SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL KAS KECIL PADA PT FASTFOOD INDONESIA, Tbk RESTAURANT SUPPORTING CENTRE MEDAN TUGAS AKHIR Ditulis Untuk Memenuhi Syarat Menyelesaikan Pendidikan Program Diploma 3 Disusun Oleh: RIA MELINA DEBORA S NIM 1205081074 PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN AKUNTANSI POLITEKNIK NEGERI MEDAN MEDAN 2015
ABSTRAK Latar belakang dari penelitian ini adalah mengenai pentingnya suatu sistem pengendalian internal dalam suatu perusahaan. Tujuan penelitian ini adalah mengetahui apakah pengendalian internal kas kecil yang diterapkan di PT Fastfood Indonesia, Tbk Restaurant Supporting Centre Medan sudah terlaksana dengan baik sesuai dengan prinsip prinsip dan unsur - unsur pengendalian internal pengeluaran kas. Teknik pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah wawancara dan dokumentasi. Teknik pengelohan data menggunakan metode deskriptif kualitatif. Dari hasil penelitian, disimpulkan bahwa sistem pengendalian internal kas kecil pada PT Fastfood Indonesia, Tbk Restaurant Supporting Centre Medan sudah terlaksana dengan baik. Kata Kunci : Sistem, Pengendalian Internal, Kas Kecil
ABSTRACT The background of this research is about the importance of an internal control system for a company. The purpose of this research is to determine if the application of internal control system on petty cash at PT Fastfood Indonesia, Tbk Restaurant Supporting Centre Medan has been good based on the principals and the elements internal control system on cash expenditure. The documentation and interview are used in collecting data and analyzed by descriptive qualitative method. The result of this research is that internal control system on petty cash at PT Fastfood Indonesia, Tbk Restaurant Supporting Centre Medan has been good. Keyword: System, Internal Control, Petty Cash
KATA PENGANTAR Puji dan syukur diucapkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas berkat dan kasih karunia-nya serta telah memberikan kesehatan, kesempatan, dan kemudahan sehingga dapat menyelesaikan Tugas Akhir yang merupakan salah satu syarat untuk memperoleh gelar Diploma 3 pada program studi akuntansi Politeknik Negeri Medan. Tugas Akhir ini disusun berdasarkan data yang diproleh dari PT Fastfood Indonesia, Tbk Restaurant Supporting Centre Medan di Jalan Gajah Mada No. 14 Medan. Dalam penulisan Tugas Akhir ini, banyak diterima bantuan, dukungan dan bimbingan dari berbagai pihak baik secara moril maupun materil. Maka dalam kesempatan ini, ucapan terimakasih disampaikan kepada: 1. Bapak M. Syahruddin, ST., M.T. selaku Direktur Politeknik Negeri Medan. 2. Bapak Darwin S.H Damanik, S.E.,M.Si. selaku Ketua Jurusan Akuntansi Politeknik Negeri Medan. 3. Bapak Parjuangan Pardosi, S.E., M.Si. selaku Sekretaris Jurusan Akuntansi Politeknik Negeri Medan. 4. Bapak Sastra Karo-Karo, S.E., Ak., M.Si. selaku Kepala Program Studi Akuntansi Politeknik Negeri Medan. 5. Bapak Yulifati Laoli, SE.,M.Si.,A.Md.Akt., SH. MH., PhD. selaku Dosen Pembimbing Utama 6. Bapak Syahrudin Marpaung, Drs., M.Hum. selaku Dosen Pembimbing Pendamping 7. Seluruh Staf PT Fastfood Indonesia, Tbk RSC Medan 8. Seluruh Dosen dan Pegawai Program Studi Akuntansi, Jurusan Akuntansi, Politeknik Negeri Medan 9. Ayahanda Alm.Ir Immanuel Sinambela dan Ibunda Alm.Juniar Lissana Br.Nainggolan dan kepada abang Lintong Sinambela, Marthin Sinambela, i
Putra Sinambela, dan Ferdinan Sinambela yang selalu memberi semangat dan doa. 10. Kepada Ayu Panggabean dan Dian Sinaga, terima kasih untuk perjuangan dan semangatnya. 11. Seluruh teman - teman AK-6A. 12. Kepada semua pihak yang telah membantu penulis dalam penulisan tugas akhir ini. Semoga Tugas Akhir ini bermanfaat bagi pembaca. Medan, Agustus 2015 Penulis, Ria Melina Debora S NIM 1205081074 ii
