Manual Penggunaan Sistem Informasi Manajemen Pemantauan Pelaksanaan Perjanjian Kinerja (SIMPEKA) Direktorat Jenderal Pencegahan dan Pengendalian Penyakit Bagian Program dan Informasi Sekretariat Direktorat Jenderal Pencegahan dan Pengendalian Penyakit Tahun 2016
KATA PENGANTAR Sistem Informasi Manajemen Pemantauan Pelaksanaan Perjanjian Kinerja (SIMPEKA) Direktorat Jenderal Pencegahan Dan Pengendalian PenyakIt pada hakekatnya merupakan suatu sistem pemantauan pelaksanaan perjanjian kinerja yang terintegrasi dan saling berinterkasi dari pengelolaan kegiatan dan anggaran di Satuan Kerja Ditjen P2P. Sistem ini merupakan sistem berbasis web dan dikelola oleh Bagian Program dan Informasi, Sekretariat Direktorat Jenderal Pencegahan dan Pengendalian Penyakit. Dengan keberadaan sistem ini, diharapkan dapat membantu pemangku kepentingan untuk mengetahui progress kegiatan dan anggaran yang sedang berjalan sesuai dengan perjanjian kinerja yang telah dibuat. Buku manual penggunaan SIMPEKA ini mempunyai peran yang strategis mengingat peran pentingnya bagi pengguna, terutama sebagai acuan dalam operasionalisasi sistem. Secara umum, buku ini terbagi kedalam dua bagian. Bagian pertama menjabarkan secara singkat tentang SIMPEKA. Sementara itu, bagian kedua lebih kepada menjelaskan bagaimana mekanisme mengoperasionalkan Sistem. Buku ini tidak hanya bermanfaat bagi Bagian Program dan Informasi, Ditjen P2P sebagai pengelola sistem namun juga bagi Satker UPT, Satker Dekonsentrasi dan Satker Pusat sebagai ujung tombak dalam proses pembentukan dan pemutakhiran (updating) data. Jakarta, September 2016 Sekretaris Direktorat Jenderal P2P, dr. Asjikin Imam Hidayat Dachlan, MHA NIP 195912131985121002 Manual Pengunaan SIMPEKA i
DAFTAR ISI Kata Pengantar... Daftar Isi... i ii Pendahuluan... 1 Manual Sistem Informasi A. Tujuan Pemakaian manual... 2 B. Sistematika Manual... 2 C. Sasaran Pengguna... 2 D. Spesifikasi Fungsional... 2 E. Memulai SIMPEKA 1. Akses SIMPEKA... 3 2. Penjelasan Fungsi dan Fitur... 3 a. Halaman Utama... 3 b. Beranda... 3 c. Master Data... 4 d. Master Indikator... 5 e. Input Capaian... 6 f. Monev Capaian... 8 1) Pembuatan Perjanjian Kinerja... 8 2) Capaian... 11 a) Capaian Triwulan... 11 b) Capaian Indikator... 12 c) Dokumen Capaian... 12 d) Capaian Satker... 13 g. Rekap Capaian... 13 h. Komunikasi... 14 i. Profile Satker... 15 j. Mengakhiri Aplikasi... 15 F. Penutup... 16 Manual Pengunaan SIMPEKA ii
PENDAHULUAN Pemantauaan Pelaksanaan Perjanjian Kinerja yang efisien dan efektif merupakan salah satu bagian yang penting dalam mendukung asas akuntabilitas. Salah satu perwujudannya adalah dengan pelaksanaan Pemantauan Pelaksanaan Perjanjian Kinerja secara elektronik, yaitu pemanataun yang dilaksanakan dengan menggunakan teknologi informasi dan transaksi elektronik sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. Proses pemantau secara elektronik ini akan lebih meningkatkan dan menjamin terjadinya efisiensi, efektifitas, transparansi, dan akuntabilitas dalam penggunaan anggaran. Sistem Informasi Manajemen Pemantau Pelaksanaan Perjanjian Kinerja (SIMPEKA) dibuat dalam rangka melakukan monitoring, evaluasi dan supervisi atas perkembangan/kemajuan kinerja yang telah dituangkan dalam perjanjian kinerja antara Direktur Jenderal P2P dan Satuan Kerja. Layanan yang tersedia saat ini adalah pembuatan Perjanjian Kinerja secara elektronik dan Pemantau Pelaksanaan Perjanjian Kinerja secara online. Perjanjian Kinerja secara elektronik dibuat dalam rangka menyamakan format Perjanjian kinerja dan mempercepat pembuatan Perjanjian Kinerja. Sedangkan pemantau kinerja dilakukan dalam rangka memantau secara triwulan Perjanjian Kinerja yang telah ditetapkan pada awal tahun. Sistem ini bisa diakses dengan menggunakan user name dan password yang sama dengan SIM P2P (Laporan Eksekutif Bulanan, e_reporting, e_desk ). Informasi yang ditampilkan pada system ini adalah Kelengkapan pelaporan dan progress pencapaian Kinerja triwulan Satuan Kerja Direktorat Jenderal Pencegahan dan Pengendalian penyakit. Manual Penggunaan SIMPEKA 1
