dan kepimpinan sekolah. c. Menggunakan modul ini dalam memahami modul-modul lain yang ada hubungan dengannya. Pendekatan Proses Dalam Prinsip Pengurusan Kualiti. Pendekatan Proses merupakan salah satu prinsip penting daripada 8 prinsip kualiti dalam Sistem Pengurusan Kualiti. Penggunaan pendekatan proses yang betul dalam pengurusan bukan sahaja memanfaatkan pelanggan kerana dapat menikmati output dan outcome yang berkualiti, tetapi juga kepada keberkesanan organisasi itu tersendiri. Ini bermakna pemahaman yang betul terhadap pendekatan proses mempunyai hubungan yang kuat terhadap kualiti penghasilan. Kita dapati cara dan falsafah proses kerja tradisonal perlu berubah kerana tidak lagi menjamin penghasilan output dan outcome yang menepati kehendak pelanggan. J-ProKips:- Modul Umum 2: Pendekatan Proses dalam Pengurusan 1
Kerangka Modul Gambarajah berikut menunjukkan kerangka Pendekatan Proses dalam Pengurusan. P INPUT A D OUTPUT OUTCOME C Gambarajah Kerangka Pendekatan Proses dalam Pengurusan Proses merupakan sekumpulan input (sumber kewangan, kepakaran, peralatan, sumber manusia, dll) dalam kegiatan pendidikan untuk dijana pelaksanaannya secara sedar dan berkesan (Plan, DO, Check, Action) dalam usaha menghasilkan output dan outcome yang dikehendaki dan ditetapkan. Secara umumnya pendekatan proses melibatkan input yang diperlukan dan output yang dikehendaki. Penukaran input kepada output ditakrifkan oleh keperluan proses. Hasil yang dihasratkan, iaitu output daripada proses yang dijana ini akan dapat dicapai apabila aktiviti-aktiviti dan sumber-sumber yang terlibat diuruskan mengikut disiplin atau prosedur dalam pendekatan proses. Hasil yang dikehendaki dapat diperolehi dengan lebih efisien apabila sumber-sumber dan aktiviti yang berkaitan diurus sebagai suatu proses yang betul. Pendekatan ini akan memberi kesan nyata dalam pengurusan organisasi seperti berikut: a. Keupayaan mengurangkan kos dan memendekkan cycle times melalui penggunaan sumber-sumber. b. Hasil yang bertambah baik, konsisten dan boleh jangka. c. Membolehkan peluang-peluang penambahbaikan diberi keutamaan dan fokus. d. Semua kerja dan tugas mesti dilihat dalam satu proses dari sudut kesatuan dan hubungan antara input-proses-ouput-outcome. Satu pendekatan proses dan kitaran penambahbaikan berterusan dikenali sebagai PDCA (Plan - Do - Check - Act). memerlukan kita menguruskan keseluruhan proses bagi mendapatkan momentum hasil yang berterusan. Pelaksanaannya sama seperti bulatan yang tidak mempunyai akhiran, iaitu kitaran PDCA perlu diulangi lagi dan lagi untuk penambahbaikan yang berterusan seperti yang ditunjukkan dalam rajah yang berikut. J-ProKips:- Modul Umum 2: Pendekatan Proses dalam Pengurusan 2
Jadual Amalan Pendekatan Proses dalam Pengurusan di Sekolah PROSES PLAN (Rancang) D0 (Laksana) CHECK (Nilai) ACT (Tindakan) STANDARD YANG PERLU DIPATUHI - Kenal pasti kehendak pelanggan - Kenal Pasti Masalah - Pilih Masalah - Definisikan Masalah - Tetapkan Matlamat/ Objektif - Analisis Sebab dan Akibat - Cari Sebab/ Punca Paling Mungkin - Cari dan Senaraikan / Strategi yang mungkin - Pilih / Strategi Terbaik - Rangka Pelan Tindakan - Mengawal Proses (milestone) - Uji Lari Cadangan - Laksana Tindakan - Pemantauan dan Kawalan - Nilai Pencapaian Hasil Tindakan - Banding Antara Pencapaian dan