BAB 3 ANALISA SISTEM BERJALAN

BAB 3 ANALISA SISTEM BERJALAN 3.1 Gambaran Umum Perusahaan 3.1.1 Sejarah Perusahaan PT Bahtera Satria Adidaya adalah perusahaan yang bergerak di bidang pengurusan jasa kepabeanan yang juga sudah mulai berkembang menjadi freight forwarding, yaitu dalam hal kepengurusan ekspedisi barang untuk kegiatan ekspor dan impor barang melalui laut. PT Bahtera Satria Adidaya berlokasi di Komplek Green-garden Blok C No. 21 Rorotan Cilincing. Jalan Raya Cakung Cilincing km 3, Jakarta Utara yang berdiri pada tanggal 14 Agustus 1997 dengan nomor SIUJPT B.220/AL.003.KW.IX/97. Usaha ini awalnya dimulai dari ketertarikan Bapak Zamzari yang ingin menjalankan bisnis ini. Yang dikarenakan Bapak Zamzari sebelumnya bekerja pada bagian exim di sebuah perusahaan. Kemudian ia mulai menjalankan usaha ini dengan pelayanan jasa ekspor dan impor bagi orang-orang sekitarnya yang kemudian akhirnya berkembang pesat karena pelayanan jasanya yang memuaskan. Dari usaha tersebut kini Bapak Zamzari dapat menjadi seseorang yang cukup sukses di bidang jasa pengurusan ekspor impor dengan mendirikan suatu usaha Perusahaan Pengurusan Jasa Kepabeanan (PPJK). 40

41 Sebagai sebuah perusahaan yang sedang berkembang saat ini tentu saja mengalami pasang surut dalam usahanya karena persaingan yang semakin ketat, namun berkat keuletan dan keterampilan yang dimiliki oleh pemimpin perusahaan dan tenaga-tenaga ahli yang dimiliki perusahaan, maka perusahaan ini dapat terus melakukan perbaikan dan pengembangan untuk kemajuan perusahaan. 3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan Visi perusahaan adalah menjadi salah satu perusahaan jasa pengiriman yang memberikan jasa pelayanan bagi masyarakat secara penuh totalitas. Misi perusahaan adalah memberikan layanan yang berkualitas tinggi terhadap pelanggan, memberikan pelayanan terbaik terhadap pelanggan dengan mengirimkan barang ke pemilik atau pelanggan sampai ke tujuan dengan kondisi yang diharapkan dan tepat waktu, dan mengatasi tantangan industri dengan siap menghadapi setiap perkembangan dan perubahan yang ada di dalam pasar.

42 3.2 Struktur Organisasi Perusahaan Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Bahtera Satria Adidaya Sumber : Bapak Anis Fuadi ( O perasional) PT. Bahtera Satria Adidaya

43 3.2.1 Wewenang dan Tanggung Jawab Adapun pembagian tugas, tanggung jawab, dan wewenang dari masing-masing bagian adalah sebagai berikut : 1. Direktur Utama a. Meneliti serta menganalisa perkembangan perusahaan dan mengambil langkah-langkah guna memajukan perusahaan sesuai dengan perkembangan ekonomi. b. Mengawasi jalannya dan perkembangan perusahaan 2. Direktur a. Membuat keputusan-keputusan penting pada perusahaan b. Melakukan evaluasi hasil kerja pada manajer c. Memeriksa seluruh laporan yang ada pada perusahaan d. Bertanggung jawab terhadap komplain dari pelanggan mengenai kualitas jasa pengangkutan dan kepabean 3. Manajer Administrasi a. Menetapkan kebijakan-kebijakan untuk meningkatkan hasil pelayanan b. Melayani order dari pelanggan c. Membina hubungan baik dengan pelanggan 4. Manajer

44 a. Mengawasi kinerja bagian operasional ekspor, bagian operasional impor, dan supir trucking dalam melaksanakan kegiatan perusahaan b. Melakukan Booking space kapal dan booking container 5. Manajer Keuangan a. Memonitor hutang dan piutang perusahaan b. Membuat Invoice untuk Pelanggan c. Mengkoordinir dan mengawasi hasil penagihan piutang pelanggan d. Membuat anggaran dan pengeluaran dana dalam kegiatan perusahaan e. Membuat Laporan Job Order Complete per transaksi. 6. Trucking a. Mengambil container ke depo b. Mengambil barang ke pelanggan c. Mengantar container yang telah terisi ke gudang penimbunan d. Mengeluarkan barang dari Pelabuhan e. Mengantar barang ke Pelabuhan 7. Bagian Ekspor a. Mengecek barang di container b. Menyegel container

45 8. Bagian Impor a. Mengurus pengeluaran barang pada Jalur merah b. Mengurus pembuatan Surat Penyerahan Petikemas (SP2) 3.3 Prosedur Bisnis 3.3.1 Prosedur Ekspor Prosedur ekspor yang berjalan di dalam PT. Bahtera Satria Adidaya adalah sebagai berikut : Proses Ekspor dimulai setelah Eksportir menghubungi Administrasi untuk melakukan order. Kemudian Administrasi akan melayani pemesanan, menanyakan jadwal dan tujuan ekspor kepada Eksportir. Eksportir akan menanyakan biaya ekspor kepada Administrasi. Kemudian Administrasi akan memberitahukan harga ekspor sesuai permintaan Eksportir. Bila Eksportir setuju, maka Eksportir akan membuatkan Shipping Instruction serta memberikan Shipping Instruction tersebut ke Administrasi. Kemudian Administrasi akan mengcopy Shipping Instruction tersebut untuk diarsip dan memberikan Shipping Instruction yang asli kepada. Setelah menerima Shipping Instruction dari Administrasi, maka akan melakukan pengecekkan kapal dan booking space kapal dengan mengirimkan Shipping Instruction tersebut ke Shipping Line (Agen

46 Pelayaran). Kemudian Agen Pelayaran akan menerbitkan Delivery Order (DO) dan Booking Notice. Setelah itu juga akan melakukan pengecekkan dan booking container. Lalu setelah container telah di booking akan memberikan Dokumen Booking Notice kepada Administrasi sebagai informasi untuk Eksportir. Kemudian Administrasi akan memberitahukan kepada Eksportir melalui fax atau telepon mengenai informasi container dan pelayaran yang dipesan, yaitu jadwal berangkat, jadwal tiba pelayaran dan identitas pelayaran dengan memberikan dokumen Booking Notice. Kemudian Eksportir akan memberikan Packing List yang berisi rincian atas barang yang akan dikirim serta Commercial Invoice dan Bukti Pembayaran Pajak kepada Administrasi. Administrasi akan menyerahkan Packing List, Commercial Invoice, dan Bukti Pembayaran Pajak tersebut kepada. Setelah menerima Packing List, Commercial Invoice, dan Bukti Pembayaran Pajak dari Administrasi, maka akan memberikan Delivery Order (DO) tersebut ke untuk pembayaran kwitansi lift on. Kemudian akan mengajukan Delivery Order (DO) tersebut ke Depo Container untuk dibuatkan Bon Muat dengan membayar kwitansi

47 lift-on. Setelah jasa lift-on tersebut dibayarkan maka akan mendapatkan kwitansi lift-on dan Bon Muat dari Depo Container. Setelah mendapatkan kwitansi lift-on dan Bon Muat tersebut maka akan menyerahkan Bon Muat tersebut kepada. Setelah menerima Bon Muat dari, maka akan menyerahkan Bon Muat dan Packing List kepada untuk mengambil container kosong di Depo Container. Sesampainya di Depo, akan menyerahkan bon muat ke petugas Depo. Petugas Depo akan memberikan container kosong beserta seal container dan Surat Jalan kepada. Setelah mendapat container kosong, maka container akan dinaikkan ke Truck untuk melakukan pengambilan barang di perusahaan Eksportir oleh. Setibanya di perusahaan Eksportir, maka akan mengangkut semua barang yang akan di ekspor ke dalam container. Setelah barang dimasukkan ke dalam container maka akan membawa container yang sudah terisi tersebut ke Gudang Pelabuhan. Setibanya barang di Gudang Pelabuhan, maka akan menyerahkan Seal Container, Packing List serta container yang sudah terisi kepada Bagian Ekspor yang sudah bersiaga di Gudang Pelabuhan untuk melakukan pengecekkan dan penyegelan container. Lalu Bagian Ekspor

