NOTULEN ACARA SOSIALISASI IMHERE B.2.c

Transkripsi

1 NOTULEN ACARA SOSIALISASI IMHERE B.2.c Nama Acara : Sosialisasi IMHERE B.2.C untuk Admin Sistem Informasi Manajemen Sesi Acara : 2 (dua) Kepegawaian (SIMPEG) Tempat : Gedung Pusat Komputer lt.2 Nara Sumber : 1. Kasubdit. Administrasi dan Pengembangan Sumberdaya Manusia Dit. SDM : Suherman, SE. 2. Kasubdit. Data Dit. KSI : Firman Ardiansyah, S.Kom, M.Si. Peserta : Admin Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) untuk Unit Pembahasan : Kerja (44 orang) Sistem kepegawaian: infomasi terpadu yang meliputi pendataan pegawai, pengolahan data, prosedur tata kerja, sumberdaya menusia dan teknologi informasi untuk menghasilkan informasi yang cepat, lengkap, dan akurat dalam rangka akurasi sistem pegawaian. Harus memiliki perencanaan yang sangat bagus, jangan sampai salah dalam perencanaan. Seperti kasus kemarin saat perekrutan, yang diajukan 45 orang calon pegawai namun hanya 23 yang lolos, gara-gara sistem kita yang tidak akurat. Database yang digunakan saat itu adalah basisdata PDPT. Namun ternyata data PDPT kita ternyata datanya belum maksimal. Sedangkan saat ini kebijakan nasional selalu berdasarkan data PDPT, untuk itu ibu dan bapak kami undang untuk mendukung data PDPT agar data yang tercantum akurat. Jangan sampai teriak-teriak kurang pegawai ternyata saat di cek oleh Menkorplaning ternyata kelebihan pegawai. Pegawai yang direkrut harus lah pegawai yang memiliki kecakapan, untuk apa merekrut pegawai yang cacat? Kan tidak ada gunanya? Jangan sampai mengkoleksi pegawai. Sistem yang digunakan IPB adalah mayor sistem. Yaitu berdasarkan kecakapan. Jangan sampai apakan yg bersangkutan lulus di menpan atau tidak, krn banyak honorer yang tidak lolos. Tapi di IPB sudah masuk tahap 2 sehingga lebih mudah, dapat dilihat dari masa kerja, dll. Untuk dosen lebih mudah, banyak yang dapat di nilai, karya ilmiah, pelatihan, dll. Dahulu dosen tidak punya hombase, satu dosen dapat memiliki beberapa homebase, namun saat ini tidak bisa. Merriage sistem, sistem yang dibangun berdasarkan dari sistem. Aplikasi berbasis web untuk menggatur segala proses kepegawaian. Segala sesuatu yang menyangkut perencanaan, pengembangan, pengelolaan, dengan menggunakan alat bantu teknologi informasi untuk membantu manusia dalam menjalankan seluruh pekerjaan yang berhubungan dengan pengelolaan dan pengolahan data kepegawaian. Kedepannya diharapkan setiap dosen dapat mengedit datanya sendiri. Hal ini sangat diperlukan karena data yang ada di SDM sering tidak update. Namun sebuah sistem tidak ada gunanya jika tidak didukung dengan data yang benar dan update. Diharapkan pelatihan keluar negri, dalam negeri, seminar, harus dapat terekam. Seperti hal nya kenaikan jabatan yang sudah diupdate setiap hari. Dasar hukumnya: Undang-undang No.43 tahun 1999 tentang perubahan atas Undangundang No.8 tahun 1974 tentang pokok-pokok kepegawaian. Sebagai Pegawai harus tahu persis mengenai peraturan tersebut. Jangan sampai dikenakan sanksi protes, dipengadilan