Matlamat/ Objektif - Analisis Data dan Maklumbalas - Refleksi/ Semakan - Buat Penambahbaikan atau Pengubahsuaian (jika perlu) - Penyeragaman/ Peluasan KEBIASAAN YANG PERLU DIELAKKAN - Proses PLAN jarang diberikan fokus berbanding dengan proses DO. - Masalah dipilih tidak berdasarkan ranking dan impak kepada hala tuju organisasi. Tidak merujuk SMART. - Masalah didefinisikan secara umum. Sukar diukur pencapaiannya. - Matlamat/ Objektif penyelesaian masalah agak umum/ tiada KPI (tidak menjawab Apa, Berapa, Bila). - Punca masalah biasanya merujuk persepsi pentadbir atau guru sahaja. Verifikasi punca-punca masalah dibuat tanpa data driven yang sempurna. - masalah banyak dan kurang fokus. Intervensi yang dipilih merupakan aktiviti rutin. Konsep Pareto kurang difahami dan tidak digunakan. Analisis faedah (Kos, Masa, Impak dll) jarang digunakan. - Pelan kontigensi kurang diberi perhatian. - Program biasanya berskala besar. Pelan Tindakan agak umum. Proses kerja kurang tersusun. - Uji Lari jarang dilaksanakan. - Acara Ceremonial menjadi fokus. - Banyak aktiviti yang tidak dijangkakan berlaku terpaksa dilakukan untuk menyelesaikan masalah yang tidak dijangkakan. - Pelaksanaan kurang mantap dan tidak ikut jadual - Pelaksanaan tidak tersusun dan tidak ikut disiplin - Proses CHECK yang baik kerap diabaikan. Pemerhatian umum merupakan kaedah yang selalu digunakan - Tiada instrumen/ kaedah yang sesuai dirancang untuk dijadikan ukuran pencapaian. Sesetengahnya tiada data digunakan. - Maklumbalas program kurang berfokuskan maklumat daripada pelanggan tapi pengelola/ penganjur program. - Pemantauan dan penyeliaan berfokus secara berkesan tidak dilaksanakan untuk mengawal pelaksanaan - Proses ini jarang dapat dilakukan kerana proses CHECK tidak dapat dilakukan dengan sempurna. Intervensi yang sama akan diulang dengan pendekatan yang sama. - Penambahbaikan program hanya dapat dibuat berdasarkan ukuran pencapaian yang kurang tepat. - Biasanya program berskala besar yang dibuat tidak memerlukan penyeragaman. J-ProKips:- Modul Umum 2: Pendekatan Proses dalam Pengurusan 3
Aplikasi Pendekatan Proses Berdasarkan perbincangan dalam jadual di atas sebagai panduan, anda boleh mengaplikasikan Pendekatan Proses ini dalam mengurus sekolah dengan berkesan. Berikut adalah contoh aplikasi yang boleh dilaksanakan. Anda boleh menggunakan kaedah yang sama untuk menyelesaikan isu/ masalah lain yan g dihadapi oleh sekolah. Modul ini hendaklah dibaca bersama dengan Modul Umum 3 bagi memudahkan pembaca memahami simbul * yang digunakan dalam contoh di bawah: AKTIVITI 1 : Bagaimanakah PLAN dalam pendekatan proses digunakan untuk menangani masalah disiplin sekolah sehingga penetapan objektif penyelesaian diperolehi? Bincangkan aplikasinya di organisasi anda? CADANGAN: - Senaraikan masalah. Kemudian Pilih Ranking masalah ikut tema - disiplin murid (kaedah brainstorming*) Bil Senarai Masalah Pilih (SMART*) 1 Murid malas/ tidak minat belajar TOLAK 2 Murid Ponteng Sekolah TERIMA 3 Murid tidak buat kerja rumah TERIMA 4 Murid tidak hormatkan guru TOLAK Ranking (Analisis Faedah*) TOLAK 2 1 TOLAK - Pilih Masalah - Masalah 1 & 4 ditolak *. Masalah ke-3 menjadi fokus kerana m/balas pelanggan, beri impak yang besar, mudah dicapai dengan kos yang rendah. - Pernyataan Masalah - Murid Ting. 5 (E,F& G) tidak buat