78 3.2.4 Data Flow Diagram Level 1 3.2.4.1 DFD Level 1 Penjualan Gambar 3.8 DFD Level 1 Penjualan
79 3.2.4.2 DFD Level 1 Pembelian Gambar 3.9 DFD Level 1 Pembelian
80 3.2.4.3 DFD Level 1 Pembayaran Penjualan Dan Pembelian Gambar 3.10 DFD Level 1 Pembayaran Penjualan Dan Pembelian 3.2.4.4 DFD Level 1 Retur Penjualan Dan Pembelian Gambar 3.11 DFD Level 1 Retur Penjualan Dan Pembelian
81 3.2.4.5 DFD Level 1 Laporan Gambar 3.12 DFD Level 1 Laporan
82 3.2.5 Data Flow Diagram Level 2 3.2.5.1 DFD Level 2 Pembayaran Penjualan Gambar 3.13 DFD Level 2 Pembayaran Penjualan 3.2.5.2 DFD Level 2 Pembayaran Pembelian Gambar 3.14 DFD Level 2 Pembayaran Pembelian
83 3.2.5.3 DFD Level 2 Retur Penjualan Gambar 3.15 DFD Level 2 Retur Penjualan 3.2.5.4 DFD Level 2 Retur Pembelian Gambar 3.16 DFD Level 2 Retur Pembelian
84 3.3 Analisis Sistem Yang Berjalan Metode pengumpulan data yang dipergunakan adalah wawancara dengan Bapak Windu Kurniawan selaku Sales dari PT Sinar Abadi Universal dan observasi secara langsung ke lapangan, berikut adalah daftar pertanyaan dan jawaban pada saat wawancara : 1. Perusahaan ini bergerak di bidang apa? Perusahaan kami bergerak dalam bidang import dan trading dimana perusahan membeli barang-barang dari luar negeri kemudian menjualnya kembali kepada klien di dalam negeri. 2. Proses bisnis apakah yang menjadi proses bisnis utama perusahaan? Yang menjadi proses bisnis utama kami adalah import dan trading atau sederhananya pembelian secara import dan penjualan di dalam negeri. 3. Bagaimana proses pembelian & penjualan di perusahaan ini? Pembelian : Pertama, membuat PO kemudian di email ke supplier (di luar negeri), dapat balasan berupa sales contract / confirm dari supplier, barang dikirimkan beserta dengan loading plan / performa invoice, kemudian sucefindo akan melakukan uji coba standar apakah barang layak untuk dikirimkan. Cara pembayaran yang disetujui antara lain : DP 50% terlebih dahulu, pembayaran langsung lunas, atau dapat juga dilakukan 1 bulan kemudian setelah barang diterima. Beserta dengan pengiriman dari perusahaan shipping diterima dokumen berupa packing list dan commercial invoice yang berisikan data
85 dari barang-barang yang dikirimkan dan jumlah detail dari masing-masing barang. Penjualan : Kita mendapatkan PO dari customer, lalu dilanjutkan dengan sales confirm dan pengiriman barang beserta dengan surat jalan. 4. Apa saja permasalahan yang muncul selama penggunaan dari sistem yang sedang berjalan saat ini? Permasalahan yang ada seperti hilangnya dokumen seperti terselip atau dokumen rusak, sulitnya mengecek stok barang di gudang, laporan yang tidak sesuai, kesalahan karyawan yang membuat surat dan laporan sehingga harus dibuat berulang-ulang, tersebarnya dokumen sehingga mempersulit pencarian dokumen. 5. Sistem aplikasi apa yang anda butuhkan saat ini? Saat ini kami membutuhkan suatu sistem aplikasi yang mana dapat membantu menyimpan dan mengurutkan serta menghasilkan laporan secara sistematis dan teratur sehingga dapat mempercepat proses pencarian dan pembuatan surat-surat serta laporan-laporan yang dibutuhkan. Selain itu kami juga menginginkan sistem aplikasi tersebut dapat saling berinteraksi pada tiap-tiap bagian yang ada sehingga tidak terjadi kesalahan informasi dan duplikasi dokumen ataupun kehilangan dokumen. 6. Seperti apakah harapan dari pihak perusahaan terhadap sistem baru yang akan dibuat?