DAFTAR ISI Halaman LEMBAR PERSETUJUAN LEMBAR PENGESAHAN LEMBAR PERNYATAAN ABSTRAK ABSTRACT KATA PENGANTAR... i DAFTAR ISI... iii DAFTAR GAMBAR... v DAFTAR LAMPIRAN... vi BAB 1 PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Pemilihan Judul... 1 1.2. Perumusan Masalah... 3 1.3. Tujuan Penelitian... 3 1.4. Manfaat Penelitian... 4 1.5. Metode Pengumpulan, Analisis, dan Teknik Pengolahan Data... 4 1.6. Jadwal Kegiatan dan Penulisan Tugas Akhir..6 BAB 2 TINJAUAN UMUM MENGENAI PERUSAHAAN 2.1. Sejarah Singkat Perusahaan... 7 2.2. Ruang Lingkup Kegiatan Perusahaan... 10 2.3. Keunggulan Perusahaan... 10 2.4. Struktur Organisasi Perusahaan... 12 BAB 3 TINJAUAN PUSTAKA 3.1. Pengertian Sistem Pengendalian Intern...21 3.2. Dana Kas Kecil (Petty Cash). 23 iii
3.3. Sistem Dana Kas Kecil... 24 3.4. Dokumen yang Digunakan Dalam Dana Kas Kecil... 33 3.5. Catatan yang digunakan dalam dana kas kecil... 33 3.6. Sistem pengendalian internal dana kas kecil.. 34 BAB 4 HASIL PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA 4.1. Hasil Pengumpulan Data 37 4.2. Hasil Pengelolahan Data 39 4.3. Pegendalian Internal Terhadap Dana Kas Kecil... 42 4.4. Bagan Alir (Flowchart)... 44 BAB 5 PEMBAHASAN 5.1. Pembahasan... 51 5.2. Pengendalian Internal Pengeluaran Dana Kas Kecil...55 5.3. Kebaikan dan Kelemahan Sistem Pengendalian Internal Kas Kecil Pada PT Fastfood Indonesia, Tbk Restaurant Supporting Centre Medan... 61 BAB 6 SIMPULAN DAN SARAN 6.1. Simpulan... 63 6.2. Saran... 64 DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN iv
DAFTAR GAMBAR No. Gambar Judul HAL 2.1 Struktur Organisasi PT Fastfood Indonesia, Tbk... 13 3.1 Prosedur pembentukan dana kas kecil sistem dana tetap... 27 3.2 Prosedur permintaan dan pertanggungjawaban kas kecil sistem dana tetap... 29 3.3 Prosedur pengisian kembali dana kas kecil..31 4.1 Sistem Pengeluaran Kas Pembentukan Dana Kas Kecil... 45 4.2 Sistem Pengeluaran Kas Pembentukan Dana Kas Kecil (Lanjutan)... 46 4.3 Sistem Permintaan dan Pertanggungjawaban Pengeluaran Kas Kecil... 47 4.4 Sistem Permintaan dan Pertanggungjawaban Kas Kecil (Lanjutan)... 48 4.5 Sistem Pengisian kembali kas kecil... 49 4.6 Sistem Pengisian kembali kas kecil (Lanjutan)... 50 v
DAFTAR LAMPIRAN Lampiran 1 Lampiran 2 Lampiran 3 Lampiran 4 Lampiran 5 Lampiran 6 Lampiran 7 Lampiran 8 Lampiran 9 Lampiran 10 Lampiran 11 Lampiran 12 Lampiran 13 Daftar Pertanyaan Bukti Kas PT Fastfood Indonesia,Tbk Formulir Pembayaran Transport Lokal / Lembur Surat Permohonan Pengajuan Judul Tugas Akhir Surat Izin Riset Surat Kesediaan Dosen Pembimbing Surat Kesediaan Dosen Pembimbing Kartu Bimbingan Mahasiswa Kartu Bimbingan Mahasiswa Formulir Pernyataan Bebas Revisi Ketua Penguji Formulir Pernyataan Bebas Revisi Anggota Penguji Formulir Bebas Revisi Formulir Revisi vi
BAB 1 PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Pemilihan Judul Perkembangan usaha yang dilakukan oleh perusahaan membuat tanggung jawab yang lebih besar khususnya dalam mengelolah aktiva perusahaan. Pemilik perusahaan tidak dapat melakukan pengawasan atas semua kegiatan operasional perusahaan secara langsung maka dari itu pemilik perusahaan harus memerlukan pengendalian dalam pelaksanaan semua kegiatan perusahaan. Perusahaan harus mempunyai pengendalian internal untuk dapat melakukan pengawasan dalam pelaksanaan semua kegiatan perusahaan. Pelaksanaan kegiatan tersebut dapat mencapai tujuan yang diinginkan perusahaan seperti menjaga aktiva perusahaan dan bisa terhindar dari kecurangan/penyelewengan aktiva perusahaan yang dilakukan oleh pihak-pihak