48 melakukan pengecekkan terakhir kalinya di Gudang Pelabuhan berdasarkan Packing List sebelum container ditutup dan disegel. Setelah container ditutup dan disegel, maka Packing List tersebut akan dilampirkan pada container yang akan dikirim. Kemudian Bagian Ekspor akan memberikan informasi kepada bahwa container telah disegel. Setelah mendapatkan informasi bahwa container telah disegel, Keuangan akan melakukan pembayaran PEB Transfer ke Bea Cukai dan kemudian mendapatkan Bukti Pembayaran. Setelah itu, akan memberikan informasi kepada agar dapat dilakukan pengisian PEB. Dan setelah menerima informasi bahwa PEB Transfer telah dibayarkan, maka akan mengisi PEB (Pemberitahuan Ekspor Barang) berdasarkan Packing List dan Commercial Invoice. Kemudian PEB (Pemberitahuan Ekspor Barang) tersebut akan di transfer melalui EDI (Elektronik Data Interchange) ke pihak Bea Cukai. Selain itu juga akan mengirimkan Packing List, Commercial Invoice, dan Bukti Pembayaran Pajak tersebut ke Bea Cukai untuk pemeriksaan perhitungan pajaknya. Setelah itu PEB tersebut akan di cetak dan diotorisasi oleh. Setelah PEB tersebut disetujui, maka pihak Bea Cukai akan memberikan respon berupa NPE (Nota Pelayanan Ekspor) kepada. NPE tersebut akan dicetak. Kemudian NPE, PEB, dan Delivery Order (DO) tersebut akan diberikan kepada dan akan menyerahkan PEB dan Delivery

49 Order (DO) ke Depo Container untuk dibuatkan Kartu Kuning. Setelah mendapatkan Kartu Kuning dari Depo Container maka akan membawa container yang sudah terisi penuh beserta kelengkapan dokumen seperti Kartu Kuning, Surat Jalan, NPE dan Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB) menuju pelabuhan. Sesampainya di pelabuhan, akan memberikan Kartu Kuning (Asli), Surat Jalan (asli), NPE (asli) dan PEB (asli) kepada Petugas Pelabuhan untuk mendapat persetujuan pemuatan container kedalam kapal. Kemudian setelah mendapat persetujuan tersebut akan menuju lokasi penimbunan container untuk memasukan container kedalam kapal. Setelah container dimasukkan ke dalam kapal, akan menyerahkan Delivery Order (DO) kepada Keuangan untuk pengurusan pembayaran ke Agen Pelayaran. Setelah kapal berangkat, akan segera melunasi biaya pengiriman dan sewa space kapal. Kemudian akan menukarkan DO dan melakukan pembayaran atas biaya pengiriman dan sewa space kapal tersebut dengan mentransfer ke Agen Pelayaran. Setelah biaya pengiriman dan sewa space kapal dibayarkan maka akan mendapatkan B/L (Bill of Lading) dari Agen Pelayaran. Selain itu juga akan mendapatkan tagihan dari Depo Container berupa Nota dan Perhitungan Pelayanan Jasa atas biaya jasa penumpukan/gerakan yang telah dilakukan. Pembayaran harus dilunasi dalam 8

50 hari kerja setelah nota ini diterima, jika tidak maka akan dikenakan denda 2% perbulan atau sangsi lainnya. Kemudian setelah menerima Nota dan Perhitungan Pelayanan Jasa tersebut, akan melakukan pembayaran atas biaya jasa penumpukan/gerakan tersebut dengan mentransfer ke Depo Container. Setelah jasa penumpukan/gerakan tersebut dibayarkan maka akan mendapatkan Bukti Pembayaran dari Depo Container. Setelah melakukan pembayaran ke Agen Pelayaran dan Depo Container, akan membuat Invoice untuk Eksportir sebanyak 3 rangkap, dimana: - Invoice rangkap 1, akan dikirim ke Eksportir pada saat Eksportir melunasi pembayarannya bersama dengan Bill of Lading (B/L) - Invoice rangkap 2, akan dikirim ke Eksportir sebagai tagihan - Invoice rangkap 3, akan diarsip oleh Invoice jatuh tempo dalam 30 hari (1 bulan) dan pembayaran di transfer langsung ke rekening PT. Bahtera Satria Adidaya berdasarkan Invoice yang diterimanya, terlepas apakah barang tersebut sudah mencapai tempat tujuan atau belum. Pada setiap akhir transaksi, akan membuat Laporan Job Order Complete yang nantinya akan diserahkan serta Direktur. Dan Direktur akan memeriksa laporan yang ada sebelum mengotorisasinya.

51 3.3.2 Prosedur Impor Prosedur impor yang berjalan di dalam PT. Bahtera Satria Adidaya adalah sebagai berikut : Proses Impor dimulai setelah Importir menghubungi Administrasi untuk melakukan order. Setelah itu Administrasi menanyakan jadwal, asal impor serta keterangan barang yang akan diimpor kepada Importir. Kemudian Importir akan membuatkan Shipping Instruction yang berisi informasi jadwal, asal impor, jenis container, nomor container yang digunakan serta keterangan barang yang akan diimpor oleh Importir. Selain itu Importir juga akan memberikan data pendukung berupa Bill of Lading (B/L) kepada Administrasi. Kemudian Shipping Instruction tersebut akan di copy dan setelah itu Bill of Lading (B/L) dan Shipping Instruction yang asli tersebut akan diberikan kepada. Setelah mendapatkan Bill of Lading (B/L) dan Shipping Instruction, akan menanyakan Rencana Kedatangan Sarana Pengangkut (RSKP) dengan memberikan Shipping Instruction tersebut kepada Agen Pelayaran. Setelah itu Agen Pelayaran akan memberikan Surat Pemberitahuan Kedatangan Kapal (Notice of Arrival) kepada. Kemudian akan memberikan dokumen Notice of Arrival kepada Administrasi sebagai informasi untuk Importir.

52 Setelah itu Administrasi akan memberitahukan kepada Importir melalui fax atau telepon mengenai informasi kedatangan kapal dengan memberikan dokumen Notice of Arrival tersebut. Kemudian setelah menerima informasi kedatangan kapal, Importir akan menyerahkan Surat Kuasa, Surat Jalan, Packing List, Commercial Invoice dan Bukti Pembayaran Pajak ke Administrasi. Selanjutnya Administrasi akan menyerahkan Surat Kuasa, Surat Jalan, Packing List, Commercial Invoice, dan Bukti Pembayaran Pajak tersebut kepada untuk pengurusan pengeluaran barang. Kemudian setelah kedatangan kapal sarana pengangkut, akan mengurus pembuatan Manifest di Bea Cukai. Kemudian sebelum mengisi PIB (Pemberitahuan Impor Barang), Keuangan akan melakukan pembayaran PIB transfer ke Bea Cukai dan kemudian mendapatkan Bukti Pembayaran. Setelah itu akan memberikan informasi kepada agar dapat dilakukan pengisian PIB. Dan setelah menerima informasi bahwa PIB transfer telah dibayarkan, maka akan mengisi PIB berdasarkan Packing List dan Commercial Invoice. Kemudian PIB (Pemberitahuan Impor Barang) tersebut kemudian akan dikirimkan ke pihak Bea Cukai melalui EDI (Electronic Data Interchange). Selain itu juga akan mengirimkan Packing List, Commercial Invoice, serta Bukti Pembayaran Pajak tersebut ke Bea Cukai