86 Sistem yang baru dapat mengurangi dan mencegah kesalahan karyawan dalam membuat dan memproses dokumen, mempercepat proses transaksi sehingga dapat menekan cost, mempermudah memproses data dan informasi. 7. Transaksi perusahaan ini menggunakan apa sebelumnya? Saat ini perusahaan menggunakan Microsoft word untuk membuat surat-surat dan laporan dan data-data perusahaan seperti data barang, supplier dan sejenisnya di simpan kedalam Microsoft excel, untuk hubungan antar bagian masih dilakukan dengan cara telepon atau dengan mengirimkan kurir untuk menyampaikan dokumen atau dengan mengirimkan dokumen melalui facsimile. 8. Persediaan stock yang terjadi dalam perusahaan ini bagaimana prosesnya? Dalam perusahaan ini, persediaan barangnya pertama beli dari supplier luar negeri dan penjualan ke customer, stock bertambah jika terjadi pembelian dan berkurang jika terjadi penjualan. Dan perusahaan ini mempunyai 3 gudang yang dapat menyimpan stock barang tersebut. Kesimpulan hasil wawancara : Dari keseluruhan pertanyaan yang terjawab maka dapat disimpulkan menjadi beberapa poin, sebagai berikut : a. Perusahaan merupakan perusahaan shipping company yang melakukan impor barang dan menjualnya kembali di dalam negeri. Sebagai sebuah perusahaan yang memiliki omzet yang besar, maka perusahan memiliki data yang besar. b. Perusahaan masih menggunakan cara manual untuk melakukan pencatatan transaksi dan pemrosesanya yaitu masih menggunakan Microsoft Excel
87 dalam transaksinya. Sehingga dokumen yang dibuat masih memiliki kemungkinan terjadinya kesalahan dan menyebabkan dibuatnya dokumen berulang-ulang untuk memperbaiki kesalahan yang terjadi. c. Perusahaan masih sulit untuk melakukan mengecekan barang di gudang, dikarenakan masih belum tersusunnya pencatatan barang secara sistematis, dan stock barang di gudang bisa berubah-ubah. d. Masih adanya perbedaan dokumen antar bagian yang satu dengan yang lainnya, sehingga penyesuaian catatan menjadi tidak valid dan akan mempengaruhi hasil akhir dari laporan yang seharusnya. e. Masih sulit dalam pencetakan laporan tentang pembelian dan penjualan yang terjadi di perusahaan karena masih secara manual dalam pembuatan laporan. 3.4 Permasalahan Yang Dihadapi Pada Perusahaan PT Sinar Abadi Universal setelah hasil dari wawancara yang didapat. Ternyata dalam perusahaan ini ada masalah-masalah yang dihadapi seperti : 1. Kesalahan memasukkan data pemesanan dan data barang dari pelanggan yang berhubungan dengan proses pembelian dan penjualan. Sehingga menimbulkan masalah pada penundaan transaksi dan barang. Jadi, dianggap ada yang hilang karena pemasukan data yang tidak akurat. 2. Masalah Keamanan data
88 Karena para karyawan dapat mengubah data sewaktu-waktu sehingga membuat integrasi dan keamanan data yang ada dalam dokumen menjadi rendah. 3. Kesulitan dalam proses pencarian data Misalnya mencari nama pelanggan pada transaksi penjualan dan nama supplier pada transaksi pembelian. Atau misal data dalam perusahaan sangat banyak, ada data yang di lemari arsip atau di tempat lain sehingga membuat kinerja menjadi lambat. 4. Komunikasi yang sulit dalam transaksi Disebabkan karena keterbatasan penggunaan teknologi informasi yang masih jarang dan banyaknya pelanggan. Sehingga membuat proses penjualan dan pembelian terhambat. 5. Kesulitan pencocokan data dalam satu transaksi Pada data pelanggan dalam satu faktur pembelian harus sama dengan data pelanggan dalam satu faktur penjualan. 6. Kesulitan untuk terus mengupdate dan mengecek data barang yang ada digudang karena dilakukan secara manual. 7. Kesulitan untuk melihat data pembelian dan penjualan dalam bentuk laporan Dengan proses ini membuat data yang dimasukkan tidak akurat karena kadang karyawan yang memasukkan data perusahaan berbeda karyawannya. Dalam pemasukan data yang berulang-ulang dan jika terjadi kesalahan fatal maka mengurangi kinerja karyawan.
89 3.5 Sistem Yang Diusulkan Usulan sistem aplikasi yang akan dibuat adalah sebagai berikut : 1. Setiap form memiliki validasi dan pesan error yang akan membantu user untuk mencegah dan memberitahukan kesalahan yang dilakukan oleh user. Jadi, mengurangi kesalahan pemasukkan data. 2. User yang ada akan diminta untuk login terlebih dahulu sebelum dapat masuk ke dalam sistem aplikasi. Hal ini berguna untuk menjaga kemampuan user untuk mengakses data sesuai dengan wewenangnya. 3. Dibuatnya proses searching untuk mencari data dengan mudah. 4. Membuat aplikasi yang terhubung antara user yang satu dengan yang lain sehingga komunikasi bisa menjadi lebih baik. 5. Dibuatnya aplikasi yang dapat membuat Purchase Order dan Sales order dengan lebih mudah.4 6. Setiap user memiliki tampilan menu masing-masing yang sesuai dengan job description mereka. 7. Penggunaan dalam aplikasi ini dibuat untuk mempermudah dalam pembuatan laporan.