2 tidak ada dasar hukumnya. Sedangkan kenyataannya semua sanksi kepegawaian tertera pada Undang-undang tersebut. Peraturan ini juga sangat kuat dalam hal kekuatan hukumnya. Tujuan pembuatan sistem SDM adalah: 1. Membuat manajemen SDM yang terintegrasi dan terpadu dengan cara memberikan potret diri pegawai 2. Menentukan sistem manajemen yang rasional dan pengembangan SDM 3. Menemukan data pagawai yang mutakhir dan terintegrasi 4. Menjadikan informasi pegawai yang akurat untuk keperluan perencanaan, pengembangan, kesejahteraan, pengendalian pegawai. Fungsi: 1. Menunjang dan mempercepat proses pegawai, baik kenaikan jabatan, pangkat dan komposit dan gaji. 2. Membantu dosen dalam penghitungan angka kredit dan rekap kegiatan di dalam perguruan tinggi. 3. Membentu menyebarkan informasi pegawai untuk kerja di lingkungan IPB Data dapat dimanfaatkan untuk: 1. Menyimpan diri secara secara lengkap mengenai riwayat jabatan, pangkat, dan gaji, promosi pegawai. 2. Peletakan informasi dalam pembuatan laporan, 3. Mengetahui pegawai yang akan naik pangkat, dan yang akan mendapat kenaikan gaji berkala, 4. Memudahkan menyelesaikan suatu pekerjaan yang berhubungan dengan kepegawaian 5. Mendapat informasi mengenai profil pegawai 6. dll Tiga Elemen yang dibutuhkan : Sistem Informasi yang bagus, Jaringan yang bagus, dan user atau pengguna yang menggunakan dengan baik. Sistem SDM yang sudah dikembangkan diantaranya: 1. Dupak 2. Karya Ilmiah 3. SIM Kinerja 4. SIMAKER 5. SIM KP4 6. SIM KGB 7. Payroll Sistem Semua sistem mengacu pada SIMPEG. 29:45

3 Pertanyaan dan Jawaban: No Penanya Pertanyaan Jawaban Sesi 1 1 Juanda (Dept. Matematika) 2 Astridina, S.Sos (Dept.Ilmu Ekonomi) a. Aplikasi Dupak di departemen sudah dapat berjalan, namun masih sering error. Itu masalahnya apa? Apakah karena masalah di server? b. Bagaimana cara mengecek falidasi karya ilmiah atau jurnal? Contohnya, 1 kasus: jurnal internasional dan sudah difalidasi oleh tim validasi departemen namun saat dikirim ternyata itu adalah termasuk e-journal. a. Beberapa hari ini (1-7 februari 2013) dupak sering bermasalah dalam mengakses. b. Mohon dijelaskan harapan dari sosialisasi ini! Apakah harapannya kami harus mengisi Simpeg atau lainya? Karena beberapa data tidak dapat kami edit, seperti: gelar dan pendidikan. Mohon bantuannya untuk membuka data tersebut untuk dapat diedit. c. Kenapa Print PDF tidak dapat dijalankan? a. Untuk sistem aplikasi yang sering error, sepertinya perlu kita klarifikasi dengan tim jaringan, apakah perlu dipikirkan ulang untuk relokasi server. (firman) b. Jurnal yang sudah di klaim internasional, namun ternyata bukan jurnal internasional sudah ada kriterianya tersendiri. Kami dari SDM punya tim ahli penilai karya (termasuk jurnal) yang terdiri dari para ahli dalam bidangnya, tim SDM hanya memfasilitasi. Namun, penulis dapat mempertahankan karyanya jika benar karya tersebut adalah jurnal internasional. Karena meskipun sudah di klaim jurnal internasional, belum tentu kenyataannya adalah jurnal internasional, dengan alasan-alasan yang jelas. Karena bisa jadi di klain jurnal internasional ternyata prosiding internasional atau diklain buku referensi ternyata hanya uku monograf. (Pak Suherman) a. Aplikasi yang sering error, silakan bapak/ibu bermasalah dengan aplikasi, mohon dicek, seperti kata Pak Kudang, permasalahannya ada 2. 1) pada jaringannya 2) pada aplikasinya. Pertama-tama cek terlebhih dahulu, apakah aplikasi diluar IPB dapat berjalan, kemungkinan yang bermasalah bukan jaringannya tetapi sistemnya. Kedalah lainnya adalah masalah listrik yang sering padam, terlebih pada hari sabtu-minggu. Apabila ada masalah mengenai server atau aplikasi, mohon hubungi DKSI via mail/tlp. Karena jumlah aplikasi dengan tenaga DKSI jauh lebih banyak aplikasinya. Mohon bantuannya untuk mengingatkan apabila ada masalah pada aplikasi yang digunakan. b. Ada semacan paper validation untuk perubahan gelar, sehingga tidak dapat diedit/diubah dengan bebas. Untuk saat ini hanya beberapa data yang c. Merupakan catatan untuk para programer (Pak Firman)