53 untuk pemeriksaan perhitungan pajaknya. Setelah itu PIB tersebut akan di cetak dan diotorisasi oleh. Beberapa saat kemudian akan mendapatkan respon dari Pihak Bea Cukai berupa SPPB (Surat Persetujuan Pengeluaran Barang) atau SPJM (Surat Pemberitahuan Jalur Merah). Jika SPJM (Surat Pemberitahuan Jalur Merah), maka akan menyerahkan tanggung jawab kepada Bagian Impor untuk melengkapi dokumen yang kurang dan menghitung kembali pajak impornya dan barang Importir akan diperiksa oleh Petugas Bea Cukai di pelabuhan. Jika masuk Jalur Hijau, tidak terdapat kesalahan pembebanan, penghitungan dan pelunasan Bea Masuk, Cukai dan Pajak dalam rangka Impor, Pejabat menerbitkan Surat Persetujuan Pengeluaran Barang (SPPB) untuk pengeluaran barang. Tetapi jika terdapat kesalahan pembebanan, penghitungan dan pelunasan Bea Masuk, Cukai dan Pajak dalam rangka Impor, Pejabat menerbitkan Surat Persetujuan Pengeluaran Barang (SPPB) untuk pengeluaran barang dan Nota Pembetulan untuk penyelesaian lebih lanjut. Kemudian Notul tersebut diberikan kepada Importir untuk penyelesaian pembayaran nilai pabean yang masih kurang ke Bank Devisa serta menyerahkan Dokumen pembukuan, Deklarasi Nilai Pabean, Faktur Pajak Standar/Sederhana, Bukti Pembayaran, dan Letter of Credit ke untuk menyakinkan ke pihak Bea Cukai.

54 Setelah mendapatkan SPPB (Surat Persetujuan Pengeluaran Barang) maka akan mencetak dan memberikan lembar SPPB asli bersama dengan PIB, Packing List, B/L, Commercial Invoice, serta Surat Jalan dari Importir kepada Bagian Impor dalam rangka pengeluaran barang dari pelabuhan. Setelah mendapatkan PIB, SPPB asli, Packing List, Commercial Invoice, B/L dan Surat Jalan dari, maka Bagian Impor akan membawa SPPB, Bill of Lading (B/L), PIB, Commercial Invoice, serta Surat Jalan ke Petugas Bea Cukai untuk menyelesaikan via dokumen. Setelah selesai menyelesaikan via dokumen, maka Bagian Impor akan mengurus pembuatan Surat Penyerahan Petikemas (SP2) di Depo Container. Kemudian setelah mendapatkan Surat Penyerahan Petikemas (SP2) dari Depo Container, Bagian Impor akan menyerahkan Surat Penyerahan Petikemas (SP2), PIB, SPPB asli, Packing List, Commercial Invoice, B/L dan Surat Jalan kepada. Setelah menerima Surat Penyerahan Petikemas (SP2), PIB, SPPB asli, Packing List, Commercial Invoice, B/L dan Surat Jalan serta setelah semua kewajiban impor telah di setujui oleh Kantor Pelayanan Bea Cukai (KPBC), maka akan menukarkan Bill of Lading (B/L) tersebut dengan Delivery Order (DO) kepada Agen Pelayaran kemudian akan menyerahkan semua dokumen yang dibawa yaitu Surat Penyerahan Petikemas (SP2), PIB, SPPB asli, Packing List,

55 Commercial Invoice dan Surat Jalan ke Petugas Bea Cukai di Pelabuhan untuk pengeluaran peti kemas (barang) dari pelabuhan dan kemudian Petugas Bea Cukai di Pelabuhan akan melakukan pengecekkan terhadap dokumen. Kemudian Petugas Bea Cukai akan mencocokkan manifest dengan barang yang akan dikeluarkan. Dan setelah itu akan mengeluarkan barangnya dari pelabuhan. Bila barang telah dikeluarkan, akan mengirimkannya ke Importir. Ketika barang dikirim ke Importir, akan menurunkan barang dari container. Kemudian Importir akan melakukan pemeriksaan terhadap barang yang diterimanya berdasarkan Packing List. Setelah barang tersebut diperiksa, akan memberikan Surat Penyerahan Petikemas (SP2) kepada Importir untuk diotorisasi. Dan memberikan Surat Penyerahan Petikemas (SP2) lembar pertama kepada Pelanggan. Kemudian Delivery Order (DO) dan Surat Penyerahan Petikemas (SP2) tersebut akan diberikan kepada sebagai informasi barang telah diterima oleh Importir. Setelah barang dikeluarkan dari gudang, akan mendapatkan tagihan dari Depo Container berupa Nota dan Perhitungan Pelayanan Jasa atas kegiatan menurunkan container dari lapangan penumpukan (lift-off) dan jasa penumpukan/gerakan yang telah dilakukan. Pembayaran harus dilunasi dalam 8 hari kerja setelah nota ini diterima, jika tidak maka akan dikenakan denda 2% perbulan atau sangsi lainnya. Kemudian setelah menerima Nota dan Perhitungan Pelayanan Jasa tersebut, akan melakukan pembayaran atas kegiatan menurunkan container dari lapangan penumpukan (lift-off) dan jasa

56 penumpukan/gerakan tersebut dengan mentransfer ke Depo Container. Setelah kegiatan menurunkan container dari lapangan penumpukan (lift-off) dan jasa penumpukan/gerakan tersebut dibayarkan maka akan mendapatkan kwitansi lift-off dari Depo Container. Selain itu setelah barang dikirim ke Importir, maka akan membuat Invoice untuk Importir sebanyak 3 rangkap, dimana: - Invoice rangkap 1, akan dikirim ke Importir pada saat Importir melunasi pembayarannya - Invoice rangkap 2, akan dikirim ke Importir sebagai tagihan - Invoice rangkap 3, akan diarsip oleh Invoice jatuh tempo dalam 30 hari (1 bulan) dan pembayaran di transfer langsung ke rekening PT. Bahtera Satria Adidaya berdasarkan Invoice yang diterimanya, terlepas apakah barang tersebut sudah mencapai tempat tujuan atau belum. Pada setiap akhir transaksi, Manajer Keuangan akan membuat Laporan Job Order Complete yang nantinya akan diserahkan kepada Direktur. Dan Direktur akan memeriksa laporan yang ada sebelum mengotorisasinya.

57 3.4 Rich Picture 3.4.1 Rich Picture Proses Ekspor Gambar 3.2 Rich Picture Proses Ekspor