90 Gambar 3. 17 Sistem Yang Diusulkan 3.6 Analisis Kebutuhan Informasi 3.6.1 Tabel Kebutuhan Informasi Berikut ini merupakan tabel hasil analisis kebutuhan informasi PT. Sinar Abadi Universal yang diterjemahkan ke dalam bentuk entity beserta dengan deskripsinya, antara lain : Tabel 3.1 Kebutuhan Informasi Pada PT Sinar Abadi Universal Nama Entity Deskripsi Kebutuhan Informasi Customer Kode customer, nama customer, lengkap dari pelanggan pada PT. nomor telepon customer, alamat
91 Nama Entity Deskripsi Kebutuhan Informasi Sinar Abadi Universal. customer, email customer, NPWP, NPPKP. Supplier lengkap dari supplier pada PT. Sinar Abadi Universal. Kode supplier, nama supplier, nomor telepon supplier, alamat supplier, email supplier, NPWP, NPPKP, kode jenis supplier. Karyawan lengkap dari karyawan pada PT. Sinar Abadi Universal. Kode karyawan, nama karyawan, nomor telepon karyawan, alamat karyawan, email karyawan, NPWP, flag karyawan. Jenis Supplier Kode jenis supplier, jenis supplier. mengenai jenis supplier dari supplier-supplier pada PT. Sinar Abadi Universal. Barang lengkap dari barang yang dijual dan dibeli pada PT. Sinar Abadi Kode barang, kode brand, type, size, nama barang, kode mata uang. Universal. Brand Kode brand, nama brand. mengenai brand dari tiap barang yang dijual dan dibeli pada PT. Sinar Abadi Universal. Gudang lengkap dari gudang pada PT. Sinar Abadi Universal. Kode gudang, nama gudang, lokasi, nomor telepon gudang, kode jenis gudang. Jenis Gudang Kode jenis gudang, jenis gudang. mengenai jenis gudang dari gudang-gudang pada PT. Sinar Abadi Universal. Stock lengkap dari jumlah barang pada PT. Sinar Abadi Universal. Kode gudang, kode barang, stock.
92 Nama Entity Deskripsi Kebutuhan Informasi Pembelian lengkap mengenai transaksi pembelian dari supplier pada PT. Sinar Abadi Universal. Id pembelian, nomor PO, tanggal pembelian, kode karyawan, kode supplier, kode barang, quantity, kode term of delivery, kode term of payment, harga beli, total pembelian. Receive lengkap mengenai penerimaan barang yang dikirimkan dari Id receive, tanggal penerimaan, nomor receive, id pembelian, kode barang, quantity, nomor container. supplier sesuai dengan faktur pembelian pada PT. Sinar Abadi Universal. Retur Pembelian lengkap mengenai retur pembelian dari barang-barang yang rusak pada PT. Sinar Abadi Universal. Id retur pembelian, nomor retur pembelian, tanggal retur pembelian, kode karyawan, kode supplier, id pembelian, kode barang, quantity. Penjualan lengkap mengenai transaksi penjualan terhadap para pelanggan pada PT. Sinar Abadi Universal. Id penjualan, nomor invoice, tanggal penjualan, kode karyawan, kode customer, kode barang, quantity, harga jual, total penjualan. Delivery lengkap mengenai pengiriman barang yang dikirimkan kepada Id delivery, nomor surat jalan, tanggal pengiriman, id penjualan, kode barang, quantity. pelanggan sesuai dengan faktur penjualan pada PT. Sinar Abadi Universal. Retur Penjualan lengkap mengenai retur penjualan dari barang-barang yang rusak pada PT. Sinar Abadi Universal. Id retur penjualan, nomor retur penjualan, tanggal retur penjualan, kode customer, kode karyawan, id penjualan, kode barang, quantity. Pembayaran Id pembayaran pembelian, id
93 Nama Entity Deskripsi Kebutuhan Informasi Pembelian lengkap mengenai pembayaran pembelian pada PT. Sinar Abadi Universal. receive, kode supplier, tgl pembayaran pembelian, kode barang, qty, total harga beli, diskon, DP, PPN, total pembelian. Pembayaran Penjualan lengkap mengenai pembayaran penjualan pada PT. Sinar Abadi Universal. Id pembayaran penjualan, id delivery, kode customer, tgl pembayaran penjualan, kode barang, qty, total harga jual, diskon, DP, PPN, total penjualan. Piutang mengenai daftar piutang dagang dari para customer. Kode piutang, id pembayaran penjualan, tgl jatuh tempo, besar piutang. Utang mengenai informasi besarnya utang kepada para supplier. Kode utang, id pembayaran pembelian, tgl jatuh tempo, besar utang. Stock Adjustment mengenai informasi perubahan persediaan barang digudang. Kode adjust, kode karyawan, tgl adjust, keterangan, kode barang, qty. Mutasi mengenai perubahan history dari Id mutasi, kode gudang, kode barang, id from, from, qty. semua transaksi PT Sinar Abadi Universal. Mata Uang Kode mata uang, nama mata uang. mengenai jenis mata uang yang digunakan pada transaksi pembelian. Jabatan Kode jabatan, nama jabatan. mengenai jabatan karyawan pada PT Sinar Abadi Universal. Term Of Delivery mengenai syarat pengiriman barang dari supplier kepada PT Kode term payment, term of payment.
