ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM PENJUALAN, PEMBELIAN DAN STOCK BARANG DI SMART DIGITAL PRINTING NASKAH PUBLIKASI diajukan oleh Triana Ari Wardhani 14.22.1623 kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2015
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM PENJUALAN, PEMBELIAN DAN STOCK BARANG DI SMART DIGITAL PRINTING Triana Ari Wardhani 1), Kusrini 2), 1) Sistem Informasi STMIK AMIKOM Yogyakarta 2) Teknik Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta Jl Ringroad Utara, Condongcatur, Depok, Sleman, Yogyakarta Indonesia 55283 Email : triana1623@students.amikom.ac.id 1), kusrini@amikom.ac.id 2) Abstract - Analysis and design of System Sales, Purchasing and Stock Items in Smart Digital Printing is still using manual systems. It became the main problems that often goes wrong, especially in work activities such as recording of data, computation, data checking and reports. The manual system also causes the work process becomes less cumbersome and inefficient. In the old system is also frequent errors in recap report. Thus it is necessary for the analysis and development of a system to overcome these problems with the analysis method PIECES. This development is based on the shortcomings of the old system that already has a recording reservation application, the calculation of the transaction, pehitungan stock of goods and report in accordance with existing data. The design of the application is built using the Java programming language, using Netbeans as editor application and MySQL as the database. In the calculation of transaction processing and calculation of the stock of goods will be created automatically. Keywords - technology, information systems, sales, computer 1. Pendahuluan Pemanfaatan teknologi untuk mempermudah kegiatan manusia adalah tujuan dibuat sebuah teknologi baru, khususnya teknologi informasi. Seperti halnya teknologi komputer yang saat ini menjadi hal yang sudah biasa digunakan di segala bidang kegiatan manusia. Keberadaan komputer saat ini merupakan faktor pendorong untuk dibuatnya solusi dari setiap permasalahan yang dihadapi, salah satunya untuk menyajikan informasi. Penyajian informasi yang dapat membantu proses kegiatan manasia yang lebih akurat dan tepat waktu. Dalam organisasi atau instansi, seperti halnya badan usaha maupun toko adanya sistem informasi penjualan yang lebih efektif akan sangat memudahkan dalam transaksi penjualan. Smart Digital Printing merupakan badan usaha yang bergerak dalam bidang percetakan maupun desain grafis, dan beralamat di Jl.Kantil 2 No.233 Perumnas Condongcatur, Depok, Sleman, Yogyakarta 55283. Pada Smart Digital Printing ini melayani pesanan antara lain Nota, Digital Printing Indoor Outdoor, ID-Card, Kaos, Mug Sublime, Stempel, Sablon Souvenir, Sticker, Undangan, Kartu Nama, Logo, Desain Grafis, Seminar Kit, Poster, Leaflet, Brosur dan lain lain. Tidak semua sistem informasi penjualan itu bisa diterapkan seefektif mungkin pada suatu instansi (badan usaha), masih banyak yang belum melakukan pengelolahan data secara cepat, tepat dan sesuai seperti contohnya penulis temukan pada Smart Digital Printing. Dengan belum efektifnya penyajian sistem informasi penjualan, maka akan mengalami keterlambatan sebuah rekap atau laporan. Melihat keadaan dan berdasarkan permintaan dari user, maka penulis memberikan solusi yang tepat untuk kelancaran sistem penjualan yang optimal, dengan pengembangan sistem informasi yang telah ada dengan bahasa pemrograman java dan MySQL. Berdasarkan uraian diatas penulis bermaksud mengadakan penelitian mengenai analisis sistem informasi penjualan, pembelian dan stok pada Smart Digital Printing, dengan judul Analisis Dan Perancangan Sistem Penjualan, Pembelian Dan Stock Barang Di Smart Digital Printing, dengan hasil akhirnya berupa aplikasi penjualan yang diharapkan bisa menjadi solusi tepat untuk mempermudah dan mengoptimalkan proses bisnis dari pihak Smart Digital Printing. 2. Landasan Teori 2.1 Pengertian Sistem Definisi sistem secara umum sangat lah banyak sesuai dengan pemahaman para ahli namun secara sederhana, sistem dapat di gambarkan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur atau variablevariabel yang saling terorganisasi, berinteraksi dan saling bergantung satu dan lainnya. Secara pasti sebuah sistem minimal harus memiliki empat komponen yakni masukan (input), pengolahan (processing), keluaran (output) dan balikan (control) [1] 2.2 Pengertian Informasi Sumber dari sebuah informasi adalah data, data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian (event) yang terjadi pada saat tertentu dan merupakan kesatuan nyata [2]. Dengan begitu informasi dapat diartikan sebagai data yang telah diolah menjadi bentuk 1
yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. 2.3 Pengertian Sistem Informasi Dengan begitu sistem informasi dapat diartikan sebagai suatu alat yang digunakan untuk menyajikan informasi dengan cara sedemikian rupa sehingga bermanfaat bagi penerimanya. Tujuan dari dibuatnya suatu sistem infomasi adalah untuk menyajikan informasi guna proses pengambilan keputusan pada perancangan, pengorganisasian, pengendalian kegiatan oprasi subsistem suatu perusahaan dan menyajikan sinergi organisasi pada proses [2]. 2.4 Pengertian Penjualan Penjualan adalah sebuah usaha atau langkah konkrit yang dilakukan untuk memindahakan suatu produk, baik itu berupa barang ataupun jasa, dari produsen kepada konsumen sebagai sasarannya dengan mengharapkan keuntungan dan hasil penjualannya [3]. 2.5 Pengertian Sistem Informasi Penjualan Sistem informasi penjualan adalah sub sistem informasi bisnis yang mencakup kumpulan prosedur yang melaksanakan, mencatat, mengkalkulasi membuat dokumen dan informasi penjulalan untuk keperluan manajemen. 2.6 Konsep Basis Data Basis data merupakan sekumpulan data yang saling berhubungan satu dengan yang lainya yang diorganisasikan sesuia struktur tertentu dan di simpan dengan dalam sebuah database. Basis data digunakan sebagai dasar untuk menyajikan suatu informasi yang berkualitas, setelah sebelumnya diolah dan diorganisasikan sedemikian rupa. Basis data diolah dan dimanipulasi dengan mengunakan prangkat lunak yang disebut dengan DBMS (Database Management System). Rancangan basisdata akan diperjelas menggunakan ERD (Entity Relationship Diagram) dan akan di buat menggunakan dbahasa pemrograman SQL. 2.7 Unified Modeling Language UML (Unified Modeling Language) merupakan bahasa standar yang digunakan untuk menjelaskan dan memvisulisasikan artifak dari proses analis dan desain yang berorientasi pada objek [2]. UML memiliki beberapa artifak yang digunakan untuk memvisualisasikan dalam sebuah program. Artifak dalam UML menginformasikan tentang berbagai bentuk permodelan yang digunakan atau yang dihasilkan dalam proses pembangunan program. Terdapat beberapa artifak dalam UML yaitu Use Case Diagram, Activity Diagram, Sequence Diagram dan Class Diagram. 3. Metode Penelitian 3.1 Analisis Sistem Untuk mendapatkan hasil yang akurat dibutuhkan metode analisis yang digunakan sebagai tolak ukur untuk mengetahui kelemahan sistem yang ada. Ada beberapa metode yang digunakan salah satunya metode PIECES yaitu kepanjangan dari Performance (kinerja), Information (Informasi), Economic (Ekonomi), Control (Pengendalian), Efficiency (Efisiensi) dan Service (Service). 3.2 Hasil Analisis PIECES Dari hasil pengamatan yang dilakukan penjabaran dari hasil analisis yang dilakukan: berikut 1. Performance (kinerja) Anaisis yang diukur berdasarkan troughput atau kinerja sistem untuk mengolah data yang dikaitkan dengan response time sistem yang berjalan, dapat dilihat pada tabel 1 : Tabel 1. Hasil analisis kinerja 1. Throughput Proses laporan saat ini masih sering terlambat atau tidak sesuai target karena pencarian data. Kemudian, ketika ada pemesanan sering lupa karena tidak pernah ada pencatatan dalam pemesanan. 2. Respon time Dalam melakukan pencarian data semakin lama karena masih melakukan pencatatan dengan menggunakan Microsoft excel dan data pendukung seperti nota transaksi terkadang lupa. 2. Information (Informasi) Diukur dengan adanya informasi yang dihasilkan dari pengolahan data yang telah dilakukan. Informasi yang di hasilkan hendaknya akurat, relevan dan tepat waktu, berikut analisis pada tabel 2 Tabel 2. Hasil analisis informasi 1. Akurat Proses pengolahan data saat ini masih dilakukan dengan mencatat dengan menggunkan Microsoft excel. Hal ini dapat memberikan informasi dan kerapian data yang kurang. 2. Relevan Informasi yang disajikan kurang sesuai, karena adanya kesalahan ketika pencatatan ataupun adanya data yang masih kurang ataupun lupa diisi. 3. Tepat waktu 3. Economic (Ekonomi) Pada proses yang berjalan informasi masih belum tepat waktu, karena pada proses rekap data kurang cepat disebabkan bukti transaksi dengan pendataannya tidak bersamaan. 2