58 3.4.2 Rich Picture Proses Impor Gambar 3.3 Rich Picture Proses Impor

59 3.5 Event Table 3.5.1 Event Table Proses Ekspor Event Menerima Order Melakukan Booking Space Kapal Melakukan Booking Container Memberikan dokumen booking Melakukan konfirmasi Menerima Dokumen pendukung ekspor Menyerahkan dokumen pengajuan pembayaran Lift- On Melakukan pembayaran Lift-on Menerima dokumen pembayaran Lift- On Melakukan perintah Internal Agent Assuming Responsibility Administrasi Administrasi Administrasi Start When Saat Eksportir datang/menghubungi Administrasi Saat menerima Shipping Instruction dari Administrasi Setelah melakukan booking kapal Setelah melakukan booking space kapal dan container Setelah menerima dokumen Booking Notice dari Setelah melakukan konfirmasikan ke Eksportir Setelah menerima dokumen pendukung ekspor dari Administrasi Setelah menerima dokumen pengajuan pembayaran container dari Setelah melakukan pembayaran Lift-On Setelah menerima Bon Muat dari Activities Melayani pemesanan; Menanyakan jadwal dan tujuan ekspor kepada Eksportir; Menerima Shipping Instruction dari Eksportir; Memberikan Shipping Instruction pada Mengirimkan Shipping Instruction kepada Agen Pelayaran; Melakukan booking space kapal; Menerima Delivery Order (DO) dan Booking Notice dari Agen Pelayaran Melakukan booking container Menerima Booking Notice dan Delivery Order (DO) dari Agen Pelayaran; Memberikan Booking Notice kepada Administrasi Memberitahukan kepada Eksportir mengenai informasi container dan pelayaran yang dipesan melalui fax atau telepon. Menerima Packing List, Commercial Invoice dan Bukti Pembayaran Pajak dari Eksportir; Menyerahkan Packing List, Commercial Invoice dan Bukti Pembayaran Pajak kepada Menerima Packing List, Commercial Invoice, dan Bukti Pembayaran Pajak dari Administrasi; Menyerahkan Delivery Order (DO) kepada Mengajukan Delivery Order (DO) ke Depo Container; Membayar kwitansi lift-on ke Depo Container Menerima Bon Muat dari Depo Container; Menyerahkan Bon Muat kepada Menerima Bon Muat dari ; Memberikan

60 pengambilan container kosong dan barang Mengambil container kosong Keuangan Setelah menerima Bon Muat dan Packing List dari Mengambil barang Setelah tiba di perusahaan eksportir Membawa barang Setelah mengambil barang di perusahaan Eksportir Melakukan penyegelan container Melakukan Pembayaran PEB Transfer Menerima Bukti atas Pembayaran PEB Transfer Bagian Ekspor Setelah menerima Packing List, container, yang sudah terisi dan Seal Container dari Setelah dilakukan penyegelan container oleh Bagian Ekspor Setelah melakukan pembayaran PEB Transfer Bon Muat dan Packing List kepada Menyerahkan Bon Muat ke Depo Container; Menerima container kosong, seal container (s egel container) dan Surat Jalan dari Petugas Depo Container Mengambil barang di perusahaan Eksportir; Menaikkan barang ke dalam container Membawa barang ke Gudang Pelabuhan; Menyerahkan Packing List, container yang sudah terisi dan Seal Container ke Bagian Ekspor Menerima Packing List, container yang sudah terisi dan Seal Container dari ; Melakukan pengecekkan barang; Menyegel Container; Memberikan informasi container telah di segel kepada Melakukan pembayaran PEB Transfer Menerima Bukti Pembayaran dari Bea Cukai; Memberikan informasi telah dilakukan pembayaran PEB Transfer kepada Mengurus PEB Setelah melakukan pembayaran pajak Mengisi PEB; Mengirim PEB melalui EDI ke Bea Cukai; Mengirimkan Packing List, Commercial Invoice, dan Bukti Pembayaran Pajak ke Bea Cukai untuk pemeriksaan perhitungan pajaknya Menerima Respon Setelah PEB disetujui oleh Bea Cukai Menerima NPE dari Bea Cukai; Memberikan NPE, PEB dan Delivery Order (DO) kepada Mengurus permintaan pembuatan Kartu Kuning Membawa container terisi ke Kapal Setelah menerima dokumen dari Setelah mendapatkan Kartu Kuning dari Depo Container Menyerahkan PEB dan Delivery Order (DO) ke Depo Container untuk dibuatkan Kartu Kuning Membawa container terisi ke kapal; Memberikan Kartu Kuning (Asli), Surat Jalan (asli), NPE (asli) dan PEB (asli) kepada Petugas Pelabuhan

61 Memberikan dokumen pengurusan pembayaran pengiriman Melakukan pembayaran biaya pengiriman Setelah membawa container terisi ke Kapal Memberikan DO kepada Keuangan Setelah kapal berangkat Menerima DO dari ; Melakukan pembayaran atas biaya pengiriman dan sewa space kapal; Menukarkan DO dengan Bill of Lading ke Agen Pelayaran Menerima dokumen pembayaran biaya pengiriman Setelah melakukan pembayaran biaya pengiriman Menerima Bill of Lading dari Agen Pelayaran; Mengesahkan Bill of Lading; Mengcopy Bill of Lading Melakukan pembayaran jasa penumpukkan/ gerakan Setelah menerima Nota dan Perhitungan Pelayanan Jasa dari Depo Container Menerima Nota dan Perhitungan Pelayanan Jasa dari Depo Container; Melakukan pembayaran jasa penumpukkan/gerakan Melakukan penagihan Menerima pembayaran Melakukan Pencatatan Mengotorisasi Laporan Setelah kapal berangkat Menerima Bukti Pembayaran dari Depo Container; Membuat Invoice sebanyak 3 rangkap; Menyerahkan Invoice rangkap 2 kepada Eksportir untuk melakukan penagihan Setelah memberikan Menerima pembayaran; Invoice kepada Eksportir Menyerahkan Invoice rangkap 1 ke Eksportir dan Bill of Lading Setiap akhir transaksi Membuat Jurnal; Membuat Laporan Job Order Complete Direktur Menerima laporan Memeriksa laporan dari Keuangan Table 3.1 Event Table Proses Ekspor

62 3.5.2 Event Table Proses Impor Event Menerima order Melakukan Pengecekkan Kedatangan Kapal Menerima pemberitahuan kedatangan kapal Internal Agent Assuming Responsibility Administrasi Start When Saat Importir datang/menghubungi Administrasi Setelah mengetahui jadwal dan tujuan impor Setelah melakukan pengecekkan kedatangan kapal Activities Menerima informasi jadwal, asal impor serta keterangan barang yang akan diimpor oleh Importir; Menerima Bill of Lading (B/L) dan Shipping Instruction dari Importir; Memberikan Shipping Instruction dan Bill of Lading (B/L) kepada Menanyakan Rencana Kedatangan Sarana Pengangkut (RSKP) kepada Agen Pelayaran Menerima Surat Pemberitahuan Kedatangan Kapal (Notice of Arrival) dari Agen Pelayaran Memberikan informasi kedatangan kapal Menerima dokumen pendukung impor Mengambil manifest Menerima Manifest Melakukan pembayaran PIB Transfer Menerima Bukti atas Pembayaran PIB Transfer Mengurus PIB (Pemberitahuan Impor Barang) Administrasi Administrasi Setelah menerima Notice of Arrival dari Setelah memberikan informasi kedatangan kapal kepada Importir Setelah menerima dokumen pendukung impor dari Administrasi Setelah mengambil Manifest di Bea Cukai Setelah mengurus Manifest Setelah dilakukan pembayaran PIB Transfer Setelah pembayaran pajak dilakukan oleh Memberikan dokumen Notice of Arrival kepada Importir Menerima Surat Kuasa, Surat Jalan, Packing List, Commercial Invoice dan Bukti Pembayaran Pajak dari Importir; Menyerahkan Surat Kuasa, Surat Jal an, Packing List, Commercial Invoice dan Bukti Pembayaran Pajak ke. Menerima Surat Kuasa, Surat Jalan, Packing List, Commercial Invoice dan Bukti Pembayaran Pajak dari Administrasi; Mengambil Manifest di Bea Cukai Menerima Manifest dari Bea Cukai; Memberikan informasi ke untuk melakukan pembayaran pajak Melakukan pembayaran PIB Transfer Menerima Bukti Pembayaran dari Bea Cukai; Memberikan informasi kepada bahwa telah dilakukan pembayaran PIB Transfer. Menerima informasi pembayaran PIB Transfer dari Keuangan; Mengisi PIB; Mengirim PIB melalui EDI ke