kerja rumah. Skop dikecilkan kpd 3 kelas sahaj supaya pelaksanaan mudah dikawal dan penyelesaian mudah dicapai. Peluasan akan dibuat setelah proses PDCA selesai. - Definisikan masalah dengan terperinci (Kaedah 5W+1H*) Contoh: Tidak buat kerja rumah (What)= tidak hantar pada waktu/ individu/ tempat yang ditetapkan. Hantar tapi buat kurang daripada ½ tugasan. - Tetapkan objektif, Contoh: Mengurangkan masalah tidak buat kerja rumah murid Ting 5E, 5F, 5G (Apa?) pada bulan Mei 2016 (Bila?) dari 40% kepada 5% (Berapa?) Catatan: Simbol * meujuk kepada Kaedah/ Alat Kualiti yang dibincangkan dalam Modul Umum 3: Teknik dan Alat-Alat Kualiti Pemilihan masalah yang dibuat secara ranking sewaktu brainstorming bukanlah bermakna masalah lain kurang penting dan diabaikan. Ini membolehkan organisasi lebih berfokus untuk menyelesaikan sesuatu masalah. Pemilihan ini juga beradasarkan maklumbalas pelanggan, data dan maklumat yang menyokong sesuatu masalah. Walau pun masalah murid malas/ tidak minat belajar juga merupakan perkara penting, namun masalah ini sukar diukur (SMART* M Measureble) dan sukar untuk disemak dan diselesaikan. Sekiranya masalah yang dipilih berdasarkan kaedah dan penggunaan alat yang betul, masalah ini akan menyelesaikan sebahagian besar masalah lain (Hukum Pareto*: 20%-8%). Contohnya, menyelesaikan masalah murid tidak buat kerja rumah akan menyelesaikan masalah murid malas belajar dan masalah murid ponteng sekolah yang disebabkan oleh punca sebenar yang sama (Rujuk Modul Umum 3: Teknik dan Alat-Alat Kualiti). J-ProKips:- Modul Umum 2: Pendekatan Proses dalam Pengurusan 4
Antara kesilapan awal dalam proses penyelesaian masalah ialah sekiranya kita kurang ambil perhatian tentang mendefinisikan masalah. Masalah perlu didefinisikan dengan terperinci supaya kita mendalami deep dive masalah sebenar (5W+1H)*. Kegagalan memperincikan masalah akan mempengaruhi kita mengenal pasti punca dan strategi penyelesaian yang kurang tepat. Contohnya, fikiran kita akan berlegar-legar untuk melihat persepsi murid sebagai punca masalah jika tafsiran kita tentang masalah itu sempit. Penetapan objektif yang mengambil kira keperluan organisasi hendaklah menjawab persoalan Apa yang ingin dicapai?, Berapa sasaran yang akan dicapai? dan Bila akan dicapai? Objektif sebaik-baiknya dicapai dalam tempoh lebih kurang enam bulan supaya penyeragaman dapat dibuat selepas itu. AKTIVITI 2 : - Melalui proses DO (pelaksanaan), apakah sebab-sebab yang menjadikan masalah disiplin atau masalah murid tidak buat kerja rumah tidak dapat dapat diselesaikan dengan berkesan? - Senaraikan dengan terperinci, bagaimanakah proses CHECK dilaksanakan dalam menyelesaikan masalah di atas? Modul Umum 3 (Teknik dan Alat Kualiti) hendaklah dirujuk bagi membantu pembaca mendapatkan penyelesaian yang lebih baik. Rumusan Pendekatan Proses merupakan pra syarat dalam pengurusan kualiti. Penguasaan dalam proses kualiti ini akan mempengaruhi pemimpin sekolah mengaplikasinya dalam pengurusan dan kepimpinan berkesan. Modul ini seharusnya dibaca bersama Modul Teknik dan Alat Kualiti kerana aplikasinya bertindak seiring dalam membantu kita membuat keputusan dan tindakan yang tepat bagi memastikan hasilnya mencapai matlamat dan impak yang besar dalam orgnaisasi J-ProKips:- Modul Umum 2: Pendekatan Proses dalam Pengurusan 5