MANUAL PENGGUNAAN SISTEM A. Tujuan Pemakaian Manual Buku panduan/manual ini bertujuan mengantarkan pengguna SIMPEKA agar dapat mengoperasikan dan memanfaatkan aplikasi secara teknis dalam kaitannya dengan proses pengkayaan basis data (updating) dan pemanfaatan data bersama. Diharapkan dengan mengkaji manual ini pembaca dapat mengerti mekanisme pembentukan dan pemanfaatan data, cara kerja teknis dari SIMPEKA. B. Sistematika Manual Manual terdiri dari 2 bagian utama, Bagian 1 merupakan Pendahuluan yang lebih menekankan pada penjelasan mengenai SIMPEKA. Bagian 2 merupakan manual teknis yang lebih menekankan pada penjelasan teknis penggunaan SIMPEKA. C. Sasaran Pengguna Manual ini dapat digunakan oleh setiap pengguna (user) dan pelaku yang terlibat dalam Monitoring dan Evaluasi di Satker Ditjen P2P, agar pengguna dapat memahami manual ini, diharapkan pengguna telah memahami fungsifungsi dasar dari penggunaan sistem. SIMPEKA telah dirancang untuk mudah digunakan dan dengan manual ini diharapkan akan lebih membantu pengguna dalam menggunakan sistem. D. Spesifikasi Fungsional Sistem Informasi Manajemen Pemantauan Pelaksana Perjanjian Kinerja (SIMPEKA) Ditjen P2P dirancang menggunakan PHP MYSQL berbasis web karena berdasarkan kebutuhannya untuk memonitor dan evaluasi perjanjian kinerja di satker yang terpisah secara geografis. Spesifikasi Sistem ini adalah menyediakan layanan untuk pemutakhiran data oleh user sesuai dengan hak akses dan kewenangannya dan menyediakan layanan untuk pengelolaan sistem oleh admin sesuai dangan hak akses dan kewenangnnya. Manual Penggunaan SIMPEKA 2
E. Memulai SIMPEKA 1. Akses ke dalam SIMPEKA Petugas dapat mengakses SIMPEKA melalui www.ditjenp2p.info dimana setiap satker telah terdaftar. Pada halaman Beranda terdapat link SIMPEKA, Klik link tersebut untuk masuk dalam halaman SIMPEKA (Gambar 1). Gambar 1 : Halaman Muka G Gambar 2 : Login Selanjutnya tampilan layar seperti gambar 2. Pengguna diminta untuk memasukkan username dan password (username dan password sama dengan SIMP2P yang lainnya) 2. Penjelasan Fungsi dan Fitur a. Halaman Utama Halam utama terdiri dari menu beranda master data, Input realisasi, row data, rekapitulasi row data, komunikasi, profile pribadi dan status pengguna Gambar 3 : Halaman Utama b. Beranda Beranda merupakan menu halam pertama dari SIMPEKA, pada menu ini berisi ucapan selamat datang (Gambar 3). Manual Penggunaan SIMPEKA 3
c. Master Data Master data terdiri dari 2 menu yaitu menu Satker Indikator dan Master Indikator. 1) Satker Indikator Klik Satker Indikator, maka akan muncul data satuan kerja dan Indikator seperti gambar 4 Gambar 4 : Satker Indikator Untuk mengetahui apakah satker sudah mengisi data indikator dapat melakukan pencarian indikator melalui menu cari dengan mengetik nama satker. Untuk melakukan penambahn indikator. Petugas dapat Klik Tambah Data Indikator (gambar 4). Selanjutnya akan muncul menu seperti gambar 5. Petugas dapat mengisi Satuan Kerja Bidang/Bagian, Sasaran dan Indikator. Pengisian dilakukan dengan cara : a) Satuan Kerja diisi dengan memilih satker yang sudah tersedia b) Bidang Bagian diisi dengan memilih merupakan bidang/ bagian yang berada satker. c) Sasaran diisi dengan mengetik langsung sasaran yang telah ditetapkan oleh satker d) Indikator diisi dengan mengetik langsung indikator yang telah ditetapkan oleh satker Gambar 5 : Tambah Data Indikator Setelah dilakukan pengisian petugas melakukan penyimpanan data yang telah di input dengan klik menu Save dan klik cancel jika ingin membatalkan (gambar 5) Manual Penggunaan SIMPEKA 4