63 Menerima SPJM Melengkapi dokumen impor Menerima dan Notul SPPB Menerima dokumen untuk pengurusan Notul Mencetak SPPB Menyelesaikan via dokumen Mengurus pembuatan Surat Penyerahan Petikemas (SP2) Menerima Dokumen SP2 Bagian Impor Bagian Impor Bagian Impor Bagian Impor Jika menerima SPJM (Surat Pemberitahuan Jalur Merah) dari Bea Cukai Setelah menerima SPJM (Surat Pemberitahuan Jalur Merah) dan Notul (Nota Pembetulan) dari Jika barang masuk jalur hijau, tetapi ada perbedaan nilai pabean Setelah Importir melakukan pembayaran pajak yang kurang Jika Notul disetujui atau jika barang masuk jalur hijau dan tidak ditemukan perbedaan nilai pabean Setelah menerima lembar SPPB dari Setelah menyelesaikan via dokumen di Bea Cukai Setelah mengurus pembuatan SP2 Bea Cukai; Mengirim Packing List, Commercial Invoice, serta Bukti Pembayaran Pajak ke Bea Cukai untuk pemeriksaan perhitungan pajaknya; Mencetak PIB; Mengotorisasi PIB Menyerahkan tanggung jawab pembebasan barang pada jalur merah kepada Bagian Impor; Memberikan SPJM dan Notul kepada Bagian Impor Menerima SPJM dan Notul dari Bagian Impor; Melengkapi dokumen yang kurang; Menghitung kembali pajak impor Menerima SPPB dan Notul dari Bea Cukai; Menyerahkan Notul ke Importir Menerima Bukti Pembayaran Pajak, dokumen pembukuan, deklarasi nilai pabean, Faktur Pajak Standar, Letter of Credit dari Importir; Memberikan Bukti Pembayaran Pajak, dokumen pembukuan, deklarasi nilai pabean, Faktur Pajak Standar, Letter of Credit, Shipping Instruction, dan Notul kepada Bea Cukai Menerima respon dari Bea Cukai berupa SPPB; Menerima Notul dari Bea Cukai untuk pembetulan yang telah disetujui; Mencetak SPPB; Memberikan lembar SPPB asli bersama dengan PIB, Packing List, B/L, Commercial Invoice, serta Surat Jalan ke Bagian Impor Menerima lembar SPPB, PIB, Packing List, Bill of Lading (B/L), Commercial Invoice, serta Surat Jalan dari ; Membawa SPPB, Bill of Lading (B/L), PIB, Commercial Invoice, serta Surat Jalan ke Petugas Bea Cukai untuk menyelesaikan via dokumen Mengurus pembuatan Surat Penyerahan Petikemas (SP2) di Depo Container Menerima Surat Penyerahan Petikemas (SP2) dari Depo Container; Memberikan Surat

64 Menukar Dokumen Setelah menerima Surat Penyerahan Petikemas (SP2), PIB, SPPB asli, Packing List, Commercial Invoice, Bill of Lading (B/L) dan Surat Jalan dari Bagian Impor Melakukan pengeluaran barang Setelah menukar dokumen Mengirim barang Setelah barang di keluarkan dari Pelabuhan Memberikan Surat Penyerahan Petikemas (SP2) terotorisasi Menerima Penyerahan Petikemas terotorisasi Surat (SP2) Melakukan pembayaran jasa penumpukkan/ gerakan Melakukan Penagihan Setelah menerima Surat Penyerahan Petikemas (SP2) yang sudah diotorisasi oleh Importir Setelah barang dikirim ke Importir Setelah menerima Nota dan Perhitungan Pelayanan Jasa dari Depo Container Setelah barang dikirim ke Importir Penyerahan Petikemas (SP2), PIB (terotorisasi), SPPB asli (terotorisasi), Packing List, Commercial Invoice, Bill of Lading (B/L) dan Surat Jalan kepada Menerima Surat Penyerahan Petikemas (SP2), PIB (terotorisasi), SPPB asli (terotorisasi), Packing List, Commercial Invoice, Bill of Lading (B/L) dan Surat Jalan dari Bagian Impor; Menukarkan Bill of Lading (B/L) dengan Delivery Order (DO) kepada Agen Pelayaran Menerima Delivery Order (DO) dari Agen Pelayaran; Menyerahkan dokumen Surat Penyerahan Petikemas (SP2), PIB, SPPB asli, Packing List, Commercial Invoice dan Surat Jalan ke Petugas Bea Cukai di Pelabuhan; Mengeluarkan barang dari Pelabuhan Mengirim barang ke perusahaan Importir; Memberikan Surat Penyerahan Petikemas (SP2) kepada Importir Menerima Surat Penyerahan Petikemas (SP2) yang sudah otorisasi; Menyerahkan Surat Penyerahan Petikemas (SP2) yang sudah diotorisasi dan Delivery Order (DO) yang ke Menerima Surat Penyerahan Petikemas (SP2) yang sudah diotorisasi dan Delivery Order (DO); Mengarsip Surat Penyerahan Petikemas (SP2) terotorisasi Menerima Nota dan Perhitungan Pelayanan Jasa dari Depo Container; Melakukan pembayaran jasa kegiatan menurunkan container dari lapangan penumpukan (lift-off) dan jasa penumpukkan/gerakan; Menerima kwitansi lift-off dari Depo Container; Membuat Invoice sebanyak 3 rangkap; Menyerahkan Invoi ce rangkap 2 kepada Importir untuk melakukan penagihan

65 Menerima pembayaran Melakukan Pencatatan Mengotorisasi Laporan Setelah memberikan Menerima pembayaran; invoice kepada Importir Menyerahkan invoice rangkap 1 kepada Importir Setiap akhir transaksi Membuat Laporan Job Order Complete Direktur Menerima laporan Memeriksa Laporan dari Keuangan dan Administrasi Table 3.2 Event Table Proses Impor 3.6 Workflow Table 3.6.1 Workflow Table Proses Ekspor Actor Eksportir Administrasi Eksportir Administrasi Eksportir Administrasi Agen Pelayaran Agen Pelayaran Depo Container Depo Container Administrasi Activities Menerima Order 1. Menghubungi Administrasi untuk melakukan order 2. Melayani pemesanan 3. Menanyakan jadwal dan tujuan ekspor 4. Memberitahukan jadwal dan tujuan ekspor 5. Menanyakan biaya pengiriman barang sesuai tujuan pengiriman kepada Administrasi 6. Memberitahukan biaya pengiriman kepada Eksportir 7. Membuat Shipping Instruction 8. Mengirim Shipping Instruction ke Administrasi. 9. Menerima Shipping Instruction dari Eksportir 10. Mengcopy Shipping Instruction 11. Mengirim Shipping Instruction asli ke 12. Mengarsip Shipping Instruction copy-an Melakukan Booking Space Kapal 13. Menerima Shipping Instruction dari Administrasi 14. Melakukan pengecekan jadwal kapal 15. Memberikan informasi jadwal kapal 16. Melakukan booking space kapal dengan memberikan Shipping Instruction 17. Menerbitkan Delivery Order (DO) dan Booking Notice 18. Memberikan Delivery Order (DO) dan Booking Notice 19. Menerima Delivery Order (DO) dan Booking Notice dari Agen Pelayaran Melakukan Booking Container 20. Melakukan pengecekan ketersediaan container 21. Memberikan informasi ketersediaan container 22. Melakukan booking container 23. Mencatat booking container Memberikan dokumen booking 24. Mencatat booking space kapal dan container 25. Memberikan Deliver y Order (DO) dan Booking Notice kepada Administrasi Melakukan konfirmasi 26. Menerima Delivery Order (DO) dan Booking Notice dari 27. Memberitahukan kepada Eksportir melalui telpon atau fax

