MODUL PERMOHONAN PENGAJARAN SAMBILAN, KATEGORI PENTADBIR SISTEM A. Log Masuk 1. Sebelum menggunakan sistem Permohonan Pengajaran Sambilan & Kelulusan Ketua Jabatan/Dekan, pentadbir sistem setiap Ptj perlu melakukan persediaan seperti penetapan tarikh mula diiklankan, memasukkan maklumat kod kursus pengajaran sambilan ditawarkan dan lain lain melalui Sistem ihris di http://ihris.um.edu.my. 2. Log masuk adalah menggunakan akaun emel rasmi UM iaitu Ummail. Masukkan Id Pengguna dan Katalaluan. Pentadbir sistem juga boleh log masuk melalui laman portal rasmi iaitu http://portal.um.edu.my. Rajah 1 : Laman Utama Sistem Portal
3. Pentadbir Sistem perlu tekan butang Staff Login seperti rajah 1 diatas. Rajah 2 : Laman Log Masuk Portal 4. Rajah 2 menunjukkan laman log masuk dengan menggunakan akaun emel rasmi iaitu UMMAIL. Sekiranya log masuk tidak Berjaya, ini mungkin disebabkan oleh ketidaktepatan id pengguna atau kata laluan. Setelah Berjaya menu utama akan dipaparkan. Sila Pilih Modul Staff E-Services (New). Seperti Rajah 3 di bawah :
Rajah 3 : Menu Utama Sistem Portal 5. Menu utama bagi sistem ihris akan dipaparkan dan sila pilih modul Perkhidmatan dan Saraan. Sila rujuk rajah 4 dibawah : Rajah 4 : Menu Utama Sistem ihris
6. Seterusnya pengguna perlu pilih modul Pengajaran Sambilan seperti rajah 5 dibawah : Rajah 5 : Skrin Utama Sistem ihris 7. Skrin utama akan memaparkan beberapa kategori yang terdiri daripada Pengguna, Pelulus dan Pentadbir. Namun, Paparan bagi kategori Pentadbir dan Pelulus hanya dipaparkan sekiranya pengguna tersebut ada kebenaran capaian diberikan. Rajah 6 adalah merupakan contoh kategori kebenaran capaian yang diberikan.
Kategori Pentadbir Rajah 6 : Skrin Utama Bagi Modul Pengajaran Sambilan 8. Bagi kategori Pentadbir, ada 4 modul yang akan dipaparkan,iaitu : Iklan Pengajaran Sambilan Kemaskini Maklumat Ketua PTj staf berkhidmat Maklumat Penyelaras Laporan Manual Pengguna
B. Iklan Pengajaran Sambilan - Sila klik ikon untuk masuk skrin di bawah * IKLAN - Maklumat Iklan Pengajaran Sambilan 1. Pentadbir sistem perlu masukkan segala maklumat iklan pengajaran sambilan supaya proses permohonan pengajaran sambilan boleh dilakukan. Maklumat ini wajib di isi bagi memenuhi syarat-syarat yang ditetapkan untuk pemohon-pemohon melakukan sebarang permohonan mengikut prosedur dan syarat kelayakan yang ditetapkan. Rajah 7(a) : Skrin Maklumat Iklan Pengajaran Sambilan
2. Pentadbir sistem juga boleh memasukkan segala maklumat iklan dalam satu kod kursus yang sama tetapi menawarkan lebih dari satu kategori jawatan sama ada Pensyarah, Pengajar atau Demonstrator dengan tandakan kotak checkbox mana yang perlu sebelum tekan butang simpan. Rajah 7(b) merupakan contoh tandakan kotak checkbox sebagai rujukan : Taip Kod Kursus yang ingin ditawarkan dan tajuk kursus akan dipaparkan secara automatik Tandakan kotak checkbox untuk pilih kategori jawatan yang ditawarkan dalam satu kod kursus yang sama Klik sama ada iklan perlu dipaparkan atau tidak Pilih Tarikh Mula dan Tarikh Tutup Iklan (Pastikan segala maklumat tepat sebelum membuat sebarang iklan) Klik untuk Simpan Rajah 7(b) : Contoh Maklumat Iklan Pengajaran Sambilan 3. Selepas semua maklumat iklan telah disimpan, maklumat iklan tersebut akan dipaparkan dalam satu jadual yang dinamakan SENARAI MAKLUMAT IKLAN PENGAJARAN SAMBILAN. Sila lihat Rajah 7(c).