Untuk melakukan pengeditan dokumen yang telah dibuat dapat dilakukan dengan klik pada gambar 4. Setelah pengeditan lakuan penyimpanan dengan klik menu save. Sedangkan untuk menghapus satker dengan mengklik tanda di gambar 4. 2) Master Indikator Untuk melakukan pengisian target indikator dan anggaran, klik menu Master Indikator, selanjutnya akan muncul (Gambar 6) Pada layar akan muncul menu Row Data Master Indikator, untuk mengetahui apakah data sudah dimasukkan dapat menggunakan menu Cari dengan terlebih dahulu mengetik nama satker. Untuk menambah data indikator dilakukan dengan klik Tambah Data Master Indikator Untuk pengisian dengan : melakukan dilakukan - Tanggal entry : otomatis sesuai tanggal pengenterian - No. Indikator : otomatis terisi setelah melakukan Submith - K/L/D/I : Kementerian kesehatan terisi) (otomatis - Unit Kerja : Otomatis terisi Gambar 6 : Master Indikator Gambar 7 : Tambah Data Master Indikator Manual Penggunaan SIMPEKA 5
- Satuan kerja : Pilih sesuai satuan kerja - Bidang/ bagian : klik sesuai bidang/ bagian - Tahun : klik sesuai tahun perjanjian kinerja yang akan di laksanakan - Sasaran program : klik sesui sasaran program - Nama Indikator : pilih sesuai dengan indikator - Satuan : merupakan satuan indikator, misalnya : Persen, buah, dokumen dan lain-lain - Target indikator dan rupiah, terdiri dari indikator total dan indikator triwulan (Target total : Berdasarkan target yang telah ditetapkan dan jumlah uang berdasarkan jumlah uang yang terdapat dalam RKAKL berdasarkan indikator dan Target triwulan : target ditentukan oleh satker yang bersangkutan dengan mempertimbangkan sumber daya yang ada untuk) - Definisi operasional : merupakan definisi untuk indikator yang telah ditetapkan - Cara perhitungan : merupakan cara perhitungan untuk indikator yang telah ditetapkan - Keterangan : diisi beberapa hal yang ingin ditambahkan terkait indikator yang telah ditetapkan Setelah semua data diisi, untuk menyimpan data dilakukan dengan klik Submit. d. Input Capaian Untuk pengenterian data capaian dilakukan dengan mengklik Input Capaian pada halaman muka, selanjutnya akan Gambar 8 : Input Capaian muncul tampilan Row Data Master Indikator seperti gambar 8. Pengisian capaian dilakukan dengan mengklik nomor dokumen dalam Manual Penggunaan SIMPEKA 6
kolom input realisasi selanjutnya akan muncul tampilan seperti gambar 9 Gambar 9 : Input Realisasi Klik cari selanjutnya akan muncul tampilan seperti gambar 10 Gambar 10 : Entri Data Realisasi Manual Penggunaan SIMPEKA 7
Lakukan pengentrian capaian data pada : - Bulan : diisi bulan terakhir untuk 1 triwulan (triwulan 1 : Maret, Triwulan 2 : Juni, Triwulan 3 : September dan triwulan 4 : Desember). - Triwulan : diisi sesuai dengan triwulan - Realisasi : realisasi merupakan capaian kegiatan pada triwulan tersebut. - Rupiah : merupakan capapain rupiah pada triwulan tersebut. - Nama file : merupakan pemeberian nama file yang akan disimpan - Upload file : merupakan file yang akan disimpan dalam SIMPEKA. Selanjutnya dilakukan penyimpanan data dengan mengklik Simpan, Jika berhasil akan muncul tampilan seperti gambar 11 Gambar 11 : Hasil Input Realisasi Untuk melakukan pengeditan dokumen yang telah dibuat dapat dilakukan dengan klik pada gambar 10. Setelah pengeditan lakuan penyimpanan dengan klik menu save. Sedangkan untuk menghapus satker dengan mengklik tanda di gambar 10. e. Monev Capaian Setelah dilakukan pengenterian data, dapat dilihat hasil pengenterian dengan mengklik Monev Capaian, selanjutnya akan muncul beberapa sub menu yaitu : program kegiatan, cetak perjanjian, capaian bulanan, dokumen, capaian dan capaian satker. 1. Pembuatan Perjanjian Kinerja a) Entri Data Perjanjian Kinerja Untuk membuat Perjanjian Kinerja dapat dilakukan dengan mengklik Program Kegiatan seperti gambar 12. Manual Penggunaan SIMPEKA 8