66 Eksportir Administrasi Depo Container Depo Container Eksportir mengenai jadwal berangkat, jadwal tiba pelayaran dan identitas pelayaran yang dipesan sesuai Booking Notice. 28. Menerima konfirmasi mengenai jadwal berangkat, jadwal tiba pelayaran dan identitas pelayaran 29. Menyerahkan Packing List dan Commercial Invoice kepada Administrasi Menerima Dokumen pendukung ekspor 30. Menerima Packing List, Commercial Invoice dan Bukti Pembayaran Pajak dari Eksportir 31. Memberikan Packing List, Commercial Invoice dan Bukti Pembayaran Pajak pada Menyerahkan dokumen pengajuan pembayaran sewa container 32. Menerima Packing List,Commercial Invoice dan Bukti Pembayaran Pajak dari Administrasi 33. Mengcopy Delivery Order (DO) 34. Menyerahkan Delivery Order (DO) kepada 35. Mengarsip copy-an Delivery Order (DO) Melakukan pembayaran kwitansi lift-on 36. Menerima Delivery Order (DO) dari 37. Mengajukan Delivery Order (DO) ke Depo Container 38. Membayar kwitansi lift-on ke Depo Container 39. Menerima Delivery Order (DO) dan pembayaran kwitansi lifton 40. Membuatkan Bon Muat dan Kwitansi Lift-on 41. Memberikan Bon Muat, Kwitansi Lift-on dan Delivery Order (DO) kepada 42. Menerima Bon Muat, Kwitansi Lift-on dan Delivery Order (DO) dari Depo Container 43. Menyerahkan Bon Muat, Kwitansi Lift-on dan Delivery Order (DO) ke Melakukan perintah pengambilan container kosong dan Barang 44. Menerima Bon Muat, Kwitansi Lift-on dan DO dari Depo Container 45. Memberi perintah pengambilan container kosong dan barang kepada 46. Memberikan Bon Muat dan Packing List kepada Mengambil container kosong 47. Menerima Bon Muat dan Packing List dari 48. Menyerahkan bukti Bon Muat ke Depo Container 49. Menerima Bon Muat dari 50. Memberikan container kosong, seal container (segel container) dan Surat Jalan kepada 51. Menerima container kosong, seal container dan Surat Jalan dari Depo Container 52. Membawa container kosong, seal container dan Surat Jalan ke Perusahaan Eksportir Mengambil barang 53. Mengambil barang kepada Eksportir 54. Menyerahkan barang 55. Mencocokkan barang dengan Packing List 56. Menaikkan barang tersebut ke dalam container Membawa barang 57. Membawa barang ke Gudang Pelabuhan 58. Menyerahkan Packing List, container yang sudah terisi, dan seal container kepada Bagian Ekspor yang sudah

67 Bagian Ekspor Bea Cukai Bea Cukai Depo Container menunggu di Gudang Pelabuhan Melakukan penyegelan container 59. Menerima Packing List, container yang sudah terisi dan Seal Container dari 60. Melakukan pengecekan terakhir kalinya berdasarkan Packing List 61. Melakukan penyegelan container 62. Memberikan informasi kepada bahwa container telah disegel. Melakukan Pembayaran PEB Transfer 63. Menerima informasi container yang telah di segel dari Bagian Ekspor 64. Melakukan pembayaran PEB Transfer ke Bea Cukai 65. Menerima pembayaran PEB Transfer 66. Membuatkan Bukti Pembayaran 67. Memberikan Bukti Pembayaran kepada Menerima Bukti atas Pembayaran PEB Transfer 68. Menerima Bukti Pembayaran dari Bea Cukai 69. Mengarsip Bukti Pembayaran 70. Memberikan informasi bahwa pembayaran PEB Transfer telah dilakukan Mengurus PEB 71. Menerima informasi pembayaran PEB Transfer telah dilakukan dari 72. Mengisi PEB (Pemberitahuan Ekspor Barang) berdasarkan Packing List dan Commercial Invoice 73. Mentransfer PEB tersebut melalui EDI (Elektronik Data Interchange) ke pihak Bea Cukai 74. Mengirimkan Packing List, Commercial Invoice, dan Bukti Pembayaran Pajak ke Bea Cukai untuk pemeriksaan perhitungan pajaknya Menerima Respon 75. Menerima pengajuan PEB dari 76. Menerima Packing List, Commercial Invoice, dan Bukti Pembayaran Pajak dari 77. Melakukan pemeriksaan perhitungan pajak yang telah dilakukan 78. Memberikan respon berupa NPE (Nota Pelayanan Ekspor) 79. Menerima NPE (Nota Pelayanan Ekspor) 80. Mencetak PEB dan NPE 81. Mengotorisasi PEB 82. Menyerahkan NPE, PEB dan Delivery Order (DO) kepada Mengurus Permintaan Pembuatan Kartu Kuning 83. Menerima NPE, PBE dan Delivery Order (DO) dari 84. Menyerahkan PEB dan Deliver y Order (DO) ke Depo Container untuk dibuatkan Kartu Kuning 85. Menerima PEB dan Delivery Order (DO) dari 86. Memeriksa PEB dan Delivery Order (DO) dari 87. Membuatkan Kartu Kuning 88. Memberikan PEB, Delivery Order (DO) dan Kartu Kuning kepada 89. Menerima Deliver y Order (DO), Surat Jalan, PEB dan Kartu Kuning dari Depo Container Membawa Container terisi ke Kapal

68 Petugas Pelabuhan Agen Pelayaran Agen Pelayaran Depo Container Eksportir Eksportir Eksportir 90. Membawa container terisi ke Pelabuhan 91. Memberikan Kartu Kuning (Asli), Surat Jalan (asli), NPE (asli) dan PEB (asli) kepada Petugas Pelabuhan 92. Memberikan Container terisi 93. Menerima Kartu Kuning (Asli), Surat Jalan (asli), NPE (asli) dan PEB (asli) dari 94. Menerima container terisi 95. Memeriksa Kartu Kuning (Asli), Surat Jalan (asli), NPE (asli) dan PEB (asli) 96. Mengecek/mencocokkan dokumen dengan isi container 97. Memasukkan container kedalam kapal 98. Memberikan informasi kepada bahwa container telah dimasukkan/dimuat kedalam kapal Memberikan dokumen pengurusan pembayaran pengiriman 99. Menerima informasi container telah dimasukkan / dimuat kedalam kapal 100. Memberikan Delivery Order (DO) kepada Melakukan pembayaran biaya pengiriman 101. Menerima Delivery Order (DO) dari 102. Memberikan informasi bahwa kapal telah berangkat ke 103. Melakukan penagihan 104. Menerima informasi dari Agen Pelayaran 105. Menyerahkan Delivery Order (DO) dan melakukan pembayaran atas sewa space kapal 106. Menerima pembayaran dan Delivery Order (DO) 107. Menerbitkan B/L (Bill of Lading) 108. Memberikan B/L (Bill of Lading) ke Menerima dokumen pembayaran biaya pengiriman 109. Menerima B/L (Bill of Lading) dari Agen Pelayaran 110. Mengesahkan B/L (Bill of Lading) 111. Mengcopy B/L (Bill of Lading) 112. Mengarsip B/L (Bill of Lading) Melakukan pembayaran jasa penumpukkan/ gerakkan 113. Menerima Nota dan Perhitungan Pelayanan Jasa dari Depo Container 114. Melakukan pembayaran jasa penumpukkan/ gerakkan 115. Menerima pembayaran jasa penumpukkan/ gerakkan 116. Membuatkan Bukti Pembayaran 117. Memberikan Bukti Pembayaran kepada 118. Menerima Bukti Pembayaran dari Depo Container Melakukan penagihan 119. Membuat Invoice untuk Eksportir sebanyak 3 rangkap. 120. Menyerahkan Invoice rangkap 1 bersama dengan Bill of Lading (B/L) ke Eksportir, pada saat Eksportir melunasi pembayarannya 121. Menyerahkan Invoice rangkap 2, ke Eksportir sebagai tagihan 122. Mengarsip Invoice rangkap 3 123. Menerima Invoi ce rangkap 2 Menerima pembayaran 124. Melakukan pembayaran 125. Menerima Pembayaran 126. Menyerahkan Invoice rangkap 1 ke Eksportir 127. Menerima Invoi ce rangkap 1 Melakukan Pencatatan 128. Membuat Laporan Job Order Complete

