Arsip Nasional Republik Indonesia LEMBAR PERSETUJUAN Substansi Prosedur Tetap tentang Penyusunan Guide Arsip Konvensional Sebelum telah saya setujui. Disetujui di Jakarta pada tanggal Mei 2009 Plt. DEPUTI BIDANG KONSERVASI ARSIP, TULKHAH MANSYUR
Arsip Nasional Republik Indonesia PROSEDUR TETAP NOMOR 02 TAHUN 2009 TENTANG PENYUSUNAN GUIDE BAB I PENDAHULUAN A. Umum Arsip statis sebagai warisan budaya bangsa merupakan salah satu aset bangsa yang perlu dilestarikan bersama. Secara yuridis formal pelestarian arsip statis merupakan tanggung jawab lembaga kearsipan baik di pusat, yaitu Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), maupun di daerah yaitu Badan/Kantor Kearsipan Provinsi dan Kabupaten/Kota. Di dalamnya terkandung informasi yang tiada ternilai harganya tentang kiprah perjalanan bangsa, mulai masa penjajahan sampai dalam mengisi kemerdekaan. Arsip statis disimpan, dipelihara dan diolah bukan untuk kepentingan lembaga kearsipan semata, namun yang jauh lebih penting adalah untuk kepentingan pendidikan, penelitian, pembangungan, kesejahteraan dan kemaslahatan bangsa. Maka peran instansi terkait dan masyarakat menjadi sangat krusial. Hal ini sejalan dengan era informasi di Indonesia dimana kebutuhan informasi menjadi sangat penting. Mengantisipasi keadaan tersebut maka ANRI dituntut untuk selalu tanggap. Peran ANRI sebagai salah satu lembaga penyedia informasi sangat vital. Namun demikian agar informasi yang tersimpan dapat diakses oleh publik diperlukan finding aids, baik dalam bentuk daftar, inventaris maupun guide arsip. Disinilah peran Direktorat. arsip tidak seperti mengolah jenis informasi lainnya. arsip harus mengacu pada standar internasional yang telah diatur oleh ICA dengan ISAD (G). Di dalamnya mencakup berbagai aturan dan komponen yang harus dipenuhi. Guna mengaplikasikan standar pengaturan arsip yang benar maka di samping harus diatur sesuai ketentuan ISAD (G) juga perlu diatur berdasarkan petunjuk teknis dan langkah-langkah pengaturannya dalam bentuk Prosedur Tetap tentang Penyusunan Guide Arsip Konvensional Sebelum.
- 2 - B. Maksud dan Tujuan Penyusunan Prosedur Tetap tentang Penyusunan Guide Arsip Konvensional Sebelum ini dimaksudkan untuk memberikan panduan agar terdapat kesamaan pemahaman dan langkah-langkah dalam penyusunan guide bagi semua pihak terkait dalam pelaksanaan kegiatan di Lingkungan Subdit Arsip Konvensional Sebelum. Tujuan Prosedur Tetap tentang Penyusunan Guide Arsip ini adalah sebagai pedoman pelaksanaan kegiatan di Subdit Arsip Konvensional Sebelum Tahun 1945, sehingga kinerja unit kerja dapat lebih ditingkatkan dan pada akhirnya pelaksanaan tugas pokok dan fungsi unit kerja dapat berjalan dengan efektif dan efisien. Manfaat lain adalah adanya suatu sinergi dan keterkaitan antara Subdit Arsip Konvensional Sebelum dengan unit lain dalam rangka pelaksanaan tugas pokok dan fungsi dalam satuan program ANRI. C. Ruang Lingkup Prosedur Tetap Penyusunan Guide Arsip Konvensional Sebelum ini berlaku dan digunakan di Lingkungan Subdit Arsip Konvesional Sebelum. Prosedur Tetap tentang Penyusunan Guide Arsip Konvensional Sebelum ini meliputi Penyusunan Guide Arsip Konvensional Sebelum, Identifikasi Fisik, Sistem Penataan Dan Provenance, Penyusunan Rencana Teknis, Penelusuran Sumber Dan Referensi Serta Keterkaitan Arsip-Arsip Nusantara Berbahasa Asing Dan Daerah, Penulisan Guide, Penilaian Dan Penelaahan Guide, Penyempurnaan Guide, Penilaian Dan Pengesahan Guide. D. Dasar 1. Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1971 Nomor 32, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 2964); 2. Keputusan Presiden Nomor 105 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 143); 3. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standard Operating Procedures (SOP); 4. Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 22/KEP/M.PAN/07/2008 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas; 5. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 03 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Arsip Nasional Republik Indonesia.