tertentu. Berikut adalah definisi pengendalian internal yang dikemukakan oleh para ahli: Pengendalian Internal (Internal Control) adalah rencana organisasional dan semua tindakan terkait yang dirancang untuk, (1) Mengamankan aktiva, (2) Mendorong karyawan untuk mengikuti kebijakan perusahaan, (3) Meningkatkan efisiensi operasi, (4) Memastikan catatan akuntansi yang akurat dan dapat diandalkan (Horngren, Harrison, 2007: 390). Penerapan pengendalian internal tersebut terhadap kas dianggap sangat penting karena kas merupakan aktiva yang sangat likuid dan merupakan salah satu cara untuk menjaga agar dana kas perusahaan tidak disalahgunakan. 1
2 Di dalam praktiknya pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil, sangat tidak efektif bila dilakukan dengan menggunakan cek. Untuk itu perusahaan biasanya membentuk suatu dana khusus yang disebut dengan dana kas kecil. Berikut adalah pengertian dana kas kecil menurut pandangan para ahli akuntansi: Dana kas kecil adalah uang tunai yang disediakan perusahaan untuk membayar pengeluaran pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan tidak ekonomis bila dibayar dengan cek atau giro ( Rudianto, 2012:188). Dana kas kecil (petty cash fund) adalah dana kas kecil yang digunakan untuk membayar jumlah pengeluaran kas kecil namun tetap menjaga pengendalian secara memuaskan. (Jerry J.Weygandt dkk,2007:467) Fungsi dana kas kecil sangatlah penting untuk kelancaran aktivitas dari perusahaan. Pengeluaran yang termasuk dalam dana kas kecil ialah pengeluaran yang sifatnya rutin dan paling rentan terhadap penyalahgunaan maka dari itu sistem pengendalian internal terhadap kas akan memisahkan beberapa fungsi, diantaranya fungsi penyimpanan, fungsi pelaksanaan dan fungsi pencatatan. Berdasarkan penelitian terdahulu yang telah dilakukan oleh Hendrianto, SE tahun 2014 tentang analisis prosedur dan sistem pengendalian internal dana kas kecil di PT MPM Rent yang merupakan perusahaan yang bergerak di bidang transportasi, dimana bisnis utamanya adalah rental (penyewaan) mobil dan bisnis pendukungnya adalah penyedia jasa yang beralamat di Jalan Sunburst CBD Office Park Lt.2 Kapten Djojohadikusumo no.10-12, BSD, Tanggerang. Dari hasil penelitian yang telah dilakukan terhadap prosedur dan sistem pengendalian internal dana kas kecil di PT MPM Rent mengenai unsur - unsur pengendalian internal pengeluaran kas sudah menunjukan praktik yang baik dalam aspek organisasi yang menetapkan prosedur
3 dalam memisahkan tugas dan tanggung jawab fungsional begitu juga dalam otorisasi dan prosedur pencatatan pada PT MPM Rent. Berdasarkan penelitian tersebut, timbul keinginan untuk mengetahui pengendalian internal kas kecil yang diterapkan di PT Fastfood Indonesia, Tbk RSC Medan apakah sudah sesuai dengan prinsip prinsip dan unsur - unsur pengendalian internal pengeluaran kas yang berlaku secara umum sehingga diputuskan untuk memilih judul Tugas Akhir Sistem Pengendalian Internal Kas Kecil pada PT Fastfood Indonesia,Tbk Restaurant Supporting Centre Medan. 1.2. Rumusan Masalah Berdasarkan uraian dan penjelasan mengenai latar belakang pemilihan judul di atas, maka penulis merumuskan permasalahan sebagai berikut : Apakah pengendalian internal kas kecil yang diterapkan di PT Fastood Indonesia, Tbk Restaurant Supporting Centre Medan sudah dilaksanakan sesuai dengan prinsip prinsip dan unsur - unsur pengendalian internal pengeluaran kas yang berlaku secara umum? 1.3. Tujuan Penulisan Tujuan dari penulisan Tugas Akhir ini adalah sebagai berikut: 1. Untuk mengetahui penerapan pengendalian internal terhadap pengelolahan dana kas kecil pada PT Fastfood Indonesia,Tbk Restaurant Supporting Centre Medan.