Merupakana analaisis yang dilihat dari pengeluaran biaya yang dilakuan untuk menjalankan sistem serta manfaat yang di dapat, berikut anaisis pada tabel 3: Tabel 3. Hasil analisis ekonomi 1. Biaya dan manfaat Selama proses penjualan yang berjalan pihak smart digital printing mengeluarkan biaya yang cukup banyak untuk kebutuhan operasional rekap data, diantaranya untuk membayar pekerja khusus untuk perekapan data. 4. Control (Pengendalian) Analisis ini digunakan untuk membandingkan sistem berdasarkan keamanan data yang diperoleh, ketelitian data yang diproses dan kebenaran informasi yang dihasilkan, seperti yang terlihat pada tabel 4 : Tabel 4. Hasil analisis pengendalian 1. Keamanan Selama proses rekap data untuk data transaksi,pemesanan dan penghitungan stok barang masih sangat rawan terjadi manipulasi data ataupun kesalahan dalam penginputan data dan laporan yang dihasilkan belum berbentuk digital yang lebih aman dan efisien untuk di simpan. 3.3 Analisis Sistem Setelah melalui proses analisis proses berikutnya adalah melakukan perancangan aplikasi yang digambarkan menggunakan beberapa diagram yang menggambarkan proses dalam aplikasi nantinya. Perancangan aplikasi bertujuan untuk dapat mengembangkan sebuah aplikasi yang sesuai dengan rencana yang dapat dimengerti oleh pengembang aplikasi dan pengguna aplikasi. Yang akan dijelaskan menggunakan UML diagram. 3.3.1 Use Case Diagram Use Case diagram secara garis besar menggambarkan siapa saja yang menggunakan dan dalam cara bagaimana pengguna berinteraksi dengan sistem yang dibangun. Berikut rancangan use case diagram dapat dilihat pada gambar 1 dibawah ini : Gambar 1. Use case diagram 3.3.2 Activity Diagram Pemesanan Activity diagram dapat didefinisikan sebagai teknik untuk mendiskripsikan logika procedural atau aliran kerja dalam menjalankan fungsi dari sistem yang dibangun, seperti yang terlihat pada gambar 2: 5. Efficiency (Efisiensi) Analisis mengenai efisiensi segala sumberdaya yang digunanakan untuk menjalankan sistem selama proses oprasional, seperti terlihat pada tabel 5 : Tabel 5. Hasil analisis efisiensi 1. Sumber Pencatatan data masih daya membutuhkan banyak waktu dan membutuhkan banyak orang untuk membantu rekap laporan. 6. Service (Pelayanan) Merupakan analisis yang didasarkan pada pelayanan kepada pengguna untuk mendapatkan informasi dengan cepat, berikut hasil analisis dapat dilihat pada tabel 6 : Tabel 6. Hasil analisis pelayanan 1. Pelayanan Proses pemesanan barang belum ada pencatatan sehingga membuat karyawan yang lain lupa untuk pengerjaan pesanan. Gambar 2. Activity diagram pemesanan 3.3.3 Activity Diagram Transaksi Activity diagram dapat didefinisikan sebagai teknik untuk mendiskripsikan logika procedural atau aliran kerja dalam menjalankan fungsi dari sistem yang dibangun, seperti yang terlihat pada gambar 3: 3
Gambar 3. Activity Diagram Transaksi 3.3.4 Sequence Diagram Sequence diagram menjelaskan interaksi yang terjadi antar class dan fungsi apa saja yang terlibat serta informasi yang diperlukan oleh masing-masing fungsi sistem, seperti yang terlihat pada gambar 4: Gambar 5. Rancangan class diagram 3.4 Rancangan Basis Data Diagram relasi merupakan rancangan awal sebuah database yang berisikan entitas entitas data yang saling terhubung nantinya setiap entitas dalam ERD akan menjadi tabel dalam database dengan atributatributnya sebagai fill dalam tabel tersebut. Berikut adalah rancangan ERD yang telah dibuat seperti pada gambar 6 : Gambar 4. Sequence diagram transaksi 3.3.5 Class Diagram Class diagram menunjukkan hubungan antar class dalam sistem yang sedang dibangun dan bagaimana class yang dibangun saling berinteraksi antara satu dan lainnya untuk mencapai satu tujuan, seperti yang terlihat pada gambar 5 di bawah ini : Gambar 6 Rancangan ERD 4