Klik untuk kemaskini KPTj Klik untuk kemaskini KJ Klik untuk kemaskini Klik untuk hapus rekod Rajah 7(c) : Senarai maklumat Iklan Pengajaran Sambilan 4. Sekiranya setiap jawatan mempunyai maklumat yang mungkin berbeza atau salah masuk data dari segi kekosongan jawatan, kelayakan akademik, sebab tawaran dan sebagainya, sila klik ikon pensil untuk mengemaskini semula maklumat tersebut. 5. Untuk menghapuskan rekod, sila klik ikon tong sampah. Secara automatik segala maklumat telah dihapus dari senarai maklumat iklan pengajaran sambilan. 6. Sila pastikan Nama KJ dan Nama KPTj dalam setiap maklumat iklan mempunyai paparan nama yang betul, sekiranya nama KJ dan Nama KPTj tiada dipaparkan atau ada masalah lain contohnya seperti KJ/KPTj tiada atas urusan pergi bercuti ke luar negara,cuti belajar, cuti haji dan seumpamanya, sila klik ikon untuk masukkan rekod Nama KPTj dan sila klik ikon untuk masukkan nama Ketua Jabatan. Maklumat nama KJ dan KPTj adalah wajib di isi supaya tiada masalah dalam melakukan peringkat perakuan dan kelulusan permohonan pengajaran sambilan. Maklumat tawaran iklan juga tidak akan dipaparkan sekiranya maklumat tersebut tidak lengkap. Pastikan segala maklumat iklan adalah lengkap sebelum memaparkan sebarang iklan. Klik untuk Cari Rajah 7(d) : Skrin Carian Ketua 7. Pada rajah 7(d) berikut sila masukkan sebahagian nama yang hendak dicari, kemudian klik butang Cari. Senarai nama Ketua berkenaan akan dipaparkan seperti rajah 7(e).
Klik untuk Simpan nama Ketua yang baru by Jabatan Rajah 7 (e) : Skrin Keputusan Paparan Carian Ketua Klik untuk Simpan nama Ketua yang baru by Kod Kursus 8. Pada Rajah 7(e) kotak pilihan, disertakan dua fungsi untuk pentadbir PTj simpan. Iaitu : a) Simpan By Jabatan - Apabila pentadbir pilih simpan by jabatan, maklumat Ketua yang terpilih akan dikemaskini atau disimpan secara serentak mengikut jabatan.maka Pentadbir PTj tidak perlu kemaskini satu-satu nama KJ/KPTj sekiranya ia merupakan pelulus yang sama untuk peringkat proses kelulusan. b) Simpan By Kod Kursus - Apabila Pentadbir pilih simpan by kod kursus,maklumat Ketua yang terpilih akan dikemasini atau disimpan hanya mengikut kod kursus yang ditawarkan sahaja. Maka nama Ketua akan dipaparkan mengikut kod kursus sahaja.contohnya sekiranya maklumat yang ditawarkan merupakan kod kursus FAAB0175 maka nama Ketua tersebut hanya dipaparkan pada kod kursus tersebut sahaja. Kod kursus yang lain perlu dikemaskini semula oleh Ketua yang lain.ini kerana ada maklumat pelulus berbeza mengikut kod kursus yang ditawarkan untuk peringkat proses kelulusan.
* LULUS Nama-Nama Staf Yang Telah Diluluskan Oleh Dekan/Ketua PTj Yang Menawarkan Pengajaran Sambilan 1. Senarai nama-nama staf yang Berjaya diluluskan oleh peringkat kelulusan dekan pengajaran sambilan akan dipaparkan bagi tujuan supaya setiap pentadbir sistem tahu bahawa staf tersebut telah diluluskan oleh ketua. Klik untuk paparan Calon Berjaya(Bukan staf) Sila klik ikon pilih Rajah 8(a) : Skrin Utama Calon Diluluskan Oleh KPTj Pengajaran Sambilan 2. Sila pilih jabatan, Sesi dan Semester dan klik ikon pilih untuk paparan maklumat staf yang diluluskan oleh KPTj pengajaran sambilan.
