NOTULENSI SOSIALISASI SIMAK Peserta : Admin SIMAK (Sistem Informasi Akademik) Departemen & Fakultas Narasumber : 1. Asep Mulyana, S. Kom, M. Kom (Kasubdit Aplikasi dan Layanan Sistem Informasi) 2. Puji Mudiana, S. P., M. A (Kasubdit. Registrasi, Statistik dan Perencanaan Pendidikan - Dit. AP) 3. Pangudi Citraning Putra ( Programmer SIMAK) Sesi Pertama Narasumber: Puji Mudiana, S. P., M. A & Asep Mulyana, S. Kom, M. Kom Pembahasan: Pemaparan tentang SIMAK 1. Pemaparan Kasubdit Dit. AP Puji Mudiana, S. P., M. A a. Kondisi SIMAK IPB masih seperti pulau pulau terpisah dalam arti masih banyak Sistem Informasi Akademik diantaranya Sarjana, Alih Jenis, Mayor Minor, Diploma, KRS Online, dan Pasca ( Pengelolaannya oleh pihak Pasca). Selain itu fasilitas penunjang lainnya seperti halnya Sistem Keuangan yang masih menjadi pulau tersendiri. b. Koneksi masih menggunakan semi manual ( melihat database terlebih dahulu untuk melakukan verifikasi dengan SIM yang lainnya. Misalnya program SPP, harus mengambil data dari keuangan terlebih dahulu untuk kemudian dicocokkan ke dalam data KRS Online sehingga data seringkali tidak cocok. c. Data akademik belum valid seutuhnya, pencarian masih dengan sistem semi manual. Contoh kasus, untuk mencari data mahasiswa masih harus mencari NRP mahasiswa yang sesuai dengan kode mayor dosen. Sehingga tidak bisa secara langsung melihat dari SIMAK untuk mengetahui berapa jumlah mahasiswa IPB sekarang, berapa rataan IPK mahasiswa yang akan masuk semester, 2, 3, atau seterusnya. Pihak Dit. AP harus mengolah datanya terlebih dahulu. Akibatnya potensi kesalahan dan inkonsistensi sangat tinggi karena tidak dilakukan secara otomatis. d. Data akademik dari Departemen/Fakultas/Institusi masih belum agregat menjadi faktor penyebab kejenuhan dalam pengisian borang akreditasi. Seharusnya data untuk pengisian borang itu bisa langsung diambil dari SIMAK. e. Potensi akademik sudah cukup baik, hanya saja jika berbicara potensi sosial ekonomi idealnya harus tergambar juga bahwa mahasiswa tersebut menerima beasiswa dll. f. Persoalan BPMP tidak bisa langsung bisa dilihat dengan cepat bahwa mahasiswa tersebut harus membayar BPMP sekian. Ketika ada pengajuan keringanan BPMP, pihak Dit. AP hanya bisa mengetahui profil mahasiswa hanya dengan melihat rentan penghasilan orang
tua. Padahal penghasilan orang tua bukan salah satu indikator untuk menentuakn kisaran BPMP yang harus dibayarkan. g. Harapan ke depan yang harus dibenahi adalah melihat Penjaminan Mutu Internal dan Eksternal. Penjaminan Mutu Internal (Kebijakan IPB) Kebijakan saat ini masih dilakukan oleh BAN PT, sedangkan Dikti memerlukan PDPT untuk pengambilan keputusan di tingkat dikti sendiri. PDPT yang dimiliki IPB saat ini benar-benar seadanya jadi yang diperoleh juga hanya itu-itu saja dalam artian belum maksimal. Penjamianan Mutu Eksternal (Akreditasi) Berharap data SIMAK bisa menjawab kedepannya tentang PDPT yang akan menjadi sumber data tunggal, jadi tidak punya kesempatan untuk mengoreksi data akademik kita. Jadi data yang ada di PDPT adalah bahan akreditasi. Oleh sebab itu, data harus update dan akurat sehingga datanya benar-benar menunjukkan kondisi IPB. SIMAK harus bisa menjadi jembatan kebutuhan data institusi dan mengidentifikasi masalah didalamnya. h. Tuntutan operator adalah memberikan masukan pada pengembang sistem (DKSI) untuk bisa meningkatkan terpenuhinya kebutuhan akademik sehingga Dit. AP bisa memperoleh data dan mengambil keputusan secara agregat. i. Sistem yang baik