Gambar 12 : Program Kegiatan Selanjutnya akan muncul tampilan Row Data Kegiatan, untuk mencari data yang telah dientri dapat dilakukan dengan memasukan nama satuan kerja dan atau Tahun yang akan dicari selanjutnya klik Cari. Untuk melakukan penambahan data kegiatan dengan mengklik Tambah Data Kegiatan (Gambar 13). Gambar 13 : Tambah Data Kegiatan Lakukan pengisian beberapa data, sebagai berikut : - Nama Satuan Kerja : pilih satuan kerja yang akan dientri - Tahun : tahun data yang akan dientri - Nama Kegiatan : nama kegiatan merupakan nama kegiatan yang ada di Ditjen P2P, seperti : Dukungan Manajemen, Surveilan dan Karantina Kesehatan dll - Anggaran : jumlah anggaran berdasarkan kegiatan Manual Penggunaan SIMPEKA 9
Setelah di entri, lakukan penyimpanan data dengan mengklik submit sedangkan untuk melakukan pengeditan dokumen yang telah dibuat dapat dilakukan dengan klik pada gambar 13. Setelah pengeditan lakuan penyimpanan dengan klik menu save. Sedangkan untuk menghapus satker dengan mengklik tanda di gambar 13. b) Cetak Perjanjian Sebelum melakukan cetak elektronik terlebih dahulu mengisi tahun, satuan kerja, nama kepala, jabatan kepala satker, kota, tanggal perjanjian, Setelah melakukan pengisian data secara bernar, selanjutnya dapat dilakukan pencetakan form perjanjian kinerja secara elektronik dengan mengklik Cetak Perjanjian, seperti gambar 14. Gambar 14 : Data Perjanjian Kinerja untuk melakukan pencetakakan Surat Perjanjian Kinerja dilakukan dengan mengklik cetak pada kolom surat perjanjian kinerja. Sedangkan untuk mencetak Lampiran Perjanjian Kinerja dengan mengklik cetak pada kolom lampiran perjanjian kinerja. Catatan : - Jenis kertas adalah A4, 80 g/m 2 - Jenis hurup adalah arial 11 - Dapat dilakukan pengenditan terutama spasi. Manual Penggunaan SIMPEKA 10
Untuk melakukan pengeditan dokumen yang telah dibuat dapat dilakukan dengan klik pada gambar 14. Setelah pengeditan lakuan penyimpanan dengan klik menu save. Sedangkan untuk menghapus satker dengan mengklik tanda di gambar 14. Perjanjian Kinerja dan Lampira yang sudah dicetak selanjutnya ditandatangani oleh Kepala Satuan Kerja dan dikirim ke Subbag Informasi dan Evaluasi, Bagian Program dan Informasi, Ditjen P2P untuk ditandatangani oleh Direktur Jenderal P2P. 2. Capaian Capain dapat dilihat dengan mengklik beberapa sub menu, antara lain : a) Capaian Triwulan Capaian ini merupakan capaian kegiatan berdasarkan triwulan yang meliputi target, capaian dan porsentase, seperti gambar 15. Gambar 15 : Capaian Triwulan Pada gambar 15 dapat dilakukan pencarian indikator yang mau dilihat capaian dengan mengisi Nama Satker dan Tahun selanjutknya klik Cari. Disamping itu tampilan ini juga dapat dilakukan pengeditan capaian dengan mengklik angka yang berwarna biru. Manual Penggunaan SIMPEKA 11
b) Capaian Indikator Capaian indikator merupakan capaian Kinerja dan rupiah pertriwulan yang selanjutnya dilakukan penjumlahan sehingga didapat persentase capaian. Tampilan halaman ini juga menampilkan sisa kegiatan yang masih tersisa. Gambar 16 : Capaian Indikator Pada gambar 16 dapat dilakukan pencarian indikator yang mau dilihat capaian dengan mengisi Nama Satker dan Tahun selanjutknya klik Cari. Disamping itu tampilan ini juga dapat dilakukan pengeditan capaian dengan mengklik angka yang berwarna biru. Tampilan menu Capaian Indikator dapat dicetak atau di eksport ke format exel, dengan mengklik Cetak Print ll Cetak Exel. c) Dokumen Capaian Untuk melihat dokumen yang telah di upload dapat dilakukan dengan mengklik sub menu Dokumen Capaian seperti gambar 17. Gambar 17 : Dokumen Capaian Untuk melakukan pengeditan dokumen yang telah dibuat dapat dilakukan dengan klik pada Manual Penggunaan SIMPEKA 12