Klik ikon print untuk cetak Surat Tawaran Klik ikon E-Mail untuk email surat tawaran kepada calon Rajah 8(b) : Skrin Calon Berjaya Bagi Staf UM 3. Tugas pentadbir adalah menghantar surat tawaran kepada calon dengan hanya menekan ikon E-Mail tersebut sebagai makluman. Maka setelah email tersebut dihantar kepada calon, tarikh hantar email akan terlampir secara automatik, dan adalah tugas calon tersebut untuk membuat keputusan sama ada menerima tawaran atau tidak menerima tawaran yang diberikan. 4. Pentadbir juga boleh print surat tawaran tersebut dengan klik ikon print untuk proses tandatangan Ketua bagi setiap fakulti/pengarah Pusat. 5. Apabila calon telah memberi tindak balas dalam melakukan proses penerimaan tawaran tersebut, status akan dipaparkan Menerima Tawaran atau Tidak Menerima Tawaran beserta tarikh lapor diri. Sila lihat rajah 8(b) sebagai rujukan.
* MANUAL Lantikan Manual (Staf) 1. Setiap Pentadbir Sistem PTj perlu masukkan semua maklumat lantikan staf yang dilantik dalam tempoh 3 sesi kebelakang iaitu sesi 2008/2009, 2009/2010 dan 2010/2011 sahaja sebagai simpanan rekod setiap Ptj. Sila klik Lantikan Manual (Staf) Klik butang Carian Staf untuk memaparkan butiran staf terlebih dahulu sebelum memasukkan butiran maklumat tawaran Sila klik butang Simpan Rajah 9(a) : Skrin Input Pengajaran Sambilan Manual (Staf) 2. Sila klik butang Carian Staf untuk memaparkan butiran staf. Sila lihat rajah 9(b) sebagai contoh :
Rajah 9(b) : Skrin Cari Nama Staf 3. Masukkan sebahagian nama staf yang ingin dicari dan klik butang Cari. Keputusan carian akan dipaparkan.klik pada nama staf untuk melihat butiran pada skrin seperti dalam rajah 9(c). Butiran staf akan dipaparkan setelah membuat Carian Staf Sila klik butang Simpan Rajah 9(c) : Skrin Input Pengajaran Sambilan Manual (Staf) 4. Sila masukkan butiran maklumat tawaran dan klik butang Simpan.
* MANUAL Lantikan Manual (Bukan Staf) 1. Setiap Pentabir di PTj perlu memasukkan nama lantikan individu dari luar UM dari sesi 2008/2009, 2009/2010 dan 2010/2011 iaitu nama lantikan yang pernah mengajar semasa dalam tempoh sesi tersebut Sila klik Lantikan Manual (Bukan Staf) Masukkan maklumat peribadi pemohon Masukkan butiran maklumat tawaran Klik Butang Simpan Rajah 10 : Skrin Input Pengajaran Sambilan Manual (Bukan Staf)
* MANUAL Senarai Nama Lantikan Manual 1. Senarai nama lantikan manual akan dipaparkan sekiranya Pentadbir di setiap PTj memasukkan maklumat lantikan pengajaran sambilan manual staf atau bukan staf dalam tempoh 3 sesi kebelakang iaitu 2008/2009, 2009/2010 dan 2010/2011. Sila lihat contoh pada rajah 11. Sila klik Senarai Nama Lantikan Manual Sila klik butang Cari untuk membuat carian Rajah 11 : Senarai Nama Lantikan Manual 2. Senarai nama staf um dan bukan staf um akan dipaparkan pada skrin yang sama. Status akan membezakan sama ada pemohon tersebut Staf UM atau Bukan Staf UM. Selain itu juga, perbezaan dapat di nilai dari segi No.gaji atau No.Kad Pengenalan. Sekiranya Staf UM,maklumat no.gaji akan dipaparkan dan sekiranya Bukan Staf UM maklumat No.Kad Pengenalan pula dipaparkan. 3. Sila tekan ikon untuk mengemaskini semula setiap maklumat sekiranya ada berlaku sebarang perubahan dari maklumat asal. 4. Sila tekan ikon untuk hapuskan rekod. Maklumat akan dihapuskan secara automatik dari senarai nama yang dipaparkan tersebut.