- 3-6. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 06 Tahun 2009 tentang Petunjuk Pelaksanaan Penyusunan Prosedur Tetap Di Lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia. E. Pengertian Dalam Prosedur Tetap ini yang dimaksud dengan : 1. Guide Arsip adalah sarana penemuan arsip yang berisi abstraksi dalam berbagai derajat rincian yang memuat khasanah arsip yang umumnya dilengkapi dengan sejarah penataan arsip, sejarah dan fungsi lembaga/organisasi pencipta serta indeks dan lampiran pendukung lainnya 2. Identifikasi Arsip Statis adalah kegiatan pendataan arsip secara langsung di lokasi penyimpanan arsip baik fisik arsip, sistem penataan arsip maupun provenance atau pencipta arsipnya. 3. Penelusuran Sumber dan Referensi adalah kegiatan penelitian data melalui sumber cetakan/bahan referensi dari perpustakaan atau instansi terkait ke lembaga pencipta arsip yang akan dibuat guidenya. 4. Penilaian dan Penelaahan adalah kegiatan penilaian dan telaah terhadap guide yang telah dibuat untuk mendapat masukan dan koreksi dari Arsip Konvensional Sebelum dan juga. 5. Penyempurnaan adalah kegiatan menyempurnakan dan editing terhadap guide yang telah mendapat penilaian dan penelaahan dari atasan yang berwenang. 6. Pengesahan adalah penandatanganan hasil penyempurnaan guide oleh pejabat yang berwenang melegalisasi. 7. Penulisan Guide adalah perumusan materi prosedur tetap guide yang dituangkan dalam format guide berdasarkan hasil identifikasi arsip statis, sistem penataan maupun provenance yang berlaku di Lingkungan ANRI. 8. Pejabat yang Berwenang adalah pejabat yang berhak untuk memberi paraf dan atau menandatangani prosedur tetap sesuai dengan tugas dan tanggung jawab kedinasan. 9. Rencana Teknis Penyusunan Guide Arsip yaitu kegiatan membuat rancangan kerja dengan menguraikan perkiraan rincian waktu, biaya dan pelaksana yang berkaitan dengan pelaksanaan kegiatan pengolahan arsip statis. 10. Sinkronisasi Arsip-arsip Nusantara berbahasa Asing dan Daerah adalah kegiatan secara bertahap melakukan identifikasi dan inventarisir sehingga diketahui informasi serta keterkaitannya terhadap khasanah arsip lainnya, terutama arsip yang berbahasa daerah dan bahasa asing termasuk bahasa Belanda yang berada di daerah agar dapat dihasilkan suatu sarana temu balik berupa daftar/inventaris arsip sesuai dengan ketentuan teknis
- 4 - yang berlaku sehingga dapat dimanfaatkan seluas-luasnya bagi kepentingan publik dalam rangka Sistem Jaringan Kearsipan Nasional.
- 5 - BAB II PROSEDUR PENYUSUNAN GUIDE Prosedur Penyusunan Guide Arsip Konvensional Sebelum dilaksanakan melalui tahapan sebagai berikut: 1. Identifikasi arsip (fisik, sistem dan provenance) Penyusunan guide arsip dimulai dari kegiatan identifikasi arsip untuk mengetahui jumlah dan kondisi fisik arsip, sistem penataan dan provenance arsip, pemahaman akan hal tersebut akan mempermudah proses penyusunan guide selanjutnya yaitu penyusunan rencana teknis. 2. Penyusunan rencana teknis Berdasarkan hasil identifikasi tersebut diatas tahapan kegiatan berikutnya membuat rancangan kerja atau rencana teknis dengan menguraikan perkiraan rincian waktu, biaya dan pelaksana yang berkaitan dengan pelaksanaan kegiatan pengolahan arsip statis. Keberhasilan dalam membuat rencana teknis akan mempermudah proses penyusunan guide selanjutnya yaitu penelusuran sumber dan referensi serta sinkronisasi arsip-arsip nusantara berbahasa asing dan daerah. 