4 1.4. Manfaat Penilitian Manfaat yang diharapkan dari hasil penelitian Tugas Akhir ini adalah sebagai berikut: 1. Manfaat Pratikal Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan sumbangan bagi dunia usaha (perusahaan perusahaan) untuk meninjau kembali penanganan kas kecil yang berlaku di perusahaan. 2. Manfaat Teoritikal Hasil penelitian ini diharapakan dapat memperkaya pengetahuan ilmu akuntansi di tingkat pendidikan kejuruan akuntansi dan di tingkat pendidikan tinggi vokasi juga diharapkan Tugas Akhir ini dapat menjadi referensi bagi para peneliti berikutnya khususnya para mahasiswa yang akan menyelesaikan studinya. 1.5. Metode Pengumpulan, Analisis, dan Teknik Pengolahan Data 1.5.1. Metode Pengumpulan Data Metode pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian Tugas Akhir ini adalah 1. Wawancara Wawancara adalah proses memperoleh keterangan untuk tujuan penelitian dengan cara tanya jawab, sambil bertatap muka antara si penanya atau pewawancara dengan si penjawab atau responden
5 2. Dokumentasi Dokumentasi adalah salah satu metode pengumpulan data dengan cara mengambil catatan dan dokumen yang dimiliki oleh organisasi yang terpilih sebagai objek penelitian, atau data dari individu sebagai objek penelitian 1.5.2.Teknik & Alat Pengolah Data Teknik pengolah data adalah teknik yang dilakukan dengan menginput penjelasan penjelasan data ke dalam perangkat keras maupun perangkat lunak dan disesuaikan pengerjaannya dengan tata aturan penulisan Tugas Akhir yang berlaku. Alat yang digunakan untuk mengolah data yang dikumpulkan dalam penulisan Tugas Akhir ini adalah perangkat keras dan perangkat lunak. Perangkat keras yang digunakan adalah berupa notebook, printer, alat tulis manual (ATK) sedangkan perangkat lunak yang digunakan Microsoft word dan Microsoft power point. 1.5.3.Analisis Data Tugas Akhir yang telah diolah selanjutnya dianalisis dengan menggunakan deskriptif kualitatif Metode deskriptif adalah suatu metode dalalam meneliti status kelompok manusia, suatu objek, suatu set kondisi, suatu sistem kondisi, suatu system pemikiran, ataupun suatu kelas peristiwa pada masa sekarang. Tujuan dari penelitian deskriftif ini adalah untuk membuat deskripsi, gambaran atau lukisan secara sistematis, faktual dan akurat mengenai fakta-fakta, sifat-sifat serta
6 hubungan antarfenomena yang diselidiki, yang dimaksud dengan metode kualitatif adalah menjelaskan objek penelitian dengan menggunakan uraian kata kata ataupun kalimat sehingga pembaca dapat memahami apa yang dimaksud dengan penelitian tersebut. 1.6. Jadwal Kegiatan dan Penulisan Tugas Akhir Jadwal kegiatan penulisan Tugas Akhir ini sebagaimana dilihat di tabel 1.1 Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan Penulisan Tugas Akhir Waktu Kegiatan Penulisan Tugas Akhir No Kegiatan April Mei Juni Juli Agustus 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 Persiapan 2 Pengumpulan Data 3 Tabulasi dan Analisa Data 4 Menyusun Konsep Laporan 5 Konsultasi pada pembimbing 6 Sidang Tugas Akhir 7 Perbaikan Laporan Tugas Akhir 8 Penggandaan Laporan Sumber : Buku Pedoman tugas akhir jurusan Akuntansi tahun 2015