94 Nama Entity Deskripsi Kebutuhan Informasi Sinar Abadi Universal. Term Of Payment mengenai syarat pembayaran pembelian dan penjualan. Kode term delivery, term of delivery. 3.6.2 User View Untuk Aplikasi Database Pada user view untuk aplikasi database terdiri dari query yang isinya insert = I, update = U, delete = D dan laporan yang isinya read = R, write = W. Keterangan lebih lengkapnya seperti tabel dibawah ini : Tabel 3.2 User View Untuk Aplikasi Database Data Customer Karyawan Supplier Barang Jenis Supplier Brand Gudang Jenis Gudang Tipe Akses Direktur Kepala Penjualan Gudang Keuangan Pembelian Query U I, U, D I, U, D Laporan R R, W R, W R, W Query U I, U, D Laporan R R, W R, W Query U I, U, D I, U, D Laporan R R, W R, W R, W Query U I, U, D Laporan R R, W R, W Query U I, U, D I, U, D Laporan R, W R, W R, W Query U I, U, D Laporan R, W R, W Query U I, U, D Laporan R R, W R, W Query U I, U, D Laporan R, W R, W
95 Data Tipe Akses Direktur Kepala Penjualan Gudang Keuangan Pembelian Stock Query U I, U I, U, D I, U Laporan R R, W R R, W R Faktur Query U I, U, D I, U, D Pembelian Laporan R W R, W R, W Receive Query U I, U, D I, U, D I, U, D Laporan R, W R, W R, W R, W Retur Query U I, U, D I, U, D Pembelian Laporan R, W R, W R, W Faktur Query U I, U, D I, U, D Penjualan Laporan R R, W R, W R, W Delivery Query U I, U, D I, U, D I, U, D Laporan R, W R, W R, W R, W Retur Query U I, U, D I, U, D Penjualan Laporan R, W R, W R, W Pembayaran Query U I, U, D I, U, D Pembelian Laporan R, W R, W R, W Pembayaran Query U I, U, D I, U, D Penjualan Laporan R, W R, W R, W Piutang Query U I, U, D I, U, D Laporan R R, W R, W R, W Utang Query U I, U, D I, U, D Laporan R R, W R, W R, W Stock Query U I, U, D Adjustment Laporan R, W R, W Mutasi Query U I, U, D I, U, D I, U, D I, U, D Laporan R R, W R, W R, W R, W R, W Mata Uang Query U I, U, D I, U, D Laporan R R, W R, W R, W Jabatan Query U I, U, D Laporan R R, W R, W TermOf Query U I, U, D I, U, D
96 Data Tipe Akses Direktur Kepala Penjualan Gudang Keuangan Pembelian Delivery Laporan R R, W R, W R, W TermOf Query U I, U, D I, U, D I, U, D Payment Laporan R R, W R, W R, W R, W 3.7 Alternatif Pemecahan Masalah Melihat dari masalah yang dihadapi oleh perusahaan ini, maka pemecahan masalahnya adalah sebagai berikut : 1. Membangun aplikasi sistem basis data pembelian dan penjualan yang dapat menghubungkan transaksi pada perusahaan seperti proses pembelian dan penjualan barang pada perusahaan ini. 2. Melengkapi sistem basis data dengan kemampuan untuk mengingatkan pengguna yang berkaitan dengan aturan dan kebijakan perusahaan yang bersifat teknis. 3. Merancang sistem basis data yang dapat memudahkan user untuk membuat laporan dari perusahaan. 4. Meminimalisasikan proses human error yang mungkin terjadi pada proses manual. 5. Memudahkan user untuk melihat proses transaksi pembelian dan penjualan yang terjadi. 6. Membuat sistem keamanan yang lebih terjaga dengan adanya username dan password.