5. Sekiranya maklumat yang diisi terlalu banyak, dan pihak pentadbir sukar untuk mencari nama pemohon untuk mengemaskini semula maklumat atau ingin hapuskan rekod atau ingin tambah maklumat butiran tawaran, pihak pentadbir boleh buat carian dengan memasukkan sebahagian daripada No. gaji atau No. kad pengenalan atau No. Passport. Sila lihat contoh rajah 11(a) dibawah :- Rajah 11 (a) : Skrin Senarai Nama Lantikan Manual (Carian) 6. Sila klik butang Cari selepas sebahagian daripada nombor dimasukkan. Keputusan carian yang berkaitan dengan nombor tersebut akan dipaparkan. 7. Sila tekan ikon untuk tambah butiran maklumat tawaran sekiranya pemohon tersebut merupakan pemohon yang sama tetapi mempunyai butiran maklumat tawaran lebih dari satu. Proses ini bagi tujuan untuk mempermudahkan pentadbir PTj mengisi maklumat tawaran sahaja tanpa mengisi semula butiran peribadi pemohon. Sila lihat skrin tambah maklumat tawaran pada rajah 11(b) di bawah :-
Sila klik butang Tambah untuk menambah maklumat tawaran Rajah 11(b) : Skrin Tambah Maklumat Tawaran (Staf) 8. Sekiranya pentadbir sistem inginkan maklumat berikut dalam bentuk format laporan sebagai rujukan. Sila klik Laporan Lantikan Manual. Sila lihat rajah 12 sebagai rujukan.
Sila klik Laporan Lantikan Manual Rajah 12 : Skrin Laporan Senarai Nama Lantikan Manual 9. Sila Pilih Sesi dan Semester dan tekan butang Pilih untuk memaparkan senarai nama lantikan manual. 10. Maklumat tersebut akan memaparkan lantikan untuk staf UM dan Bukan Staf UM, dalam skrin yang sama.
C. Kemaskini Maklumat Ketua PTj staf berkhidmat - Sila klik ikon untuk masuk skrin di bawah. 1. Pihak Pentadbir hendaklah mengemaskini maklumat Ketua Staf di tempat staf tersebut berkhidmat. Ini bererti, sekiranya ada staf di PTj sendiri ingin memohon pengajaran sambilan di PTj lain, pentadbir setiap PTj perlu mengemaskini maklumat Ketua Jabatan dan KPTj untuk memastikan staf yang ingin memohon mendapat kebenaran KJ dan Perakuan KPTj ditempat staf itu berkhidmat sebelum permohonan tersebut di hantar kepada peringkat KJ Pengajaran Sambilan dan KPTj pengajaran Sambilan yang ditawarkan. 2. Peranan ini amat penting untuk setiap PTj masing-masing kerana, sekiranya staf tersebut tiada maklumat Ketua, staf tersebut tidak boleh memohon pengajaran sambilan kerana maklumat tidak lengkap. Staf tersebut perlu maklum kepada pentadbir PTj untuk mengemaskini nama Ketua mereka. Sila klik salah satu butang samada membuat carian melalui No.gaji Staf atau Nama Staf. Sila klik butang Cari Rajah 13 : Skrin Carian Nama Ketua 3. Pada Rajah 13, sila pilih sama ada ingin membuat carian melalui No.Gaji atau Nama Staf. Sekiranya ingin membuat carian melalui No.Gaji,sila klik butang pada No.Gaji Staf dan masukkan No.Gaji Staf tersebut dan sila klik butang Cari. Begitu juga sebaliknya, sekiranya ingin membuat carian melalui Nama Staf, sila masukkan hanya sebahagian dari nama tersebut dan sila klik Cari.
Sila klik Pilih Rajah 13 (a) : Skrin Senarai Nama Pengajar Sambilan 4. Keputusan carian melalui No.gaji atau Nama Staf akan dipaparkan mengikut kriteria yang di cari. Sila klik pilih pada nama staf yang dicari. Sila klik untuk kemaskini maklumat pelulus Rajah 13 (b) : Skrin Maklumat Pelulus Pengajaran Sambilan 5. Selepas pentadbir klik Pilih pada kotak tindakan, skrin akan memaparkan maklumat pelulus pertama dan pelulus kedua.peranan yang memainkan pada skrin ini adalah sekiranya staf yang dipilih ingin membuat pengajaran sambilan di PTj pengajaran sambilan yang ditawarkan, maka pelulus pertama akan mengambil tindakan untuk membenarkan atau tidak membenarkan staf tersebut melakukan pengajaran sambilan dan seterusnya akan berlaku kepada peringkat pelulus kedua dimana pelulus kedua tersebut perlu memperaku kan staf tersebut untuk membuat pengajaran sambilan pada PTj yang dipohon. 6. Sekiranya ada perubahan pada maklumat asal, sila tekan ikon untuk mengemaskini maklumat pelulus.