tidak hanya merefleksikan kebutuhan data akademik saja, tapi juga bisa memenuhi tuntutan penjaminan mutu eksternal (akreditasi). j. Perlunya meningkatkan fleksibilitas sistem atas perubahan kurikulum. Penjadwalan matakuliah, masih bentrok antara mayor dan minor. Diupayakan dengan adanya Klasterisasi minor, sehingga 1 mayor hanya direkomendasikan untuk memilih 3 minor. k. Pengembangan SIMAK harus sesuai dengan kebuthan internal Departemen maupun fakultas, terkait struktur kurikulum yang berbeda antara satu departemen dengan departemen lainnya. Harus ada kooordinasi untuk beragi peran pengelolaan SIMAK, siapa yang berhak untuk melakukan create data baru, yang berhak memverifikasi data apakah sudah sesuai, dan siapa juga yang berhak menyimpan. 2. Pemaparan Kasubdit ALSI Asep Mulyana, M. Kom a. Penjelasan mengenai buku II merupakan kumpulan Basis Data yang tujuannya supaya dokumentasi struktur data tidak lupa dan bisa menjadi acuan. Selain itu, data harus valid/tunggal apakah disimpan di masing-masing unitatau di IPB yang terkait data akademik didalamnya. b. Buku III berisi dokumen kamus data PDPT yang sekarang gencar untuk dilengkapi yang dikelola oleh Dikti Pusat. Untuk saat ini baru melaporkan setiap semester sekitar 2 3 bulan wajib melaporkan kegiatan di masing-masing Perguruan Tinggi yang saat ini baru pada pelaporan data akademik. c. Jika data yang diperoleh pihak pengembang sistem lengkap, segala bentuk informasi data bisa disajikan tentunya dalam bentuk data detail. Tapi jika tidak ada, report atau
tampilnnya akan kosong.untuk saat ini data SIMAK dan SIMPEG yang bisa disajikan meski banyak data yang kosong/belum lengkap. d. Terkait PDPT, bisa dilihat profil yang sudah dilaporkan dan mungkin faktanya tidak akan sama, bisa di cek di alamat http://evaluasi.dikti.go.id untuk mengetahu sejauh mana kita sudah melaporkan data-data di IPB. e. Terkait Buku III, masalah internal mengenai home base dosen yang masih ada di Departemen A, B, atau lainnya tidak merasa Dosen dari program studi. PDPT menghendaki dosen ada pada tiap program studi. Masalahnya, dosen tidak mau berada pada S0 begitupun dengan program studi. Menurut versi PDPT bahwa Program studi itu harus ada SK dari Dikti. Harus memperpanjang setiap Program Studi minimal 4 tahun sekali atau istilahnya ijin operasioanal Program Studi. Setiap periode harus ada evaluasi dan melalui WR AK akan dibuatkan ijin perpanjanan Program Studi untuk semua Program Studi yang ada di IPB. SK-nya sedang diproses oleh KHO. Home base dosen masih diolah oleh pimpinan, dan nanti bisa dibuatkan SK rektor. f. Masih ada kesulitan untuk dosen MKDU, dan sekarang keputusannya masih belum final. Diskusi : No Penanya Pertanyaan Jawaban 1 Bagaimana solusi supaya rata-rata pengisian FLKD rata-ratanya 16, dan mengapa setelah masuk FLKD Online tidak bisa Unlock? 2 Sejauh mana SIMAK yang sekarang sudah support dengan windows yg baru? a. Terkait FLKD, terjadi kesalahan perhitungan jumlah sks.yang dihitung ternyata "jam" bukan "sks" sehingga jumlahnya besar. b. Pengembang sistem tidak merevisi data terlebih dahulu. c. Isi data ternyata mengandung file yang harus diterjemahkan terlebih dahulu. d. Harus kembali merumuskan perhitungan jumlah kuliah dan praktikum. Untuk aplikasi yang berbasis desktop akan berpengaruh dengan Sistem Operasinya karena jalan di dalam komputer tersebut. Tapi kalau berbasis web, pengolahan dan aplikasianya ada di server. Jadi Sistem Operasi tidak berpengaruh (bisa menggunakan OS apapun, termasuk linux).