3. Melaksanakan penelusuran sumber dan referensi serta sinkronisasi arsip-arsip nusantara berbahasa asing dan daerah Tahapan selanjutnya dari penyusunan guide adalah kegiatan penelusuran sumber dan referensi serta sinkronisasi arsip-arsip nusantara berbahasa asing dan daerah yang ada pada instansi terkait dengan tujuan penelitian data melalui sumber cetakan/bahan referensi dari perpustakaan atau instansi terkait ke lembaga pencipta arsip yang akan dibuat guidenya. Apabila dalam penelusuran tersebut diketemukan arsip-arsip berbahasa asing dan daerah maka langkah berikutnya adalah melakukan identifikasi dan inventarisir sehingga diketahui informasi serta keterkaitannya terhadap khasanah arsip lainnya, terutama arsip yang berberbahasa daerah dan bahasa asing termasuk bahasa Belanda berada di daerah agar dapat dihasilkan suatu sarana temu balik berupa daftar/inventaris arsip bagi kepentingan publik dalam rangka Sistem Jaringan Kearsipan Nasional. 4. Penulisan Guide Setelah semua data dan informasi terkumpul maka perlu dilakukan kegiatan perumusan materi prosedur tetap guide yang dituangkan dalam format guide berdasarkan hasil identifikasi arsip statis, sistem penataan maupun provenance yang berlaku di Lingkungan ANRI. Pada kegiatan penulisan ini dibuat skema isi guide yang terdiri dari komponen: abstraksi, daftar isi, pendahuluan, daftar pustaka, isi guide, indeks dan daftar singkatan.
- 6-5. Penilaian dan Penelaahan Penulisan draf guide telah selesai maka tahap selanjutnya adalah kegiatan penilaian dan telaah terhadap guide yang telah dibuat untuk mendapat masukan dan koreksi dari Arsip Konvensional Sebelum dan juga. 6. Penyempurnaan Apabila penilaian dan telaah telah dilaksanakan maka perlu dilakukan penyempurnaan dan editing agar guide tersebut siap untuk ditandatangani dan disahkan oleh. 7. Pengesahan Tahap terakhir dari penulisan guide ini adalah penandatanganan hasil penyempurnaan guide oleh pejabat yang berwenang melegalisasi.
- 7 - BAB III PENUTUP Prosedur Tetap tentang Penyusunan Guide Arsip Konvensional Sebelum ini dapat menjadi acuan bagi unit-unit kerja di Lingkungan Direktorat ANRI dalam menyusun guide arsip sehingga pada akhirnya semua unit kerja dapat memiliki pedoman dalam melaksanakan tugas dan fungsinya yang pada gilirannya akan berdampak pada efisiensi dan efektifitas pelaksanaan penyelenggaraan pemerintahan khususnya di ANRI dalam kerangka reformasi birokrasi nasional. Prosedur Tetap tentang Penyusunan Guide Arsip Konvensional Sebelum ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan. Dan apabila dikemudian hari terdapat kekeliruan akan dilakukan perbaikan sebagaimana mestinya. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal Mei 2009 DIREKTUR PENGOLAHAN, SUMRAHYADI
Arsip Nasional Republik Indonesia LAMPIRAN PROSEDUR TETAP NOMOR 02 TAHUN 2009 TENTANG PENYUSUNAN GUIDE
- 1 - DAFTAR LAMPIRAN PROSEDUR TETAP TENTANG PENYUSUNAN GUIDE A. DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN GUIDE B. DIAGRAM ALIR IDENTIFIKASI FISIK, SISTEM PENATAAN DAN PROVENANCE DALAM PENYUSUNAN GUIDE C. DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN RENCANA TEKNIS DALAM PENYUSUNAN GUIDE ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945 D. DIAGRAM ALIR PENELUSURAN SUMBER DAN REFERENSI SERTA KETERKAITAN ARSIP- ARSIP NUSANTARA BERBAHASA ASING DAN DAERAH DALAM PENYUSUNAN GUIDE E. DIAGRAM ALIR PENULISAN GUIDE ARSIP DALAM PENYUSUNAN GUIDE ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945 F. DIAGRAM ALIR PENILAIAN DAN PENELAAHAN GUIDE DALAM PENYUSUNAN GUIDE G. DIAGRAM ALIR PENYEMPURNAAN GUIDE DALAM PENYUSUNAN GUIDE ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945 H. DIAGRAM ALIR PENILAIAN DAN PENGESAHAN GUIDE DALAM PENYUSUNAN GUIDE