Sila klik butang Tukar Pelulus 2 untuk kemaskini pelulus baru Sila klik butang Tukar Pelulus 1 untuk kemaskini pelulus baru Klik Padam Pelulus 2 untuk hapuskan rekod Rajah 13 (c) : Skrin Kemaskini Maklumat Pelulus Pengajaran Sambilan 7. Sila klik butang Tukar Pelulus 1 atau Tukar Pelulus 2 sekiranya pada perubahan pada nama pelulus yang dinyatakan. Sekiranya staf tersebut hanya mempunyai seorang pelulus sahaja, sila klik butang Padam Pelulus 2 untuk hapuskan rekod tersebut. 8. Setiap pentadbir Ptj perlu memberi perhatian kepada beberapa perkara, sekiranya staf tersebut merupakan Staf Akademik maka wajib meletakkan nama pelulus 1 dan juga pelulus 2. Tetapi sekiranya staf tersebut merupakan Bukan Staf Akademik tidak menjadi satu masalah sekiranya tiada pelulus 2. Sila klik Pilih untuk kemaskini rekod. Rajah 13 (d) : Skrin Kemaskini Maklumat Pelulus 9. Sila taip sebahagian dari nama dan klik pada butang Cari.Maklumat carian akan dipaparkan dan sila klik Pilih untuk kemaskini nama Ketua yang baru. Sila rujuk rajah 13(d) sebagai rujukan.
* Kemaskini Secara Serentak 1. Kemaskini secara serentak merupakan kemaskini maklumat pelulus 1 atau pelulus 2 kepada staf yang terlibat secara serentak, tidak perlu kemaskini satu-satu staf sekiranya maklumat pelulus tersebut merupakan pelulus yang sama. Sila klik Kemaskini Secara Serentak Sila klik Tukar Pelulus 1 untuk tukar pelulus 1 Sila klik Tukar Pelulus 2 untuk tukar pelulus 2 Rajah 14 : Skrin Kemaskini Secara Serentak 2. Sila klik Tukar Pelulus 1 untuk menukar maklumat pelulus 1 dan sila klik butang Tukar Pelulus 2 sekiranya ingin menukar maklumat pelulus 2. Rajah 14(a) : Skrin Kemaskini Maklumat Pelulus Secara Serentak 3. Sila taip sebahagian nama yang hendak dicari,kemudian klik butang Cari. Senarai nama staf yang berkenaan akan dipaparkan. Sila klik Pilih untuk dapatkan maklumat pelulus yang baru.
Nama Pelulus Baru Dipaparkan Sila tick pada kotak checkbox untuk staf terlibat Klik untuk Simpan Rajah 14(b) : Skrin Pilih Maklumat Pelulus Pengajaran Sambilan Secara Serentak 4. Sila tick pada kotak untuk staf yang terlibat sekiranya ada maklumat pelulus yang perlu diubah dan tekan butang Simpan untuk memastikan segala rekod baru dapat disimpan dengan selamat. Sila rujuk rajah 14(b) sebagai rujukan.
Rajah 14(c) : Skrin Senarai Nama Ketua/Pelulus Klik untuk kemaskini semula
C. Maklumat Penyelaras - Sila klik ikon untuk masuk skrin di bawah. 1. Pentadbir Sistem perlu masukkan maklumat Ketua Penyelaras/Program tujuan rekod. Rekod ini amat penting kerana sekiranya staf tersebut merupakan Ketua penyelaras/program yang memegang jawatan pentadbiran beban tugas beliau merupakan 7.5 jam bukan 10 jam bagi yang bukan memegang sebarang jawatan pentadbiran. Proses ini akan diambil kira sekiranya ada Ketua penyelaras/program ingin membuat permohonan di PTj lain dan tiada masalah semasa membuat sebarang tuntutan bayaran. Klik untuk Simpan Rajah 15 : Skrin Input Penyelaras Kursus/Program 2. Sila masukkan maklumat Penyelaras/Program tersebut dan klik butang Simpan untuk memastikan segala maklumat tersebut di simpan.
Klik untuk paparkan maklumat Klik Untuk Kemaskini Klik Untuk Hapus Rekod Rajah 15(a) : Skrin Senarai Nama Penyelaras Kursus/Program 3. Silah Pilih Jabatan Untuk Papar Rekod yang di simpan. 4. Sila klik ikon untuk mengemaskini semula maklumat yang disimpan. 5. Sila klik ikon untuk hapuskan rekod. Secara automatik maklumat akan terhapus dari senarai tersebut.
D. Laporan - Sila klik ikon untuk masuk skrin di bawah. Rajah 16 : Skrin Senarai Kursus Yang Ditawarkan. 1. Senarai kursus yang ditawarkan akan dipaparkan dalam bentuk laporan untuk rujukan pentadbir setiap PTj.