gambar 17. Setelah pengeditan lakuan penyimpanan dengan klik menu save. Sedangkan untuk menghapus satker dengan mengklik tanda di gambar 17. d) Capaian Satker Untuk melihat capaian kinerja dan rupiah persatker dapat dilakukan dengan mengklik sub menu Capaian Satker seperti Gambar 18. Gambar 18 : Capaian Satker Pada tampilan ini dapat dilihat capaian kinerja dan capaian rupiah per satker dan dapat dilakukan pencarian indikator yang mau dilihat capaian dengan mengisi Nama Satker dan Tahun selanjutknya klik Cari. f. Rekap Capaian Rekap capaian terdiri dari 2 sub menu Rekapitulasi Rupiah dan Rekapitulasi Indikator (Kegiatan). Selanjutnya akan muncul tampilan seperti gambar 19. Gambar 19 : Capaian Rupiah Gambar 19 memperlihatkan capaian rupiah dari satker dalam bentuk grafik batang, disamping itu juga terdapat progress capaian menurut tahun, berupa : Selesai, Progres dan tidak ada realisasi. Manual Penggunaan SIMPEKA 13
Dapat dilakukan pencarian indikator yang mau dilihat capaian dengan mengisi Nama Satker dan Tahun selanjutknya klik Cari. Untuk melihat capaian indikator (kegiatan) dapat dilihat pada gambar 20. Gambar 20 : Capaian Kegiatan Gambar 20 memperlihatkan capaian Indikator (Kegiatan) dari satker dalam bentuk grafik batang, disamping itu juga terdapat progress capaian menurut tahun, berupa : Selesai, Progres dan tidak ada realisasi. Dapat dilakukan pencarian indikator yang mau dilihat capaian dengan mengisi Nama Satker dan Tahun selanjutknya klik Cari. g. Komunikasi Komunikasi merupakan hal penting dalam menjalankan aplikasi, untuk itu telah disediakan menu komunikasi antar pengguna dan pengguna dengan Gambar 21 : Komunikasi administrator, untuk mengakses menu tersebut dapat dilakukan dengan mengklik menu Komunikasi seperti gambar 21. Manual Penggunaan SIMPEKA 14
pengguna dapat menuliskan pesan, dengan maksimal jumlah pesan 50 kata. Selanjutnya dapat dikirim dengan mengklik Kirim. h. Profile Satker Untuk melihat identitas pengguna dapat dilihat dengan mengklik menu profile satker selanjutnya akan muncul sub menu Ganti Pasword dan Nama Satker Ganti password menu berisi menu untuk menganti password yang telah ditetapkan sebelumnya, lihat gambar 22. Gambar 22 : Profil Satker Untuk menganti password dapat dilakukan setelah memasukkan password lama kemudian dilanjutkan dengan memasukan password baru dan melakukan pengetian ulang password baru. Setelah memasukkan password lama, password baru dan pengetikan ulang password baru, klik submit untuk menyimpan password baru. Selanjutnya login menggunakan password baru. Gambar 23 : Profile Satker Untuk melihat username dan nama lengkap, penggunan dapat mengklik submenu Profile Satker dan akan muncul tampilan nama lengkap dan username seperti gambar 23 Manual Penggunaan SIMPEKA 15
i. Mengakhiri aplikasi Setelah selesai pengguna dapat keluar dalam SIMPEKA dengan mengklik menu Logout seperti gambar 24 Gambar 24 : Log Out 3. Penutup Petunjuk pengoperasian ini dibuat sesuai dengan versi.1. Untuk meningkatkan pelayanan, Sistem Informasi Manajemen Pemantauan Pelaksanaan Perjanjian Kinerja (SIMPEKA) Direktorat Jenderal Pencegahan dan Pengendalian Penyakit diperbaharui pada waktu tertentu sehingga petunjuk pengoperasian ini pada beberapa bagian, tidak lagi sesuai dengan versi SIMPEKA yang sedang digunakan. Jika Anda mendapatkan kesulitan dalam pengoperasian SIMPEKA, silakan menghubungi nomor Subbag Informasi dan Evaluasi, Bagian Program dan Informasi di nomor (021) 424 7537 atau email ke inevp2p@gmail.com atau menuliskan pesan di komunikasi/ menulis pesan di wa group monevp2p. Manual Penggunaan SIMPEKA 16