- 2 - DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN GUIDE No Tahap Kegiatan 1 Melaksanakan Identifikasi Arsip, Sistem dan Provenance Arsiparis Sebelum Unit Penyelesaian Preservasi Penyimpanan 2 Menyusun Rencana Teknis 3 Melaksanakan penelusuran sumber dan referensi serta sinkronisasi arsip-arsip nusantara berbahasa asing dan bahasa daerah 4 Menulis Guide Arsip 5 Menilai dan Menelaah Guide 6 Menyempurnakan Guide 7 Pengesahan Prosedur Tetap Norma waktu: 60 hari kerja per guide
- 3 - DIAGRAM ALIR IDENTIFIKASI FISIK, SISTEM PENATAAN DAN PROVENANCE DALAM PENYUSUNAN GUIDE Unit Penyelesaian No Tahap Kegiatan Arsiparis Sebelum tahun 1945 Preservasi. Penyimpanan 1 Membuat dan mengajukan rencana identifikasi arsip, sistem dan provenance yang akan diolah ke Sebelum 2 Memberikan penilaian dan arahan 3 Membuat revisi rencana identifikasi arsip, sistem dan provenance yang telah dinilai dan diarahkan oleh Arsip Konvensional Sebelum 4 Mengajukan rencana identifikasi arsip, sistem dan provenance yang akan diolah ke 5 Menilai dan mengarahkan ke Sebelum tahun 1945 tentang teknik identifikasi arsip 6 Sebelum tahun 1945 dan Arsiparis menyempurnakan rencana identifikasi 7 berkoordinasi dengan Preservasi dan memerintahkan Sebelum 1945 untuk berkoordinasi dengan Penyimpanan 8 Sebelum berkoordinasi dengan Penyimpanan
- 4 - Unit Penyelesaian No Tahap Kegiatan Arsiparis Sebelum Preservasi. Penyimpanan 9 Melaksanakan identifikasi fisik, sistem dan provenance arsip ke Depo 10 Mengetik hasil identifikasi dalam bentuk laporan identifikasi 11 Menyampaikan laporan identifikasi ke Sebelum 12 Menyampaikan laporan verifikasi ke. 13 Berdasarkan laporan identifikasi, memutuskan tentang prioritas khasanah arsip yang akan dibuat guide. Norma waktu: 10 hari kerja
- 5 - DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN RENCANA TEKNIS DALAM PENYUSUNAN GUIDE Unit Penyelesaian No Uraian Prosedur Arsiparis Sebelum Preservasi. Penyimpanan 1 Mengajukan draf rencana teknis penyusunan guide yang terdiri dari jangka waktu pembuatan guide, biaya dan peralatan serta jumlah SDM yang dibutuhkan ke Sebelum 2 Memberikan penilaian dan arahan kepada Arsiparis tentang penyusunan rencana teknis 3 Merevisi draf rencana teknis setelah mendapat penilaian dan arahan dari Sebelum 4 Mengajukan program rencana teknis ke 5 Memberikan penilaian dan arahan ke Sebelum tahun 1945 tentang penyusunan rencana teknis 6 Sebelum dan Arsiparis merevisi draf penyusunan rencana teknis yang telah dinilai dan diarahkan oleh 7 Menyetujui rencana Teknis berdasarkan penyempurnaan draf rencana teknis yang telah dilakukan oleh arsiparis 8 Membuat pengesahan terhadap rencana teknis Norma waktu: 3 hari kerja
- 6 - DIAGRAM ALIR PENELUSURAN SUMBER DAN REFERENSI SERTA KETERKAITAN ARSIP-ARSIP NUSANTARA BERBAHASA ASING DAN DAERAH DALAM PENYUSUNAN GUIDE Unit Penyelesaian No Tahap Kegiatan Arsiparis Sebelum Deputi Konservasi Arsip Instansi Terkait 1 Membuat draf surat permohonan melakukan penelusuran sumber dan referensi serta keterkaitan arsip-arsip nusantara berbahasa asing dan daerah kepada instansi terkait 2 Mengajukan draf surat kepada Sebelum 3 Mengoreksi draft surat 4 Merevisi draf surat korespondensi yang telah dinilai dan diarahkan oleh Sebelum 5 Memberi paraf dan mengajukan draf surat ke 6 Memberikan arahan ke Sebelum tentang draft surat yang akan di tandatangani oleh Deputi Konservasi Arsip 7 Melakukan penyempurnaan draft surat dari Sebelum Tahun 1945 yang telah dinilai dan diarahkan oleh 8 Membuat nota dinas sebagai pengantar surat yang akan ditandatangani oleh Deputi Konservasi Arsip dan mengirimkan kepada instansi terkait