4. Implementasi dan Pembahasan 4.1 Basis Data (Database) Dari atau ERD yang telah di buat maka dapat ditentukan relasi antar tabel untuk proses pemrograman basis data. Berikut relasi tabel yang telah dibuat menggunakan bahasa SQL pada DBMS sperti pada gambar 7: Gambar 9. Form Barang Mentah 4.2.3 Interface Form Pemesanan Untuk memulai menginputkan katalog produk menu produk pada form utama maka akan muncul form seperti pada gambar 10: Gambar 7. Struktur table pada DBMS 4.2 Interface Interface adalah tampilan form aplikasi yang telah dibangun, dalam program aplikasi yang dibangun ini terdapat beberapa form apliaksi yang akan di jelaskan sebagai berikut: 4.2.1 Interface Form Server Program aplikasi yang dibangun adalah sistem informasi yang melayani penjualan dan stock barang. Berikut capture dari form login pada gambar 8 : Gambar 10. Form Produk 4.2.4 Interface Form Pemesanan Untuk memulai pemesanan barang klik menu pemesanan pada form utama maka akan muncul form seperti pada gambar 11: Gambar 7. Form Login 4.2.2 Interface Form Barang Mentah Untuk memulai menginputkan stock barang mentah klik menu form barang mentah pada form utama, maka akan muncul form seperti pada gambar 9: Gambar 11. Form Pemesanan 4.2.5 Interface Form Transaksi Untuk memulai transaksi dan pelunasan barang yang sudah dipesan klik menu transaksi pada form utama maka akan muncul form seperti pada gambar 12: 5
Gambar 12. Form Transaksi Daftar Pustaka [1] Kusrini. 2006. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data.,Yogyakarta: Penerbit Andi Offset. [2] Jogiyanto. 2005. Analisis & Desain sistem informasi : Pendekatan Terstruktur, Teory dan Praktik Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Penerbit Andi Offset. [3] Kotler, Philip, 2005. Manajenman Pemasaran dan Pengelolaan Basis Data.Yogyakarta: Andi Offset. [4] Al-Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta: Penerbit Andi Offset. 5. Kesimpulan dan Saran 5.1 Kesimpulan Berdasarkan pada bab-bab yang telah dibahas sebelumnya makan dilihat secara garis besar, dapat ditarik beberapa kesimpulan sebagai berikut: 1. Perancagan program aplikasi sistem penjualan ini telah berhasil dibangun. 2. Pembangunan program aplikasi sistem penjualan ini melalui beberapa tahapan pembangunan diawali dengan pengumpulan data melalui beberapa observasi yang dilakukan, analisis sistem yang akan dibangun, rancangan program aplikasi menggunakan UML dan perancangan basis data untuk pembangunan database serta melalui perancangan-perancangan lainnya yang membantu dalam proses pembangunan aplikasi ini. Biodata Penulis Triana Ari Wardhani, memperoleh gelar Ahli Madya (Amd), Jurusan Manajemen Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta, lulus tahun 2014. Saat ini tengah meneruskan pendidikan di jurusan sistem informasi di STMIK AMIKOM Yogyakarta. Kusrini, Dr., M.Kom memperoleh gelar Doktoral di Program Pasca Sarjana Ilmu Komputer UGM pada tahun 2010. Sebelumnya beliau mendapatkan gelar Magister Ilmu Komputer (M.Kom) pada Program Pasca Sarjana Ilmu Komputer UGM, lulus tahun 2006 dan sarjana Ilmu Komputer dari Program Studi Ilmu Komputer UGM pada tahun 2002. Kini, beliau menjadi dosen tetap yang pengampu mata kuliah Struktur Data, Sistem Pendukung Keputusan, Sistem Pakar, Sistem Informasi Akutansi, Sistem Pengolahan Basis Data dan Pemrograman Basis Data di STMIK AMIKOM Yogyakarta. 5.2 Saran Berdasarkan kesimpulan yang telah dibuat, penulis meberikan saran-saran sebagai berikut: 1. Sebaiknya di tambahkan fitur untuk dibuat menjadi client server agar aplikasi ini bisa berjalan pada dua computer dengan bersamaan. 2. Sebaiknya program aplikasi ini dapat berjalan tidak hanya pada flatform Windows namun pada flatform yang berbasis open source karena sudah banyak organisasi yang mulai menerapkan sistem yang open source. 3. Aplikasi yang telah dibangun hendaknya dikembangkan kembali menjadi aplikasi yang lebih memenuhi kebutuhan pihak smart digital printing, mengingat aplikasi ini masih berbasis desktop dan belum mendukung proses promosi penjualan secara online. 6