69 Direktur 129. Memberikan Laporan Job Order Complete ke Direktur untuk di otorisasi Mengotorisasi Laporan 130. Menerima laporan dari 131. Memeriksa laporan 132. Mengotorisasi laporan tersebut Table 3.3 Workflow Table Proses Ekspor 3.6.2 Workflow Table Proses Impor Actor Importir Administrasi Importir Administrasi Agen Pelayaran Administrasi Importir Administrasi Activities Menerima order 1. Menghubungi Administrasi untuk melakukan order 2. Melayani pemesanan 3. Menanyakan jadwal dan tujuan impor kepada Importir 4. Membuat Shipping Instruction 5. Memberikan Shipping Instuction dan Bill of Lading (B/L) kepada Administrasi 6. Menerima dokumen berupa Shipping Instuction dan Bill of Lading (B/L) 7. Mengcopy Shipping Instuction 8. Mengirim Shipping Instuction dan Bill of Lading (B/L) ke 9. Mengarsip copy dari Shipping Instuction Melakukan Pengecekkan Kedatangan Kapal 10. Menerima Shipping Instuction dan Bill of Lading (B/L) dari Administrasi 11. Menghubungi Agen Pelayaran untuk menanyakan Rencana Kedatangan Sarana Pengangkut (RKSP) 12. Memberikan Surat Pemberitahuan Kedatangan Kapal (Notice of Arrival) kepada Menerima pemberitahuan kedatangan kapal 13. Menerima Surat Pemberitahuan Kedatangan Kapal (Notice of Arrival) dari Agen Pelayaran 14. Memberikan Surat Pemberitahuan Kedatangan Kapal (Notice of Arrival) kepada Administrasi Memberikan informasi kedatangan kapal 15. Menerima Surat Pemberitahuan Kedatangan Kapal (Notice of Arrival) dari 16. Memberikan Surat Pemberitahuan Kedatangan Kapal (Notice of Arrival) kepada Importir melalui fax 17. Menerima Surat Pemberitahuan Kedatangan Kapal (Notice of Arrival) 18. Memberikan Surat Kuasa, Surat Jalan, Packing List, Commercial Invoice dan Bukti Pembayaran Pajak kepada Administrasi Menerima dokumen pendukung impor 19. Menerima Surat Kuasa, Surat Jalan, Packing List, Commercial Invoice dan Bukti Pembayaran Pajak dari Importir. 20. Menyerahkan Surat Kuasa, Surat Jalan, Packing List, Commercial Invoice dan Bukti Pembayaran Pajak kepada untuk pengurusan pengeluaran barang

70 Bea Cukai Bea Cukai Bea Cukai Bagian Impor Petugas Pelabuhan Mengambil Manifest 21. Menerima Surat Kuasa, Surat Jalan, Packing List, Commercial Invoice dan Bukti Pembayaran Pajak dari Administrasi untuk pengurusan pengeluaran barang dari 22. Mengambil Manifest di Bea Cukai 23. Memberikan Manifest 24. Menerima Manifest dari Bea Cukai Melakukan Pembayaran PIB Transfer 25. Melakukan pembayaran PIB Transfer 26. Menerima pembayaran PIB Transfer 27. Membuatkan Bukti Pembayaran 28. Menyerahkan Bukti Pembayaran kepada Menerima Bukti atas Pembayaran PIB Transfer 29. Mendapatkan Bukti Pembayaran dari Bea Cukai 30. Mengarsip Bukti Pembayaran 31. Memberikan informasi bahwa pembayaran PEB Transfer telah dilakukan Mengurus PIB (Pemberitahuan Impor Barang) 32. Menerima informasi pembayaran PIB Transfer telah dilakukan dari 33. Mengisi PIB berdasarkan Packing List dan Commercial Invoice 34. Mengirim PIB tersebut kepada Bea Cukai melalui EDI 35. Mengirim Packing List, Commercial Invoice, serta Bukti Pembayaran Pajak ke Bea Cukai untuk pemeriksaan perhitungan pajaknya 36. Menerima PIB dari 37. Melakukan pemeriksaan pajak berdasarkan Packing List, Commercial Invoice, serta Bukti Pembayaran Pajak 38. Mengirimkan respon kepada berupa SPPB (Surat Persetujuan Pengeluaran Barang) atau SPJM (Surat Pemberitahuan Jalur Merah). 39. Mencetak PIB 40. Mengotorisasi PIB Menerima SPJM 41. Menerima respon dari Bea Cukai bahwa barang masuk jalur merah 42. Menerima SPJM (Surat Pemberitahuan Jalur Merah) dan Notul dari Bea Cukai 43. Menyerahkan SPJM dan Notul kepada Bagian Impor Melengkapi dokumen impor 44. Menerima SPJM dan Notul dari 45. Melengkapi dokumen yang kurang 46. Menghitung kembali pajak impornya 47. Menyerahkan dokumen impor yang kurang, hasil perhitungan pajak impor, dan bukti pembayaran pajak ke Petugas Pelabuhan 48. Menerima dokumen impor yang kurang, hasil perhitungan pajak impor, dan bukti pembayaran pajak dari Bagian Impor 49. Memeriksa dokumen impor yang diterima 50. Memeriksa barang importir Menerima SPPB dan Notul 51. Menerima respon dari Bea Cukai bahwa barang masuk jalur hijau dan ada perbedaan nilai pabean 52. Menerima SPPB dan Notul dari Bea Cukai

71 Bagian Impor Petugas Bea Cukai Bagian Impor Bagian Impor Depo Container Bagian Impor Petugas Bea Cukai 53. Menyerahkan Notul ke Importir Menerima dokumen untuk pengurusan Notul 54. Menerima Bukti Pembayaran Pajak, dokumen pembukuan, deklarasi nilai pabean, Faktur Pajak Standar, Letter of Credit dari Importir 55. Memberikan Bukti Pembayaran Pajak, dokumen pembukuan, deklarasi nilai pabean, Faktur Pajak Standar, Letter of Credit, Shipping Instruction, dan Notul kepada Bea Cukai Mencetak SPPB 56. Menerima respon dari bea cukai berupa SPPB (Surat Pemberitahuan Pengeluaran Barang) 57. Menerima Notul dari Bea Cukai untuk pembetulan yang sudah disetujui 58. Mencetak SPPB 59. Memberikan lembar SPPB asli bersama dengan PIB, Packing List, B/L, Commercial Invoice, serta Surat Jalan ke Bagian Impor Mengurus Ijin Pengeluaran Barang 60. Menerima lembar SPPB, PIB, Packing List, Bill of Lading (B/L), Commercial Invoice, serta Surat Jalan dari 61. Membawa SPPB, Bill of Lading (B/L), PIB, Commercial Invoice, serta Surat Jalan ke Petugas Bea Cukai untuk menyelesaikan via dokumen 62. Menerima SPPB, Bill of Lading (B/L), PIB, Commercial Invoice, serta Surat Jalan dari Bagian Impor 63. Memeriksa SPPB, Bill of Lading (B/L), PIB, Commercial Invoice, serta Surat Jalan 64. Mengotorisasi SPPB dan PIB 65. Mengembalikan Bill of Lading (B/L), SPPB (terotorisasi), PIB (terotorisasi) ke Bagian Impor 66. Menerima SPPB (terotorisasi), Bill of Lading (B/L), PIB (terotorisasi), Commercial Invoice, serta Surat Jalan dari Petugas Bea Cukai Mengurus Pembuatan Surat Penyerahan Petikemas (SP2) 67. Mengurus pembuatan Surat Penyerahan Petikemas (SP2) di Depo Container 68. Membuatkan Surat Penyerahan Petikemas (SP2) 69. Memberikan Surat Penyerahan Petikemas (SP2) kepada Bagian Impor 70. Menerima Surat Penyerahan Petikemas (SP2) dari Depo Container 71. Memberikan Surat Penyerahan Petikemas (SP2), PIB (terotorisasi), SPPB asli (terotorisasi), Packing List, Commercial Invoice, Bill of Lading (B/L) dan Surat Jalan kepada Melakukan pengeluaran barang 72. Menerima Surat Penyerahan Petikemas (SP2), PIB (terotorisasi), SPPB asli (terotorisasi), Packing List, Commercial Invoice, Bill of Lading (B/L) dan Surat Jalan dari Bagian Impor 73. Menukarkan B/L dengan Delivery Order ke Petugas Bea Cukai 74. Menyerahkan Surat Penyerahan Petikemas (SP2), PIB (terotorisasi), SPPB asli (terotorisasi), Packing List, Commercial Invoice dan Surat Jalan ke Petugas Bea Cukai 75. Melakukan pengecekan terhadap dokumen dengan barang yang akan dikeluarkan berdasarkan manifest 76. Memberikan Delivery Order kepada 77. Menerima Delivery Order dari Petugas Pelabuhan