- 7 - Unit Penyelesaian No Tahap Kegiatan Arsiparis Sebelum Deputi Konservasi Arsip Instansi Terkait 9 Arsiparis dan Sebelum Tahun 1945 melakukan penelusuran sumber/referensi serta keterkaitan arsip-arsip nusantara berbahasa Belanda ke instansi terkait 10 Mencari dan mencatat datadata mengenai lembaga pencipta arsip, provenance dan sistem penataan yang diperoleh dari instansi terkait 11 Melakukan identifikasi terhadap khasanah arsip berbahasa asing dan daerah pada instansi terkait 12 Menindaklanjuti hasil identifikasi dengan memberi masukan tentang pengelolaan arsip-arsip nusantara berbahasa asing dan daerah 13 Melakukan diskusi dan praktek pengolahan arsip-arsip nusantara berbahasa asing dan daerah dengan instansi terkait 14 Melakukan telaah terhadap daftar/inventaris arsip-arsip nusantara berbahasa asing dan daerah pada instansi terkait 15 Membuat laporan hasil penelusuran sumber dan bahan referensi serta keterkaitan arsip-arsip nusantara berbahasa asing dan daerah 16 Menyampaikan Laporan ke. Norma waktu: 10 hari kerja
- 8 - DIAGRAM ALIR PENULISAN GUIDE ARSIP DALAM PENYUSUNAN GUIDE No Tahap Kegiatan 1 Membagi tugas Arsiparis Ketua Sekretaris Anggota Editor Sebelum 2 Membuat pembagian tugas secara tertulis 3 Membuat skema isi guide yang terdiri dari komponen: abstraksi, daftar isi, pendahuluan, daftar pustaka, isi guide, indeks dan daftar singkatan 4 Menulis dan berkonsultasi dengan editor 5 Membuat masukan dan telaah terhadap guide yang dibuat 6 Menyempurnakan hasil editing dan menyerahkan kepada ketua 7 Menyerahkan guide dalam bentuk laporan kepada Sebelum Norma waktu: 20 hari kerja
- 9 - DIAGRAM ALIR PENILAIAN DAN PENELAAHAN GUIDE DALAM PENYUSUNAN GUIDE Unit Penyelesaian No Tahap Kegiatan Arsiparis Seb 1945 Deputi Konservasi Arsip Instansi Terkait 1 Mempersiapkan draf guide dan menelaah deskripsi yang tertuang dalam inventaris/daftar arsip 2 Mempersiapkan arsip yang akan di uji petikkan 3 Mencocokkan informasi arsip dengan fisik arsip 4 Mengajukan draf guide ke Sebelum 5 Memberikan masukan dan arahan kepada Arsiparis tentang draf guide 6 Merevisi draf guide setelah mendapat arahan 7 Mengajukan draft guide ke 8 memberi arahan ke Sebelum tentang penyusunan guide arsip Norma waktu: 5 hari kerja
- 10 - DIAGRAM ALIR PENYEMPURNAAN GUIDE DALAM PENYUSUNAN GUIDE Unit Penyelesaian No Tahapan Kegiatan Arsiparis Sebelum Preservasi. Penyimpanan 1 Mengajukan draf guide ke Sebelum 2 Memberikan arahan kepada Arsiparis tentang penulisan guide 3 Merevisi draf guide setelah mendapat arahan dari Sebelum 4 Mengajukan draft guide ke 5 Memberikan arahan ke Sebelum tentang penyusunan guide arsip 6 Merevisi draf guide teknis dari Sebelum yang telah dinilai dan diarahkan oleh 7 Melakukan uji petik terhadap guide 8 Memutuskan guide telah final berdasarkan penyempurnaan guide yang telah dilakukan Norma waktu: 5 hari kerja
- 11 - DIAGRAM ALIR PENILAIAN DAN PENGESAHAN GUIDE DALAM PENYUSUNAN GUIDE Unit Penyelesaian No Tahap Kegiatan Arsiparis Sebelum Preservasi. Penyimpanan 1 Memeriksa kelengkapan guide yang akan dilegalisasi yang akan disahkan 2 Membuat nota dinas untuk ditandatangani oleh 3 Mengesahkan guide Norma waktu: 2 hari kerja DIREKTUR PENGOLAHAN, SUMRAHYADI