4 1 Tri Susilowati, SE (Dept. Statistika) 2 Niar Yuniarsih (Dept. Ilmu dan Teknologi Kelautan) 3 Anonymous Supiandi (Ilmu dan Teknologi Pangan) Sesi 2 a. Mengapa sistem dupak sering logout dan minta login ulang? Sedangkan pekerjaan kami yang tidak selalu di depan komputer (menerima telepon atau ada tamu), saat ditinggal sebentar, minta login lagi. Sebagai usulan, bisa kah, sebelum kita logout sistem tidak logout otomatis, namun tetap pada lembar kerja yang sedang kita kerjakan? Laporan SIMAKER, dosen tidak dapat diakses. Mohon penjelasannya, kenapa tidak dapat diakses? Apakah terkait dengan perpindahan bandwith? a. Nilai sisa hanya dapat diisikan 5 digit, jika 6 gigit tidak dapat masuk b. repository? Apakah mahasiswa berhak masuk repository c. batasan plagiat karya ilmiah itu apa? tambahan: Data pembimbing tidak masuk sebagai penulis. Seharusnya ditulis sebagai penulis pertama? Dan yang kami temukan ada karya mahasiswa pada repository, seharusnya jangan diizinkan. a. Sebetulnya saat ditinggalkan beberapa menit/tidak sengaja tab tertutup, aplikasi dupak tidak logout, hanya tertutup sementara. Perhatikan tulisan di bagian kiri layar, terdapat tulisa Anda dalam keadaan login sistem. Silakan klik di sini untuk masuk kembali. Ibu/Bapak hanya perlu menekan tombol klik di sini untuk dapat masuk aplikasi dupak tanpa perlu memasukkan username dan password kembali. (Nova) -- Programer-- a. programer-- b. Mahasiswa tidak diperkenankan untuk upload ke repository. Meskipun perpustakaan pusat sudah mulai mempublikasikan karya ilmiah mahasiswa. Namun ada beberapa kasus yang ternyata karya mahasiswa dijadikan karya penelitian oleh dosen pembimbing. jawaban: Dalam repository, skripsi adalah karya mahsiswa, dosen hanya sebagai pembimbing. Sebenarnya ini tergantung kejujuran dosen. Dosen pembimbing tidak dapat dijadikan sebagai author. Namun ada tercatat sebagai dosen pembimbing. Rata2 dosen kita menggunakan skripsi sebagi jurnal dengan judul yang sama persis. c. Dikatakan plagiat apabila ada lebih dari 20% kesamaan kata. Plagiat dinilai oleh Ketua departemen dan Para Ahli, kita bagian akademik tidak perlu memikirkan penilaian plagiat 4 Anonymous a. Tentang PDPT. Di a. Hombase masih menunggu ketetapan

5 5 Komarudin (Dept. Sains Komunikasi dan Pengembangan Masyarakat) FEM masih agak sulit menentukan dosen ada di homebase yang mana? b. Data2 yang terkait di SDM, keliatan banyak kekurangan dan tidak sesuai dengan keadaan sebenarnya. Apakah tidak ada sharing data untuk dilakukan update? c. Terkait kinerja, kurang dari 3 akan sulit dalam mengurus kenaikan pangkat. Mohon tidak hanya dilihat dari DP3 namun jika dilihat dari PP tentang DP3 ada beberapa indikator seperti laporan tahunan, agar saat renumerasi tidak ada kesulitan. a. Mengenai sistem informasi persuratan. KPM insya allah sedang membuat program tersebut. Sampai sejauh mana sistem tersebut akan diterapkan? b. Ketika ada kekurangan dari Jakarta atau rapat dengan guru besar, sebaiknya diberitahukan dengan menggunakan surat tidak by lisan. Sehingga lebih enak saat meminta data pada orang yang bersangkutan. dari Rektor b. --nanti di cek -- c. penilaian kinerja saat ini memang belum cukup objektif. Namun kedepannya kinerja akan dihubungkan dengan DP3 sehingga setiap orang memiliki penilaian sendiri. Beberapa nilai sebenarnya sulit diukur seperti, produktifitas, dan kualitas. Jangan sampai yang kerja dan yang tidak kerja nilai gajinya sama. DP3 saat ini kurang objektif karena pengukurannya belum jelas. Kecuali untuk dosen, pelatihan dosen dan karya ilmiah itu dapat diukur. Tambahan: Penilaian di KTU masih akan diedit oleh ketua departemen, dan disesuaikan dengan nilai sebelumnya dan tidak boleh menurun. Kami sudah melihat sistem penilaian di UGM, pimpinan dinilai oleh asistennya, dan setiap pegawai tidak dinilai oleh pimpinan melainkan oleh sesama pegawai namun dipilih random oleh pimpinan tanpa saling tahu siapa menilai siapa. a. Sistem Informasi persuratan, terus terang sudah kami buat, aplikasinya sudah ada. Namun terkendala pada perizinan di Sekertaris Eksekutif. Karena belum ada payung hukum yang jelas sehingga belum dapat diluluskan. b. Informasi di Jakarta pun disampaikan sering by lisan, karena diangkap lebih cepat. Namun jika perlu disebarkan by lisan ya kami akan informasikan dengan menggunakan surat.

6