72 Importir Importir Bagian Impor Depo Container Importir Importir Importir Direktur 78. Mengeluarkan barang dari pelabuhan Mengirim barang 79. Menerima barang dari Pelabuhan 80. Mengirim/mengantarkan barang 81. Menyerahkan Surat Penyerahan Petikemas (SP2) ke Importir 82. Menerima barang dan Surat Penyerahan Petikemas (SP2) dari 83. Mengecek barang berdasarkan Packing List 84. Menyerahkan Surat Penyerahan Petikemas (SP2) dan meminta tandatangan pada Surat Penyerahan Petikemas (SP2) sebagai bukti barang telah diterima 85. Menandatangani Surat Penyerahan Petikemas (SP2) 86. Menyerahkan Surat Penyerahan Petikemas (SP2) yang sudah di tandatangani (terotorisasi) ke Memberikan Surat Penyerahan Petikemas (SP2) terotorisasi 87. Menerima Surat Penyerahan Petikemas (SP2) yang sudah ditandatangani (terotorisasi) oleh Importir 88. Menyerahkan Surat Penyerahan Petikemas (SP2) yang sudah terotorisasi ke Bagian Impor Menerima Surat Penyerahan Petikemas (SP2) terotorisasi 89. Menerima Surat Penyerahan Petikemas (SP2) terotorisasi dan Delivery Order (DO) dari 90. Mengarsip Surat Penyerahan Petikemas (SP2) Melakukan pembayaran jasa penumpukkan/gerakan 91. Menerima tagihan berupa Nota dan Perhitungan Pelayanan Jasa dari Depo Container 92. Melakukan pembayaran jasa kegiatan menurunkan container dari lapangan penumpukan (lift-off) dan jasa penumpukkan/gerakan 93. Menerima pembayaran jasa kegiatan menurunkan container dari lapangan penumpukan (lift-off) dan jasa penumpukkan/gerakan 94. Membuatkan Kwitansi Lift-off 95. Memberikan Kwitansi Lift-off kepada Melakukan Penagihan 96. Menerima Kwitansi Lift-off dari Depo Container 97. Menerima informasi barang sudah dikirim 98. Membuat Invoice 3 rangkap 99. Menyerahkan Invoice rangkap 2 ke Importir sebagai tagihan 100.Menerima Invoi ce rangkap 2 101.Mengarsip Invoice rangkap 3 Menerima pembayaran 102.Melakukan pembayaran 103.Menerima Pembayaran 104.Menyerahkan Invoice rangkap 1 ke Importir 105.Menerima Invoi ce rangkap 1 dari Melakukan Pencatatan 106.Membuat Laporan Job Order Complete 107.Memberikan Laporan Job Order Complete tersebut ke Direktur untuk di otorisasi Mengotorisasi Laporan 108.Menerima Laporan dari 109.Memeriksa laporan 110.Mengotorisasi laporan tersebut Table 3.4 Workflow Table Proses Impor

75 3.8 Formulir dan Laporan pada S istem Berjalan 3.8.1 Formulir pada Sistem yang Berjalan Formulir-formulir yang digunakan pada sistem berjalan perusahaan pengurusan jasa kepabeanan ini adalah: 1. PEB (Pemberitahuan Ekspor Barang) PEB (Pemberitahuan Ekspor Barang) merupakan dokumen yang diisi oleh Manajer dan dikirimkan melalui sistem EDI ke Bea Cukai untuk memberikan informasi ke Bea Cukai mengenai ekspor barang yang akan dilakukannya. 2. PIB (Pemberitahuan Impor Barang) PIB (Pemberitahuan Impor Barang) merupakan dokumen yang diisi oleh Manajer dan dikirimkan melalui sistem EDI ke Bea Cukai untuk memberikan informasi ke Bea Cukai mengenai impor barang yang akan dilakukannya. 3. Invoice Invoice adalah surat penagihan yang dibuat oleh Manajer Keuangan yang memiliki masa jatuh tempo 30 hari (1 bulan).

76 3.8.2 Laporan pada Sistem yang Berjalan Laporan-Laporan yang dibuat pada sistem yang berjalan di perusahaan jasa pengurusan kepabeanan ini adalah: Laporan Job Order Complete Laporan Job Order Complete ini dibuat oleh Manajer Keuangan yang berisi mengenai pembayaran piutang yang dilakukan oleh Pelanggan.

77 3.9 Temuan Analisis pada Sistem Berjalan Berdasarkan hasil analisa yang telah dilakukan pada sistem jasa pengurusan kepabeanan, ditemukan permasalahan-permasalahan yang sering dihadapi seperti : 1. Temuan Kriteria Sebab Akibat Rekomendasi Pembuatan dokumen masih bersifat manual. Menurut Jones dan Rama (2006, p201), Once the data are stored in tables that are properly linked, database management software allow you to easly access this information in different ways. Yang dapat diterjemahkan sebagai berikut Setelah data disimpan dalam tabel yang terhubung dengan benar, perangkat lunak manajemen database memungkinkan Anda untuk memudahkan mengakses informasi ini dengan cara yang berbeda. Terlalu banyak dokumen yang menumpuk dan penyimpanan data yang tidak teratur. Sulit dalam melakukan pencarian dokumen, dan resiko kehilangan dokumen. Untuk mengatasi permasalahan tersebut, perusahaan perlu menyediakan sistem aplikasi komputer untuk membantu proses bisnis serta database yang dapat menyimpan data-data perusahaan. Table 3.5 Temuan analisis pada sistem berjalan 1 2. Temuan Tidak ada dokumen pendukung yaitu Bukti Bank Keluar untuk mencatat pengeluaran yang terjadi melalui bank. Kriteria Menurut Mulyadi (2001, p3), formulir adalah dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi. Jadi, setiap ada transaksi yang terjadi sebaiknya dibuatkan formulir. Sebab Selama ini PT. Bahtera Satria Adidaya tidak membuatkan Bukti Bank Keluar (BBK) atas setiap pembayaran yang dilakukannya melalui Bank. Akibat Terjadinya resiko kehilangan bukti pembayaran misalnya karena kertas bukti transfer yang mudah luntur dan catatan pada rekening koran yang akan hilang dalam periode 1 bulan. Rekomendasi Membuat Bukti Bank Keluar (BBK) untuk mencatat pengeluaran perusahaan melalui bank. Table 3.6 Temuan analisis pada sistem berjalan 2