3 Untuk mengetahui jumlah mahasiswa aktif di salah satu semester? Bisakah di fasilitasi dit.ap dan DKSI? 4 Apakah bisa dengan cepat mengetahui mahasiswa yang mengulang Matakuliah dengan nilai E untuk diberikan peringatan? Di DKSI belum menyediakan report seperti itu a. Harus menyediakan informasi nilai atau peringatan dini yang harus diperkuat dalam bentuk laporan-laporan misalnya untuk mahasiswa yag nilai E dalam satu report. (Pak Asep) b. Aturan di buku panduan akademik kita matkul mayor maksimal mengulang dua kali termasuk untuk mahasiswa yang bernilai E. Sebenaranya untuk mahasiswanya sendiri sudah ada peringatan disistem KRS-nya bahwa anda harus mengulang. c. Diharapkan Departemen memberi konfirmasi ke Dit. AP untuk kembali melakukan cek ulang data mahasiswa yang harus diputus studinya. d. Kalau yang DO semata IP dan IPK, itu sudah tersaring sendiri. Di SIMAK yg kami buka pun karna lebih lengkap, data itu kami tidak punya. (Ibu Puji) Sesi Kedua Narasumber: Pangudi Citraning Putra ( Programmer SIMAK) Pembahasan: Demo Sistem dan Diskusi Semua operator bisa melihat dan menjalankan sistem sesuai dengan manual sistem (prototype) yang sudah ada. SIMAK Web Base bersifat compatible (bisa di akses di berbagai macam browser) User SIMAK sementara memakai user SIMAK Desktop, kedepannya satu user untuk semua dengan menggunakan user acces.
Pengisian input dosen yang semester ganjil menunya sudah ditutup, karena EPBM online sudah berjalan ketika ada pengisian dosen di semester ganjil lagi khawatir data tidak konsisten. Tapi untuk semester genap, nanti akan dibuka kembali. Pada program desktop ada pemilihan kelas paralel, di SIMAK berbasis web di klik unggah borang nilai maka akan muncul pemilihan kelas paralelnya. Program ini membaca file dan membaca berapa jumlah sheet yang ada dalam file excel tersebut. Diskusi : No Pertanyaan Jawaban 1. a. Bagaimana hubungan korelasi EPBM Online dengan SIMAK? b. Bagaimana hak dan kewajiban operator untuk SIMAK Web? 2. Bagaimana jika ada perubahan nilai ketika selesai upload? Harapannya jangan harus ada surat, tapi bisa melakukan edit. 3 Apakah bisa hak aksesnya tidak hanya di IPB? Harapannya bisa di akses diluar jangan hanya di internal. a. Program EPBM dengan SIMAK merupakan program terpisah, untuk domain pun berbeda. Untuk sementara SIMAK belum ditentukan domainnya, sedangkan untuk EPBM domainnya epbm.ipb.ac.id. Korelasinya adalah untuk pengajar mata kuliah di ambil dari data yang sudah diinputkan di SIMAK kemudian akan tampil di EPBM Online. Ketika menginputkan dosen pengajar mata kuliah, berapa rencana pertemuannya, berapa orang dosennya, lalu realisasinya oleh sistem EPBM online akan dibaca dan ditarik kedalam sistem ini sehingga mahasiswa tersebut bisa mengisi pertanyaan yang ada di dalam EPBM. Berapa orang dosen yang tampil di EPBM online tergantung pengisian di SIMAK. Maka diharapkan supaya data bisa masuk secara lengkap. b. Hak dan kewajiaban sama, operator tetap operator yang berbeda hanya tampilan saja dan mekanisme penggunaan sistem. a. Tergantung kebijakan Dit. AP b. Nilai tidak bisa langsung diganti, hanya saja departemen bisa mengajukan nilai. Nilai masih tetap ada, tapi ada rekomendasi dari departemen. Nanti yang Approve teteap dari Dit. AP. (usulan) Untuk hak akses belum tahu bisa dibuka atau hanya internal. Terhgantung kebijakan dari Dit. AP, kalau di ijinkan berarti bisa di akses di luar.
4 Apakah kode Matakuliah sengaja tidak dimunculkan? 5. Dimana bisa Upload report? Akan disesuaikan antara yang ganjil dengan yang genap